PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ OPTIMI PEOPLE
Một hệ thống nhân sự – Rõ người, rõ việc, rõ hiệu suất
Với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, vấn đề lớn nhất trong quản lý nhân sự không phải là số lượng nhân viên, mà là:
- Thông tin nhân sự phân tán ở nhiều file, nhiều hệ thống, tìm lại mất thời gian.
- Chấm công, đơn từ, tính lương xử lý thủ công, dễ sai sót mỗi kỳ lương.
- Khó đánh giá hiệu suất và đóng góp thực sự của từng nhân viên.
- Quy trình nhân sự thiếu chuẩn hóa, phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân.
Optimi People là nền tảng quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp gom toàn bộ dữ liệu nhân sự, quy trình và báo cáo về một hệ thống duy nhất, để bạn:
- Hồ sơ tập trung: Nắm rõ hồ sơ, thời gian làm việc và thu nhập của toàn bộ nhân sự.
- Tự động hóa vận hành: Chấm công, đơn từ, tính lương và phê duyệt xử lý tự động.
- Đánh giá dựa trên dữ liệu: Theo dõi và đánh giá hiệu suất nhân viên theo dữ liệu thực tế.
- Chuẩn hóa quy trình HR: Chính sách, quy trình rõ ràng để doanh nghiệp vận hành ổn định, dễ mở rộng.
Optimi People không chỉ là công cụ hành chính nhân sự, mà là nền tảng quản trị con người, giúp lãnh đạo ra quyết định nhân sự đúng người – đúng thời điểm – dựa trên dữ liệu, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật của Optimi People
Hồ sơ và thông tin nhân sự
Số hóa hồ sơ nhân viên tập trung: lưu trữ thông tin cá nhân, hợp đồng, bằng cấp và bảo hiểm. Hệ thống tự động lưu lịch sử thay đổi thông tin và cho phép tìm kiếm, phân loại nhân sự nhanh chóng bằng thẻ tag.
Chấm công và ca làm việc
Ghi nhận công qua GPS, QR hoặc máy vân tay. Hỗ trợ phân ca linh hoạt theo nhóm, tự động theo dõi giờ vào/ra, làm thêm và cảnh báo các sai lệch (đi trễ, nghỉ không phép) để đối chiếu dữ liệu tính lương chính xác.
Đơn từ và phê duyệt
Tự động hóa quy trình gửi và duyệt đơn nội bộ (nghỉ phép, làm thêm, đi trễ). Nhân viên dễ dàng theo dõi trạng thái đơn theo thời gian thực; dữ liệu sau duyệt được liên kết trực tiếp để cập nhật bảng công tự động.
Tính lương và phụ cấp
Tự động tính lương, thuế TNCN và các khoản khấu trừ dựa trên công thức linh hoạt. Hệ thống tự tổng hợp dữ liệu từ bảng công và đơn từ để xuất phiếu lương điện tử, giúp giảm thiểu sai sót và thao tác thủ công.
Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự mới
Quản lý xuyên suốt từ đăng tuyển, lọc hồ sơ ứng viên đến sắp xếp lịch phỏng vấn. Hỗ trợ chuyển đổi nhanh ứng viên thành nhân viên chính thức và cung cấp checklist onboarding giúp nhân viên mới hòa nhập chuyên nghiệp.
Đào tạo và phát triển
Lập kế hoạch đào tạo, quản lý khóa học và theo dõi tiến độ học tập của nhân viên. Hệ thống lưu trữ chứng chỉ, kết quả đánh giá sau đào tạo và liên kết dữ liệu với KPI để đo lường hiệu quả phát triển năng lực đội ngũ.
Đánh giá hiệu suất
Quản lý đánh giá định kỳ qua OKR, KPI hoặc đánh giá 360 độ đa chiều. Hệ thống cung cấp bảng điểm cá nhân và báo cáo so sánh hiệu suất giữa các nhóm, tạo cơ sở minh bạch cho việc khen thưởng và lộ trình thăng tiến.
Chính sách và tài liệu nội bộ
Kho lưu trữ tập trung các quy định, sổ tay nhân viên và lịch nghỉ lễ. Hỗ trợ quản lý phiên bản tài liệu, phân quyền truy cập theo nhóm và gửi thông báo chính sách mới tức thì, giúp nhân viên tra cứu thông tin dễ dàng.
