Chuyên viên làm hợp đồng cả đêm vẫn sai: 5 lỗi hệ thống không ai nói với bạn
Bạn đã bao giờ dành cả đêm để chỉnh sửa hợp đồng, kiểm tra từng dòng, từng điều khoản… chỉ để sáng hôm sau nhận về một file đầy comment đỏ chót?
Bạn đã cố hết sức, nhưng bản hợp đồng vẫn bị trả lại vì thiếu điều khoản bảo mật. Hoặc bạn dùng nhầm mẫu cũ của khách hàng khác. Hoặc điều khoản thanh toán vẫn giữ nguyên phiên bản năm ngoái mà bạn không hề để ý.
Nếu những tình huống đó khiến bạn “đau thấm”, thì bạn không hề đơn độc.
Và quan trọng hơn: vấn đề không nằm ở năng lực, mà ở hệ thống.
Hầu hết lỗi đều xảy ra khi chuyên viên phải tự chỉnh mẫu hợp đồng cũ – trong khi không có mẫu chuẩn, không có quy trình thống nhất và không có thư viện tri thức tập trung.
Bài viết này giúp bạn nhìn thấy gốc rễ vấn đề, hiểu vì sao bạn luôn phải “làm lại từ đầu” và cách xây dựng nền tảng pháp lý chuẩn để làm đúng ngay từ lần đầu.
Lỗi 1 – Dùng nhầm mẫu hợp đồng cũ không còn hiệu lực
Trong rất nhiều công ty, hợp đồng không được lưu trong một thư viện tập trung mà nằm rải rác: email của sếp cũ, tin nhắn Zalo, Drive, một file gửi lại từ khách hàng…
Khi nhận yêu cầu soạn thảo, chuyên viên thường làm điều quen thuộc:
“Kiếm một mẫu hợp đồng cũ đã dùng trước đó rồi chỉnh lại.”
Vấn đề nằm ở chỗ:
– Không ai biết bản đó có phải phiên bản mới nhất không
– Không ai chắc điều khoản còn phù hợp với luật hiện hành
– Không ai đảm bảo hợp đồng đó thuộc đúng bối cảnh dự án tương tự
Dùng sai mẫu dẫn đến những sai sót nghiêm trọng:
- Giữ nguyên tên khách hàng cũ
- Dùng điều khoản thanh toán không còn hiệu lực
- Thiếu phụ lục bắt buộc trong dự án mới
- Bỏ sót thay đổi theo luật mới
- Áp dụng sai rủi ro trách nhiệm
Trong câu chuyện của Nguyễn Hoàng – chuyên viên trẻ tại Công ty Luật Nhất Tín & Cộng sự – anh mất cả đêm chỉnh hợp đồng. Sáng hôm sau, cấp trên trả lại chỉ sau 7 phút: “Sai mẫu. Dùng bản hợp đồng của dự án năm trước làm gì?”
Lỗi không phải do Hoàng.
Lỗi nằm ở việc không có mẫu chuẩn và hệ thống Kiểm soát phiên bản(version control).
Lỗi 2 – Chỉnh sửa theo cảm tính, không có checklist pháp lý
Rất nhiều chuyên viên chỉnh hợp đồng dựa vào cảm tính hoặc trí nhớ.
Không phải vì họ thiếu chuyên môn, mà vì công ty không có checklist chuẩn.
Khi thiếu danh sách kiểm pháp lý (legal checklist), việc bỏ sót điều khoản là chuyện hiển nhiên:
- Thiếu điều khoản bảo mật
- Thiếu điều khoản phạt vi phạm
- Thiếu điều khoản nghị quyết tranh chấp
- Thiếu điều khoản ràng buộc trách nhiệm
- Điều khoản mâu thuẫn nhau nhưng không được rà lại
Trong bối cảnh mỗi loại hợp đồng yêu cầu một nhóm điều khoản khác nhau, chỉnh sửa theo trí nhớ vừa rủi ro, vừa tốn thời gian.
Người chịu trách nhiệm cuối cùng là chuyên viên – dù lỗi nằm ở quy trình, không phải con người.
Xem thêm: Bí quyết của các hãng luật hàng đầu: Tập trung toàn bộ phản hồi vào một luồng duy nhất
Lỗi 3 – Sai định dạng, sai cấu trúc, không theo tiêu chuẩn công ty
Đây là lỗi gây “mất điểm chuyên nghiệp” nhiều nhất.
Một hợp đồng có nội dung đúng nhưng cấu trúc sai, định dạng sai, số thứ tự sai… vẫn bị đánh giá kém.
