5 sai lầm “chết người” khi không dùng phần mềm quản lý data khách hàng
Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao khách mua một lần rồi… biến mất? Thực tế, rất nhiều doanh nghiệp đang để lọt khách cũ chỉ vì quản lý data sai cách. Tin vui là bạn hoàn toàn có thể tránh được điều này bằng một công cụ đơn giản: phần mềm quản lý data khách hàng. Bài viết này sẽ chỉ ra những sai lầm phổ biến và cách phần mềm giúp bạn giữ chân khách – giải thích dễ hiểu, không cần biết thuật ngữ phức tạp.
Vì sao khách hàng không quay lại?
- Gọi nhầm thời điểm: Khách hàng có thể bận rộn hoặc chưa sẵn sàng để mua sản phẩm. Nếu bạn không nắm rõ lịch trình của họ, việc gọi điện bất ngờ có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội bán hàng.
- Không nhớ lịch sử tương tác: Quên khách đã hỏi gì hoặc cần gì sẽ gây ấn tượng xấu và khiến họ cảm thấy không được tôn trọng.
- Bỏ sót tín hiệu khách muốn quay lại: Khi khách mở email hay xem bảng giá nhưng không có ai liên hệ, khả năng họ quay lại sẽ giảm đi đáng kể.
5 sai lầm thường gặp khi không dùng phần mềm quản lý data khách hàng
Sai lầm 1. Dữ liệu phân tán ở nhiều nơi
Khi bạn không sử dụng phần mềm quản lý data khách hàng, cả công ty sẽ phải lưu trữ thông tin khách hàng trên nhiều nền tảng như Excel, Zalo hay sổ tay. Điều này gây khó khăn trong việc truy xuất thông tin.
Ví dụ thực tế: Papeloja là một công ty ở Bồ Đào Nha chuyên cung cấp sản phẩm giấy, văn phòng phẩm, và vật tư in ấn. Nuno Silva, ông chủ của Papeloja gặp phải vấn đề: thông tin khách hàng bị lưu rải rác, không đồng nhất – có khi trên mạng xã hội, có khi trong email, có khi trong các bảng Excel. Nhân viên thường xuyên không biết liệu họ đã tương tác với khách như thế nào trước đây.
Tệ hơn nữa, Nuno Silva còn đang trò chuyện với khách hàng trên mạng xã hội mà không nhận ra họ đã trao đổi email qua lại với nhau. Mọi thứ trở nên hỗn loạn, và Silva biết mình cần một hệ thống tốt hơn, nhanh chóng hơn.
Sai lầm 2. Nhập sai hoặc trùng dữ liệu
Một sai lầm nhỏ trong nhập dữ liệu có thể dẫn đến việc mất thông tin quan trọng hoặc tạo ra sự nhầm lẫn. Cần có các quy trình kiểm tra để đảm bảo độ chính xác.
Sai lầm 3. Không phân loại khách hàng
Nếu không phân loại, bạn sẽ không thể xác định được nhóm khách hàng tiềm năng để ưu tiên chăm sóc. Bạn nên thiết lập các tiêu chí phân loại dựa trên hành vi mua hàng.
Sai lầm 4. Không có hệ thống nhắc lịch chăm sóc
Không có hệ thống nhắc lịch chăm sóc: Thiếu nhắc nhở có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội chăm sóc khách hàng. Cần có một hệ thống tự động nhắc nhở như phần mềm quản lý data khách hàng để đảm bảo mọi khách hàng đều được chăm sóc kịp thời.
Ví dụ thực tế: Recom (Lyon, Pháp) là một agency B2B cung cấp dịch vụ tìm kiếm, tiếp cận và tạo cơ hội kinh doanh với khách hàng tiềm năng cho các doanh nghiệp khác. Trước khi tìm ra giải pháp hệ thống nhắc lịch thông minh, nhân viên phải tự ghi nhớ hoặc tự đặt lịch nhắc để liên hệ lại với khách (gửi email lần 2, lần 3…). Khi số lượng khách tăng nhiều cùng lúc, họ hay bị trễ hoặc quên liên hệ, khiến bỏ lỡ cơ hội bán hàng.
Sai lầm 5. Không đo được mức độ quan tâm của khách hàng
Việc không có hệ thống chấm điểm cho khách hàng sẽ khiến bạn khó khăn trong việc phát hiện khách có khả năng quay lại. Để tăng hiệu quả, cần có các tiêu chí cụ thể cho Lead Scoring.
Phần mềm quản lý data khách hàng giúp bạn tránh sai lầm thế nào?
- Tập trung toàn bộ dữ liệu vào một nơi: Phần mềm giúp bạn gom toàn bộ thông tin khách hàng vào một hệ thống duy nhất, dễ dàng truy xuất và quản lý.
- Lưu lịch sử tương tác để chăm sóc đúng lúc: Bạn có thể dễ dàng xem lại lịch sử liên lạc với khách hàng, từ đó xác định thời điểm phù hợp để liên hệ.
- Phân loại khách để ưu tiên nhóm tiềm năng: Hệ thống cho phép bạn phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí, giúp bạn có chiến lược chăm sóc phù hợp.
- Tự động nhắc lịch chăm sóc: Phần mềm sẽ tự động nhắc bạn về lịch chăm sóc khách hàng, đảm bảo không bỏ lỡ thời điểm quan trọng.
- Lead Scoring – Chấm điểm để phát hiện khách cũ sắp quay lại: Phần mềm quản lý data khách hàng giúp bạn chấm điểm mức độ quan tâm của khách hàng, từ đó dễ dàng phát hiện khách có khả năng quay lại.
Kết luận – Giữ khách không khó nếu bạn bắt đầu từ hôm nay
Đừng để những sai lầm khi quản lý data khách hàng khiến bạn mất đi những khách hàng tiềm năng. Bằng cách áp dụng phần mềm quản lý data khách hàng, bạn có thể dễ dàng tránh được những rủi ro này. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để giữ chân khách hàng hiệu quả hơn.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý data khách hàng, hãy đăng ký demo CRM ngay để khám phá thêm các tính năng và lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn.