Đơn từ & phê duyệt – Optimi People
Xóa bỏ quy trình xin phép bằng giấy tờ hay tin nhắn rời rạc. Optimi People số hóa toàn bộ hệ thống đơn từ nội bộ, giúp việc gửi và phê duyệt yêu cầu trở nên tức thì, minh bạch. Mọi dữ liệu sau khi duyệt sẽ tự động đồng bộ vào bảng công, đảm bảo quyền lợi nhân viên và tính chính xác cho bộ phận nhân sự.
“Đơn từ & phê duyệt” trên Optimi People là gì?
Đơn từ và phê duyệt trên Optimi People là hệ thống quản trị quy trình làm việc (workflow) nội bộ. Thay vì xử lý thủ công, nhân viên thực hiện gửi các loại Đơn nghỉ phép, Đi trễ về sớm, Làm thêm giờ... ngay trên ứng dụng. Hệ thống tự động điều hướng đơn đến đúng cấp quản lý theo sơ đồ tổ chức, lưu trữ lịch sử phản hồi và trực tiếp cập nhật dữ liệu vào hệ thống chấm công, tính lương của doanh nghiệp.
Các tính năng chính
Đơn xin nghỉ phép
Nhân viên chủ động tạo yêu cầu nghỉ phép, lựa chọn ngày nghỉ và lý do ngay trên hệ thống. Đơn được chuyển tức thì đến người quản lý trực tiếp để phê duyệt, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi trạng thái và lịch sử nghỉ phép cá nhân.
Đơn đi trễ về sớm
Cung cấp công cụ giải trình thời gian làm việc linh hoạt. Nhân viên gửi đơn kèm lý do cụ thể khi phát sinh việc riêng; hệ thống ghi nhận trạng thái và xử lý dữ liệu công giờ sau khi được cấp trên xác nhận, đảm bảo kỷ luật lao động.
Đơn làm thêm giờ
Ghi nhận chính xác nỗ lực làm thêm (OT) của đội ngũ. Nhân viên đăng ký thời gian và nội dung công việc cụ thể để được phê duyệt, tạo cơ sở dữ liệu minh bạch cho việc tính toán phụ cấp và thù lao làm thêm giờ cuối tháng.
Phê duyệt đơn tự động theo cấp
Cho phép cấu hình quy trình phê duyệt đa tầng theo cấp quản lý hoặc phòng ban. Đơn từ được tự động chuyển đến đúng người có thẩm quyền, rút ngắn thời gian chờ đợi và đảm bảo quy trình vận hành luôn thông suốt.
Tạo mẫu đơn tùy chỉnh
Linh hoạt thiết lập các loại mẫu đơn nội bộ đặc thù theo nhu cầu doanh nghiệp. Bộ phận HR có thể thêm các trường dữ liệu mới, chỉnh sửa hoặc áp dụng mẫu đơn cho từng nhóm người dùng để phù hợp với quy trình hành chính riêng.
Theo dõi trạng thái đơn theo người dùng
Nhân viên và quản lý có thể tra cứu danh sách đơn đã gửi/nhận kèm trạng thái xử lý theo thời gian thực. Hệ thống hiển thị rõ ràng người đang xử lý và cho phép lọc đơn theo loại, giúp việc quản lý đơn từ trở nên khoa học.
Lưu trữ lịch sử đơn từ
Xây dựng kho lưu trữ dữ liệu đơn từ vĩnh viễn và an toàn. Nhân sự có thể dễ dàng tìm kiếm, lọc lịch sử đơn theo nhân viên hoặc thời gian, phục vụ công tác đối soát, kiểm tra dữ liệu mà không sợ mất mát thông tin.
Gắn đơn vào bảng chấm công
Tự động phản ánh dữ liệu từ các đơn nghỉ phép, đi trễ, làm thêm vào bảng chấm công tổng hợp ngay sau khi được duyệt. Tính năng này loại bỏ việc nhập liệu thủ công, đảm bảo sự thống nhất và chính xác tuyệt đối cho dữ liệu công.
Lợi ích của “Đơn từ & phê duyệt”
Lãnh đạo công ty
- Theo dõi toàn bộ quy trình phê duyệt nội bộ trên một hệ thống duy nhất.
- Giảm tình trạng xử lý đơn chậm hoặc thất lạc do gửi qua nhiều kênh khác nhau.
- Đảm bảo các quyết định phê duyệt được thực hiện theo đúng quy trình của doanh nghiệp.
- Dễ dàng tra cứu lịch sử phê duyệt khi cần kiểm soát hoặc kiểm tra nội bộ.
Manager / PM / Trưởng bộ phận
- Nhận thông báo ngay khi có đơn cần phê duyệt trong phòng ban.
- Xử lý và phê duyệt đơn nhanh chóng trên hệ thống mà không cần trao đổi qua nhiều kênh.
- Theo dõi trạng thái đơn của nhân viên trong phòng ban một cách rõ ràng.
- Giảm thời gian xử lý thủ tục hành chính liên quan đến đơn từ.
Nhân viên
- Gửi đơn nghỉ phép, công tác hoặc đề xuất nhanh chóng trên hệ thống.
- Theo dõi trạng thái xử lý của đơn mà không cần hỏi lại quản lý.
- Giảm thời gian chờ phản hồi nhờ quy trình phê duyệt rõ ràng.
- Lưu trữ lịch sử đơn từ để dễ dàng tra cứu khi cần.
Câu hỏi thường gặp
Có thể tạo nhiều loại đơn khác nhau trên hệ thống không?
Optimi People cho phép doanh nghiệp thiết lập nhiều loại đơn khác nhau như nghỉ phép, công tác, đề xuất chi phí hoặc các loại đơn nội bộ riêng.
Có thể thiết lập quy trình phê duyệt nhiều cấp không?
Hệ thống hỗ trợ thiết lập các luồng phê duyệt nhiều cấp tùy theo loại đơn hoặc cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp.
Người phê duyệt có nhận thông báo khi có đơn mới không?
Khi có đơn mới được gửi, hệ thống sẽ gửi thông báo đến người phê duyệt để xử lý kịp thời.
Có thể tra cứu lịch sử đơn từ của nhân viên không?
Toàn bộ đơn từ được lưu trữ theo từng nhân viên và từng loại đơn, giúp dễ dàng tra cứu khi cần.