Những lỗi phổ biến bao gồm:
- Format không thống nhất
- Font chữ không đồng nguyên tắc
- Bôi đậm – gạch chân – căn lề không thẳng
- Điều khoản lặp, điều khoản thiếu
- Format bị lỗi khi copy từ file cũ
Những lỗi này làm hợp đồng mất chuẩn, mất tính thẩm định và giảm uy tín của bộ phận pháp lý.
Gốc rễ vẫn là: không có template chuẩn để tất cả cùng tuân theo.
Lỗi 4 – Không kiểm tra tính nhất quán giữa các điều khoản trong hợp đồng
Đây là lỗi khó nhận thấy nhất nhưng lại gây rủi ro pháp lý cao nhất. Nhiều hợp đồng được “vá” từ nhiều nguồn: một đoạn từ mẫu cũ, một đoạn do đồng nghiệp gửi, vài chỗ sửa theo góp ý miệng của sếp. Kết quả là nội dung có thể đúng từng phần, nhưng mâu thuẫn nhau giữa các điều khoản.
Những mâu thuẫn phổ biến thường gặp:
- Điều khoản thanh toán ghi khác với điều khoản phạt chậm thanh toán
- Thời hạn thực hiện không khớp giữa Điều 1 và phụ lục tiến độ
- Trách nhiệm của bên A – bên B chồng chéo hoặc không rõ ai chịu rủi ro
- Điều khoản bảo mật ghi phạm vi A, nhưng phụ lục lại ghi phạm vi B
Những mâu thuẫn này dễ dẫn đến tranh chấp, vì mỗi bên có thể viện dẫn một điều khoản khác nhau để bảo vệ mình. Và như bạn đã bổ sung trước đó:
mọi phát sinh tranh chấp, cạnh tranh đều được giải quyết trên chính những điều khoản đã được ghi trong hợp đồng.
Nguyên nhân thật sự?
Chuyên viên đang chỉnh hợp đồng theo cảm tính — không có quy trình rà soát tính nhất quán, cũng không có checklist kiểm tra từng phần theo chuẩn nội bộ.
Lỗi 5 – Không quản lý phiên bản (version) và vô tình gửi sai bản cho khách hàng
Đây là lỗi “nhìn thì nhỏ nhưng hậu quả rất lớn”.
Trong hầu hết doanh nghiệp SME hoặc đơn vị tư vấn pháp lý vừa và nhỏ, tài liệu hợp đồng thường xuyên được:
- Sao chép ra nhiều bản
- Gửi qua email / Zalo / Drive
- Chỉnh sửa bởi nhiều người
- Đặt tên file tùy hứng: “Hop-dong-final.docx”, “final-final.docx”, “final-new-lan-3.docx”…
Không có hệ thống quản lý phiên bản khiến chuyên viên dễ rơi vào 3 rủi ro:
- Gửi nhầm bản chưa được duyệt
Một điều khoản quan trọng chưa được trưởng bộ phận phê duyệt có thể gây thiệt hại khi giao dịch. - Mất dấu thay đổi
Không biết ai đã sửa gì, sửa vào lúc nào, lý do sửa là gì. - Không đồng bộ với các bộ phận khác
Kế toán dùng phiên bản A, pháp lý dùng phiên bản B, khách hàng cầm phiên bản C.
Hậu quả: mất uy tín và kéo dài thời gian đàm phán.
Thực tế, đây là một trong những lý do khiến nhiều chuyên viên cảm thấy “mình làm hoài không xong”, hoặc hợp đồng phải chỉnh sửa tới 5–7 vòng, chỉ vì… thất lạc bản đúng.
Nguyên nhân hệ thống:
không có thư viện mẫu tập trung + không có cơ chế version control.
Vì sao 5 lỗi này lặp lại dù bạn đã cố tránh?
Đây là mấu chốt tâm lý.
Các chuyên viên pháp lý trẻ thường nghĩ mình “chưa đủ giỏi”, “thiếu kinh nghiệm”, “chưa tinh mắt”.
Khi công ty không có mẫu hợp đồng chuẩn, không có checklist pháp lý, không có thư viện tri thức tập trung, không có quy trình phê duyệt và cũng không có quản lý phiên bản rõ ràng, thì việc bạn làm sai hoặc thiếu là điều tất yếu.
Và điều khiến những lỗi này trở nên nguy hiểm hơn chính là: bởi trong thực tế vận hành dự án, mọi phát sinh tranh chấp, cạnh tranh hay mâu thuẫn giữa các bên đều được giải quyết dựa trên chính những điều khoản đã được ghi trong hợp đồng.
Không có nền tảng tri thức chuẩn, hợp đồng không chỉ dễ sai — mà có thể trở thành rủi ro pháp lý thật sự cho công ty.
