3 sai lầm khiến mọi deadline trở thành cơn ác mộng với chuyên viên pháp lý
Vì sao dù làm việc liên tục, bạn vẫn luôn trễ deadline?
Bạn có bao giờ tự hỏi: Vì sao mỗi ngày bạn làm việc không ngừng nghỉ — nhưng deadline vẫn trượt? Tại sao dù bắt đầu sớm, bạn vẫn rơi vào trạng thái “chạy nước rút” vào phút cuối?
Trong môi trường pháp lý, khối lượng công việc nhiều là điều tất yếu. Nhưng cảm giác mọi thứ đều khẩn cấp thường không xuất phát từ bản thân công việc, mà từ cách chúng ta quản lý và sắp xếp chúng.
Bên dưới bề mặt của những “ngày làm việc quá tải” là 3 sai lầm phổ biến mà hầu hết chuyên viên pháp lý đều mắc phải — và chỉ cần thay đổi chúng, bạn có thể biến deadline từ kẻ thù thành công cụ quản lý hiệu quả.
Sai lầm 1: Không phân biệt việc gấp và việc quan trọng
Nhiều chuyên viên pháp lý tin rằng: “Cứ làm việc nào sếp hoặc khách hàng hối trước, chắc chắn là ưu tiên số 1.”
Đó là phản xạ tự nhiên, nhưng lại là nguyên nhân lớn nhất khiến bạn luôn cảm thấy bị deadline rượt đuổi.
Mini-case:
Một buổi sáng, một chuyên viên pháp lý đang rà soát hồ sơ hợp đồng lớn trị giá 20 tỷ đồng. Bất ngờ, Luật sư Partner nhắn nhờ “check giúp hợp đồng nhỏ của khách hàng thân quen”. Anh dừng việc đang làm, chuyển sang hợp đồng nhỏ — chỉ mất 2 tiếng, nhưng khi quay lại hồ sơ chính, đầu mối phía đối tác đã gửi nhắc nhở vì trễ phản hồi.
Kết quả:
- Việc nhỏ hoàn thành, nhưng việc lớn trễ hạn.
- Cả team phải làm thêm giờ để cứu tiến độ.
Đây là biểu hiện điển hình của việc đánh đồng “khẩn” với “quan trọng”.
Cách khắc phục:
Hãy dành 5 phút mỗi sáng để phân loại đầu việc theo ma trận Eisenhower (Quan trọng – Khẩn cấp).
Tự hỏi:
- Việc này có ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng hoặc kết quả vụ việc không?
- Nếu chậm một ngày, hậu quả là gì?
Việc nào vừa quan trọng vừa khẩn cấp → làm ngay.
Việc quan trọng nhưng chưa khẩn cấp → lên lịch cụ thể.
Còn việc không quan trọng nhưng khẩn cấp → xem có thể ủy quyền hay hoãn lại không.
Một hệ thống như Optimi Work có thể hỗ trợ bạn tự động hóa việc này: gán nhãn mức độ ưu tiên cho từng task và hiển thị danh sách việc cần làm theo độ quan trọng, giúp bạn không còn phải “đoán cảm tính”.
Sai lầm 2: Không cập nhật tiến độ thường xuyên
Phần lớn deadline không bị trễ vì làm sai — mà vì không ai biết đang ở giai đoạn nào.
Trong môi trường pháp lý, công việc thường kéo dài qua nhiều vòng duyệt, nhiều người phụ trách. Nếu không có cơ chế cập nhật rõ ràng, mọi thứ nhanh chóng rơi vào hỗn loạn.
Mini-case:
Một công ty luật thương mại có 3 chuyên viên cùng xử lý hồ sơ dự án đầu tư. Người đầu tiên gửi bản dự thảo, người thứ hai chỉnh sửa, người thứ ba nộp lại cho Partner. Không ai cập nhật tiến độ. Khi khách hàng hỏi, cả team mất nửa ngày để tìm “phiên bản cuối cùng” trong hàng chục email.
Cuối cùng, bản nộp vẫn là bản cũ — sai sót khiến dự án bị lùi hạn hai tuần.
