Quản lý công việc bằng Google Sheet: Hướng dẫn chi tiết + 5 template chuẩn hóa
Khi bạn là Điều phối dự án, không có gì mệt mỏi hơn cảnh mỗi phòng ban cập nhật một kiểu – người dùng Excel, người gửi file Word, người update qua chat – dẫn đến timeline sai, báo cáo sai, và cuối cùng bạn là người “chịu trận” trước PM và sếp.
Trong bối cảnh đó, quản lý công việc bằng Google Sheet là giải pháp MIỄN PHÍ – dễ áp dụng – ai cũng dùng được, giúp bạn nhanh chóng đưa mọi thứ về chuẩn chung.
Nhưng Google Sheet chỉ thật sự hiệu quả khi bạn biết thiết kế đúng cấu trúc, chuẩn hóa quy trình cập nhật, và tự động hóa các bước báo cáo cơ bản.
Nếu bạn đang tìm kiếm:
- Template Google Sheet có sẵn
- Cách tổ chức bảng quản lý
- Cải thiện dữ liệu rời rạc, khó tổng hợp
- So sánh chi tiết Google Sheet với các công cụ khác
Bài viết này dành cho bạn!
Vì sao các team dự án thường chọn Google Sheet để quản lý công việc?
Google Sheet được ưu tiên vì:
Miễn phí – dễ triển khai – không cần học nhiều
Không cần cài phần mềm, không cần mua license, không cần hướng dẫn phức tạp.
Làm việc chung theo thời gian thực
Nhiều người có thể cập nhật cùng lúc, dữ liệu đồng bộ ngay.
Dễ chia sẻ cho các phòng ban và đối tác
Chỉ cần link → ai cũng có thể xem, bình luận, cập nhật.
Phù hợp để chuẩn hóa bước đầu trước khi dùng phần mềm chuyên nghiệp
Google Sheet là bước trung gian hoàn hảo trước khi chuyển sang hệ thống quản lý dự án bài bản.
Google Sheet phù hợp khi nào – và không phù hợp khi nào?
Google Sheet phù hợp khi…
- Team nhỏ (3–7 người)
- Dự án ít bên liên quan
- Không có quá nhiều công việc phụ thuộc nhau
- Ít yêu cầu báo cáo real-time
- Timeline đơn giản (thiết kế, marketing, vận hành…)
Google Sheet KHÔNG phù hợp khi…
- Có nhiều dự án song song
- Cần cảnh báo deadline, nhắc nhở tự động
- Cần báo cáo tiến độ theo thời gian thực
- Cần phân quyền chỉnh sửa rõ ràng
- Cần theo dõi lịch sử cập nhật từng người
- Team không tự giác update thông tin → bạn phải chạy theo xin số liệu
Nếu bạn thuộc nhóm thứ hai, Sheet sẽ bắt đầu “vỡ trận”.
Hướng dẫn quản lý công việc bằng Google Sheet hiệu quả (Step-by-step)
Bước 1 – Chuẩn hóa cấu trúc bảng quản lý công việc
4 cột tối thiểu:
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Task name | Tên công việc rõ ràng |
| Assignee | Người phụ trách chính |
| Deadline | Ngày phải hoàn thành |
| Status | Trạng thái công việc |
Nếu bảng không có 4 cột này → 100% sẽ xảy ra sai lệch.
Bước 2 – Thêm các trường nâng cao giúp theo dõi chính xác hơn
Thêm các cột:
| Cột | Công dụng |
|---|---|
| Priority | Ưu tiên (High/Medium/Low) |
| Progress (%) | Tiến độ thực tế |
| Last update | Ngày cập nhật cuối |
| Related files | Link tài liệu |
| Notes | Ghi chú quan trọng |
Bước 3 – Tạo dropdown & validation để tránh sai dữ liệu
Áp dụng Data Validation:
- Dropdown cho Status: Not started / In progress / Review / Done
- Dropdown cho Priority
- Chặn nhập dữ liệu sai định dạng ngày
- Format màu:
- Trễ deadline → đỏ
- Đang làm → vàng
- Đã xong → xanh
Bước 4 – Tạo Dashboard báo cáo nhanh
Dùng hàm:
- COUNTIF → tổng số task theo trạng thái
- SUMIF → tổng % tiến độ
- FILTER → lọc theo phòng ban
- Pivot Table → báo cáo theo tuần/tháng
- Biểu đồ:
- Pie chart: trạng thái
- Bar chart: tiến độ từng người
Chỉ với vài thao tác, bạn đã có 1 dashboard để PM xem trong 2 giây.
