5 loại cuộc họp có thể loại bỏ nếu có hệ thống quản lý công việc
Sau khi nhận ra team đang họp quá nhiều, câu hỏi khó nhất với Điều phối dự án không phải là “có nên giảm họp không”, mà là giảm từ đâu. Bởi rất nhiều cuộc họp tồn tại không phải vì chúng hiệu quả, mà vì không có lựa chọn nào khác để thay thế.
Họp cập nhật, họp hỏi thông tin, họp góp ý hay họp nhắc việc đều từng đóng vai trò cần thiết ở một thời điểm nào đó. Nhưng khi những cuộc họp này lặp lại đều đặn mà không tạo ra thay đổi rõ ràng trong công việc, đó là dấu hiệu cho thấy vai trò của chúng đã có thể được chuyển sang một cách làm khác hiệu quả hơn.
Nhận diện đúng những loại họp có thể loại bỏ là bước đầu tiên để Điều phối dự án giảm họp một cách an toàn, không làm mất kiểm soát, mà tăng khả năng kiểm soát bằng hệ thống.
Dưới đây là 5 loại cuộc họp hàng đầu mà bất kỳ điều phối dự án nào cũng có thể bắt đầu loại bỏ ngay khi có một hệ thống quản lý công việc phù hợp.
Loại 1: Họp cập nhật tiến độ định kỳ – Cuộc họp “bản tin tuần”
Hình ảnh quen thuộc: 2 giờ chiều thứ Sáu hàng tuần, cả team ngồi lại. Mỗi người lần lượt trình bày: “Tuần này em làm A, B, C. Tuần sau sẽ làm X, Y, Z.” Bạn – người điều phối – ghi chép cật lực vào một file Excel hoặc slide. Cuộc họp kết thúc, bạn có một “bản tin tuần”…
…mà ngay Thứ Hai tuần sau đã lỗi thời.
Tại sao nó tồn tại? Vì chúng ta có nhu cầu chính đáng: biết công việc đang đến đâu. Nhưng phương pháp truyền thống là “chụp ảnh” định kỳ – một cách làm gián đoạn và chậm trễ.
Vì sao hệ thống quản lý công việc có thể thay thế nó?
- Cập nhật thời gian thực (Real-time): Với hệ thống, tiến độ được cập nhật ngay khi có thay đổi. Task “Thiết kế homepage” từ “Đang làm” chuyển sang “Đã xong” lúc 3h chiều Thứ Tư, chứ không phải chờ đến 2h chiều Thứ Sáu mới được báo cáo.
- Truy cập tự chủ (Self-service): Bất kỳ ai cần biết – từ điều phối, thành viên team, đến sếp – đều có thể tự mở dashboard (bảng điều khiển) hoặc bảng công việc (Kanban/Scrum board) để xem. Không cần phải chờ một cuộc họp tập trung.
- Dữ liệu trực quan, không cảm tính: Bạn không còn nghe những câu mơ hồ như “sắp xong rồi”. Bạn nhìn thấy thanh tiến độ 85%, hoặc task đang nằm ở cột “Review”. Đây là thông tin khách quan, có thể kiểm chứng.
Cách thay thế cụ thể: Hủy cuộc họp cập nhật tuần đó đi. Thay vào đó:
- Yêu cầu mọi người cập nhật trạng thái công việc hàng ngày trên hệ thống (một thao tác kéo thả hoặc tick box, chỉ mất 30 giây).
- Sử dụng một dashboard chung hiển thị các số liệu then chốt: số task hoàn thành/tuần, các task sắp hết hạn, tỷ lệ hoàn thành của từng giai đoạn.
- Định kỳ (ví dụ: đầu tuần), bạn chỉ cần mở dashboard và gửi link cho sếp hoặc khách hàng, kèm 1-2 dòng nhận xét tổng quan.
Kết quả: Bạn tiết kiệm được 2 giờ đồng hồ của cả team mỗi tuần, và có được thông tin luôn mới và sẵn sàng.
Nếu họp chỉ mang đến những thông tin mù mở thì tại sao chúng ta cần tổ chức những cuộc họp? Hãy xem câu trả lời: Khi nào thì thực sự cần họp?
