Chi phí quản lý dự án vượt xa dự toán: Dấu hiệu doanh nghiệp thiếu “bộ não” điều phối
Bạn đã bao giờ thức dậy và cảm thấy choáng ngợp bởi những con số nhảy múa trên báo cáo? Dù bạn đã làm mọi cách, dự án vẫn thường xuyên vượt ngân sách và chi phí quản lý dự án cứ tăng lên ngoài tầm kiểm soát. Bạn đã bao giờ tự hỏi liệu có một “căn bệnh thầm lặng” nào đó đang âm thầm ăn mòn lợi nhuận và thậm chí là cả uy tín của doanh nghiệp bạn?
Sai lầm lớn nhất của một Giám đốc Vận hành không phải là thất bại trong một dự án, mà là không nhìn thấy những lỗ hổng chi phí vô hình — bao gồm cả chi phí quản lý dự án bị đội lên từng ngày — đang âm thầm “hút cạn” lợi nhuận ngay từ đầu. Lãng phí vật tư, chi phí tăng ca không cần thiết, dữ liệu rời rạc hay báo cáo không đồng nhất không chỉ là những vấn đề nhỏ, mà là dấu hiệu của một hệ thống thiếu kiểm soát.
Bài viết này sẽ không chỉ chỉ ra những sai lầm bạn đang mắc phải, mà còn vẽ ra một bức tranh về sự thay đổi cần thiết. Bởi lẽ, trước khi nghĩ đến việc mở rộng quy mô hay phát triển bền vững, bạn phải vá lại những “lỗ hổng” tài chính — đặc biệt là các khoản chi phí quản lý dự án đang âm thầm cản bước doanh nghiệp tiến lên. Nếu không xử lý, mọi nỗ lực tối ưu khác đều trở nên vô nghĩa.
1. Một ngày làm việc của bạn: Từ vị Giám đốc đến người “lính cứu hỏa”
Hãy tưởng tượng một ngày làm việc điển hình của bạn. Sáng sớm, bạn nhận được cuộc gọi từ công trường báo thiếu vật tư. Ngay sau đó, bạn phải ngồi lọc hàng chục email từ nhiều phòng ban chỉ để nắm được tiến độ. Báo cáo tài chính tháng trước lại cho thấy chi phí tăng ca đột biến, nhưng bạn gần như không thể truy ngược nguyên nhân -và phần chi phí quản lý dự án cũng đang tăng một cách khó hiểu.
Bạn có thấy mình đang dành phần lớn thời gian để chữa cháy và chạy theo những con số không bao giờ đứng yên? Đây chính là thế giới của sự hỗn loạn: dữ liệu nằm rải rác khắp nơi — trong email, trong vô số file Excel, trong các cuộc gọi điện thoại và tin nhắn rời rạc. Không có một “bộ não trung tâm” để kết nối mọi thứ, bạn bị mắc kẹt trong vòng lặp truy tìm thông tin và xử lý hậu quả.
Sự thiếu kiểm soát này không chỉ bào mòn lợi nhuận, làm đội lên các khoản chi phí quản lý dự án, mà còn biến bạn – một Giám đốc với tầm nhìn chiến lược – thành một “người lính cứu hỏa” kiệt sức, suốt ngày chạy theo các sự cố nhỏ lẻ mà không có thời gian để dẫn dắt doanh nghiệp đi xa hơn.
2. Vì sao chi phí quản lý dự án luôn đội lên? Lỗi không nằm ở con số, mà ở hệ thống
Sự thật phũ phàng là: những khoản chi phí đội lên không phải do sai lầm của một ai đó, mà là do sự thiếu đồng bộ của cả một hệ thống.
2.1. Lãng phí vật tư: Khi không ai biết chính xác “đã có gì, còn gì”
Tình trạng: Vật tư được mua về nhưng không có hệ thống cập nhật theo thời gian thực. Công trình A thừa, công trình B thiếu, đội thi công phải tạm dừng hoặc buộc phải mua thêm vì không biết kho hiện tại có gì. Có nơi còn phải vận chuyển vật tư qua lại giữa các công trình — tốn thời gian, tốn nhân lực và tốn cả chi phí vận hành.
Hậu quả: Mỗi khoản phát sinh tưởng nhỏ lại tạo thành một dòng chi phí liên tục chảy ra ngoài, trực tiếp làm đội chi phí quản lý dự án lên theo từng ngày. Đây không chỉ là lãng phí vật tư, mà là thất thoát tài chính thật sự — lặng lẽ nhưng nguy hiểm.
Ví dụ: Tại Công ty Xây dựng Thành Tín, anh Hòa – Chỉ huy trưởng công trình – thường xuyên rơi vào tình huống “thừa nơi này, thiếu nơi kia”. Một buổi sáng, đội thi công ở công trình Riverside báo thiếu thép D16, cần nhập thêm ngay để không chậm tiến độ. Trong khi đó, ở công trình SkyHome cách đó 12 km, chính loại thép này lại đang tồn kho gần một tấn do đặt dư nhưng chưa ai thống kê lại.
