Khi nhiều deadline chồng chéo, nên ưu tiên theo nguyên tắc nào?
Có những ngày, bạn mở danh sách công việc ra và nhận ra một điều đáng sợ: việc nào cũng có deadline, việc nào cũng bị thúc, và việc nào cũng được gắn nhãn “không thể trễ”. Trong bối cảnh đó, phản xạ rất tự nhiên là: làm việc gần hạn nhất, hoặc làm việc người khác hối nhiều nhất.
Nhưng chính phản xạ này lại khiến bạn chọn sai việc quan trọng, kéo theo trễ hạn dây chuyền mà bạn không kịp nhận ra từ đầu.
Khi mọi deadline đều có vẻ khẩn cấp, khả năng ưu tiên bằng cảm giác sẽ nhanh chóng phản bội bạn. Bạn không thiếu cố gắng, bạn chỉ đang thiếu một nguyên tắc sắp xếp công việc đủ tỉnh táo để ra quyết định giữa hỗn loạn.
Và đây chính là sự khác biệt giữa việc chủ động điều phối công việc với việc để deadline dắt bạn chạy từ việc này sang việc khác.
Tại sao chúng ta thường thất bại khi sắp xếp công việc trong tình huống khẩn cấp?
Trước khi đi vào giải pháp, hãy nhìn nhận thẳng thắn vào sai lầm phổ biến nhất. Khi áp lực dâng cao, não bộ con người có xu hướng rơi vào bẫy “Hiệu ứng khẩn cấp” (Urgency Effect). Chúng ta thường ưu tiên những việc có hạn chót ngay trước mắt hoặc những việc có tác động cảm xúc mạnh (như sếp đang giục, khách hàng đang inbox), thay vì những việc thực sự mang lại giá trị lớn.
Kỹ năng sắp xếp công việc không phải là làm được nhiều việc nhất có thể trong một giờ. Nó là khả năng nói “không” (hoặc “chưa phải lúc này”) với những việc tưởng chừng như gấp gáp, để bảo vệ nguồn lực cho những việc mang tính sống còn.
Nếu bạn đang cảm thấy mình luôn chân luôn tay nhưng kết quả cuối cùng vẫn “vỡ trận”, rất có thể bạn đang sắp xếp công việc dựa trên nỗi sợ thay vì tác động.
Đọc thêm: Nếu bạn đang ở trong tình huống “ngàn cân treo sợi tóc”, hãy tham khảo ngay chiến lược xử lý nhanh tại bài viết: Deadline đã sát nút: Làm gì để “chạy” mà không vỡ trận?
3 nguyên tắc vàng để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Để trả lời cho câu hỏi: “Khi nhiều deadline chồng chéo, nên ưu tiên cái nào?”, bạn cần gạt bỏ cảm xúc lo lắng sang một bên và sử dụng hệ quy chiếu 3 tầng dưới đây. Đây là tư duy cốt lõi để sắp xếp công việc hợp lý, đảm bảo dù bạn có buộc phải trễ một vài đầu việc, đó vẫn là sự “trễ hạn trong tầm kiểm soát”.
1. Nguyên tắc “Quả bóng thủy tinh và Quả bóng cao su” (Mức độ ảnh hưởng)
Hãy tưởng tượng bạn đang tung hứng. Một số công việc là quả bóng cao su: nếu bạn làm rớt (trễ hạn), chúng sẽ nảy lại, bạn có thể nhặt lên và sửa chữa sau. Một số công việc là quả bóng thủy tinh: nếu rớt, chúng sẽ vỡ tan, không thể cứu vãn.
Khi sắp xếp công việc, hãy tự hỏi:
- Hậu quả của việc trễ hạn này là gì?
- Nếu trễ, tôi có thể đền bù/sửa chữa vào ngày mai không? (Ví dụ: Trễ deadline gửi báo cáo nội bộ có thể xin phép, nhưng trễ deadline gửi hồ sơ thầu cho khách hàng là “vỡ trận”).
Hành động: Luôn ưu tiên “Quả bóng thủy tinh” – những việc có tính chất không thể đảo ngược nếu thất bại.
2. Nguyên tắc “Nút thắt cổ chai” (Mức độ phụ thuộc)
Trong một quy trình làm việc nhóm, giá trị của bạn không chỉ nằm ở việc bạn xong việc của mình, mà là giúp người khác bắt đầu việc của họ.
Hãy ưu tiên những đầu việc mà nếu bạn không làm xong, cả dây chuyền phía sau sẽ phải dừng lại.
- Ví dụ: Bạn cần duyệt thiết kế để team Marketing chạy quảng cáo. Nếu bạn chậm 1 giờ, cả team Marketing ngồi chơi 1 giờ. Đây là ưu tiên số 1.
- Ngược lại: Một báo cáo cá nhân mà sếp chỉ đọc vào cuối tuần có thể xếp sau, dù deadline là hôm nay.