Loại 2: Họp hỏi “ai đang làm gì” – Cuộc họp “khai báo công việc”
Hình ảnh quen thuộc: “Anh A, em đang làm gì? Chị B, việc X của chị thế nào rồi?” Bạn như một giám thị đang điểm danh và kiểm tra bài. Thành viên cảm thấy bị giám sát, bạn thì mệt mỏi vì phải nhớ và hỏi từng người.
Tại sao nó tồn tại? Vì thiếu sự minh bạch. Bạn không “nhìn thấy” được công việc đang phân bổ và di chuyển thế nào, nên buộc phải dùng lời nói để “khai thác” thông tin.
Vì sao hệ thống quản lý công việc có thể thay thế nó?
- Gán việc rõ ràng (Clear Assignment): Mọi task đều được gán cho một người chịu trách nhiệm chính (PIC). Tên của họ hiển thị ngay trên thẻ công việc.
- “Nhìn là thấy” (Visual Management): Chỉ cần lướt mắt qua bảng Kanban, bạn đã biết: Anh Long đang phụ trách task “Fix lỗi login” (thẻ nằm ở cột “Doing” và có avatar anh Long), Chị Mai đã hoàn thành task “Viết blog” (thẻ nằm ở cột “Done”).
- Loại bỏ nhu cầu tra hỏi: Câu hỏi “Ai đang làm gì?” trở nên vô nghĩa, vì câu trả lời đang hiển thị ngay trước mắt bạn.
Cách thay thế cụ thể:
- Tạo thói quen: Không có task nào không được gán cho người cụ thể. “Việc chung” là việc không ai làm.
- Sử dụng avatar, màu sắc, hoặc tag để nhận diện nhanh người phụ trách trên bảng công việc.
- Xây dựng văn hóa: “Công việc không nằm trên hệ thống, coi như không tồn tại.”
Kết quả: Bạn chấm dứt vai trò “giám thị”, trở thành người “chỉ huy dàn nhạc” – người nhìn vào bảng tổng phổ (hệ thống) để biết mỗi nhạc công đang chơi nốt nào, thay vì phải hỏi từng người.
Loại 3: Họp góp ý, phản hồi nhỏ – Cuộc họp “chợ trời ý kiến”
Hình ảnh quen thuộc: Designer gửi file thiết kế qua email. Bạn triệu tập một cuộc họp với 5 người. Mỗi người nói một kiểu: “Màu này hơi đậm.”, “Chữ nhỏ quá.”, “Khoảng cách chưa đều.” Designer ghi chú loạn xạ. Họp xong, anh ta phải ngồi tổng hợp lại từng ý kiến rời rạc.
Tại sao nó tồn tại? Vì chúng ta cần thu thập ý kiến đa chiều, nhưng lại dùng một phương pháp tập trung, đồng bộ (synchonous) kém hiệu quả.
Vì sao hệ thống quản lý công việc có thể thay thế nó?
- Phản hồi có ngữ cảnh (Contextual Feedback): Mọi người có thể để lại comment trực tiếp trên chính task hoặc file đính kèm. Bạn comment ngay trên vùng hình ảnh bị lỗi, @tag designer và PO.
- Lưu trữ tập trung: Tất cả ý kiến được lưu lại ở MỘT NƠI, theo đúng trình tự thời gian, gắn liền với phiên bản file. Không còn cảnh lục lại email, tin nhắn hay ghi chú cuộc họp.
- Xử lý bất đồng bộ (Async): Mỗi người có thể phản hồi khi họ rảnh. Designer có thể tiếp nhận và xử lý từng ý kiến một cách có hệ thống.
Cách thay thế cụ thể:
- Đính kèm file cần feedback (design, tài liệu, video) trực tiếp vào task trên hệ thống.
- Sử dụng tính năng comment, @mention (gắn thẻ) để mời người cụ thể vào xem và góp ý.
- Với các feedback phức tạp, sử dụng tính năng đánh dấu (annotation) trực tiếp lên hình ảnh/tài liệu.
Kết quả: Bạn loại bỏ một cuộc họp 45 phút, thay vào đó là một luồng trao đổi rõ ràng, có tổ chức, giúp người thực hiện dễ dàng xử lý hơn.
Nếu team bạn thường họp để hỏi thông tin, xem ngay: Vì sao đã họp nhưng bạn vẫn không biết ai đang làm việc gì?