Không ai biết. Không hệ thống nào ghi nhận. Mỗi công trình quản lý vật tư theo cách riêng, lưu rải rác trong file Excel hoặc sổ tay.
Kết quả là:
- Công trình Riverside buộc phải mua thêm thép mới với giá cao hơn do đặt gấp.
- Công trình SkyHome thì phải thuê kho ngoài để chứa phần tồn, mất thêm phí lưu kho.
- Công ty tốn thêm nhân công, xe vận chuyển và thời gian chỉ vì không có dữ liệu vật tư tập trung.
Nhìn riêng từng khoản, mọi thứ trông rất nhỏ: vài triệu cho vận chuyển, vài triệu cho phí lưu kho, vài chục triệu cho vật tư mua gấp. Nhưng khi cộng dồn qua từng tuần, từng công trình, từng hạng mục, chi phí quản lý dự án đội lên hàng trăm triệu một cách âm thầm.
Và điều đáng sợ nhất là:
Không ai sai.
Không ai cố ý làm lãng phí.
Sai nằm ở hệ thống — một hệ thống không kết nối, không đồng bộ, không theo dõi real-time, khiến doanh nghiệp phải trả giá bằng lợi nhuận của chính mình.
2.2. Tăng ca tràn lan: Hệ quả tất yếu của việc không kiểm soát tiến độ
Tình trạng: Khi tiến độ dự án bị chậm, phản ứng quen thuộc nhất là yêu cầu nhân sự tăng ca để kịp deadline. Nhưng bản chất của chậm tiến độ không nằm ở “chưa đủ người làm”, mà ở chỗ bạn không có hệ thống theo dõi và cảnh báo từ sớm để phát hiện điểm nghẽn.
Hậu quả: Tăng ca khiến chi phí nhân sự đội lên gấp đôi và kéo theo nhiều chi phí ẩn khác: sai sót tăng, hiệu suất giảm, nhân viên kiệt sức, tinh thần tụt dốc. Những giờ làm thêm ấy đang đốt dần lợi nhuận doanh nghiệp và làm phình to chi phí quản lý dự án, chỉ để bù đắp cho sự thiếu kiểm soát ngay từ đầu.
Ví dụ minh họa (Agency Marketing – Creative): Tại Agency Creative Nova, team của Hạnh được giao triển khai một chiến dịch TVC cho thương hiệu đồ uống lớn. Timeline ban đầu đã được duyệt, nhưng vì không có hệ thống theo dõi khối lượng công việc và tiến độ từng bộ phận, những vấn đề nhỏ bắt đầu xuất hiện mà không ai kịp nhận ra.
- Team content nộp kịch bản chậm 1 ngày vì không biết bản feedback cuối của khách hàng nằm ở đâu trong chuỗi email rải rác.
- Team design phải chỉnh sửa liên tục vì không có phiên bản tập trung, mỗi bộ phận gửi một file khác nhau.
- Team production nhận brief cập nhật muộn 24 giờ, khiến lịch quay bị dồn lại.
Khi deadline đến gần, cả agency rơi vào trạng thái quen thuộc nhưng đáng sợ: tăng ca toàn đội.
Trong 10 ngày cuối:
- 8 designer làm việc đến 1–2h sáng.
- 3 editor nhận thêm 20 giờ tăng ca mỗi người.
- Team production phải thuê thêm freelance để “chạy đua” kịp lịch phát sóng.
Chi phí nhân sự đội lên thêm 75 triệu, chưa kể khoản phí freelance tăng gấp đôi vì đặt sát giờ. Nhưng điều tệ hơn là hiệu suất lao động giảm mạnh: một file TVC bị dựng sai key visual, phải sửa lại toàn bộ storyboard – mất thêm 2 ngày và thêm 12 triệu cho phần re-render.
Khi CFO tổng hợp chi phí cuối dự án, mọi người đều bất ngờ:
Lợi nhuận dự án giảm 38% chỉ vì các khoản tăng ca, sửa sai và thuê ngoài – toàn bộ những chi phí đội lên này chính là hệ quả của việc thiếu theo dõi tiến độ từ đầu, khiến chi phí quản lý dự án phình to mà không ai kịp nhận ra.
Không ai trong Agency thiếu năng lực.
Không ai lười biếng.
Nhưng họ làm việc trong một hệ thống không minh bạch, buộc phải “đốt tiền” để bù vào những điểm nghẽn đáng lẽ đã có thể phát hiện sớm hơn. Tăng ca không phải giải pháp — nó chỉ là cái phao tạm thời cho một quy trình đang rò rỉ.
