Cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả đạt hiệu suất cao nhất
Anh Nam – CEO của một agency sáng tạo tại TP.HCM – đang gặp bài toán quen thuộc: mỗi dự án có deadline, mỗi team có kế hoạch riêng, nhưng khi tổng hợp lại thì rối như mớ bòng bong.
- Account báo một kiểu, Media báo một kiểu.
- Deadline trễ thì không ai biết trước, chỉ đến khi khách hàng thúc mới tá hỏa.
- Báo cáo cuối tháng mất cả tuần để ghép file Excel và email.
Kết quả: anh phải họp nhiều hơn, hỏi từng team nhiều hơn, nhưng vẫn không nắm được toàn cảnh. Đây không chỉ là câu chuyện của riêng Anh Nam, mà là thực trạng phổ biến ở các SME hoạt động theo mô hình dự án.
Tin vui là, vấn đề này hoàn toàn có thể giải quyết bằng cách áp dụng các nguyên tắc quản lý công việc hàng ngày hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách triển khai quản lý công việc hàng ngày sao cho:
- Năng suất tăng từ 20–30%.
- CEO nắm toàn bộ tiến độ chỉ trong 5 phút.
- Đội ngũ phối hợp trơn tru hơn, ít họp thừa, ít stress.
Vì sao quản lý công việc hàng ngày lại quan trọng với CEO SME?
Tránh tình trạng mỗi team một báo cáo
Ở agency, mỗi team (creative, content, media, account) thường làm việc riêng biệt. Nếu không có hệ thống chung, báo cáo cuối tháng sẽ bị chồng chéo, sai lệch, mất rất nhiều thời gian đối chiếu.
Giúp CEO có cái nhìn trực quan về tiến độ dự án
Là CEO, bạn không thể hỏi từng nhân viên về trạng thái công việc. Cần có một dashboard tổng thể để chỉ mất vài phút là biết dự án nào trễ, task nào đang tắc, team nào đang quá tải.
Giảm họp thừa, tiết kiệm thời gian trao đổi
Nhiều agency phải họp hàng ngày chỉ để cập nhật tiến độ. Nhưng nếu có hệ thống cập nhật trạng thái tự động, CEO và team chỉ cần họp khi thật sự cần giải quyết vấn đề, thay vì “đọc báo cáo miệng”.
5 cách quản lý công việc hàng ngày hiệu quả cho đội nhóm hiện đại
1. Thiết lập mục tiêu rõ ràng cho từng dự án và từng đầu việc
Ở nhiều SME, tình trạng chung là: đầu tháng đặt OKRs/KPIs, nhưng cuối tháng thì chẳng ai nhớ nó liên quan gì đến công việc cụ thể. Điều này dẫn đến việc team làm nhiều nhưng không biết có đạt mục tiêu hay không.
Cách khắc phục:
- Gắn mục tiêu (OKRs/KPIs) trực tiếp vào từng đầu việc.
- Mỗi task phải trả lời được: “Task này phục vụ mục tiêu nào?”
- CEO và trưởng team cần review mục tiêu hàng tuần để đảm bảo công việc hàng ngày không đi chệch hướng.
Ví dụ thực tế: Anh Nam đặt KPI cho tháng là tăng 20% lead khách hàng mới. Task hàng ngày của team content (viết 3 bài blog, chạy A/B test tiêu đề email) được gắn trực tiếp vào KPI này. Nhờ đó, khi nhìn lại, anh thấy rõ công việc hàng ngày đã đóng góp thế nào vào mục tiêu lớn.
2. Sử dụng công cụ quản lý công việc thay cho Excel và Zalo
Excel và Zalo là công cụ quen thuộc, nhưng khi công ty có nhiều dự án cùng lúc, hai công cụ này trở thành “cái bẫy”: dữ liệu phân mảnh, khó theo dõi, dễ trùng lặp.
Cách khắc phục:
- Dùng phần mềm quản lý công việc để tập trung tất cả task.
- Mỗi nhân sự cập nhật trạng thái công việc trực tiếp trên hệ thống.
- CEO chỉ cần mở dashboard để thấy tình hình thay vì hỏi từng team.