Loại 4: Họp phê duyệt đơn giản – Cuộc họp “xin chữ ký”
Hình ảnh quen thuộc: Một thành viên cần phê duyệt ngân sách nhỏ, một bản thiết kế, hoặc đơn xin nghỉ phép. Họ gửi email cho sếp. Sếp bận, không trả lời. Công việc bị treo. Giải pháp? “Thôi, đặt lịch họp 15 phút với sếp để xin chữ ký cho nhanh.”
Tại sao nó tồn tại? Vì thiếu một quy trình phê duyệt rõ ràng, minh bạch và tự động.
Vì sao hệ thống quản lý công việc có thể thay thế nó?
- Luồng duyệt tự động (Approval Workflow): Bạn có thể thiết lập sẵn: Khi task “Duyệt ngân sách mua sắm” được tạo, nó sẽ tự động chuyển đến danh sách “Cần duyệt” của trưởng phòng. Trưởng phòng nhận thông báo và chỉ cần bấm nút “Duyệt” hoặc “Từ chối” (kèm lý do) ngay trên hệ thống.
- Lịch sử minh bạch: Hệ thống ghi lại ai duyệt, lúc nào, với ý kiến gì. Không còn tình trạng “tôi không nhận được email” hay “tôi tưởng anh đã duyệt rồi”.
- Giảm tắc nghẽn: Tránh việc một người trở thành “nút thắt” vì bận họp hoặc đi công tác. Quy trình vẫn rõ ràng và có thể ủy quyền.
Cách thay thế cụ thể:
- Thiết lập các mẫu quy trình phê duyệt (approval templates) cho các loại việc lặp lại (duyệt chi phí, duyệt nội dung, duyệt thiết kế).
- Sử dụng tính năng chuyển trạng thái tự động khi một task được gửi duyệt.
- Cài đặt thông báo nhắc nhở nếu việc duyệt bị treo quá lâu.
Kết quả: Bạn loại bỏ vô số cuộc họp ngắn lặt vặt, giúp công việc vận hành trơn tru mà không cần phải “đuổi theo” để xin chữ ký.
Loại 5: Họp nhắc việc & theo sát – Cuộc họp “giục như trói”
Hình ảnh quen thuộc: Bạn thấy có vài task sắp đến hạn nhưng chưa thấy động tĩnh. Bạn lo lắng, sợ trễ deadline. Thế là bạn gửi lịch mời: “Họp kiểm tra tiến độ các task tuần này.” Mục đích thực chất: nhắc khéo mọi người “Làm nhanh lên!”
Tại sao nó tồn tại? Vì bạn, với tư cách điều phối, đang phải gánh vác trách nhiệm “trí nhớ tập thể” và “còi báo động” của dự án.
Vì sao hệ thống quản lý công việc có thể thay thế nó?
- Nhắc việc thông minh (Smart Reminders): Hệ thống có thể tự động gửi thông báo cho người phụ trách khi task sắp đến hạn (ví dụ: trước 1 ngày) hoặc đã quá hạn.
- Cảnh báo tập trung cho điều phối: Bạn có một góc nhìn (view) đặc biệt, nơi tập hợp tất cả các task “Sắp đến hạn”, “Quá hạn” hoặc “Đang bị delay”. Bạn không cần phải tự đi lùng sục.
- Chuyển trách nhiệm: Trách nhiệm theo dõi deadline của chính mình được chuyển về đúng người thực hiện, thông qua hệ thống cảnh báo. Bạn chỉ can thiệp khi hệ thống báo động.
Cách thay thế cụ thể:
- Bật tính năng tự động nhắc nhở (automated reminders) cho mọi task có deadline.
- Tạo một bộ lọc (filter) hoặc bảng (board) có tên “CẦN THEO DÕI” chỉ hiển thị các task sắp hết hạn.
- Thay vì họp, hãy comment trực tiếp trên các task báo động đó để hỏi tình hình cụ thể.
Kết quả: Bạn không còn phải tổ chức những cuộc họp “giục” gây căng thẳng. Thay vào đó, bạn có một hệ thống cảnh báo khách quan, và chỉ cần hành động khi có tín hiệu đỏ.
