Làm sao để trưởng phòng kinh doanh nắm được toàn cảnh phễu bán hàng?
Bạn có biết đội sales của mình đang “tắc” ở giai đoạn nào trong phễu bán hàng? Rất nhiều trưởng phòng kinh doanh SME gặp khó khăn khi phải ra quyết định chỉ dựa trên những báo cáo rời rạc hoặc cảm tính. Điều này dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội, động viên sai người hoặc không phát hiện kịp thời điểm nghẽn trong quy trình bán hàng.
Xem ngay: Vì sao trưởng phòng kinh doanh không thể đánh giá KPI nhân viên nếu thiếu dữ liệu?
Việc nắm toàn cảnh phễu bán hàng chính là chìa khóa để giám sát hiệu quả từng giai đoạn, dự đoán doanh thu và tăng tỷ lệ chốt đơn. Vậy làm sao để trưởng phòng kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi toàn bộ phễu bán hàng? Hãy cùng khám phá ngay sau đây.
Vì sao trưởng phòng kinh doanh cần nắm toàn cảnh phễu bán hàng?
Phễu bán hàng (Sales Funnel) là mô hình mô tả hành trình của khách hàng từ lúc họ bắt đầu biết đến sản phẩm/dịch vụ (giai đoạn nhận biết) cho đến khi họ ra quyết định mua hàng (giai đoạn chốt đơn).
Sở dĩ gọi là “phễu” vì số lượng khách hàng sẽ giảm dần qua từng giai đoạn – giống như hình phễu:
- Ở miệng phễu (giai đoạn đầu), số lượng khách hàng tiềm năng rất lớn.
- Ở giữa phễu, chỉ còn những khách hàng thực sự quan tâm và có nhu cầu.
- Ở đáy phễu, chỉ còn lại những người sẵn sàng mua và trở thành khách hàng thực sự.
Các nghiên cứu từ Harvard Business Review chỉ ra rằng khoảng 40–60% cơ hội bán hàng bị mất không phải vì đối thủ mà vì khách hàng chưa ra quyết định. Bên cạnh đó, báo cáo của Allego & Salesforce cho thấy nhân viên sales đang chỉ dành 30% thời gian để bán hàng và mất 1 giờ mỗi ngày vào việc nhập liệu thủ công – lý do khiến việc phát hiện điểm nghẽn trong phễu thường bị chậm trễ.
Dưới đây là 3 lý do trưởng phòng kinh doanh cần nắm toàn cảnh phễu bán hàng.
1. Dễ dàng phát hiện điểm nghẽn trong quy trình bán hàng
Theo dữ liệu hiệu suất bán hàng, một điểm nghẽn duy nhất có thể làm giảm 20-30% khả năng chốt giao dịch của nhóm bạn (Nguồn: Vivun.com)
Khi có cái nhìn toàn cảnh về phễu bán hàng, trưởng phòng kinh doanh sẽ dễ dàng so sánh tỷ lệ chuyển đổi ở từng giai đoạn phễu để xác định “nút thắt” và kịp thời hỗ trợ đội sales.
Xem ngay: 4 thói quen xấu khiến nhân viên kinh doanh lãng phí 30% thời gian mỗi ngày
💡 Bạn muốn biết đội sales của mình đang rớt khách ở giai đoạn nào? Optimi CRM sẽ hiển thị điều này ngay trên dashboard chỉ sau 1 lần click.
2. Đưa ra quyết định nhanh dựa trên dữ liệu thực tế
Thay vì chờ báo cáo cuối tháng, dữ liệu phễu được cập nhật theo thời gian thực giúp trưởng phòng kinh doanh nhanh chóng điều chỉnh:
- Tăng nhân sự hoặc hỗ trợ nhiều hơn ở giai đoạn “tắc”.
- Tập trung ngân sách marketing vào nhóm khách hàng có tỷ lệ chuyển đổi cao.
3. Động viên đúng người, đúng thời điểm để tăng hiệu quả đội sales
Việc nắm rõ ai đang sở hữu nhiều cơ hội giá trị cao và ai đang gặp khó khăn giúp trưởng phòng kinh doanh thưởng nóng hoặc hỗ trợ đúng lúc.
