3 lỗi thường gặp khi chuyên viên pháp lý tự chỉnh sửa mẫu hợp đồng cũ

Một “tai nạn hợp đồng” quen thuộc

Một buổi chiều, phòng pháp chế của một công ty thương mại bỗng xôn xao vì một “sự cố nhỏ mà không nhỏ”.
Chuyên viên A vừa gửi bản hợp đồng cho khách hàng, Luật sư phụ trách đọc lại thì phát hiện… điều khoản bảo mật vẫn ghi tên đối tác của hợp đồng năm ngoái.

Không có thiệt hại lớn, nhưng chỉ một lỗi nhỏ đó đã khiến buổi họp kéo dài thêm hai tiếng để rà soát lại toàn bộ mẫu hợp đồng đang lưu. Đằng sau tình huống dở khóc dở cười trên là một sự thật: chuyện này xảy ra nhiều hơn ta tưởng.

Vì áp lực thời gian, nhiều chuyên viên pháp lý chọn “đường tắt”: mở hợp đồng cũ, sửa lại cho nhanh.
Tiện thật, nhưng cách làm này tiềm ẩn vô số rủi ro — từ lỗi nội dung đến lỗi hình thức, đôi khi còn khiến công ty đối mặt với tranh chấp không đáng có.

Hãy cùng nhìn lại 3 lỗi phổ biến nhất khi tự chỉnh sửa mẫu hợp đồng cũ — để xem bạn đã từng mắc lỗi nào trong số này chưa.

Lỗi 1: Dùng mẫu hợp đồng đã lỗi thời (outdated version)

Lỗi này phổ biến đến mức gần như… ai trong nghề cũng từng gặp.
Một mẫu hợp đồng từng “chạy tốt” năm 2020, nay có thể đã không còn phù hợp với quy định pháp luật hoặc chính sách nội bộ của công ty.

Biểu hiện:

Chuyên viên mở hợp đồng của dự án cũ, chỉ thay tên bên A – bên B, giữ nguyên toàn bộ điều khoản còn lại.

Hậu quả:

Những điều khoản tưởng chừng vô hại như “thời hạn bảo hành”, “giải quyết tranh chấp”, hay “chấm dứt hợp đồng” có thể không còn hiệu lực theo quy định hiện hành. Khi có tranh chấp, đối tác có thể vin vào chính điểm này để từ chối nghĩa vụ hoặc yêu cầu đàm phán lại.

Mini-case thực tế:

Một công ty luật thương mại từng soạn hợp đồng cung cấp dịch vụ dựa trên mẫu cũ của năm 2018.
Điều khoản về bảo hành vẫn ghi 12 tháng – trong khi luật hiện hành đã nâng lên 24 tháng.
Khi khách hàng phát hiện, họ yêu cầu đàm phán lại toàn bộ hợp đồng, kéo dài tiến độ dự án thêm 10 ngày.

💬 Một điều khoản lỗi thời – và cả kế hoạch công việc bị đảo lộn.

Cách khắc phục:

• Luôn kiểm tra “phiên bản phát hành” của mẫu hợp đồng trước khi sử dụng.
• Chỉ dùng mẫu nằm trong thư viện nội bộ đã được Luật sư phụ trách duyệt và cập nhật định kỳ.
• Nếu không có hệ thống quản lý mẫu, hãy tạo bảng theo dõi version tối thiểu (ngày cập nhật, người duyệt, hiệu lực).

Trên các nền tảng quản lý công việc hiện đại như Optimi Work, mẫu hợp đồng được lưu kèm thông tin cập nhật, người phê duyệt và ngày sửa đổi – giúp đội ngũ tránh được lỗi “dùng nhầm phiên bản cũ”.

Lỗi 2: Thiếu điều khoản pháp lý bắt buộc

Không ít chuyên viên từng rơi vào tình huống “xóa bớt cho gọn” — vô tình loại bỏ một điều khoản tưởng như không cần thiết.
Nhưng trong thế giới pháp lý, một điều khoản nhỏ có thể là chiếc khóa bảo vệ toàn bộ hợp đồng.

Biểu hiện:

Khi chỉnh sửa mẫu hợp đồng cũ, chuyên viên loại bỏ hoặc bỏ qua những điều khoản như:

• Giới hạn trách nhiệm (Limitation of Liability)
• Chấm dứt hợp đồng (Termination Clause)
• Giải quyết tranh chấp (Dispute Resolution)

Hậu quả:

Hợp đồng bị thiếu “lá chắn pháp lý”.
Khi xảy ra tranh chấp, bên còn lại có thể lợi dụng kẽ hở để gây bất lợi, hoặc kéo dài vụ việc ra tòa.

