Chính sách & tài liệu nội bộ - Optimi People
Trong nhiều doanh nghiệp, sổ tay nhân sự, quy trình làm việc và các quy định hành chính thường được lưu trữ rải rác ở nhiều nơi như email, thư mục nội bộ hoặc các file riêng lẻ. Điều này khiến nhân viên khó tìm kiếm thông tin và doanh nghiệp khó kiểm soát việc cập nhật tài liệu.
Tính năng Chính sách & Tài liệu nội bộ của Optimi People giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ tài liệu nội bộ trên một hệ thống tập trung, giúp nhân viên dễ dàng tra cứu và đảm bảo thông tin luôn được cập nhật.
"Chính sách & tài liệu nội bộ" trên Optimi People là gì?
Chính sách và tài liệu nội bộ trên Optimi People là trung tâm quản trị tri thức và quy định của doanh nghiệp. Hệ thống cho phép bộ phận HR và Lãnh đạo số hóa toàn bộ sổ tay nhân viên, quy trình vận hành (SOP) và lịch làm việc …. Thay vì gửi file thủ công, bạn có thể công bố thông báo tức thì, quản lý phiên bản tài liệu chặt chẽ và phân quyền truy cập theo từng phòng ban, đảm bảo nhân viên luôn nắm bắt được những thông tin mới nhất và chính xác nhất.
Các tính năng chính
Quản lý tài liệu nội bộ
Tải lên và lưu trữ tập trung mọi loại tài liệu công ty trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống hỗ trợ phân loại theo thư mục khoa học, cho phép chỉnh sửa thông tin, xóa hoặc lưu trữ tài liệu cũ, giúp kho dữ liệu nội bộ luôn gọn gàng và dễ quản lý.
Sổ tay nhân viên online
Chuyển đổi cuốn sổ tay giấy dày cộm thành phiên bản trực tuyến tương tác. Nội dung được chia theo mục rõ ràng, hỗ trợ tìm kiếm nhanh và tương thích trên nhiều thiết bị, giúp nhân viên mới lẫn cũ dễ dàng tra cứu quy định và hướng dẫn làm việc mọi lúc, mọi nơi.
Quy định và quy trình hành chính
Hệ thống hóa toàn bộ các quy định và SOP hành chính của doanh nghiệp. Nhân viên có thể tìm kiếm theo từ khóa hoặc lọc theo chủ đề để biết chính xác quy trình cần thực hiện, đảm bảo mọi hoạt động trong công ty luôn tuân thủ đúng chuẩn mực.
Lịch làm việc và nghỉ lễ toàn công ty
Tự động hiển thị và cập nhật lịch làm việc, các ngày nghỉ lễ quốc gia hoặc ngày nghỉ đặc thù của công ty. Dữ liệu này được áp dụng toàn hệ thống, giúp nhân viên chủ động sắp xếp kế hoạch cá nhân và công việc một cách khoa học.
Thông báo chính sách mới
Truyền tải thông tin tức thì đến đúng đối tượng cần nhận. Bạn có thể tạo thông báo mới, chọn gửi cho toàn công ty hoặc từng nhóm cụ thể; hệ thống sẽ lưu lịch sử thông báo để đảm bảo mọi thay đổi về chính sách đều được ghi vết và truyền đạt kịp thời.
Tìm kiếm tài liệu nhanh
Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ theo tên tài liệu hoặc từ khóa nội dung. Kết quả hiển thị nhanh chóng kèm bộ lọc nhóm tài liệu, cho phép nhân viên mở và xem trực tiếp nội dung cần tìm chỉ với một vài thao tác đơn giản.
Lưu lịch sử phiên bản tài liệu
Theo dõi chi tiết sự thay đổi của các chính sách qua thời gian. Hệ thống lưu trữ mọi phiên bản cũ, ghi nhận người cập nhật và thời gian thay đổi, đồng thời hỗ trợ khôi phục phiên bản trước đó nếu cần, đảm bảo tính nhất quán của tài liệu.
Phân quyền truy cập từng nhóm
Bảo vệ tài liệu nội bộ nhạy cảm bằng hệ thống phân quyền chi tiết. Bạn có thể gán quyền xem hoặc chỉnh sửa theo nhóm người dùng hoặc phòng ban, đảm bảo thông tin chỉ hiển thị cho những cá nhân được phép truy cập.
Lợi ích của "Chính sách & tài liệu nội bộ"
Lãnh đạo công ty
- Quản lý tài liệu nội bộ tập trung và nhất quán
- Kiểm soát việc cập nhật và thay đổi chính sách
- Đảm bảo toàn bộ nhân viên tiếp cận thông tin chính xác
- Nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ
Manager / PM / Trưởng bộ phận
- Dễ dàng phổ biến quy trình và quy định cho đội nhóm
- Đảm bảo nhân viên tuân thủ các hướng dẫn làm việc
- Tiết kiệm thời gian giải thích hoặc gửi lại tài liệu
- Quản lý thông tin nội bộ trong bộ phận hiệu quả hơn
Nhân viên
- Dễ dàng tìm kiếm tài liệu và quy định cần thiết
- Nắm rõ quy trình làm việc của công ty
- Luôn cập nhật các chính sách mới nhất
- Tiết kiệm thời gian tra cứu thông tin
Câu hỏi thường gặp
Tài liệu nội bộ có thể phân quyền theo phòng ban không?
Có. Hệ thống cho phép phân quyền truy cập tài liệu theo phòng ban hoặc nhóm nhân sự.
Có thể lưu nhiều phiên bản tài liệu không?
Có. Hệ thống lưu lại lịch sử các phiên bản tài liệu để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi thay đổi.
Nhân viên có thể tìm kiếm tài liệu nhanh không?
Có. Người dùng có thể tìm kiếm tài liệu theo từ khóa hoặc danh mục.
Khi có chính sách mới, nhân viên có được thông báo không?
Có. Hệ thống cho phép thông báo nhanh chính sách mới đến toàn bộ nhân viên.