Ví dụ thực tế: Trước đây, Anh Nam phải chờ account gửi báo cáo qua email rồi tổng hợp bằng Excel. Nay, nhờ dùng phần mềm quản lý công việc, anh chỉ cần mở app trên điện thoại: thấy ngay dự án A đang 70% tiến độ, dự án B có 2 task trễ hạn.
3. Phân công rõ ràng, tránh chồng chéo trách nhiệm
Một trong những nguyên nhân khiến dự án bị trễ là do nhiều người cùng làm nhưng không ai thật sự chịu trách nhiệm.
Cách khắc phục:
- Mỗi công việc phải có một “owner” rõ ràng.
- Phân biệt giữa người thực hiện (assignee) và người theo dõi (watcher).
- Tạo quy tắc: không ai được “giao việc bằng miệng” – tất cả phải lên hệ thống.
Ví dụ thực tế: Một chiến dịch social có task “Làm video TikTok”. Trước đây, creative và media đều nghĩ “người kia sẽ làm”. Kết quả: đến sát deadline mới phát hiện chưa ai xử lý. Khi áp dụng hệ thống, task được gán cụ thể cho Minh (creative) với deadline rõ ràng, và account chỉ “theo dõi”.
4. Cập nhật tiến độ và nhận cảnh báo sớm khi có rủi ro
Ở mô hình quản lý thủ công, rủi ro chỉ lộ ra khi đã… quá muộn. CEO thường phát hiện deadline trễ chỉ khi khách hàng gọi điện thúc.
Cách khắc phục:
- Yêu cầu nhân viên cập nhật trạng thái công việc hàng ngày trên phần mềm.
- Sử dụng tính năng cảnh báo khi task trễ hạn hoặc khi khối lượng công việc vượt quá năng lực.
- CEO và trưởng team chỉ cần check hệ thống, không phải đi hỏi từng người.
Ví dụ thực tế: Phần mềm gửi thông báo: “Task Thiết kế landing page đã trễ 2 ngày”. Anh Nam biết ngay để can thiệp, thay vì đợi đến cuộc họp cuối tuần mới phát hiện.
5. Tạo báo cáo nhanh để so sánh hiệu suất
CEO không chỉ cần theo dõi công việc, mà còn phải đánh giá hiệu quả: team nào làm việc năng suất nhất, chiến dịch nào đem lại nhiều giá trị nhất.
Cách khắc phục:
- Sử dụng phần mềm có báo cáo tự động: số lượng task hoàn thành, % đúng deadline, năng suất từng nhân sự.
- So sánh giữa các chiến dịch để tối ưu nguồn lực.
Ví dụ thực tế: Anh Nam có thể xuất báo cáo chỉ trong 1 click để trình bày với khách hàng: chiến dịch X hoàn thành 95% task đúng hạn, chi phí media tối ưu hơn 15% so với chiến dịch trước.
Lợi ích khi quản lý công việc hàng ngày hiệu quả
- Năng suất tăng 20–30%: nhờ giảm họp thừa, giảm thời gian hỏi thông tin.
- CEO nắm toàn bộ tiến độ chỉ trong 5 phút: dashboard trực quan thay cho 10 cuộc họp.
- Đội ngũ gắn kết hơn: ít đổ lỗi, ít stress, phối hợp ăn ý hơn.
- Khách hàng hài lòng hơn: dự án ít trễ deadline, chất lượng được đảm bảo.
Checklist nhanh: 5 việc CEO có thể áp dụng ngay hôm nay
- Liệt kê mục tiêu tháng và gắn vào từng task cụ thể.
- Bắt đầu dùng một công cụ quản lý công việc thay vì Excel.
- Đảm bảo mỗi task có một “owner” rõ ràng.
- Yêu cầu team cập nhật trạng thái công việc hàng ngày.
- Thiết lập báo cáo tự động để theo dõi hiệu suất theo tuần.
Bước tiếp theo để CEO agency áp dụng ngay
Bạn không cần thay đổi tất cả trong một đêm. Hãy bắt đầu từ checklist trên, sau đó nhân rộng dần.
👉 Hoặc đăng ký demo Optimi Work – phần mềm giúp CEO agency có toàn cảnh dự án, cảnh báo sớm rủi ro và tạo báo cáo chỉ trong 1 click.