Cách khắc phục:
- Sau mỗi mốc công việc, hãy cập nhật ngắn gọn tiến độ và trạng thái (đang xử lý / chờ duyệt / hoàn thành).
- Thiết lập thói quen “log lại” ngay trong ngày, thay vì tổng hợp cuối tuần.
- Nếu dùng Excel hay email, bạn phải tự nhớ. Nhưng nếu dùng Optimi Work, hệ thống sẽ:
- Tự động ghi lịch sử thay đổi,
- Gửi thông báo khi nhiệm vụ được cập nhật,
- Và hiển thị trạng thái của từng người phụ trách theo thời gian thực.
Cập nhật tiến độ không phải để “báo cáo”, mà là để giữ nhịp phối hợp mượt mà, giúp mọi người luôn biết mình đang ở đâu.
Sai lầm 3: Nhận việc từ nhiều kênh nhưng không tổng hợp
Đây là “cơn ác mộng thầm lặng” của nhiều chuyên viên pháp lý:
Công việc được giao qua email, Zalo, tin nhắn, thậm chí là lời nói miệng trong cuộc họp.
Hậu quả là bỏ sót, trùng lặp, hoặc xử lý sai phiên bản.
Mini-case:
Một chuyên viên nhận yêu cầu cập nhật hợp đồng từ Partner qua email, đồng thời Trợ lý pháp lý gửi yêu cầu tương tự qua Zalo với file khác.
Cả hai task tưởng như giống nhau, nhưng nội dung có vài điểm khác biệt.
Kết quả: anh làm xong file thứ nhất, gửi đi — và phát hiện bản được duyệt lại là bản thứ hai.
Công sức một buổi sáng… đổ sông.
Cách khắc phục:
Hãy thiết lập một “trung tâm điều phối duy nhất” (single source of truth) cho toàn bộ công việc.
Toàn bộ nhiệm vụ cần được tạo, giao, và theo dõi ở một nơi duy nhất.
Chỉ khi đó, bạn mới có thể:
- Biết rõ ai đang làm gì,
- Đảm bảo không trùng hoặc sót việc,
- Và dễ dàng truy xuất khi Partner hoặc khách hàng yêu cầu báo cáo.
Với Optimi Work, mọi yêu cầu công việc đều được tập trung vào một bảng điều phối duy nhất.
Mỗi nhiệm vụ có người phụ trách, deadline rõ ràng, trạng thái tự động cập nhật — giúp đội ngũ luật sư và chuyên viên làm việc như một guồng máy thống nhất, không còn cảnh “ai cũng bận mà vẫn trễ”.
Tổng kết: Deadline không đáng sợ – chỉ đáng sợ khi bạn không có hệ thống
Deadline vốn chỉ là một mốc thời gian.
Điều khiến nó trở thành cơn ác mộng là cách chúng ta phản ứng với nó.
Khi bạn:
- Phân biệt được việc quan trọng và việc khẩn cấp,
- Cập nhật tiến độ minh bạch,
- Và tổng hợp tất cả công việc về một nguồn duy nhất,… deadline không còn là áp lực, mà là công cụ giúp bạn kiểm soát tiến độ và thể hiện năng lực chuyên nghiệp.
Từ khung tư duy đến hệ thống thông minh – Optimi Work
Một chuyên viên pháp lý chuyên nghiệp không thể chỉ dựa vào trí nhớ hay bảng Excel.
Họ cần một hệ thống giúp duy trì “nhịp làm việc minh bạch”:
- Mọi nhiệm vụ được phân công rõ ràng,
- Deadline tự động nhắc,
- Tiến độ hiển thị theo thời gian thực,
- Và dữ liệu được lưu trữ an toàn, nhất quán.
💡 Optimi Work được thiết kế chính xác cho điều đó:
giúp các công ty luật và đội ngũ pháp lý kiểm soát tiến độ, giảm trễ hạn và cộng tác hiệu quả — mà không cần thêm áp lực.
👉 Khám phá Optimi Work – Nền tảng giúp bạn kiểm soát mọi deadline một cách thông minh.