Chế độ và chính sách đãi ngộ
Cấu hình chi tiết các chính sách thưởng KPI, phụ cấp và kỷ luật. Toàn bộ quyết định đãi ngộ được lưu trữ tập trung, tự động kết nối với phân hệ tính lương và cung cấp báo cáo tổng hợp phúc lợi cho ban lãnh đạo.
Báo cáo nhân sự
Cung cấp biểu đồ tăng trưởng, báo cáo biến động và sơ đồ tổ chức tự động. Nhà quản lý dễ dàng phân tích số lượng nhân sự theo nhiều chiều, kiểm soát quyền truy cập dữ liệu và xuất báo cáo đa định dạng (Excel, PDF).
Lợi ích mang lại
Trong doanh nghiệp, mỗi vai trò nhìn nhân sự ở một góc độ khác nhau: Lãnh đạo cần dữ liệu để ra quyết định đúng; HR cần hệ thống để vận hành trơn tru; nhân viên cần sự minh bạch để yên tâm làm việc. Optimi People được thiết kế để đáp ứng đồng thời cả ba nhu cầu đó trên một nền tảng thống nhất.
Đối với nhà Lãnh đạo
- Nắm rõ toàn cảnh nhân sự và chi phí nhân lực
- Ra quyết định nhân sự dựa trên dữ liệu
- Giảm rủi ro sai sót pháp lý và vận hành
- Chuẩn bị nền tảng nhân sự cho tăng trưởng dài hạn
Đối với Quản lý Nhân sự
- Giảm khối lượng công việc hành chính
- Chuẩn hóa quy trình HR, hạn chế phụ thuộc cá nhân
- Dễ theo dõi, tổng hợp và báo cáo
- Nâng cao vai trò HR từ “làm giấy tờ” lên “quản trị con người”
Đối với Nhân viên
- Minh bạch chấm công, lương thưởng, đơn từ
- Dễ tra cứu thông tin, chính sách
- Biết rõ lộ trình phát triển và cách đánh giá
- Tăng sự tin tưởng và gắn bó với doanh nghiệp
So sánh trước và sau khi sử dụng Optimi People
Xem ngay sự khác biệt trước và sau khi doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý nhân sự Optimi People.
Quản lý nhân sự theo cách cũ
- Lưu hồ sơ nhân sự rải rác trên Excel, Google Drive.
- Tính lương mất 3–4 ngày, dễ sai sót.
- Lọc CV thủ công, mất thời gian.
- Không có KPI rõ ràng, đánh giá cảm tính.
- Phòng Nhân sự bận xử lý hành chính – không có thời gian hoạch định chiến lược.
Khi sử dụng Optimi People
- Hồ sơ tập trung trên nền tảng số hóa – truy xuất nhanh.
- Tính lương trong 1 giờ, giảm sai sót.
- AI lọc CV tự động, tiết kiệm thời gian.
- Đánh giá KPI, khen thưởng minh bạch.
- Phòng Nhân sự giải phóng khỏi giấy tờ – tập trung vào phát triển văn hóa và con người.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp những thắc mắc phổ biến về Optimi People
Tôi đang quản lý nhân sự bằng Excel, chuyển sang Optimi có khó không?
Không khó. Chúng tôi hỗ trợ import toàn bộ dữ liệu hiện có từ Excel trong thời gian ngắn nhất.
Tính năng lọc CV bằng AI hoạt động như thế nào?
Hệ thống phân tích từ khoá, kinh nghiệm, kỹ năng, và mức độ phù hợp so với JD bạn cung cấp – sau đó gợi ý ứng viên có điểm số cao nhất.
App mobile có đầy đủ chức năng không?
Có. Nhân viên có thể chấm công, gửi đơn, xem bảng lương, nhận thông báo… ngay trên điện thoại.
Optimi People có hỗ trợ đánh giá nhân viên và theo dõi KPIs không?
Có. Bạn có thể thiết lập chỉ tiêu KPIs theo phòng ban hoặc từng nhân sự, theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả làm việc định kỳ và tạo báo cáo tự động.