Vì sao bạn luôn phải chạy deadline dù làm việc rất chăm chỉ?
Bạn làm việc cả ngày không ngơi tay. To-do list luôn kín. Tin nhắn, email, việc phát sinh nối tiếp nhau.
Nhưng kỳ lạ là: cứ đến gần hạn, bạn lại phải lao vào “chạy deadline”, sửa gấp, làm bù, thức muộn, dù trước đó bạn đã rất chăm chỉ.
Điều nghịch lý nằm ở chỗ: vấn đề không nằm ở mức độ nỗ lực. Kể cả khi bạn tập trung và bỏ hết công sức để làm việc, kết quả vẫn thế.
Khi công việc không được tổ chức theo dòng thời gian, không có điểm kiểm soát tiến độ và cảnh báo sớm, mọi áp lực sẽ dồn hết về phút cuối, bất kể bạn cố gắng đến đâu.
Và đó là lý do vì sao càng làm nhiều, càng dễ rơi vào vòng lặp chạy deadline.
Nghịch lý của sự bận rộn: Chăm chỉ “mù quáng”
Chúng ta thường mặc định: Chăm chỉ + Thời gian = Hoàn thành đúng hạn. Nhưng thực tế công sở lại chứng minh công thức khác: Quy trình lỏng lẻo + Chăm chỉ = Sự hỗn loạn nhiệt tình.
Khi bạn làm việc rất nhiều nhưng không có phương pháp, bạn đang rơi vào bẫy “bận rộn giả tạo”. Bạn dành 8 tiếng để xử lý những việc vụn vặt, trả lời tin nhắn, họp hành không hồi kết, và đến 5 giờ chiều mới nhận ra đầu việc quan trọng nhất (cần Ưu tiên số 1) vẫn chưa được đụng đến.
Đó không phải là lười biếng. Đó là lỗi hệ thống. Dưới đây là 3 “lỗ hổng” chết người khiến nỗ lực của bạn đổ sông đổ bể.
Nguyên nhân 1: “Cục máu đông” Deadline (Thiếu chia nhỏ & Deadline trung gian)
Lý do lớn nhất khiến bạn phải chạy nước rút là vì bạn nhìn deadline như một khối bê tông khổng lồ nằm ở cuối con đường. Ví dụ: Bạn có 2 tuần để làm một bản kế hoạch.
- Tâm lý: “Còn 2 tuần nữa, thoải mái đi”.
- Hành động: Bạn ưu tiên những việc nhỏ, dễ làm trước.
- Hệ quả: Đến ngày thứ 12, bạn mới bắt đầu xử lý khối lượng công việc khổng lồ của bản kế hoạch. Lúc này, mọi rủi ro phát sinh đều trở thành thảm họa.
Khi không có Deadline trung gian (Milestones), áp lực không được san đều. Nó dồn cục lại ở phút chót, tạo ra nút thắt cổ chai khiến bạn nghẹt thở.
Góc nhìn sâu hơn: Đôi khi việc dồn cục này không phải do bạn muốn, mà do cách tổ chức của cả team có vấn đề. Tìm hiểu thêm tại: Trễ deadline là gì? Khi nào trễ là lỗi hệ thống, không phải lỗi cá nhân
Nguyên nhân 2: “Lái xe không đồng hồ” (Thiếu theo dõi thời gian thực)
Hãy tưởng tượng bạn lái xe nhưng bị bịt mắt, chỉ biết đạp ga (làm việc chăm chỉ). Bạn sẽ không biết mình sắp lao xuống vực cho đến khi… rơi xuống.
Làm việc mà thiếu hệ thống theo dõi tiến độ (Tracking) cũng y như vậy.
- Bạn không biết mình đã hoàn thành bao nhiêu % thực tế.
- Bạn không nhận được cảnh báo khi tiến độ đang chậm hơn thời gian trôi đi.
- Bạn không thấy được việc nào đang bị tắc nghẽn.
Chăm chỉ mà không có dữ liệu đối chiếu là sự chăm chỉ đầy rủi ro. Bạn cứ đi, nhưng không biết có kịp đến đích hay không.
Nguyên nhân 3: Bộ não bị quá tải (Mental Overload)
Nguyên nhân cuối cùng và cũng phổ biến nhất: Bạn bắt bộ não phải làm việc của một chiếc máy tính. Bạn cố gắng nhớ danh sách việc cần làm, nhớ ai đang nợ mình tài liệu, nhớ ngày mai phải gửi email gì. Khi não bộ tốn quá nhiều năng lượng (RAM) để ghi nhớ thủ công, nó không còn đủ năng lượng để xử lý ưu tiên.
Kết quả là bạn làm việc theo cảm tính: Việc gì đến (tin nhắn, email) thì làm ngay, bất kể nó có quan trọng hay không. Sự phản ứng thụ động này khiến bạn luôn bận rộn nhưng lại luôn trễ những deadline quan trọng thực sự.
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý công việc giúp giảm trễ deadline như thế nào?
Lời kết: Đừng tự trách, hãy sửa quy trình
Nếu bạn thấy mình trong bài viết này, hãy dừng việc tự trách bản thân là kém cỏi hay thiếu kỷ luật. Sự chăm chỉ của bạn rất đáng quý, nhưng nó cần được đặt vào đúng chỗ.
Chạy deadline là hệ quả tất yếu của việc thiếu cơ chế kiểm soát, chứ không phải thước đo năng lực. Đã đến lúc thay thế trí nhớ và những tờ giấy note bằng một hệ thống quản lý công việc bài bản – nơi mọi thứ được hiển thị rõ ràng, minh bạch và có cảnh báo sớm.
Tình huống khẩn cấp: Nếu bạn đang đọc bài này khi deadline đã cháy sát nút, đừng lo về hệ thống vội, hãy xử lý khủng hoảng trước: Deadline đã sát nút: Làm gì để “chạy” mà không vỡ trận?
Xem toàn bộ chủ đề: Deadline trong công việc: Hiểu đúng – Làm chủ – Không còn chạy deadline