Ranh giới quan trọng: Không phải mọi cuộc họp đều nên bỏ
Sau khi liệt kê 5 loại họp có thể loại bỏ, cần lưu ý một điểm then chốt: Không phải mọi cuộc họp đều là lãng phí và nên bị loại bỏ. Mục tiêu của chúng ta là có những cuộc họp chất lượng cao, chứ không phải một lịch trình trống rỗng.
Những cuộc họp CẦN GIỮ LẠI là những họp tạo ra thứ mà hệ thống không thể:
- Họp Brainstorming (Động não): Cần sự tương tác nảy lửa, kích thích ý tưởng sáng tạo trong thời gian thực. Một ý tưởng của người này lập tức được người khác phát triển thêm – điều mà trao đổi async khó làm được.
- Họp Giải Quyết Xung Đột/Mâu Thuẫn Sâu: Khi có bất đồng nghiêm trọng, cần đối thoại trực tiếp để đọc vị ngôn ngữ cơ thể, cảm xúc, và điều hướng cuộc trò chuyện đến một giải pháp chung.
- Họp Ra Quyết Định Chiến Lược Quan Trọng: Việc lựa chọn hướng đi cho sản phẩm, đánh đổi giữa các nguồn lực, cần sự tranh luận, cân nhắc và đi đến đồng thuận của tập thể lãnh đạo.
Tiêu chí phân biệt đơn giản nhất: Hãy hỏi: “Đầu ra của cuộc họp này là gì?”
- Nếu đầu ra chỉ là “thông tin” (cập nhật, hỏi đáp, phản hồi đơn lẻ), bạn CÓ THỂ THAY THẾ BẰNG HỆ THỐNG.
- Nếu đầu ra là một “quyết định”, một “sự thay đổi” trong kế hoạch, hoặc một “giải pháp sáng tạo” cho vấn đề phức tạp, bạn NÊN GIỮ LẠI VÀ TỔ CHỨC CHO TỐT.
Nếu bạn cần giải pháp giảm họp hành mà vẫn chạy dự án hiệu quả, hãy xem: Làm cách nào giảm họp hành mà không làm đứt gãy dự án?
Kết luận: Giảm họp bằng cách nâng cấp hệ thống, không phải bằng ý chí
Vậy, câu trả lời cho “Những loại họp nào không cần thiết?” thật ra rất rõ ràng: đó là những cuộc họp đang làm công việc của một hệ thống.
Chúng ta không cần phải dùng ý chí để “cắt giảm” một cách đau đớn. Thay vào đó, hãy đầu tư vào việc xây dựng hoặc lựa chọn một hệ thống quản lý công việc đủ thông minh để:
- Truyền tải thông tin thay cho các cuộc họp cập nhật.
- Hiển thị trạng thái thay cho các cuộc họp hỏi han.
- Thu thập phản hồi thay cho các cuộc họp góp ý lộn xộn.
- Tự động hóa phê duyệt thay cho các cuộc họp xin chữ ký.
- Nhắc nhở thông minh thay cho các cuộc họp giục giã.
Khi hệ thống đảm đương tốt những vai trò cơ bản này, những cuộc họp tương ứng sẽ tự nhiên biến mất vì chúng không còn lý do để tồn tại. Lịch của bạn sẽ nhẹ đi một cách tự nhiên.
Và điều tuyệt vời nhất là: thời gian và năng lượng được giải phóng ấy sẽ được dành trọn vẹn cho những cuộc họp thực sự có giá trị – những cuộc họp khai phá ý tưởng mới, giải quyết thách thức thực sự, và định hình tương lai của dự án. Đó mới là công việc đáng giá của một điều phối dự án.
Bạn muốn bắt đầu loại bỏ những cuộc họp không cần thiết ngay từ tuần tới?
Optimi Work được thiết kế để trở thành “hệ thống thay thế” thông minh đó, với đầy đủ các tính năng Dashboard trực quan, Bảng công việc minh bạch, Luồng phê duyệt tự động và Cảnh báo thông minh. Đăng ký Demo ngay để được tư vấn cách tối ưu hóa quy trình và lấy lại hàng giờ làm việc quý giá cho bạn và cả team.
Để hiểu toàn diện về chiến lược giúp team bạn thoát khỏi “bẫy” họp hành liên miên, hãy xem bản đồ tổng thể: Chiến lược “Họp không cần họp”: Giảm tải họp hành cho điều phối dự án từ gốc rễ.