Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất 2025 – Chọn đúng phần mềm dễ dàng chỉ trong 3 phút
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc là công cụ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ, nhắc deadline, cộng tác và báo cáo tự động trong cùng một nền tảng.
Nhờ phần mềm, đội ngũ làm việc tập trung – đúng hạn – có dữ liệu để đánh giá năng suất, thay vì phụ thuộc vào Excel, Zalo hay email rời rạc.
Cách chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp với doanh nghiệp bạn
Không phải phần mềm nào “phổ biến nhất” cũng là lựa chọn phù hợp nhất.
Trước khi chọn, hãy tự hỏi 3 điều sau:
1️⃣ Mục tiêu của bạn là gì? – Theo dõi tiến độ, đo KPI hay quản lý toàn bộ dự án?
2️⃣ Đội nhóm của bạn làm việc thế nào? – Tại văn phòng, remote hay hybrid?
3️⃣ Bạn cần báo cáo ở mức nào? – Task-level hay dashboard tổng thể?
Gợi ý nhanh theo quy mô:
- 👩💻 Nhóm nhỏ (<10 người): Ưu tiên phần mềm đơn giản, miễn phí như Trello hoặc Notion.
- 🏢 Doanh nghiệp vừa (10–100 người): Chọn nền tảng có báo cáo, automation và tùy biến như Optimi Work, ClickUp, Monday.
- 🏦 Doanh nghiệp lớn (>100 người): Cần phân quyền, tích hợp nhiều phòng ban — nên dùng Wrike hoặc 1Office.
Tiêu chí đánh giá (Methodology)
Bảng xếp hạng này chấm điểm theo 6 tiêu chí:
| Tiêu chí | Cách chấm điểm | Trọng số |
|---|---|---|
| 1. Dễ sử dụng (Ease of use) | Onboarding, giao diện, trải nghiệm người mới | 25% |
| 2. Tính năng cốt lõi (Core features) | Giao việc, deadline, báo cáo, automation | 25% |
| 3. Tùy chỉnh & tích hợp (Customization & Integration) | Kết nối với Drive, CRM, HRM, Slack, Zalo | 15% |
| 4. Khả năng mở rộng (Scalability) | Nhiều phòng ban, đa quy trình | 10% |
| 5. Hỗ trợ & ngôn ngữ (Support & Localization) | Tiếng Việt, tư vấn, đào tạo triển khai | 15% |
| 6. Chi phí & ROI | Tỷ lệ hiệu quả/giá, dùng thử miễn phí | 10% |
🏆 Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất 2025
Danh sách gồm 6 phần mềm quốc tế mạnh về tính năng và 4 phần mềm Việt Nam tối ưu cho doanh nghiệp SME.
1️⃣ Asana – Dễ dùng, mạnh về cộng tác team
Tốt nhất cho: Team Marketing, Creative Agency
Tính năng nổi bật: Timeline, Kanban, Workflow tự động, tích hợp 100+ ứng dụng
Giá: Miễn phí cho nhóm nhỏ | Premium từ $10.99/user/tháng
Ưu điểm: Giao diện thân thiện, dễ cộng tác
Hạn chế: Không có tiếng Việt, onboarding cần thời gian
💡 Phù hợp cho: Doanh nghiệp muốn minh bạch tiến độ & phối hợp nhiều nhóm.
2️⃣ ClickUp – Toàn diện nhất cho quy trình phức tạp
Tốt nhất cho: IT, Product, Marketing đa dự án
Tính năng: Dashboard realtime, OKR, sprint, automation mạnh
Giá: Free | Unlimited $7/user/tháng
Ưu điểm: Linh hoạt, tùy chỉnh sâu
Hạn chế: Giao diện dày đặc, dễ ngợp người mới
💡 Phù hợp cho: Team cần theo dõi KPI và tiến độ chi tiết.
