Một nguồn dữ liệu – một mục tiêu – một dashboard: Cách Optimi Work chấm dứt “mạnh ai nấy chạy”

Bạn đã thử đủ mọi cách: Giao việc chi tiết hơn, họp nhiều hơn, dùng thêm ứng dụng quản lý… Nhưng tình trạng “mạnh ai nấy chạy” trong đội marketing vẫn lặp lại.

Designer tập trung vào số lượng ấn phẩm đẹp, Content chăm chỉ sản xuất bài viết, Media chạy ads đạt KPI chi phí… Tất cả đều làm tốt phần việc của mình, nhưng kết quả tổng thể vẫn không đạt.

Vấn đề cốt lõi không phải ở con người, mà ở hệ thống. Khi mỗi thành viên chỉ nhìn thấy “phần việc của mình” mà không thấy “bức tranh toàn cảnh”, khi thông tin nằm rải rác trên Excel-Zalo-Email, khi mục tiêu lớn không được chia nhỏ thành hành động cụ thể… thì “mạnh ai nấy chạy” là hệ quả tất yếu.

Giải pháp không phải là quản lý chặt hơn, mà là thiết kế lại mối liên kết giữa mục tiêu – công việc – con người trên cùng một nền tảng. Đó chính xác là điều Optimi Work được tạo ra để giải quyết.

Phần 1: “Một nguồn dữ liệu” – Chấm dứt thời đại “phiên bản thật nằm ở đâu?”

Thực trạng: 7 nguồn dữ liệu, 7 phiên bản “sự thật”

Trong một đội marketing SME điển hình, dữ liệu thường phân mảnh thành:

• Excel/Google Sheet: Kế hoạch ngân sách, content calendar, KPI tracking
• Email: Brief từ đối tác, phê duyệt nội dung, báo cáo
• Zalo/Facebook Messenger: Trao đổi nhanh, feedback, điều chỉnh
• Google Drive/Dropbox: File thiết kế, tài liệu tham khảo
• Công cụ chuyên biệt: Google Analytics, Semrush, công cụ chạy ads, CRM
• Notion/Trello/Asana: Quản lý task (nếu có dùng)
• …và trong đầu mỗi thành viên: Những thông tin chưa được ghi lại

Hệ quả: Không ai có cùng thông tin vào cùng thời điểm. Quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu… không đầy đủ hoặc không cập nhật.

Giải pháp Optimi Work: Một nguồn sự thật duy nhất

Optimi Work hợp nhất tất cả thành MỘT nền tảng.

3 lợi ích cụ thể của “một nguồn dữ liệu” (Single Source of Truth)

① Không còn “phiên bản nào mới nhất?”

• Mọi file, tài liệu, thông tin đều được lưu trữ và version control trên Optimi Work
• Ai cập nhật, khi nào, thay đổi gì – đều được ghi lại và thông báo tự động

② Giảm 80% thời gian “truy tìm thông tin”

• Thay vì mở 5 tab, 3 ứng dụng, 2 file Excel để tổng hợp báo cáo
• Giờ đây chỉ cần mở một dashboard duy nhất trên Optimi Work

③ Ra quyết định dựa trên dữ liệu thực, đầy đủ

• Số liệu được cập nhật real-time từ tất cả thành viên
• Phân tích, báo cáo tự động sinh từ một nguồn dữ liệu thống nhất

Phần 2: “Một mục tiêu” – Từ mục tiêu mơ hồ đến hành động cụ thể

Vòng luẩn quẩn: Mục tiêu trên giấy khác Mục tiêu trong hành động

Hãy thành thật: Mục tiêu “Tăng 30% traffic website trong Q3” trên slide trình bày với sếp có thực sự giống với mục tiêu mà đội marketing của bạn đang theo đuổi hàng ngày không?

Thông thường, quy trình diễn ra như sau:

1. Mục tiêu được đặt ra: “Tăng 30% traffic”
2. Được chia thành KPI: Content: 15 bài/tháng, SEO: top 10 cho 10 keywords, Ads: 5000 clicks
3. Rồi… mỗi người chạy theo KPI của mình
4. Kết quả: Content đạt 15 bài, SEO đạt top 10, Ads đạt 5000 clicks
5. Nhưng traffic chỉ tăng 10%

Tại sao? Vì mục tiêu lớn bị “mất kết nối” với công việc hàng ngày. Mỗi người tập trung vào chỉ số của mình, mà không hiểu công việc đó đóng góp thế nào vào mục tiêu chung.