Bước 5 – Thiết lập quy trình cập nhật 1 lần/ngày
Để tránh việc sheet rời rạc:
- 9h00: Team update task
- 15h00: Điều phối rà soát và bổ sung
- 17h00: Báo cáo cho PM
Định kỳ – nhất quán – rõ ràng là chìa khóa vận hành.
Tối ưu nâng cao cho Google Sheet (pro tips)
Đây là phần mới quan trọng để ăn từ khóa dài hạn.
⭐ 1. Phân quyền (Protected Range)
Tính năng (Protected Range) Bảo vệ vùng dữ liệu giúp giảm phần lớn rủi ro phá file.
⭐ 2. IMPORTRANGE để gom nhiều file về 1 dashboard
Ví dụ:=IMPORTRANGE("link_file", "Sheet1!A1:F200")
⭐ 3. QUERY để lọc task theo người/tuần/dự án
Ví dụ:=QUERY(A:F, "select * where D='Đang làm' ")
⭐ 4. Lịch sử chỉnh sửa → Version history
Version History là tính năng cho phép bạn xem lại toàn bộ các phiên bản trước đây của file Google Sheet — bao gồm:
- Ai đã chỉnh sửa
- Chỉnh sửa vào thời điểm nào
- Đã thay đổi ô nào, sheet nào
- Nội dung trước và sau khi chỉnh
Nó giống như “dòng thời gian thay đổi” giúp bạn theo dõi mọi cập nhật của file theo từng phiên bản.
Tính năng Version history giúp bạn làm được gì?
- Xem lại tất cả các phiên bản đã lưu của file
- Biết chính xác ai đã sửa cái gì
- Khôi phục lại phiên bản cũ (Restore Version)
- Đặt tên phiên bản để quản lý
5 Template Google Sheet quản lý công việc thực chiến (Sao chép dùng ngay)
Dưới đây là 5 mẫu được dùng phổ biến bởi các điều phối dự án trong SME, bạn có thể copy toàn bộ vào Google Sheet để dùng ngay.
Template 1 – Bảng quản lý công việc tiêu chuẩn (Basic Task List)
| Task | Assignee | Deadline | Priority | Status | Progress % | Notes |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Viết nội dung landing page | Huyền | 12/03 | High | In progress | 50% | Chờ feedback |
| Làm key visual | Minh | 14/03 | Medium | Not started | 0% | — |
Template 2 – Bảng theo dõi tiến độ nhiều phòng ban
| Task | Marketing | Design | Tech | PM | Deadline | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Chuẩn bị brief | ✔ | Duyệt | 10/03 | Done | ||
| Thiết kế KV | ✔ | Chờ duyệt | 14/03 | In progress |
Template 3 – Timeline dự án dạng Gantt Chart
| Task | Start | End | Duration | Assignee | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Nghiên cứu thị trường | 01/03 | 07/03 | 7 ngày | Hà | Done |
| Sản xuất nội dung | 08/03 | 15/03 | 8 ngày | Huyền | In progress |
Template 4 – Báo cáo tuần tự động
| Assignee | Total Tasks | Completed | In Progress | Overdue |
|---|---|---|---|---|
| Lan | 12 | 9 | 2 | 1 |
| Trí | 15 | 12 | 1 | 2 |
Template 5 – Bảng quản lý rủi ro (Risk Register)
| Rủi ro | Mức độ | Khả năng xảy ra | Người theo dõi | Kế hoạch xử lý |
|---|---|---|---|---|
| Chậm feedback khách hàng | High | Medium | Hương | Gửi reminder hằng ngày |
| Chậm vật tư | High | High | Long | Theo sát NCC |
Những hạn chế lớn khi dùng Google Sheet để quản lý công việc
Dù hữu ích, Google Sheet vẫn có nhiều rủi ro – đặc biệt với vai trò Điều phối dự án.
1. Dễ sai số liệu vì ai cũng có quyền chỉnh sửa
Dẫn đến timeline và báo cáo sai → bạn phải chịu trách nhiệm.
2. Không có cảnh báo deadline
Chỉ khi bạn mở Sheet thì mới biết task trễ.