3️⃣ Monday – Trực quan, thân thiện
Tốt nhất cho: Doanh nghiệp sáng tạo, Marketing Agency
Tính năng: Bảng timeline, calendar, automation, dashboard
Giá: Từ $10/user/tháng
Ưu điểm: Giao diện màu sắc, trực quan hóa dữ liệu
Hạn chế: Gói free giới hạn tính năng báo cáo
💡 Phù hợp cho: Nhóm cần hiển thị trực quan tiến độ & workflow.
4️⃣ Notion – Linh hoạt, gọn nhẹ cho startup
Tốt nhất cho: Team nhỏ, startup
Tính năng: Ghi chú, database, task board, wiki
Giá: Free | Plus $8/user/tháng
Ưu điểm: Tùy biến cao, thay thế Excel & Docs
Hạn chế: Thiếu báo cáo KPI
💡 Phù hợp cho: Nhóm nhỏ muốn kết hợp ghi chú + giao việc.
5️⃣ Trello – Dễ dùng, phù hợp nhóm nhỏ
Tốt nhất cho: Freelancer, startup <10 người
Tính năng: Kanban, checklist, automation cơ bản
Giá: Free | Premium $5/user/tháng
Ưu điểm: Siêu dễ dùng, triển khai nhanh
Hạn chế: Thiếu báo cáo chuyên sâu
💡 Phù hợp cho: Nhóm đơn giản, làm việc linh hoạt.
6️⃣ Wrike – Mạnh về quản lý chiến dịch đa kênh
Tốt nhất cho: Marketing team, doanh nghiệp lớn
Tính năng: Dashboard, Gantt chart, proofing, approval flow
Giá: $9.80/user/tháng
Ưu điểm: Báo cáo chuyên sâu, phân quyền mạnh
Hạn chế: Giao diện hơi phức tạp
💡 Phù hợp cho: Công ty nhiều phòng ban, chiến dịch lớn.
7️⃣ Optimi Work – Tùy biến linh hoạt, chi phí tối ưu
Tốt nhất cho: Doanh nghiệp dịch vụ, agency, SME Việt
Tính năng: Giao việc, KPI, báo cáo realtime, automation, workflow đa tầng
Ưu điểm: Giao diện tiếng Việt dễ dùng, triển khai nhanh, hỗ trợ tận nơi
Hạn chế: Chưa tích hợp ERP cho doanh nghiệp cực lớn
Giá: Dùng thử 7 ngày | Gói Chuyên nghiệp từ 50.000 VNĐ/người/tháng. (Xem báo giá chi tiết)
💡 Phù hợp cho: SME muốn tự động hóa quản lý tiến độ, KPI & báo cáo.
👉 Đăng ký demo trải nghiệm Optimi Work ngay!
8️⃣ 1Office – Quản trị tổng thể trong một nền tảng
Tốt nhất cho: Doanh nghiệp lớn, cần HR – Work – CRM tích hợp
Tính năng: Task, văn bản, KPI, CRM
Giá: 40.000–150.000 VNĐ/user/tháng
Ưu điểm: Đa module, phân quyền sâu
Hạn chế: Giao diện phức tạp, triển khai chậm
💡 Phù hợp cho: Doanh nghiệp lớn muốn hệ thống hóa toàn bộ quy trình.
9️⃣ MISA AMIS Công việc – Giao diện thân thiện
Tốt nhất cho: Doanh nghiệp nội địa vừa và nhỏ
Tính năng: Giao việc, nhắc deadline, báo cáo tiến độ, chat nội bộ
Giá: Free (≤5 user) | Premium 9.600.000 VNĐ/năm (20 user)
Ưu điểm: Dễ dùng, hỗ trợ tiếng Việt, tích hợp hệ sinh thái MISA
Hạn chế: Workflow tùy chỉnh hạn chế
💡 Phù hợp cho: Team hành chính – kế toán – HR nội bộ.