Giải pháp Optimi Work: Thiết lập mục tiêu SMART và truyền tải đến từng công việc

Optimi Work thiết kế quy trình “Mục tiêu → Kết quả then chốt → Công việc cụ thể”

Minh họa: CẤU TRÚC MỤC TIÊU TRONG OPTIMI WORK

MỤC TIÊU LỚN (Objective)
“Tăng 30% traffic website từ 10.000 lên 13.000 visits/tháng trong Q3”

├── KẾT QUẢ THEN CHỐT #1 (Key Result)
│ “Tăng traffic từ SEO lên 5.000 visits (+25%)”
│ ├── CÔNG VIỆC: Nghiên cứu 20 keywords mới
│ ├── CÔNG VIỆC: Tối ưu 30 bài viết cũ
│ └── CÔNG VIỆC: Xây dựng 10 backlinks chất lượng
│
├── KẾT QUẢ THEN CHỐT #2
│ “Tăng traffic từ Content lên 4.000 visits (+33%)”
│ ├── CÔNG VIỆC: Sản xuất 15 bài blog/tháng
│ ├── CÔNG VIỆC: Tạo 5 infographics
│ └── CÔNG VIỆC: Phát triển 3 series bài chuyên sâu
│
└── KẾT QUẢ THEN CHỐT #3
“Tăng traffic từ Paid Ads lên 4.000 visits (+100%)”
├── CÔNG VIỆC: Chạy 3 campaign Facebook Ads
├── CÔNG VIỆC: Tối ưu Google Ads với 50 keywords
└── CÔNG VIỆC: Test 2 kênh mới (Tiktok, Linkedin)

4 điểm khác biệt của Optimi Work trong quản lý mục tiêu

① Mục tiêu được thiết lập theo chuẩn SMART ngay từ đầu

• Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả thi), Relevant (Liên quan), Time-bound (Có thời hạn)
• Giao diện thiết lập mục tiêu hướng dẫn bạn điền đầy đủ 5 yếu tố

② Tự động chia nhỏ mục tiêu thành kết quả then chốt (OKRs framework)

• Không phải “nghĩ ra” công việc rồi hy vọng nó đóng góp vào mục tiêu
• Mà từ mục tiêu → xác định kết quả then chốt → sinh ra công việc cần làm

③ Mọi công việc đều “kế thừa” thông tin từ mục tiêu

• Khi tạo task “Viết blog chủ đề A”, hệ thống tự động hiển thị: “Task này thuộc Kết quả then chốt #2, phục vụ Mục tiêu chính: Tăng 30% traffic”
• Nhân viên hiểu rõ “Tại sao tôi phải làm việc này?”

④ Tiến độ tự động cập nhật từ dưới lên trên

• Mỗi task hoàn thành → Cập nhật tiến độ của Kết quả then chốt
• Mỗi Kết quả then chốt đạt được → Cập nhật tiến độ của Mục tiêu lớn
• Bạn biết chính xác: “Hiện tại chúng ta đang đạt 45% mục tiêu” thay vì “Team đang làm được 7/15 task”

Phần 3: “Một dashboard” – Cả team nhìn thấy cùng một bức tranh

Thực tế phũ phàng: 5 người, 5 góc nhìn khác nhau

Trong một đội marketing 5 người không có dashboard thống nhất:

• Giám đốc marketing: Nhìn thấy “kết quả cuối cùng” (sau khi tổng hợp thủ công)
• Trưởng nhóm content: Nhìn thấy “số bài đã đăng, số từ đã viết”
• Designer: Nhìn thấy “số ấn phẩm đã làm, số feedback nhận được”
• Media specialist: Nhìn thấy “CPC, CTR, số tiền đã chi”
• SEO specialist: Nhìn thấy “ranking, traffic organic, backlinks”

Mỗi người đều đúng, nhưng không ai nhìn thấy mối liên hệ giữa các phần với nhau.

