PDCA là gì? Vì sao Điều phối dự án cần một vòng lặp cải tiến thay vì thêm checklist
PDCA là gì, và vì sao ngày càng nhiều Điều phối dự án bắt đầu tìm đến khái niệm này khi checklist không còn cứu được họ?
Nếu bạn đang làm Điều phối dự án, rất có thể bạn đã quen với vòng lặp sau:
- báo cáo trễ → thêm checklist;
- họp bị sót ý → thêm checklist;
- công việc chồng chéo → lại thêm một checklist khác.
Checklist ngày càng nhiều, nhưng thực tế không thay đổi.
Deadline báo cáo vẫn trễ.
Thông tin vẫn phải chờ phòng ban khác phản hồi.
Những cuộc họp quen thuộc vẫn lặp lại cùng một nội dung.
Vấn đề không nằm ở việc bạn thiếu nỗ lực hay thiếu công cụ.
Vấn đề nằm ở một câu hỏi lớn hơn, nhưng thường bị bỏ qua:
liệu việc tiếp tục thêm checklist có thực sự giúp Điều phối dự án kiểm soát tiến độ và báo cáo tốt hơn — hay đã đến lúc cần một vòng lặp cải tiến như PDCA?
Checklist giải quyết việc “nhớ làm”, nhưng không giải quyết việc “vì sao luôn sai”
Checklist sinh ra để đảm bảo không bỏ sót đầu việc.
Nó rất hiệu quả khi công việc ổn định, ít biến động và ít phụ thuộc lẫn nhau.
Nhưng công việc của Điều phối dự án thì ngược lại:
- Phụ thuộc nhiều phòng ban, đối tác
- Dữ liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau
- Tiến độ thay đổi liên tục theo phản hồi thực tế
Trong bối cảnh đó, checklist chỉ giúp bạn nhớ phải làm gì,
nhưng không giúp bạn hiểu vì sao cùng một lỗi lại lặp đi lặp lại.
Khi báo cáo trễ, checklist chỉ ghi: “Nhắc phòng ban A”.
Nó không trả lời được câu hỏi: vì sao lần nào cũng phải nhắc?
Khi họp trùng nội dung, checklist chỉ ghi: “Chuẩn bị agenda kỹ hơn”.
Nó không trả lời được: vì sao thông tin vẫn không được cập nhật trước?
Checklist xử lý triệu chứng.
Nó không xử lý nguyên nhân vận hành.
Khi vấn đề lặp lại mỗi tuần, đó không còn là lỗi cá nhân mà là lỗi hệ thống
Một lỗi xảy ra một lần có thể chỉ là sơ suất. Nhưng khi cùng một vấn đề cứ lặp đi lặp lại hết tuần này sang tuần khác, nó không còn là chuyện “làm chưa kỹ” nữa.
Điều phối dự án thường mắc kẹt trong một vòng quay quen thuộc: thu thập thông tin từ các bên, chắp vá lại thành báo cáo, gửi đi trong trạng thái căng thẳng vì thiếu dữ liệu; rồi khi deadline trễ, mọi thứ lại chuyển sang chế độ chữa cháy, họp gấp, rút kinh nghiệm cho xong. Tuần sau, quy trình ấy lặp lại gần như y hệt, chỉ khác là áp lực nặng hơn và niềm tin của sếp thì mỏng đi một chút.
Điều khó chịu nhất là bạn không hề lười biếng hay thiếu trách nhiệm. Bạn đã cố gắng làm đủ mọi thứ trong tầm tay: nhắc việc nhiều hơn, họp kỹ hơn, thêm checklist chi tiết hơn để “không sót đầu việc”. Nhưng càng thêm checklist, công việc càng trở nên nặng nề, trong khi những vấn đề cốt lõi – thông tin đến muộn, báo cáo thiếu nhất quán, họp trùng lặp – vẫn không biến mất. Lúc này, nếu chỉ tiếp tục phản ứng bằng cách thêm danh sách mới, bạn đang vô tình chấp nhận rằng cách làm hiện tại là đúng, chỉ cần siết chặt hơn một chút là ổn.
Chính ở thời điểm đó, nhiều Điều phối dự án bắt đầu tự hỏi pdca là gì và vì sao người ta nói đến nó như một vòng lặp cải tiến, chứ không phải thêm công cụ hay checklist. Không phải vì PDCA nghe “cao siêu”, mà vì nó đặt ra một câu hỏi khác hoàn toàn: vấn đề đang nằm ở đâu trong cách công việc vận hành, và cần thay đổi điều gì để tuần sau không phải lặp lại cùng một kịch bản cũ.
PDCA là gì nếu nhìn từ góc độ Điều phối dự án (không phải lý thuyết quản trị)
| PDCA là gì? PDCA là một vòng lặp cải tiến liên tục gồm bốn bước Plan (Lên kế hoạch) – Do (Thực hiện) – Check (Kiểm tra) – Act (Điều chỉnh), giúp cá nhân và tổ chức nhìn lại công việc đã thực hiện, so sánh giữa kỳ vọng và thực tế, từ đó điều chỉnh cách làm để tránh lặp lại sai sót và cải thiện hiệu quả theo thời gian. |
Với Điều phối dự án, PDCA không phải là một mô hình quản trị phức tạp hay khái niệm học thuật. Bản chất của PDCA là một vòng lặp cải tiến liên tục, giúp nhìn lại công việc vừa diễn ra để điều chỉnh cách làm cho lần sau.