Mini-case:

Một hợp đồng hợp tác B2B giữa hai doanh nghiệp từng bị bỏ mất điều khoản “giải quyết tranh chấp bằng trọng tài”.
Khi bất đồng xảy ra, đối tác đưa vụ việc ra tòa án địa phương — khiến quá trình xử lý kéo dài 9 tháng, thay vì chỉ 2 tháng nếu giải quyết qua trọng tài như trước.

⚖️ Một dòng bị xóa đi – và cả quy trình pháp lý phải làm lại từ đầu.

Cách khắc phục:

• Tạo checklist các điều khoản pháp lý bắt buộc (theo từng loại hợp đồng).
• Trước khi gửi Luật sư phụ trách hoặc khách hàng, rà soát theo checklist này thay vì chỉ đọc lướt.
• Sử dụng hệ thống quản lý hợp đồng có mẫu chuẩn được duyệt, nơi các điều khoản bắt buộc được “gắn cứng” và không thể bị xóa ngoài ý muốn.

Ví dụ: trên Optimi Work, mỗi mẫu hợp đồng có thể được thiết lập các điều khoản “bắt buộc phải có”, đảm bảo mọi hợp đồng mới đều đạt chuẩn pháp lý tối thiểu – dù được ai chỉnh sửa.

Lỗi 3: Format và logic hợp đồng bị sai lệch

Đây là lỗi dễ mắc nhất, nhưng cũng dễ bị xem nhẹ nhất.
Sau nhiều lần “copy – paste”, hợp đồng trở thành một “mớ chắp vá” với số thứ tự lệch, điều khoản lặp, hoặc font chữ không đồng nhất.
Người đọc có thể chưa xem nội dung, nhưng đã thấy “thiếu chuyên nghiệp”.

Biểu hiện:

• Tiêu đề điều khoản bị sai số thứ tự (Điều 6 nằm sau Điều 8).
• Lặp điều khoản cũ chưa xóa.
• Font chữ, cỡ chữ, căn lề không thống nhất.
• Phần ký tên bị lệch, thiếu thông tin đại diện.

Mini-case:

Một hợp đồng cung cấp dịch vụ bị nhầm vị trí giữa Điều 5 “Thanh toán” và Điều 7 “Nghĩa vụ bảo hành”.
Khi khách hàng rà soát, họ không hiểu dòng thanh toán nằm ở đâu trong quy trình – dẫn tới nghi ngờ tính chuyên nghiệp của cả công ty.

Luật sư phụ trách phải gọi lại để giải thích và gửi bản mới.
Kết quả: chỉ vì lỗi trình bày, quá trình ký kết bị lùi thêm 3 ngày.

Cách khắc phục:

• Sử dụng mẫu định dạng chuẩn (template formatting) có kiểm soát định danh, số điều khoản tự động.
• Chạy “soát lỗi hình thức” bằng checklist trước khi gửi khách hàng.
• Hoặc để phần mềm hợp đồng hỗ trợ định dạng thống nhất: đánh số, căn lề, font chữ, tên đối tác.

Optimi Work cho phép các công ty luật lưu mẫu hợp đồng theo format chuẩn – mỗi hợp đồng mới đều kế thừa cấu trúc đã duyệt, tránh sai lệch hình thức và giúp đội ngũ duy trì tính chuyên nghiệp trong từng chi tiết.

Lời khuyên: Mẫu chuẩn không chỉ tiết kiệm thời gian – mà còn bảo vệ uy tín

Ba lỗi trên có điểm chung: đều xuất phát từ việc thiếu một nguồn mẫu hợp đồng chuẩn, được cập nhật và kiểm soát phiên bản.
Trong môi trường pháp lý, nơi “sai một chữ, chậm một ngày” có thể dẫn đến rủi ro lớn, việc dựa vào “bản cũ cho nhanh” chẳng khác nào đặt cược vào may rủi.

Thay vì mất hàng giờ để vá lỗi từng hợp đồng, hãy đầu tư thời gian để xây dựng:

• Thư viện mẫu chuẩn được Luật sư phụ trách duyệt,
• Cập nhật định kỳ theo thay đổi pháp luật,
• Lưu trữ tập trung, có kiểm soát quyền chỉnh sửa.

💡 Các công ty luật chuyên nghiệp hiện nay đã chuyển sang dùng nền tảng như Optimi Work để lưu trữ và cập nhật mẫu hợp đồng. Hệ thống này giúp đội ngũ luôn dùng đúng phiên bản, đúng format, và đúng chuẩn pháp lý – mà không phải lo “copy nhầm điều khoản” nữa.