2.3. Báo cáo thủ công: Khi bạn ra quyết định trong “màn sương mù”
Tình trạng: Dữ liệu từ các phòng ban được gửi qua email, nằm trong những file Excel rời rạc, mỗi người một định dạng. Bạn phải chờ đội ngũ tổng hợp thủ công, mất từ vài giờ đến vài ngày. Và khi báo cáo đến tay bạn, nó đã lỗi thời: chi phí đã tăng, vấn đề đã phát sinh, cơ hội xử lý từ sớm đã trôi qua.
Hậu quả: Không có dữ liệu thời gian thực đồng nghĩa với việc bạn ra quyết định trong tình trạng “mù mờ”. Bạn không thể biết chi phí quản lý dự án đang phình to ở đâu, khoản nào vượt, khoản nào bất thường — và khi bạn phát hiện ra, mọi việc đã quá muộn. Bạn luôn đi sau một bước so với vấn đề, thay vì đi trước một bước để kiểm soát.
Ví dụ minh họa: Tại Công ty Xây Lắp Minh Trí, chị Vy – Giám đốc Dự án – mỗi cuối tháng đều phải chờ báo cáo tổng hợp từ các đội thi công, phòng vật tư và phòng kế toán. Mỗi bên gửi một file Excel khác nhau: định dạng khác nhau, số liệu cập nhật không đồng nhất, thậm chí có đội còn gửi bản chụp bảng ghi tay. Để có một báo cáo “tạm dùng được”, Vy và team phải mất gần ba ngày lọc lại dữ liệu, dò sai, cộng lại từng khoản.
Khi báo cáo cuối cùng đến tay chị, mọi thứ đã quá muộn:
- Chi phí mua vật tư phát sinh đã tăng thêm 12%,
- Chi phí nhân sự vượt kế hoạch do tăng ca kéo dài,
- Một khoản thuê máy móc phát sinh không ai giải thích được vì dữ liệu không được ghi chép đầy đủ.
Tệ hơn nữa, chi phí quản lý dự án phình to nhưng không ai phát hiện vì mỗi bộ phận quản lý một mảng, không có hệ thống nào kết nối dữ liệu theo thời gian thực.
Vy nhận ra mình đang ra quyết định trong “màn sương mù”:
- Chi phí đã vượt mới biết,
- Rủi ro đã xảy ra mới thấy,
- Cơ hội tối ưu đã trôi qua trước khi báo cáo về đến bàn.
Dù chị Vy rất nỗ lực, chị vẫn luôn đi sau một bước – không phải do thiếu năng lực, mà do thiếu một hệ thống báo cáo tập trung, minh bạch và realtime.
Chính sự “chậm một nhịp” này khiến doanh nghiệp thất thoát hàng trăm triệu mỗi tháng mà không ai kịp nhận ra.
3. Chấm dứt “vòng xoáy hỗn loạn”: Đã đến lúc bạn làm chủ vận hành
Thế giới của một Giám đốc Vận hành hoàn toàn có thể khác đi.
Hãy tưởng tượng: bạn chỉ cần mở một màn hình duy nhất. Mọi chỉ số về chi phí, tiến độ, nhân sự của tất cả các công trình đều hiển thị theo thời gian thực. Bạn biết ngay công trình nào đang vượt ngân sách, vật tư nào sắp thiếu, hạng mục nào đang chậm nhịp và nhân sự nào đang quá tải. Mọi sự cố được ghi nhận và cảnh báo tức thì, cho phép bạn đưa ra quyết định kịp thời mà không phải chờ một cuộc họp, một file Excel hay một báo cáo tổng hợp nào.
Đó chính là lúc bạn sở hữu một “bộ não vận hành” thực thụ – một hệ thống tập trung nơi mọi dữ liệu được kết nối, giúp bạn từ một “lính cứu hỏa” mệt mỏi trở thành nhà chiến lược dẫn đầu, kiểm soát được toàn cảnh và tối ưu chi phí quản lý dự án ngay từ gốc.
Đừng để những sai lầm nhỏ nhặt tiếp tục cướp đi lợi nhuận và cản trở tương lai của doanh nghiệp. Lợi nhuận không chỉ là thứ bạn kiếm được sau cùng, mà là thứ bạn bảo toàn được từ những quyết định đúng ngay từ bước đầu tiên.
Bạn có sẵn sàng dừng lại vòng xoáy hỗn loạn và bước sang một giai đoạn vận hành thông minh hơn – nơi mọi nỗ lực đều mang lại giá trị dài hạn?
Chỉ cần một hệ thống đúng, toàn bộ cuộc chơi sẽ thay đổi.
Đã đến lúc bạn không còn phải chạy theo sự cố và những con số rời rạc nữa.
Hãy trải nghiệm Optimi BM – nền tảng giúp bạn kiểm soát tiến độ, chi phí và vận hành trong một màn hình duy nhất.
Bắt đầu hôm nay để lấy lại quyền kiểm soát doanh nghiệp.