PDCA gồm bốn bước quen thuộc:
- Plan: Kỳ vọng ban đầu là gì?
- Do: Thực tế đã diễn ra như thế nào?
- Check: Điều gì lệch so với kỳ vọng?
- Act: Lần sau cần thay đổi ở đâu trong cách làm, không phải thêm việc gì?
Điểm quan trọng nhất không nằm ở việc nhớ đủ bốn chữ cái, mà nằm ở việc PDCA buộc bạn phải dừng lại để kiểm tra cách làm hiện tại, thay vì tiếp tục chạy theo công việc bằng các danh sách mới.
PDCA không giúp bạn làm nhiều hơn.
Nó giúp bạn ngừng lặp lại cùng một sai sót trong điều phối.
Ví dụ: Trước khi hiểu PDCA là gì, anh Trần Minh Quân – Điều phối dự án tại Công ty xây dựng GreenCore gần như sống cùng checklist.
Mỗi tuần là một vòng lặp quen thuộc: gửi email nhắc tiến độ, chờ phản hồi từng bộ phận, tổng hợp số liệu sát giờ báo cáo, rồi chạy đua với deadline. Báo cáo trễ, sếp hỏi, anh Quân lại tự nhủ: “Tuần sau phải làm checklist kỹ hơn.”
Nhưng tuần sau, mọi thứ… vẫn y như cũ.Bước ngoặt đến khi anh Quân bắt đầu áp dụng PDCA thay vì thêm checklist.
Anh không hỏi “Mình đã nhắc đủ chưa?” nữa, mà hỏi: “Kỳ vọng ban đầu là gì – và vì sao thực tế luôn lệch?”
Check cho thấy vấn đề không nằm ở việc thiếu nhắc nhở, mà ở cách thông tin được cập nhật quá muộn. Act không phải là thêm việc, mà là thay đổi cách các đầu việc được theo dõi ngay từ đầu.Sau PDCA, báo cáo của GreenCore không còn là cuộc chạy nước rút cuối tuần.
Họp giảm đi rõ rệt vì thông tin đã rõ trước khi ngồi vào bàn.
Và với anh Quân, PDCA không giúp anh làm nhiều hơn – nó giúp anh thoát khỏi vòng lặp lặp lỗi mà checklist chưa từng giải quyết được.
Vì sao PDCA giúp Điều phối dự án kiểm soát tiến độ và báo cáo tốt hơn checklist
Checklist giả định rằng vấn đề xảy ra vì bạn quên việc.
PDCA giả định rằng vấn đề xảy ra vì cách làm chưa tối ưu.
Khi áp lực báo cáo đến từ việc phải liên tục thu thập thông tin, checklist khiến bạn nhắc việc nhiều hơn. PDCA khiến bạn nhìn lại: vì sao thông tin không được cập nhật ngay từ đầu?
Khi họp lặp lại nội dung cũ, checklist khiến bạn chuẩn bị agenda kỹ hơn. PDCA khiến bạn đặt câu hỏi: vì sao thông tin không được chia sẻ trước khi họp?
Sự khác biệt nằm ở chỗ:
- Checklist làm bạn trở thành người theo sau công việc
- PDCA giúp bạn điều chỉnh cách công việc vận hành
| Không phải ngẫu nhiên mà PDCA trở thành nền tảng tư duy được giảng dạy và nghiên cứu tại nhiều trường đại học uy tín hàng đầu trên thế giới. Khi đặt câu hỏi PDCA là gì, người ta không chỉ tìm một mô hình quản trị, mà đang chạm đến một triết lý cải tiến đã được kiểm chứng qua học thuật và thực tiễn: cách con người học từ chính công việc mình làm, sửa sai có hệ thống và liên tục nâng cấp cách vận hành. PDCA không tồn tại để làm công việc phức tạp hơn, mà để giúp những vai trò chịu áp lực điều phối và kiểm soát – như Điều phối dự án – thoát khỏi vòng lặp lặp lỗi mà checklist không bao giờ giải quyết được. |
Khi nào Điều phối dự án nên dừng việc “vá lỗi bằng checklist” và chuyển sang vòng lặp PDCA
Trước khi hiểu thấu PDCA là gì, PDCA giúp gì cho công việc Điều phối dự án, bạn nên nghiêm túc xem lại cách làm hiện tại khi:
- Checklist ngày càng dài nhưng áp lực không giảm
- Cùng một vấn đề vẫn quay lại trong báo cáo
- Bạn luôn ở thế bị động, chờ thông tin để tổng hợp
Đó là dấu hiệu cho thấy vấn đề không nằm ở việc thiếu checklist.
Nó nằm ở việc chưa có một vòng lặp cải tiến như PDCA.
Checklist không sai.
Nhưng với Điều phối dự án, nó không đủ.
Muốn kiểm soát tiến độ và báo cáo tốt hơn, bạn không cần thêm một checklist mới.
Bạn cần hiểu PDCA là gì và vì sao nó giúp bạn thoát khỏi vòng lặp lặp lỗi trong công việc điều phối dự án.