7 kỹ năng quản lý công việc giúp giảm họp lãng phí cho CEO và team
CEO và bài toán họp kém hiệu quả
“Chúng ta họp quá nhiều nhưng hiệu quả lại quá ít” – đây là câu than quen thuộc của nhiều CEO, đặc biệt trong các agency hoặc SME.
Theo Atlassian, một nhân viên văn phòng trung bình dành tới 31 giờ mỗi tháng trong các cuộc họp không hiệu quả. Trong khi đó, báo cáo của McKinsey cũng chỉ ra rằng các nhà quản lý tuyến đầu (frontline managers) thường dành 30–60% thời gian cho họp và công việc hành chính. Những con số này cho thấy: họp hành và cập nhật thủ công đang “ngốn” quá nhiều giờ vàng của doanh nghiệp, khiến CEO buộc phải tìm giải pháp quản lý công việc hiệu quả hơn để giảm họp mà vẫn nắm chắc tình hình.
👉 Lý do không chỉ nằm ở “cách họp”, mà sâu xa hơn là cách doanh nghiệp quản lý công việc.
Khi quy trình thiếu minh bạch, thông tin rời rạc, CEO buộc phải triệu tập thêm nhiều cuộc họp để “hỏi cho rõ”. Giải pháp? Hãy bắt đầu từ việc áp dụng 7 kỹ năng quản lý công việc dưới đây.
1. Thiết lập mục tiêu và KPI gắn liền với từng đầu việc
- Vấn đề: Không có mục tiêu cụ thể → nhân viên làm việc theo cảm tính → CEO phải họp nhiều để “nhắc nhở”.
- Giải pháp: Gắn KPI rõ ràng với từng task và từng dự án.
Checklist:
- Xác định mục tiêu cụ thể cho từng dự án.
- Gắn KPI cho từng đầu việc (ví dụ: hoàn thành nội dung blog trong 3 ngày).
- Đánh giá kết quả theo tuần/tháng thay vì cuối dự án.
2. Ưu tiên hóa công việc bằng ma trận quan trọng – khẩn cấp
- Vấn đề: Họp để bàn quá nhiều việc lặt vặt → mất tập trung.
- Giải pháp: Sử dụng Ma trận Eisenhower (quan trọng – khẩn cấp) để ưu tiên.
Sơ đồ ma trận:
- Q1: Quan trọng + Khẩn cấp → Làm ngay
- Q2: Quan trọng + Không khẩn cấp → Lên kế hoạch
- Q3: Không quan trọng + Khẩn cấp → Giao cho người khác
- Q4: Không quan trọng + Không khẩn cấp → Loại bỏ
💡 Trong cuốn The 7 Habits of Highly Effective People (7 thói quen hiệu quả, 1989), tác giả Stephen R. Covey mô tả rất rõ về (Q2) trong ma trận quản lý thời gian. Ông giải thích rằng:
- Người thành công dành phần lớn thời gian ở Q2: lập kế hoạch, phát triển kỹ năng, xây dựng quan hệ, phòng ngừa rủi ro.
- Người kém hiệu quả thường mắc kẹt ở Q1 (chữa cháy khẩn cấp) hoặc Q3–Q4 (việc không quan trọng).
3. Sử dụng lịch và deadline rõ ràng thay vì ghi nhớ thủ công
- Vấn đề: Deadline nhớ “bằng miệng” → phải họp lại để rà soát.
- Giải pháp: Sử dụng calendar tích hợp trong phần mềm quản lý công việc.
Checklist:
- Đặt deadline cụ thể cho từng task.
- Tích hợp nhắc nhở tự động.
- Đồng bộ lịch team với dự án.
💡 Theo khảo sát từ Wrike (một nền tảng quản lý công việc và dự án được thành lập năm 2006 tại Mỹ), 15% thời gian làm việc của doanh nghiệp bị dành cho họp, trong đó 71% lãnh đạo cho rằng hầu hết cuộc họp này không hiệu quả. Điều đó cho thấy việc có một hệ thống quản lý deadline rõ ràng và hiệu quả có thể giúp giảm thiểu cuộc họp không cần thiết và tối ưu thời gian làm việc chung.
4. Giao việc minh bạch, phân quyền rõ trách nhiệm
- Vấn đề: Nhiều người cùng xử lý 1 việc → phải họp để “chốt ai làm gì”.
- Giải pháp: Giao việc qua hệ thống, có người phụ trách chính, có người phối hợp.
Checklist:
- Tên task rõ ràng.
- Người phụ trách chính (Owner).
- Người hỗ trợ (Collaborator).
- Theo dõi tiến độ trên phần mềm thay vì hỏi trực tiếp.
Xem thêm: Checklist công việc: Cách giao việc hiệu quả cho team marketing
5. Cập nhật tiến độ công việc theo thời gian thực
- Vấn đề: CEO phải họp để “update status” → tốn giờ vàng.
- Giải pháp: Dashboard quản lý công việc cho phép cập nhật realtime.
💡 Theo McKinsey, ứng dụng dashboard giúp giảm 45% thời gian cập nhật tiến độ trong các cuộc họp tuần.