🔟 FastWork – Linh hoạt trên di động
Tốt nhất cho: Doanh nghiệp có nhân viên làm việc ngoài hiện trường
Tính năng: Task, báo cáo ngày, chấm công GPS, phê duyệt
Giá: Theo gói triển khai
Ưu điểm: App mobile mượt, tích hợp HRM
Hạn chế: Báo cáo KPI cơ bản
💡 Phù hợp cho: Doanh nghiệp cần quản lý công việc qua mobile.
⚡ Bảng giá (Cập nhật 2025)
| Phần mềm | Giá thấp nhất | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Asana | $10.99/user/tháng | Marketing team |
| ClickUp | $7/user/tháng | IT, Startup |
| Monday | $10/user/tháng | Creative team |
| Notion | $8/user/tháng | Startup nhỏ |
| Trello | $5/user/tháng | Freelancer |
| Wrike | $9.80/user/tháng | Doanh nghiệp lớn |
| Optimi Work | 50,000 VNĐ/user/tháng | Doanh nghiệp vừa và nhỏ |
| 1Office | 40,000–150,000 VNĐ/user/tháng | Doanh nghiệp lớn |
| MISA AMIS | 9.6 triệu/năm (20 user) | Doanh nghiệp vừa và lớn |
| FastWork | Theo gói | Mobile team |
Xem ngay: 5 bước chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp bạn
🔍 So sánh chi tiết 8 tiêu chí
| Tiêu chí | Asana | ClickUp | Monday | Optimi Work | 1Office | MISA | FastWork |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dễ sử dụng | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
| Automation | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Báo cáo KPI | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Mobile App | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
| Ngôn ngữ Việt | ❌ | ❌ | ❌ | ✔️ | ✔️ | ✔️ | ✔️ |
| Tùy biến Workflow | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Tích hợp | Slack, GDrive | CRM, API | CRM | CRM, HRM, Zalo | HRM, CRM | Kế toán MISA | HRM |
| Chi phí | 💰💰 | 💰💰💰 | 💰💰 | 💰 (tối ưu) | 💰💰💰 | 💰💰 | 💰 |
🧩 Chọn nhanh theo nhu cầu
- 👥 Nhóm nhỏ (<10 người): Trello, Notion
- 🏢 Doanh nghiệp SME Việt: Optimi Work, MISA AMIS
- 🎨 Agency Marketing / Dịch vụ: Optimi Work, Asana, ClickUp
- 🧩 Doanh nghiệp lớn, nhiều phòng ban: 1Office, Wrike
- 📱 Làm việc từ xa / Mobile: FastWork
❓ Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Phần mềm quản lý công việc nào dễ dùng nhất cho nhóm nhỏ?
→ Trello và Notion là lựa chọn miễn phí, giao diện Kanban dễ thao tác, phù hợp nhóm dưới 10 người.
2. Doanh nghiệp SME tại Việt Nam nên chọn phần mềm nào?
→ Optimi Work là lựa chọn tốt nhất cho SME: Giao diện tiếng Việt, báo cáo realtime, chi phí chỉ từ 50.000 VNĐ/user/tháng.
3. Làm sao chuyển từ Excel sang phần mềm mà không gián đoạn công việc?
→ Chuẩn hóa dữ liệu Excel → Test 1 dự án mẫu → Đào tạo nhân viên theo dashboard → Triển khai toàn bộ.
4. Dữ liệu có an toàn khi dùng phần mềm Việt?
→ Các nền tảng như Optimi Work, MISA, 1Office đều đạt chuẩn ISO 27001, lưu trữ server Việt Nam, backup định kỳ.
5. Nên thử phần mềm bao lâu trước khi mua?
→ 7–14 ngày là thời gian đủ để đánh giá độ phù hợp và phản hồi nhân viên.
✅ Đăng ký demo để khám phá cách tăng hiệu suất công việc
Mỗi doanh nghiệp thành công đều có một điểm chung: quy trình làm việc rõ ràng và minh bạch dữ liệu.
Đừng để deadline và báo cáo là nỗi lo cuối tháng — hãy để Optimi Work đồng hành cùng đội ngũ của bạn, giúp công việc trôi chảy và hiệu suất tăng mỗi ngày.