Việc nhận diện tính phụ thuộc này giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên dựa trên lợi ích của tập thể, tránh trở thành “kẻ tội đồ” làm tắc nghẽn cả hệ thống.
3. Nguyên tắc “ROI của thời gian” (Tỷ suất sinh lời)
Nếu hai việc trên đều ngang nhau, hãy chọn việc tốn ít thời gian nhất để hoàn thành trước.
Tại sao?
Vì khi bạn gạch bỏ được 1-2 đầu việc nhỏ nhanh chóng, tâm lý của bạn sẽ được giải tỏa (cảm giác thành tựu). Đồng thời, danh sách chờ giảm xuống giúp bạn bớt hoảng loạn để tập trung vào việc lớn hơn (Deep Work).
| ROI của theo dõi thời gian là câu trả lời cho một câu hỏi rất thực tế: Thời gian đội ngũ bỏ ra mỗi ngày có tạo ra kết quả xứng đáng cho doanh nghiệp hay không? Khi bạn theo dõi thời gian đúng và đủ, bạn sẽ biết: Mỗi giờ làm việc đang được dùng cho việc gì? Ai đang làm việc nào? Công việc đó mất bao lâu và tạo ra giá trị gì?… Từ đó, thời gian không còn là “chi phí mơ hồ”, mà trở thành dữ liệu rõ ràng để đo hiệu quả – chi phí – lợi nhuận. |
Quy trình 4 bước thực hành trên hệ thống quản lý công việc
Lý thuyết là vậy, nhưng để áp dụng vào thực tế, bạn cần một quy trình cụ thể. Đừng cố gắng ghi nhớ mọi thứ trong đầu, hãy đưa chúng lên công cụ (như phần mềm quản lý công việc và dự án Optimi Work) để nhìn thấy bức tranh toàn cảnh.
- Bước 1: Tập trung hóa: Đưa tất cả các deadline đang chồng chéo lên một giao diện duy nhất (List View hoặc Calendar View trên Optimi Work). Bạn không thể đánh bại kẻ thù mà bạn không nhìn thấy.
- Bước 2: Phân loại theo Tag: Gắn thẻ (Tag) cho từng việc dựa trên 3 nguyên tắc trên (theo Mức độ ảnh hưởng, theo Mức độ phụ thuộc và theo Tỷ suất sinh lời).
- Bước 3: Đàm phán lại: Với những việc dạng “bóng cao su” (có thể để lại – làm sau), hãy chủ động liên hệ người giao việc để xin dời deadline trước khi nó diễn ra.
- Bước 4: Thực thi: Tập trung làm xong việc ưu tiên số 1, tuyệt đối không “nhảy tab” (multitasking).
Xem ngay: Cách phần mềm Optimi Work giúp Điều phối dự án thoát cảnh phải “chạy deadline”
Tại sao dùng công cụ rồi vẫn thấy rối?
Nhiều người cho rằng chỉ cần tải app về là sẽ tự động biết cách sắp xếp công việc hợp lý. Sự thật là, công cụ chỉ phản ánh tư duy của người dùng. Nếu bạn nạp vào app một danh sách hỗn độn (Garbage In), bạn sẽ nhận lại một lịch trình hỗn độn (Garbage Out).
Một phần mềm quản lý công việc tốt sẽ không làm thay việc của bạn, nhưng nó giúp bạn trực quan hóa hậu quả. Khi bạn kéo thả một task sang ngày mai, hệ thống sẽ cho bạn thấy ngay việc đó có ảnh hưởng đến tiến độ dự án chung hay không. Đó mới là sức mạnh thực sự của công nghệ.
Tìm hiểu sâu hơn: Vì sao dùng app quản lý thời gian vẫn trễ deadline? Tiêu chí chọn app đúng
Kết luận: Nghệ thuật của việc “chọn một, bỏ mười”
Suy cho cùng, bản chất của sắp xếp công việc không phải là tìm cách nhét thêm việc vào 8 tiếng hành chính, mà là chấp nhận sự đánh đổi. Khi deadline chồng chéo, bạn buộc phải hy sinh những đầu việc ít quan trọng để bảo vệ chất lượng của những mục tiêu cốt lõi. Đó không phải là năng lực yếu kém, đó là tư duy chiến lược.
Đừng để danh sách deadline dài dằng dặc thao túng tâm lý bạn. Hãy bình tĩnh đặt chúng lên bàn cân, loại bỏ những “nhiễu động” không cần thiết và tập trung năng lượng vào những điểm nóng thực sự tạo ra kết quả. Với tư duy đúng và sự hỗ trợ từ những công cụ quản lý công việc thông minh, bạn sẽ thôi “chạy” deadline để bắt đầu thực sự “quản lý” chúng.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách trải nghiệm Optimi Work – xem cách phần mềm sắp xếp công việc hiệu quả cho team của bạn. Điền form đăng ký demo miễn phí ngay hôm nay!
Khám phá trọn bộ kiến thức: Deadline trong công việc: Hiểu đúng – Làm chủ – Không còn chạy deadline