Mất người giỏi vì quy hoạch nhân sự dựa trên thông tin sai lệch
Quy hoạch nhân sự kế nhiệm (succession planning) tưởng như là một bước tiến của doanh nghiệp, nhưng lại trở thành con dao hai lưỡi nếu dữ liệu nền tảng bị sai lệch. Quy hoạch đòi hỏi hồ sơ năng lực, đánh giá hiệu suất, thành tích và hành vi nghề nghiệp phải chính xác và cập nhật liên tục.
Tuy nhiên, nhiều SME vẫn dựa vào thông tin lỗi thời, ghi chép rời rạc hoặc cảm tính của quản lý. Kết quả: những nhân viên giỏi nhất bị loại khỏi danh sách kế nhiệm chỉ vì hệ thống không nhìn thấy năng lực thật sự của họ. Khi họ cảm thấy tương lai của mình không tồn tại trong tổ chức, quyết định rời đi trở thành điều tất yếu.
Vì sao thông tin sai lệch dẫn đến quy hoạch nhân sự sai?
Quy hoạch nhân sự là một quá trình mang tính chiến lược, nhưng nhiều SME lại triển khai như một hoạt động mang tính cảm tính. HR thường tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn không nhất quán — Drive của từng phòng, Email nội bộ, file báo cáo rời rạc, tin nhắn trao đổi cá nhân — khiến bức tranh năng lực của mỗi nhân viên bị cắt khúc.
Xem thêm: Tại sao quản lý thông tin nhân sự sai lệch có thể khiến bạn mất đi nhân viên giỏi?
Tại GoldenPine Trading, một doanh nghiệp bán buôn 70 nhân sự, HR phát hiện rằng hồ sơ năng lực của đội ngũ được xây dựng… cách đây ba năm. Các kỹ năng mới, dự án nổi bật, sáng kiến cải tiến của nhân sự hoàn toàn không được ghi nhận. Khi phòng Nhân sự lập danh sách kế nhiệm cho vị trí Trưởng Nhóm Kinh Doanh, những cái tên được lựa chọn đều dựa vào “ấn tượng cũ”, không phải dữ liệu mới nhất.
Nhân viên giỏi nhất của bộ phận: anh Trần Hoàng Nam – người dẫn đầu doanh số liên tục 6 quý – bị loại khỏi danh sách. Không phải vì anh không đủ năng lực, mà vì hồ sơ của anh không được cập nhật. Khi biết điều này, anh bình thản nộp đơn nghỉ hai tuần sau đó.
Quy hoạch dựa trên dữ liệu cũ khiến nhân sự giỏi bị loại khỏi cơ hội thăng tiến.
Khi hồ sơ năng lực không được cập nhật theo thời gian thực, người giỏi dễ bị đánh giá thấp hơn khả năng thật, đặc biệt trong các cuộc họp quy hoạch kế nhiệm. Dựa vào thông tin lỗi thời, lãnh đạo vô tình bỏ qua những đóng góp mới nhất và chọn sai người cho vị trí quan trọng. Điều này khiến nhân sự giỏi cảm thấy mình không còn tương lai trong tổ chức và bắt đầu tìm kiếm cơ hội ở nơi khác.
Cảm tính của quản lý thay thế dữ liệu khiến quyết định thiếu khách quan.
Khi không có dữ liệu năng lực rõ ràng để tham chiếu, quyết định quy hoạch nhân sự rất dễ bị chi phối bởi cảm tính của quản lý. Những yếu tố như thiện cảm cá nhân, mức độ “hợp tính”, hoặc ấn tượng nhất thời có thể vô tình thay thế bằng chứng công việc thực tế. Đây chính là lý do khiến doanh nghiệp bỏ lỡ những nhân sự giỏi thật sự, trong khi trao cơ hội thăng tiến cho người chưa đủ năng lực.
Những đóng góp quan trọng bị thất lạc trong Email, tin nhắn hoặc File rải rác.
Khi thông tin sai, mọi quyết định chiến lược đều lệch hướng – và người giỏi luôn là người chịu thiệt đầu tiên. Những dữ liệu lỗi thời về năng lực, thành tích hoặc tiềm năng khiến họ bị bỏ lại phía sau, dù họ hoàn toàn xứng đáng có mặt trong danh sách kế nhiệm. Và khi doanh nghiệp vô tình để tuột mất những cá nhân phù hợp nhất chỉ vì dữ liệu sai lệch, đó không còn là vấn đề vận hành – mà là vấn đề mất mát nhân tài ở cấp độ sâu sắc hơn.