3. Tốn nhiều thời gian tổng hợp báo cáo
Nhiều điều phối mất 1–2 giờ mỗi ngày chỉ để:
→ copy – paste – tổng hợp – gộp file.
4. Không kiểm soát được lịch sử chỉnh sửa
Khó biết ai cập nhật sai, ai quên cập nhật.
5. Không phù hợp để điều phối dự án lớn
Khi số lượng công việc vượt 100–150 task, Google Sheet bắt đầu trở nên khó quản lý.
Vì sao bạn vẫn trễ deadline dù đã quản lý công việc bằng Google Sheet?
- Dữ liệu rời rạc: Mỗi phòng ban cập nhật một kiểu → timeline tổng hợp luôn lệch.
- Team không update đúng hạn: Phải chạy đi “xin số liệu” từng người → chậm cả chuỗi.
- File dễ vỡ cấu trúc: Nhiều người sửa cùng lúc → hỏng công thức, sai format, mất cột.
- Không có nhắc deadline tự động: Chỉ biết task trễ khi… mở file ra xem.
- Họp quá nhiều để rà tiến độ: Vì không có kênh cập nhật tập trung.
- Báo cáo hoàn toàn thủ công: Tốn 1–2 giờ mỗi ngày chỉ để gộp – lọc – tổng hợp.
→ Kết quả: Deadline vẫn trễ, dù bạn đã rất cố gắng giữ mọi thứ chạy đúng hướng.
So sánh nhanh Google Sheet vs phần mềm quản lý công việc
| Tiêu chí | Google Sheet | Phần mềm quản lý công việc (Optimi Work, ClickUp, 1Office…) |
|---|---|---|
| Cảnh báo trễ deadline | ❌ Không có | ✔ Có |
| Theo dõi phụ thuộc | ❌ Không | ✔ Có |
| Giao việc – tag người | ❌ Không | ✔ Có |
| Lịch sử thay đổi | Hạn chế | Đầy đủ |
| Báo cáo tự động | Thủ công | Tự động hóa |
| Tính năng họp & biên bản | Không | Có |
| Quản lý nhiều dự án | Khó | Dễ |
Google Sheet → tốt cho team nhỏ.
Phần mềm quản lý công việc → tốt cho team nhiều dự án, nhiều bộ phận.
Checklist quản lý công việc bằng Google Sheet
- Đặt cấu trúc bảng gồm 4 cột chính
- Dùng dropdown cho trạng thái & ưu tiên
- Tạo Conditional Formatting
- Tạo 1 sheet Dashboard
- Ấn định lịch update cố định trong ngày
- Đặt phân quyền chỉnh sửa phù hợp
- Sử dụng Pivot Table để báo cáo
- Lưu file theo chuẩn: Dự_án_Tên_Tháng.xlsx
- Đồng bộ file vào Google Drive
- Review dữ liệu mỗi cuối tuần
Câu hỏi thường gặp về quản lý công việc bằng Google Sheet
Google Sheet có phù hợp để quản lý dự án chuyên nghiệp không?
Phù hợp cho team nhỏ, không phù hợp cho dự án nhiều phòng ban.
Google Sheet có cảnh báo deadline không?
Không có. Bạn phải dùng Conditional Formatting hoặc phần mềm khác.
Có thể tạo Gantt Chart trong Google Sheet không?
Có, nhưng hạn chế và khó mở rộng.
Có thể phân quyền chỉnh sửa không?
Có. Dùng Protected Range.
Có thể gom nhiều file về 1 dashboard không?
Có, thông qua IMPORTRANGE.
KẾT
Google Sheet là một công cụ tuyệt vời để bắt đầu chuẩn hóa quản lý công việc – đặc biệt khi bạn cần một giải pháp nhanh – miễn phí – dễ triển khai.
Nhưng khi số lượng công việc tăng, bên liên quan nhiều hơn, và nhu cầu báo cáo real-time trở nên cấp thiết, bạn sẽ cần một hệ thống mạnh mẽ hơn để:
- Cập nhật tiến độ tự động
- Cảnh báo trễ deadline
- Loại bỏ họp thừa
- Giảm 30–50% thời gian tổng hợp báo cáo
👉 Nếu bạn muốn tối ưu việc điều phối dự án và tiết kiệm 70% thời gian, hãy đăng ký demo Optimi Work.