6. Tự động cảnh báo khi có nguy cơ trễ deadline
- Vấn đề: Dự án trễ nhưng chỉ phát hiện khi… đã họp.
- Giải pháp: Phần mềm quản lý công việc có tính năng cảnh báo deadline.
Ví dụ: Nếu thiết kế banner quá hạn 2 ngày → hệ thống gửi email cảnh báo CEO + Account Manager.
7. Chuẩn hóa báo cáo để CEO nắm tình hình mà không cần họp dài
- Vấn đề: Mỗi team báo cáo một kiểu → CEO phải họp để tổng hợp.
- Giải pháp: Chuẩn hóa format báo cáo (dashboard, biểu đồ tự động).
💡 Theo Atlassian, CEO dùng dashboard có thể giảm 30–50% số giờ họp hàng tuần.
Bảng checklist 7 kỹ năng quản lý công việc
| Kỹ năng | Mục tiêu | Cách áp dụng nhanh |
|---|---|---|
| 1. Thiết lập mục tiêu & KPI | Rõ ràng kỳ vọng | KPI cho từng task, đánh giá theo tuần |
| 2. Ưu tiên hóa công việc | Tập trung việc quan trọng | Ma trận Eisenhower 4 nhóm |
| 3. Deadline rõ ràng | Không bỏ sót | Lịch điện tử + nhắc nhở tự động |
| 4. Giao việc minh bạch | Tránh chồng chéo | Phân quyền Owner + Collaborator |
| 5. Cập nhật realtime | Giảm họp status | Dashboard dự án |
| 6. Cảnh báo trễ deadline | Phòng ngừa rủi ro | Email/SMS cảnh báo khi quá hạn |
| 7. Chuẩn hóa báo cáo | CEO có “bức tranh lớn” | Dashboard thống nhất toàn công ty |
Case study: String Marketing tiết kiệm hơn 20 tiếng mỗi tuần nhờ công cụ
String Marketing, một agency chuyên hỗ trợ các chuyên gia y tế xây dựng thương hiệu, đã chuyển từ hệ thống quản lý truyền thống (qua email, bản cứng…) sang nền tảng quản lý dự án và giao tiếp với khách hàng được thiết kế riêng cho các agency dịch vụ (marketing, thiết kế, tư vấn…).
Kết quả rõ rệt:
- Team không còn phải quay lại nhiều email để kiểm tra xem khách hàng đã cung cấp thông tin hay chưa; mọi dữ liệu đều được truy cập dễ dàng qua dashboard tập trung.
- Họ loại bỏ hơn 20 giờ làm việc mỗi tuần dành cho việc cập nhật tiến độ, gửi follow-up đến khách hàng, và quản lý dự án.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
1. Quản lý công việc khác gì quản lý dự án?
→ Quản lý công việc tập trung vào task hàng ngày, còn quản lý dự án bao quát mục tiêu, ngân sách, nguồn lực.
2. CEO nên chọn công cụ quản lý công việc nào cho SME?
→ Ưu tiên công cụ dễ dùng, có dashboard trực quan, báo cáo realtime và cảnh báo deadline (ví dụ: Optimi Work).
3. Quản lý công việc bằng Excel có hiệu quả không?
→ Excel phù hợp khi <5 người. Với team >10 người, Excel dễ rời rạc, thiếu nhắc nhở tự động, khó báo cáo KPI.
4. Quản lý công việc theo Agile có phù hợp với agency nhỏ?
→ Có. Agile (Kanban/Scrum) giúp agency nhỏ linh hoạt, phản hồi nhanh với khách hàng.
5. Làm sao biết công ty họp quá nhiều?
→ Nếu >30% thời gian làm việc của quản lý chỉ dành cho họp status. Đó là dấu hiệu cần tối ưu bằng công cụ quản lý công việc.
Họp status là những cuộc họp ngắn, thường xuyên (hằng ngày, hằng tuần) với mục đích chính là:
- Phát hiện sớm rủi ro hoặc chậm tiến độ: Để quản lý có thể điều chỉnh ngay, không đợi đến cuối dự án.
- Cập nhật tiến độ công việc/dự án: Mỗi thành viên báo cáo mình đã làm gì, đang làm gì, vướng mắc ở đâu.
- Đảm bảo mọi người nắm được tình hình chung: Tránh việc mỗi người chỉ biết phần việc của mình.
Kết luận – CEO bớt họp, team làm việc hiệu quả hơn
Giảm họp không có nghĩa là bỏ họp, mà là họp ít hơn nhưng chất lượng hơn. Và để làm được điều đó, doanh nghiệp cần quản lý công việc khoa học, minh bạch, có hệ thống.
- 7 kỹ năng trên là nền tảng.
- Công cụ quản lý như Optimi Work sẽ giúp CEO thực thi dễ dàng hơn.
Áp dụng ngay những kỹ năng này để tối ưu hóa quy trình quản lý công việc, giảm thiểu thời gian họp và nâng cao hiệu suất làm việc. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý công việc giúp đơn giản hóa quy trình này, hãy đăng ký demo với chúng tôi ngay hôm nay để trải nghiệm những lợi ích mà Optimi Work mang lại!