Những lỗ hổng dữ liệu khiến quy hoạch nhân sự trở nên nguy hiểm
Đối với HR, nguy hiểm nhất không phải là thiếu dữ liệu — mà là đang dùng dữ liệu tưởng là đúng nhưng thực tế đã sai hoặc không đầy đủ. Và với SME, điều này xảy ra thường xuyên hơn họ nghĩ.
Không cập nhật năng lực mới sau mỗi dự án quan trọng
Nhiều nhân viên đã phát triển vượt bậc nhờ tham gia các dự án khó, nhưng thông tin này lại không được ghi vào hồ sơ chính thức. Khi dữ liệu thực tế không xuất hiện trong hệ thống, năng lực thật của họ trở nên “vô hình” trong mắt lãnh đạo. Đây là lý do khiến những nhân sự xứng đáng nhất bị đánh giá thấp, bị loại khỏi lộ trình kế nhiệm và mất dần động lực cống hiến.
Thành tích nằm trong Email hoặc chat riêng
Khách hàng gửi lời khen qua Email của nhân viên, nhưng không được chuyển cho HR hoặc không được lưu trong hệ thống chung.
Những lời khen từ khách hàng là bằng chứng trực tiếp cho thấy giá trị của nhân viên, nhưng khi chúng bị giữ lại trong Email cá nhân, năng lực của họ trở nên “vô hình” với hệ thống. Sự thiếu đồng bộ này khiến doanh nghiệp đánh giá thấp đóng góp thực tế và không nhận ra những cá nhân đang tạo ra khác biệt cho khách hàng. Đây chính là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến người giỏi cảm thấy mình không được nhìn thấy và dần mất động lực.
Đánh giá hiệu suất chỉ dựa vào báo cáo cuối kỳ
Nếu báo cáo sai hoặc cập nhật chậm, nhân viên giỏi sẽ bị đánh giá thấp hơn thực tế. Khi báo cáo cuối kỳ bị thiếu dữ liệu, cập nhật chậm hoặc tổng hợp không đầy đủ, kết quả đánh giá năng lực sẽ không còn phản ánh đúng thực tế. Những nhân viên giỏi — người vốn đạt nhiều thành tích nhất — lại dễ bị đánh giá thấp hơn công sức họ bỏ ra. Một sai lệch nhỏ trong báo cáo có thể gây ảnh hưởng lớn đến động lực và sự gắn bó của họ.
Không có lịch sử phát triển nghề nghiệp rõ ràng
Doanh nghiệp không nắm được nhân viên đang muốn đi theo hướng nào hoặc đã đạt chứng chỉ gì.
Một ví dụ điển hình xảy ra tại MoonLake Communications, một Agency chuyên về Marketing. Tạ Minh Thư – một nhân viên chiến lược – đã dẫn dắt thành công ba chiến dịch digital lớn, mang về hợp đồng cao gấp đôi kỳ vọng. Nhưng vì dữ liệu hiệu suất được theo dõi thủ công, thành tựu của Thư chỉ được lưu trong slide báo cáo của trưởng nhóm – không bao giờ được cập nhật vào hồ sơ năng lực chính thức. Kết quả là trong cuộc họp kế nhiệm, Thư không được đề xuất vì “không có đủ thành tích nổi bật trong hồ sơ”.
Thư hiểu rằng vấn đề không phải nằm ở năng lực của mình — mà nằm ở hệ thống. Và cô chọn rời MoonLake ba tháng sau.
Hệ quả: khi quy hoạch nhân sự sai dẫn đến mất người giỏi
Khi danh sách kế nhiệm phản ánh sai thực tế, HR không chỉ đánh mất nhân sự giỏi mà còn tạo ra bất ổn dài hạn trong tổ chức. Quy hoạch sai → Thăng tiến sai người → Quyết định sai lầm về vận hành → Hiệu suất giảm → Biến động nhân sự tăng.
Tại SilverHill Logistics, một doanh nghiệp hậu cần 120 nhân sự, phòng Nhân sự xây danh sách kế nhiệm dựa vào dữ liệu từ hai năm trước. Anh Hồng Đăng – nhân viên điều phối dự án, người đã tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể và cải tiến quy trình kho hàng, bị loại khỏi danh sách kế nhiệm vì hồ sơ cũ không ghi nhận gì về các cải tiến đó. Khi biết điều này, Đăng cảm thấy bị xem nhẹ và không còn nhìn thấy tương lai của mình ở SilverHill nữa. Hai tháng sau, anh chuyển sang một đối thủ trong cùng khu công nghiệp.
Đội vận hành của SilverHill mất một người chủ lực – và mất ổn định suốt nhiều tháng sau đó.