Giải pháp Optimi Work: Dashboard đa tầng, đa góc nhìn nhưng thống nhất

Optimi Work cung cấp 3 lớp dashboard cho 3 vai trò khác nhau:

Lớp 1: Dashboard tổng quan cho Lãnh đạo

TRANG TỔNG QUAN CÔNG VIỆC CÔNG TY
├── Tiến độ các mục tiêu chiến lược (Q1, Q2, Q3, Q4)
├── Cảnh báo sớm các mục tiêu có nguy cơ không đạt
├── Phân bổ và sử dụng ngân sách theo thời gian thực
├── Hiệu suất từng thành viên/team dựa trên đóng góp vào mục tiêu
├── Tổng hợp báo cáo tự động (hàng ngày/tuần/tháng)
└── Góc nhìn so sánh: Kế hoạch vs Thực tế

Lớp 2: Dashboard chiến dịch cho Trưởng nhóm

TRANG QUẢN LÝ CHIẾN DỊCH
├── Tất cả công việc trong chiến dịch, phân theo trạng thái
├── Timeline tổng thể với các mốc quan trọng
├── Phân bổ nguồn lực: Ai đang làm gì, bao nhiêu % công suất
├── Các blockers cần giải quyết, được ưu tiên hóa
├── Kết nối trực tiếp với file, tài liệu, trao đổi liên quan
└── Xuất báo cáo chiến dịch với 1 click

Lớp 3: Dashboard cá nhân cho Nhân viên

TRANG BÀN LÀM VIỆC CỦA TÔI
├── Danh sách task được ưu tiên hóa tự động
├── Mỗi task hiển thị rõ: Mục tiêu nào? Deadline khi nào?
├── Tất cả thông tin cần thiết cho task trong một trang
├── Công cụ báo cáo tiến độ nhanh (1 click)
├── Thống kê thành tích cá nhân: Đã đóng góp vào những mục tiêu nào?
└── Ghi chú, phản hồi từ quản lý và đồng nghiệp

Điểm khác biệt then chốt: Dashboard sống động, cập nhật thời gian thực

Khác với dashboard “tĩnh” (chỉ hiển thị số liệu), dashboard của Optimi Work là bảng điều khiển công việc “sống”:

• Cập nhật tự động: Khi nhân viên hoàn thành task → dashboard thay đổi ngay lập tức.
• Cảnh báo thông minh: Tự động phát hiện task trễ, mục tiêu có nguy cơ, xung đột nguồn lực.
• Tương tác trực tiếp: Comment, giao việc, phê duyệt ngay trên dashboard.
• Customizable: Bạn chọn những gì muốn hiển thị, sắp xếp theo nhu cầu.

Phần 4: 3 lý do Optimi Work là lựa chọn tối ưu cho đội ngũ Marketing tại SMEs

Lý do 1: Được thiết kế riêng cho đặc thù công việc Marketing

Khác với phần mềm quản lý dự án chung chung, Optimi Work hiểu rõ:

• Marketing cần linh hoạt: Chiến dịch thay đổi nhanh, brief chỉnh sửa liên tục
• Marketing cần sáng tạo: Khó đo lường “giờ công” nhưng cần đo lường “chất lượng output”
• Marketing cần đa kênh: Nhiều loại công việc khác nhau (sáng tạo, phân tích, vận hành)
• Marketing cần tốc độ: Ra mắt nhanh, test nhanh, tối ưu nhanh

Optimi Work có sẵn:

• Template cho các loại chiến dịch marketing phổ biến (Product Launch, Brand Campaign, Seasonal Campaign…)
• Quy trình chuẩn cho từng loại công việc (Content Creation, Design Request, Ads Setup…)
• KPI library cho marketing với các chỉ số đo lường phù hợp

Lý do 2: Triển khai nhanh, không cần đào tạo phức tạp

Quy trình triển khai trong 5-7 ngày:

Ngày 1-2: Setup cơ bản & import dữ liệu hiện có
Ngày 3-4: Training nhóm cốt lõi (2-3 người)
Ngày 5-6: Chạy thử với 1 chiến dịch nhỏ
Ngày 7: Đánh giá, điều chỉnh, và bắt đầu dùng chính thức

Không như các phần mềm phức tạp khác:

• Giao diện trực quan: Dùng ngay mà không cần đọc manual dày
• Hỗ trợ tiếng Việt: Cả giao diện lẫn hỗ trợ khách hàng
• Migration support: Giúp bạn chuyển dữ liệu từ Excel/Trello/Asana sang

Lý do 3: Chi phí tối ưu cho SMEs với ROI rõ ràng

Tính toán ROI khi dùng Optimi Work:

Giả định: 5 người dùng/tháng (1 Giám đốc, 4 nhân viên), Gói Bắt đầu từ 50,000 đ/người/tháng.

CHI PHÍ

• 50,000 đ/người/tháng x 5 người x 12 tháng = 3.000.000đ / năm.