Những khó khăn khi theo dõi phễu bán hàng bằng cách truyền thống
Dữ liệu rời rạc, báo cáo chậm trễ
Với Excel hoặc báo cáo thủ công, dữ liệu thường bị nhập sai hoặc gửi muộn, dẫn đến quyết định bị chậm ít nhất 3 – 5 ngày so với thực tế.
Thiếu minh bạch trong hiệu suất từng giai đoạn phễu
Khi không có hệ thống kiểm soát tự động, việc làm sai lệch hoặc “làm đẹp” báo cáo vẫn thường xảy ra, khiến trưởng phòng kinh doanh mất khả năng đánh giá chính xác.
Khó dự đoán chính xác doanh thu
Thiếu dữ liệu lịch sử và tỷ lệ chuyển đổi chuẩn khiến dự báo doanh thu thường chỉ là cảm tính, và không chính xác.
Hệ thống CRM giúp trưởng phòng kinh doanh kiểm soát phễu bán hàng như thế nào?
Cách hiệu quả nhất để trưởng phòng kinh doanh nắm toàn cảnh phễu bán hàng là sử dụng hệ thống CRM có dashboard trực quan theo thời gian thực. CRM giúp tự động cập nhật dữ liệu từng giai đoạn phễu, cung cấp tỷ lệ chuyển đổi chi tiết, cảnh báo sớm điểm nghẽn và hỗ trợ dự đoán doanh thu chính xác.
Tự động cập nhật dữ liệu từng giai đoạn phễu theo thời gian thực
CRM đồng bộ toàn bộ hoạt động bán hàng, cho phép trưởng phòng kinh doanh theo dõi chính xác số lượng khách hàng ở từng giai đoạn.
Báo cáo trực quan toàn cảnh và chi tiết từng cơ hội bán hàng
Các dashboard dạng biểu đồ cột, phễu trực quan giúp bạn chỉ mất 5 phút để biết:
- Tỷ lệ chuyển đổi từng giai đoạn
- Giá trị trung bình mỗi cơ hội bán hàng
- Thời gian trung bình khách hàng ở từng giai đoạn phễu
Cảnh báo sớm khi một giai đoạn phễu gặp vấn đề
Optimi CRM có tính năng cảnh báo ngay khi tỷ lệ chuyển đổi giảm đột ngột hoặc cơ hội bị tồn đọng quá lâu ở một giai đoạn. Điều này giúp bạn xử lý trước khi quá muộn.
Checklist: Đội sales của bạn có đang bị “tắc” ở một giai đoạn phễu nào không?
4 dấu hiệu nhận biết ngay
- Tỷ lệ khách hàng rớt nhiều ở giai đoạn đàm phán hoặc chốt đơn (>50%).
- Thời gian trung bình ở một giai đoạn phễu kéo dài hơn 2 lần so với mức chuẩn.
- Dự báo doanh thu thường sai lệch trên 30% so với thực tế.
- Báo cáo bán hàng mất 3 – 5 ngày mới tổng hợp xong.
👉 Nếu đội sales của bạn xuất hiện ít nhất 2 dấu hiệu trên, đã đến lúc thay đổi cách quản lý phễu bán hàng ngay lập tức.
Hành động ngay hôm nay
Trải nghiệm Optimi CRM để theo dõi toàn cảnh phễu bán hàng dễ dàng hơn
Việc quản lý phễu bán hàng không nên phụ thuộc vào cảm tính hay các báo cáo thủ công chậm trễ. Optimi CRM sẽ giúp bạn:
- Theo dõi phễu bán hàng theo thời gian thực
- Phát hiện sớm điểm nghẽn để hỗ trợ đội sales đúng lúc
- Dự báo doanh thu chính xác hơn đến 90%
👉 Chỉ cần 30 phút demo miễn phí – bạn sẽ thấy ngay đội sales đang “tắc” ở đâu trong phễu bán hàng. Đăng ký demo Optimi CRM ngay hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội chốt deal tiếp theo!