Cách chuyên viên pháp lý tự bảo vệ mình trước sai sót hợp đồng
Trong thực tế, chuyên viên pháp lý không chỉ là người soạn thảo – bạn còn là điểm cuối của trách nhiệm. Một sai sót nhỏ trong hợp đồng có thể khiến bạn chịu áp lực từ cả khách hàng, quản lý và các bộ phận liên quan. Vì vậy, bên cạnh việc chuẩn hóa quy trình, bạn cần sở hữu một “vòng bảo vệ cá nhân” để giảm thiểu rủi ro ngay từ bước đầu tiên.
Trước hết, hãy luôn kiểm tra tính phù hợp giữa mẫu hợp đồng và bối cảnh dự án. Một mẫu cũ của năm ngoái rất có thể không còn phản ánh chính xác trách nhiệm của các bên hoặc quy định pháp lý mới ban hành. Bên cạnh đó, bạn cần ghi nhận đầy đủ lịch sử chỉnh sửa: ai sửa, sửa gì và sửa ở đâu. Đây là cách giúp bạn tránh rủi ro “bị đổ lỗi” khi xảy ra nhầm lẫn hoặc tranh chấp nội bộ.
Cuối cùng, hãy luôn nhớ rằng hợp đồng là tấm khiên pháp lý vững chắc – bảo vệ công ty, và bảo vệ chính bạn. Việc soạn hợp đồng đúng ngay từ lần đầu là cách nhanh nhất giúp bạn nâng cao uy tín và tạo vị thế trong đội ngũ pháp lý.
Vì sao doanh nghiệp cần chuẩn hóa mẫu hợp đồng ở quy mô tổ chức (không chỉ cá nhân)?
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng việc soạn thảo hợp đồng chỉ là trách nhiệm của cá nhân chuyên viên pháp lý. Nhưng thực tế, mẫu hợp đồng là tài sản tri thức của cả tổ chức, và nếu không được chuẩn hóa, doanh nghiệp phải đánh đổi bằng thời gian, năng suất và thậm chí là rủi ro pháp lý.
Một doanh nghiệp có 5–10 chuyên viên pháp lý nhưng không có thư viện mẫu chuẩn sẽ phải đối mặt với nhiều hệ quả: mỗi người viết theo một cách, mỗi bộ phận gửi mẫu theo một phiên bản khác nhau, khách hàng nhận hai bản hợp đồng không thống nhất nội dung hoặc format. Điều này không chỉ tạo ra sự thiếu chuyên nghiệp, mà còn làm tăng xác suất xảy ra tranh chấp sau này.
Chuẩn hóa mẫu hợp đồng ở cấp tổ chức mang lại ba lợi ích rõ rệt:
- Giảm rủi ro pháp lý
Các điều khoản được kiểm duyệt chặt chẽ, minh bạch và nhất quán giữa tất cả phòng ban. - Tăng tốc độ xử lý
Chuyên viên không mất thời gian “tự chế” mẫu hoặc tìm file cũ; mọi thứ đều có sẵn trong thư viện tri thức. - Tăng sức mạnh thương hiệu doanh nghiệp
Một bộ mẫu hợp đồng chuẩn giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, chỉn chu và uy tín trước đối tác.
Và quan trọng hơn hết: khi doanh nghiệp trưởng thành về quy trình pháp lý, đội ngũ pháp lý sẽ có nền tảng để phát triển bền vững — không phải “chữa cháy” mỗi ngày, mà thực sự đóng vai trò chiến lược trong vận hành.
Thư viện “Tri thức tập trung” trong Optimi Work mang đến:
- Bộ mẫu hợp đồng chuẩn, đã được phê duyệt
- Hướng dẫn chi tiết từng điều khoản
- Checklist pháp lý trước khi gửi
- Lưu tất cả phiên bản theo lịch sử
- Tìm kiếm hợp đồng theo từ khóa trong vài giây
- Phân quyền tài liệu để tránh chỉnh sửa nhầm
- Giảm 80% thời gian sửa hợp đồng
Không còn cảnh “đào lại email”, “xin mẫu cũ”, “chỉnh sửa cả đêm”.
Thay vào đó: bạn bắt đầu bằng mẫu chuẩn – làm đúng – nộp đúng – qua ngay vòng kiểm tra đầu tiên.
Kết luận
Sửa hợp đồng không phải là công việc “thử – sai – sửa lại”.
Nó là quy trình cần chuẩn hoá, nhất quán và minh bạch.
Khi bạn loại bỏ ba lỗi cơ bản, bạn không chỉ làm đúng hơn – bạn làm nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn, và giảm áp lực đáng kể cho chính mình.
Nếu bạn muốn trải nghiệm cách đội ngũ pháp lý tại các SME và hãng luật đang chuẩn hóa tài liệu nội bộ:
Đăng ký dùng thử Optimi Work 14 ngày miễn phí (Hotline: 0969 455 538)