LỢI ÍCH

1. Tiết kiệm 10h làm việc/tuần cho Giám đốc

• 10 giờ/tuần × ~200.000đ/giờ = 2.000.000đ/tuần

2. Tiết kiệm 5h làm việc/người/tuần cho 4 nhân viên

• 5 giờ/người/tuần × 4 người × ~100.000đ/giờ = 2.000.000đ/tuần

➡️ Tổng tiết kiệm: 4.000.000đ / tuần

4.000.000 × 52 tuần = 208.000.000đ / năm

Nghĩa là: Bạn đầu tư 3 triệu/năm để đổi lại hơn 200 triệu giá trị thời gian làm việc.

Đó mới chỉ là tiết kiệm thời gian, chưa tính đến:

• Tăng năng suất thực (do làm đúng việc ưu tiên)
• Giảm sai sót (do thông tin thống nhất)
• Tăng tinh thần nhân viên (do hiểu rõ đóng góp của mình)
• Ra quyết định tốt hơn (do có dữ liệu đầy đủ, cập nhật)

Phần 5: Hành trình chuyển đổi của giám đốc với Optimi Work

Giai đoạn 1: Thoát khỏi “công việc quản lý vi mô” (Tuần 1-2)

• Trước: Dành 60% thời gian nhắc deadline, tổng hợp báo cáo, giải quyết xung đột.
• Sau với Optimi Work: Hệ thống tự động nhắc việc, báo cáo tự sinh, xung đột giảm 80% do minh bạch.
• Kết quả: Bạn có thêm 15-20 giờ/tháng cho công việc chiến lược.

Giai đoạn 2: Trở thành “kiến trúc sư hệ thống” (Tháng 1-2)

• Trước: Thiết kế quy trình trên giấy, khó triển khai, khó kiểm soát.
• Sau với Optimi Work: Thiết kế quy trình trực quan trên platform, dễ điều chỉnh, dễ theo dõi.
• Kết quả: Team vận hành trơn tru theo hệ thống bạn thiết kế, không cần bạn “giám sát”.

Giai đoạn 3: Dẫn dắt bằng dữ liệu và chiến lược (Tháng 3+)

• Trước: Đánh giá hiệu suất dựa trên cảm tính, kinh nghiệm.
• Sau với Optimi Work: Đánh giá dựa trên dữ liệu cụ thể: Ai đóng góp nhiều nhất vào mục tiêu nào?
• Kết quả: Phân bổ nguồn lực tối ưu, đào tạo đúng trọng điểm, lên kế hoạch chính xác hơn.

Bạn đã sẵn sàng chuyển từ “quản lý cảm tính” sang “vận hành hệ thống”?

Câu hỏi cuối cùng dành cho bạn với tư cách giám đốc Marketing:

Bạn muốn tiếp tục là “trung tâm xử lý sự cố” của team, hay trở thành “người thiết kế hệ thống” giúp team tự vận hành trơn tru?

Optimi Work không chỉ là phần mềm quản lý công việc. Đó là hệ thống vận hành được thiết kế riêng cho marketing team SMEs Việt Nam – hiểu rõ nỗi đâu “mạnh ai nấy chạy”, “làm nhiều nhưng kết quả không đến”, “mục tiêu trên giấy khác xa thực tế”.

Điều khác biệt nhất: Optimi Work không bắt bạn thay đổi cách làm việc của team. Ngược lại, nó thích ứng với cách team bạn đang làm việc, rồi từ từ giúp bạn tối ưu hóa.

Câu hỏi thực tế để đánh giá

1. Team bạn đang mất bao nhiêu giờ mỗi tuần cho việc “tìm kiếm thông tin”, “làm rõ ai làm gì”, “tổng hợp báo cáo”?
2. Bạn có tự tin rằng tất cả thành viên đều hiểu rõ công việc họ đang làm phục vụ mục tiêu nào không?
3. Bạn có số liệu cụ thể để đánh giá ai đang đóng góp hiệu quả nhất vào mục tiêu chung?

Nếu câu trả lời là “Không chắc” hoặc “Không có”, đã đến lúc thử một cách tiếp cận khác.

Nếu bạn “muốn trải nghiệm hệ thống giúp team marketing từ ‘mạnh ai nấy chạy’ thành ‘đồng bộ một nhịp’.”

ĐĂNG KÝ DEMO OPTIMI WORK NGAY

Đăng ký demo

• Buổi demo 30 phút – tập trung vào giải quyết 1-2 vấn đề cụ thể của team bạn.
• Tư vấn thiết kế hệ thống – phù hợp với quy mô và đặc thù marketing team SMEs.
• Triển khai hỗ trợ 1:1 – giúp bạn chuyển đổi mượt mà, không gián đoạn công việc.