Nhân viên giỏi cảm thấy tương lai của họ không tồn tại trong tổ chức
Nhân viên giỏi luôn quan sát rất kỹ cách doanh nghiệp xây dựng lộ trình thăng tiến và phân bổ cơ hội. Khi họ nhận ra mình không nằm trong danh sách kế nhiệm chỉ vì thông tin lỗi thời, họ cảm thấy tương lai nghề nghiệp bị “xóa khỏi bản đồ”. Không ai muốn ở lại một nơi mà nỗ lực không được nhìn thấy và con đường phát triển luôn bị che khuất bởi dữ liệu sai lệch.
Đội ngũ mất tinh thần khi chứng kiến sự bất công
Hiệu ứng tiêu cực không chỉ xảy ra với người bị loại khỏi cơ hội, mà lan sang cả đội ngũ xung quanh. Khi nhân viên thấy người xứng đáng không được chọn vì dữ liệu sai, họ bắt đầu nghi ngờ tính khách quan của hệ thống. Sự bất công — dù vô tình — có thể khiến tinh thần tập thể đi xuống rất nhanh.
Doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí để tuyển người thay thế
Khi nhân sự giỏi rời đi vì một quyết định quy hoạch sai, doanh nghiệp mất nhiều hơn một cá nhân. Chi phí tuyển dụng, đào tạo lại, thời gian hòa nhập và rủi ro thử việc đều cộng dồn, tạo thành khoản đầu tư lớn mà lẽ ra không cần thiết. Mất một người giỏi cũng có nghĩa doanh nghiệp phải bắt đầu lại từ con số 0 cho một vị trí vốn đang ổn định.
Hiệu suất chung giảm vì mất người dẫn dắt
Nhân viên giỏi thường là người giữ nhịp, truyền kinh nghiệm và dẫn dắt nhóm trong những thời điểm quan trọng. Khi họ rời đi, sự thiếu hụt năng lực lõi tạo ra khoảng trống rõ rệt, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng công việc. Hiệu suất đội nhóm giảm không phải vì họ yếu đi, mà vì họ mất đi người giúp họ duy trì phong độ cao nhất.
Mất người giỏi không bao giờ là tai nạn — nó là hệ quả trực tiếp của những lỗ hổng dữ liệu kéo dài. Và từ câu chuyện “mất người giỏi”, hiệu ứng domino bắt đầu, doanh nghiệp bước vào thời kỳ biến động đầy khó khăn.
Nhận diện sớm rủi ro trước khi mất thêm người tài
Một trong vai trò quan trọng nhất của HR hiện đại là phát hiện tín hiệu đỏ từ rất sớm — trước khi nó trở thành khủng hoảng nghỉ việc. Khi nhân viên giỏi cảm thấy hồ sơ năng lực của họ không được nhìn thấy hoặc bị đánh giá sai, họ sẽ gửi những tín hiệu rất rõ:
- Họ ít chủ động nhận nhiệm vụ mới hoặc dự án khó
- Họ bắt đầu hỏi về cơ hội thăng tiến – nhưng giọng điệu hoài nghi
- Họ không còn hào hứng với những cuộc họp, những lần brainstorm
- Họ tránh phản hồi về lộ trình phát triển và các dự định tương lai
Nếu doanh nghiệp không kịp thời sửa lại dữ liệu và trao đổi minh bạch, HR sẽ sớm thấy đơn xin nghỉ trên bàn.
Kết luận: Quy hoạch sai vì dữ liệu sai — cái giá phải trả là người giỏi nhất
Quy hoạch nhân sự chỉ tạo ra giá trị khi được xây dựng trên dữ liệu chính xác, cập nhật và minh bạch. Khi dựa vào thông tin sai lệch hoặc cảm tính, doanh nghiệp không chỉ quy hoạch sai — mà vô tình loại bỏ người giỏi ra khỏi tương lai của tổ chức.
Và trong hầu hết trường hợp, những người giỏi đó chọn rời đi.
Khi một quyết định quy hoạch sai làm người giỏi rời đi, doanh nghiệp không chỉ mất một cá nhân mà mất luôn năng lực, kinh nghiệm và sự ổn định của cả đội ngũ. Gốc rễ của vấn đề nằm ở dữ liệu: hồ sơ không đầy đủ, đánh giá lỗi thời và thông tin phân tán khiến mọi kế hoạch nhân sự lệch hướng. Nếu doanh nghiệp muốn tránh lặp lại những sai lầm đắt giá này, điều quan trọng nhất là xây dựng một hệ thống giúp dữ liệu luôn chính xác, minh bạch và được cập nhật theo thời gian thực.
Hãy trải nghiệm cách các nền tảng quản lý nhân sự có thể giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định quy hoạch chuẩn xác hơn. Đăng ký nhận Demo Phần mềm Quản lý nhân sự Optimi HRM.