Nhân viên sợ KPI? 5 dấu hiệu cho thấy hệ thống đánh giá hiệu suất của bạn đang có vấn đề
Tại sao KPI – vốn được tạo ra để giúp đội ngũ tiến bộ – lại trở thành điều khiến nhân viên căng thẳng, né tránh, thậm chí sợ hãi?
Vì sao chỉ cần nghe đến “review hiệu suất” là cả team bắt đầu lo lắng?
Và nếu KPI đã trở thành áp lực thay vì động lực, hệ thống đánh giá đang sai ở đâu?
Đây không chỉ là vấn đề của riêng nhân viên. Nó là dấu hiệu cảnh báo rằng doanh nghiệp đang gặp lỗi ở tầng sâu: từ cách thiết lập mục tiêu, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ cho đến phong cách quản lý. Khi KPI sai cách, hệ quả không chỉ dừng lại ở việc “không đạt chỉ tiêu”, mà còn âm thầm làm giảm tinh thần đội ngũ, cản trở hiệu suất và đẩy tỷ lệ nghỉ việc tăng cao.
Trước tiên, hãy nhìn thẳng vào 5 dấu hiệu rõ nhất cho thấy hệ thống KPI của doanh nghiệp đang vận hành sai.
1. Mục tiêu không thực tế – nhân viên cảm thấy như đang chạy theo điều bất khả thi
Trong SME và Agency, mục tiêu thường được đặt dựa trên kỳ vọng đẹp hoặc cảm giác chủ quan của quản lý, chứ không dựa trên dữ liệu. Điều này khiến KPI trở thành gánh nặng ngay từ ngày đầu giao việc.
Hãy nhìn vào câu chuyện của Mai, một Account tại một Agency Marketing. Mỗi tháng, cô phải chạy 10 dự án cùng lúc, nhưng công ty lại đặt KPI “đảm bảo 100% khách hàng hài lòng tuyệt đối”. Đây không phải mục tiêu, đây là áp lực. Không một hệ thống nào có thể vận hành tốt với mục tiêu sai thực tế ngay từ đầu.
Mục tiêu bị đặt quá cao so với nguồn lực
Hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ không có đủ nhân sự, công cụ hoặc quy trình để đáp ứng KPI cao như các tập đoàn lớn. Khi nguồn lực không tương xứng, KPI trở thành chiếc gông thay vì chiếc la bàn.
KPI không dựa trên dữ liệu lịch sử
Nếu không có số liệu từ những tháng trước, KPI chỉ là con số được “ước lượng”. Không nhân viên nào có thể hứng thú với quản trị hiệu suất khi mọi thứ được đặt bằng trực giác.
Đọc thêm: 3 bước thiết lập OKRs, KPIs và lương thưởng minh bạch để nâng cao hiệu suất công việc
2. KPI không gắn với năng lực – người giỏi cũng dễ mệt mỏi và nản lòng
Ngay cả nhân sự xuất sắc cũng sẽ “đuối” nếu KPI yêu cầu vượt ra ngoài phạm vi năng lực mà họ đang có. Khi đó, KPI không còn là mục tiêu phát triển, mà là cảm giác “bị giao những thứ không thuộc về mình”.
Minh, một nhân viên Sales ở một SME thương mại, là ví dụ điển hình. Minh bán hàng giỏi, nhưng chưa được đào tạo kỹ về phân tích hành vi khách hàng. Tuy nhiên, công ty lại giao KPI “báo cáo phân tích chuyên sâu theo tuần”. Minh căng thẳng không phải vì lười, mà vì năng lực hiện tại chưa sẵn sàng.
KPI được giao theo cảm tính, không dựa trên năng lực
Nếu không có đánh giá năng lực (competency assessment), giao KPI sẽ giống như “đánh cược”. Và người chịu áp lực đầu tiên luôn là nhân viên.
Không có lộ trình nâng chuẩn năng lực trước khi giao KPI
KPI cần đi cùng kế hoạch phát triển năng lực. Nếu thiếu phần này, áp lực sẽ tăng theo từng tuần.
