5 dấu hiệu bạn đang mất kiểm soát tiến độ công việc mà không nhận ra

Bạn có bao giờ cảm thấy như mình làm việc cả ngày mà danh sách việc cần làm vẫn dài ra? Vừa hoàn thành một báo cáo, đã có tin nhắn: “Anh ơi, việc này gấp.” Rồi email dồn dập, Zalo nhảy liên tục, lịch họp kín tuần — và kết quả: deadline vẫn trễ.

Theo Microsoft Work Trend Index 2025 – báo cáo toàn cầu về xu hướng làm việc được thực hiện với 31.000 nhân viên văn phòng tại 31 quốc gia, 80% người lao động và lãnh đạo thừa nhận họ “thiếu thời gian hoặc năng lượng để hoàn thành công việc mỗi ngày.”

Nếu bạn cảm thấy “mỗi ngày đều là cuộc đua với deadline”, có thể bạn đang mất kiểm soát tiến độ công việc mà không nhận ra.
Dưới đây là 5 dấu hiệu phổ biến nhất — và cách để bạn sớm lấy lại quyền kiểm soát.

1. Deadline luôn đến sớm hơn bạn nghĩ

Bạn từng nói “Còn nhiều thời gian mà” – rồi đến sát hạn mới nhận ra còn cả danh sách việc dang dở?
Đó là do hiệu ứng lạc quan ảo tưởng (planning fallacy) – hiện tượng tâm lý khiến chúng ta ước lượng thời gian quá ngắn cho công việc.

Khái niệm này được phát hiện bởi Daniel Kahneman (Đại học Princeton, Hoa Kỳ), người đạt Giải Nobel Kinh tế năm 2002 vì nghiên cứu về cách con người ra quyết định trong điều kiện không chắc chắn.

Cách khắc phục:
Đừng giữ kế hoạch trong đầu. Hãy dùng công cụ hiển thị trực quan tiến độ như biểu đồ Gantt hoặc bảng thời gian (timeline). Khi bạn nhìn thấy toàn cảnh công việc trong tuần/tháng, bạn sẽ tự điều chỉnh được kỳ vọng thực tế hơn.

2. Bạn thường xuyên phải “làm lại” hoặc sửa lỗi

Bạn gửi báo cáo, rồi nhận phản hồi: “Bản này chưa cập nhật dữ liệu mới à?”
Bạn nộp file, đồng nghiệp bảo: “Không phải bản cuối đâu!”
Cảm giác “làm hoài không xong” thực ra đến từ việc thiếu một nơi trung tâm lưu trữ và cập nhật tiến độ.

Theo Asana Work Innovation Report 2023, nhân viên văn phòng trung bình dành 60% thời gian mỗi tuần cho “công việc về công việc” – gồm tìm file, chỉnh sửa, báo cáo tiến độ, họp cập nhật.

Cách khắc phục:
Chuẩn hóa luồng phản hồi. Hãy để tất cả file, phản hồi và trạng thái công việc nằm trên một nền tảng quản lý duy nhất.
Khi mọi người cùng nhìn vào một “phiên bản sự thật” (single source of truth), bạn không phải sửa sai chỉ vì bản nháp bị thất lạc.

👉 Giải pháp dành cho bạn: Phần mềm quản lý tiến độ dự án: Giải pháp giúp đội nhóm về đích đúng hạn

3. Bạn không chắc công việc nào quan trọng nhất

Khi mọi việc đều “gấp”, bạn dễ bị cuốn vào xử lý liên tục mà không biết việc nào thực sự tạo giá trị.
Theo bài nghiên cứu “The Power of Prioritization” được đăng trên Harvard Business Review, nhân viên không có hệ thống ưu tiên rõ ràng giảm trung bình 25% hiệu suất, do mất thời gian chuyển đổi giữa các nhiệm vụ mà không hoàn tất được việc nào trọn vẹn.

Cách khắc phục:
Hãy áp dụng ma trận Eisenhower – chia việc theo hai tiêu chí: Quan trọng và Khẩn cấp.
Sau đó, dùng bảng quản lý công việc có cột ưu tiên (Priority) để phân nhóm rõ ràng.
Khi nhìn thấy “bức tranh ưu tiên”, bạn sẽ ngừng phản ứng theo cảm xúc và bắt đầu hành động có chiến lược.

4. Bạn liên tục bị gián đoạn bởi tin nhắn và email

Bạn đang tập trung viết báo cáo, nhưng chỉ một tiếng “ting” từ điện thoại cũng đủ kéo bạn rời khỏi mạch suy nghĩ.
Theo nghiên cứu của University of California, Irvine, mỗi lần bị gián đoạn, nhân viên cần trung bình 23 phút để lấy lại trạng thái tập trung ban đầu.

Thậm chí, nghiên cứu mới từ University of Queensland (Úc, 2024) cũng chỉ ra rằng những gián đoạn không chính đáng (“illegitimate interruptions”) làm giảm năng suất và tăng stress đáng kể trong môi trường làm việc.

Cách khắc phục:

• Thiết lập “Deep Work Time” – khoảng thời gian không check email hay chat nhóm.
• Gom tất cả thông tin, bình luận, file về một công cụ quản lý dự án duy nhất.
  Giảm số kênh giao tiếp chính là cách đơn giản nhất để tăng hiệu quả gấp đôi.

5. Bạn không thể trả lời rõ “đội mình đang ở giai đoạn nào”

Nếu mỗi lần sếp hỏi “Tiến độ dự án đến đâu rồi?” mà bạn phải mở 3 file Excel, 4 email, 1 nhóm Zalo – thì vấn đề không nằm ở bạn, mà ở cách hệ thống thông tin của đội được quản lý.

Theo nghiên cứu “The Productivity Imperative” của McKinsey & Company, các tổ chức có hệ thống quản lý công việc trực quan (visual project management) cải thiện 20–30% năng suất hợp tác nhóm, nhờ khả năng theo dõi trạng thái và tiến độ thời gian thực.
(Nguồn: McKinsey – The Productivity Imperative)

Cách khắc phục:
Dùng dashboard tiến độ hoặc bảng Kanban để thấy rõ “ai đang làm gì – đến đâu rồi – còn bao nhiêu việc tồn đọng”.
Chỉ khi bạn nhìn được toàn cảnh, bạn mới có thể kiểm soát được chi tiết.

Tổng kết: Kiểm soát tiến độ bắt đầu từ việc nhìn rõ toàn cảnh

Mất kiểm soát tiến độ không có nghĩa bạn làm việc kém — mà là bạn chưa có hệ thống để hỗ trợ mình làm việc thông minh hơn.
Hãy bắt đầu bằng việc:

• Xác định các dấu hiệu sớm,
• Chuẩn hóa cách lập kế hoạch,
• Và chọn công cụ quản lý công việc giúp bạn kiểm soát toàn bộ quy trình thay vì bị quy trình kiểm soát.