Từ “cảm tính” đến “chuẩn xác” – Làm sao để biết việc nào nên làm trước khi mọi thứ đều gấp?
Có những ngày, bạn mở máy lên đã thấy mọi thứ đều “gấp”.
PM nhắn tin hỏi tiến độ.
Sếp yêu cầu cập nhật ngay trong ngày.
Phòng ban khác chờ bạn phản hồi để họ tiếp tục phần việc của mình.
Việc nào cũng có deadline. Việc nào cũng có lý do để làm trước. Và kết quả quen thuộc là: bạn làm liên tục, nhưng đến cuối ngày vẫn có cảm giác chưa hoàn thành được việc quan trọng nhất.
Trong những tình huống như vậy, câu hỏi không còn là “làm thế nào để làm nhanh hơn”, mà là:
Làm sao để biết việc nào nên làm trước khi mọi thứ đều gấp?
Khi mọi thứ đều gấp, não bộ buộc phải chọn theo cảm tính
Rất nhiều Chuyên viên Dự án nghĩ rằng mình đang ưu tiên kém vì thiếu kỹ năng. Thực tế, vấn đề nằm ở chỗ: bạn không có tiêu chí rõ ràng để lựa chọn.
Khi không có một hệ quy chiếu cụ thể, não bộ sẽ ưu tiên theo phản xạ:
- Việc đến trước thì làm trước
- Người thúc giục mạnh hơn thì xử lý trước
- Việc gây áp lực tâm lý lớn hơn thì được ưu tiên
Cách làm này giúp bạn “thoát hiểm” tạm thời, nhưng về lâu dài lại khiến công việc trở nên hỗn loạn. Bạn liên tục nhảy từ việc này sang việc khác, không kiểm soát được nhịp độ, và dễ rơi vào trạng thái mệt mỏi dù chưa xử lý xong những đầu việc thực sự quan trọng.
Ưu tiên cảm tính không phải vì bạn kém, mà vì bạn đang phải quyết định trong một môi trường thiếu hệ thống.
Xem thêm: Từ một sai lầm nhỏ đến hỗn loạn tiến độ: Tác hại của việc ưu tiên cảm tính
Đừng hỏi “việc nào gấp nhất” – hãy hỏi việc nào ảnh hưởng nhất
Khi mọi việc đều gấp, câu hỏi “việc nào gấp nhất” gần như vô nghĩa. Thay vào đó, hãy dừng lại và tự hỏi ba câu hỏi đơn giản nhưng mang tính quyết định:
1. Nếu việc này trễ, ai sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp?
Là PM? Là khách hàng? Hay chỉ là cá nhân bạn?
Những việc ảnh hưởng đến nhiều người hoặc cấp quyết định cao hơn thường cần được ưu tiên sớm hơn.
2. Việc này có đang chặn tiến độ của người khác không?
Có những đầu việc tuy không quá gấp về thời gian, nhưng nếu bạn không làm, cả một chuỗi công việc phía sau sẽ bị đình trệ. Đây là những “điểm nghẽn” cần được xử lý sớm.
3. Nếu không làm ngay, hậu quả có lan sang mốc dự án khác không?
Một việc trễ hôm nay có thể kéo theo việc trễ của tuần sau, hoặc ảnh hưởng đến báo cáo, nghiệm thu, thanh toán. Mức độ lan tỏa của hậu quả chính là thước đo quan trọng để xác định ưu tiên.
Việc nào trả lời “có” cho nhiều câu hỏi nhất – đó là việc bạn nên làm trước.
| Để hiểu kỹ hơn về cách sắp xếp công việc, mời các bạn đọc thêm: Khi nhiều deadline chồng chéo, nên ưu tiên theo nguyên tắc nào? |
Ưu tiên đúng không giúp bạn làm nhiều hơn, mà giúp bạn làm đúng
Một hiểu lầm phổ biến là: ưu tiên tốt sẽ giúp bạn “xử lý hết việc”. Thực tế, ưu tiên đúng chỉ giúp bạn xử lý đúng thứ tự.
Khi bạn làm đúng việc cần làm trước:
- Những việc phía sau trở nên dễ xử lý hơn
- Áp lực giảm dần thay vì tăng lên
- Bạn không còn phải “chữa cháy” liên tục
Ngược lại, khi ưu tiên sai, bạn có thể làm rất nhiều nhưng vẫn cảm thấy công việc không tiến triển. Cảm giác mệt mỏi, căng thẳng và tự nghi ngờ bản thân cũng từ đó mà xuất hiện.
Làm đúng việc trước giúp bạn kiểm soát được công việc, thay vì để công việc kiểm soát bạn.
Vì sao ưu tiên chỉ bằng trí nhớ sẽ sớm thất bại?
Ở giai đoạn đầu, bạn có thể cố gắng ghi nhớ mọi thứ trong đầu: việc nào quan trọng, việc nào chờ được. Nhưng khi số lượng đầu việc tăng lên, cách làm này nhanh chóng chạm ngưỡng.
Não bộ không giỏi xử lý quá nhiều lựa chọn cùng lúc. Khi bạn phải liên tục cân nhắc, so sánh và nhớ thứ tự ưu tiên, năng lượng dành cho việc thực sự quan trọng sẽ bị bào mòn.
Đó là lý do vì sao càng làm lâu năm, càng nhiều dự án, bạn lại càng dễ cảm thấy quá tải – không phải vì năng lực giảm, mà vì cách ưu tiên cũ không còn phù hợp với độ phức tạp hiện tại của công việc.
Khi ưu tiên công việc cần được hỗ trợ bởi hệ thống
Nếu mỗi ngày bạn đều phải tự hỏi “bây giờ nên làm gì trước”, đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy ưu tiên không nên chỉ là kỹ năng cá nhân.
Một hệ thống ưu tiên tốt sẽ giúp bạn:
- Nhìn thấy thứ tự công việc rõ ràng
- Không bị cảm xúc hay áp lực bên ngoài chi phối
- Ra quyết định nhanh hơn mà không phải cân não
Khi đó, ưu tiên không còn là cảm giác mơ hồ, mà trở thành một quy trình nhất quán – giúp bạn giữ được nhịp làm việc ổn định ngay cả khi khối lượng công việc tăng cao.
Kết luận
Khi mọi thứ đều gấp, việc quan trọng nhất không phải là bắt tay vào làm ngay.
Việc quan trọng nhất là xác định đúng việc nên làm trước.
Ưu tiên đúng không chỉ giúp bạn kịp deadline, mà còn giúp bạn giữ được sự bình tĩnh, hiệu suất và uy tín nghề nghiệp trong những giai đoạn áp lực nhất. Và đó chính là ranh giới giữa làm việc trong hoảng loạn và làm việc trong kiểm soát.
BẠN MUỐN BIẾT MÌNH ĐANG ƯU TIÊN ĐÚNG HAY ĐANG CHẠY THEO CẢM TÍNH?
Đăng ký demo OPTIMI WORK để nhìn rõ thứ tự công việc, điểm nghẽn tiến độ và cách đội dự án của bạn có thể làm đúng việc quan trọng trước – chỉ sau 14 ngày triển khai.