Vì sao dự báo doanh thu của bạn luôn… lệch 30–60%?

Trong hầu hết các doanh nghiệp SME, dự báo doanh thu luôn được coi là một “con số tham khảo”. Giám đốc Kinh doanh thường nói với CEO hoặc Ban giám đốc bằng một câu quen thuộc:

“Dự báo doanh số tháng này khoảng 1 tỷ, có thể lệch một chút.”

Nhưng “một chút” ở đây thường là 30–60%, và sai lệch này lặp lại tháng nào cũng vậy. Không phải vì bạn thiếu kinh nghiệm, cũng không phải vì thị trường quá khó đoán. Vấn đề nằm ở cách pipeline đang được nhìn và được báo cáo.

Sai lệch dự báo doanh thu không đến từ một lỗi đơn lẻ. Nó đến từ một chuỗi sai lệch nhỏ, tích tụ lại trong pipeline mà Giám đốc Kinh doanh không nhìn thấy rõ.

Đây là 5 nguyên nhân chính khiến dự báo doanh thu sai lệch.

1. Sales pipeline phản ánh “ý chí” của sales, không phản ánh trạng thái thật của khách hàng

Trong rất nhiều CRM hoặc file pipeline hiện tại, stage của deal được cập nhật dựa trên niềm tin chủ quan của sales, thay vì hành vi thực tế của khách hàng.

• Sales nghĩ khách “đang quan tâm” → đẩy sang stage cao hơn
• Sales chưa follow-up kịp → giữ nguyên deal ở stage cũ cho “đỡ xấu”
• Deal đã nguội nhưng chưa ai dám đánh Lost

Kết quả là pipeline trông đầy và đẹp, nhưng phần lớn giá trị nằm ở các deal đã nguội hoặc rủi ro cao. Khi bạn dự báo doanh thu dựa trên pipeline này, con số ngay từ đầu đã mang tính ảo.

Tìm hiểu thêm: Tại sao đội sales càng đông – bạn càng cần pipeline trực quan?

2. Không phân biệt được deal “còn sống” và deal “đang chết dần”

Một vấn đề nghiêm trọng trong dự báo là: mọi deal đều được đối xử như nhau.

• Deal vừa call hôm qua
• Deal 3 tuần chưa có phản hồi
• Deal chưa gửi báo giá
• Deal đã gửi báo giá nhưng khách im lặng

Tất cả cùng nằm trong pipeline và cùng được cộng vào dự báo.

Nhưng trên thực tế, khả năng chốt của những deal này khác nhau rất xa. Khi CRM không theo dõi được:

• Thời gian từ lần tương tác cuối
• Số lần follow-up thực tế
• Mức độ phản hồi của khách

Giám đốc Kinh doanh không có cách nào biết deal nào đang trượt dốc, và vẫn vô thức đưa chúng vào forecast.

3. Dự báo dựa trên giai đoạn, không dựa trên dữ liệu hành vi

Rất nhiều doanh nghiệp dự báo theo công thức quen thuộc:

Doanh thu dự báo = Tổng giá trị các cơ hội bán hàng (Pipeline Value) × Tỷ lệ chốt theo từng giai đoạn (Win Rate/ Sales Stage Probability)

Nghe có vẻ logic, nhưng vấn đề là:

• Tỷ lệ chốt theo từng giai đoạn thường là con số cảm tính
• Nhìn trên báo cáo thì hai đơn hàng ở cùng một giai đoạn có vẻ giống nhau, nhưng thực tế một khách rất quan tâm, một khách gần như “im lặng”. Một hệ thống chưa toàn diện sẽ không phân biệt được điều này.

Một deal ở giai đoạn “Đàm phán” nhưng:

• Đã 10 ngày sales chưa follow-up
• Không có lịch hẹn tiếp theo
• Không ai chịu trách nhiệm rõ ràng

Về mặt dữ liệu, deal đó không còn xứng đáng nằm trong dự báo, nhưng hệ thống vẫn tính đủ 100%.

4. Không có cảnh báo sớm khi deal bắt đầu “lệch nhịp”

Sai lệch 30–60% không xảy ra ở ngày chốt. Nó bắt đầu từ rất sớm, nhưng không ai nhận ra.

• Lịch follow-up bị trễ
• Deal đứng yên quá lâu ở một stage
• Sales junior xử lý sai cách nhưng không ai phát hiện
• Khách mở email ít dần, phản hồi chậm dần

Khi không có tín hiệu cảnh báo sớm, Giám đốc Kinh doanh chỉ nhìn thấy kết quả cuối cùng: deal rớt hàng loạt, trong khi forecast vẫn từng rất lạc quan.

Xem ngay: Vì sao bạn luôn phát hiện deal “sắp rớt” quá muộn? 5 tín hiệu cảnh báo thường bị bỏ qua

5. Dự báo doanh thu đang là “báo cáo tổng hợp”, không phải công cụ điều hành

Ở nhiều doanh nghiệp, dự báo doanh thu (forecast) chỉ là:

• Một con số để báo cáo lên CEO
• Một file để gửi cuối tuần
• Một biểu đồ để “ước lượng tình hình”

Nó không được dùng như một công cụ để can thiệp.

Giám đốc Kinh doanh không thể trả lời nhanh các câu hỏi quan trọng:

• Tháng này hụt là do đâu?
• Đội nào đang kéo tụt dự báo doanh thu?
• Deal nào cần can thiệp ngay trong 7 ngày tới?

Khi forecast không gắn với hành động cụ thể, sai lệch là điều gần như chắc chắn.

Kết luận dành cho Giám đốc Kinh doanh

Dự báo doanh thu luôn lệch 30–60% không phải vì bạn nhìn sai thị trường, mà vì:

• Pipeline đang phản ánh báo cáo chủ quan, không phải dữ liệu hành vi
• Deal rủi ro không được nhận diện sớm
• Forecast chỉ là con số, không phải hệ thống cảnh báo

Chừng nào hệ thống của bạn chưa giúp bạn nhìn thấy chất lượng thực của từng deal, thì dự báo doanh thu vẫn sẽ tiếp tục “chỉ đẹp trên giấy nhưng sai ngoài đời”.