3. KPI không được cập nhật theo thực tế – nhân viên phải chạy theo mục tiêu lỗi thời
Thị trường thay đổi nhanh, đặc biệt với Agency và các doanh nghiệp SME. Nhưng ở nhiều nơi, KPI được giữ nguyên suốt cả năm, bất kể khách hàng thay đổi, định hướng thay đổi hay sản phẩm thay đổi.
Linh – một Điều phối dự án (Project Coordinator) tại một Agency – được giao KPI phải cập nhật tiến độ ít nhất 3 lần mỗi ngày cho từng dự án. KPI này được đặt từ thời điểm công ty chỉ chạy các dự án nhỏ, timeline ngắn và ít bên liên quan.
Nhưng khi Agency mở rộng dịch vụ và bắt đầu chạy các dự án phức tạp hơn (nhiều phòng ban hơn, timeline dài hơn, giao tiếp với khách hàng nhiều hơn), KPI vẫn được giữ nguyên như cũ.
Không ai cập nhật lại mục tiêu, không xem xét khối lượng công việc mới, cũng không điều chỉnh theo yêu cầu thực tế của từng loại dự án.
Kết quả là Linh phải dành phần lớn thời gian “chạy KPI cập nhật tiến độ”, thay vì thật sự điều phối team, xử lý vấn đề phát sinh hay tối ưu quy trình. KPI cũ vô tình biến thành gánh nặng, không còn phản ánh đúng nhu cầu vận hành của dự án.
KPI không được rà soát định kỳ
KPI thực tế phải được điều chỉnh theo quý hoặc theo từng chiến dịch. Nếu không, nhân viên sẽ phải hoàn thành những mục tiêu không còn “đúng thời điểm”.
Mục tiêu mới xuất hiện nhưng không cập nhật vào hệ thống
Khi quản lý giao thêm nhiệm vụ phát sinh, nhưng KPI cũ vẫn giữ nguyên, nhân viên sẽ cảm thấy họ đang bị yêu cầu làm gấp đôi, trong khi hệ thống không ghi nhận.
4. Đánh giá hiệu suất cảm tính – người giỏi cũng dễ bị đánh giá sai
Một trong những dấu hiệu rõ nhất của hệ thống KPI sai cách chính là việc đánh giá dựa trên cảm xúc thay vì dữ liệu. Khi nỗ lực không được ghi nhận đúng, động lực sẽ giảm mạnh.
Tú, Team Leader Marketing tại một SME, kể rằng dù team đạt 90% KPI, nhưng quản lý cấp trên vẫn đánh giá “chưa thấy sự cố gắng”. Lý do? Không phải vì kết quả thấp, mà vì quản lý “cảm thấy” như vậy.
Đánh giá không dựa trên bằng chứng
Nếu mọi feedback đều dựa trên cảm nhận chủ quan, nhân viên sẽ không biết mình cần cải thiện điều gì. Điều này tạo ra sự mơ hồ và mất niềm tin.
Lương thưởng không gắn với kết quả KPI
Một hệ thống công bằng phải thưởng theo hiệu suất. Nếu kết quả không dẫn đến lợi ích cụ thể, KPI sẽ không còn giá trị.
5. Thiếu công cụ theo dõi – nhân viên không biết mình đang tiến bộ hay thụt lùi
KPI không chỉ là đích đến, mà còn là hành trình cần được theo dõi. Nếu không có dashboard theo dõi hiệu suất (performance dashboard), mọi thứ sẽ trở nên mơ hồ.
Long, nhân viên vận hành tại một SME logistics, chia sẻ rằng team của anh chỉ nhận được báo cáo KPI khi tháng đã kết thúc. Điều này khiến anh không biết mình đang tiến bộ hay chậm lại. Khi không có thông tin kịp thời, áp lực sẽ tăng theo từng ngày.
Không có dashboard theo dõi thời gian thực
Khi nhân viên không biết tiến độ của mình, họ sẽ làm việc trong trạng thái bất an. Đây là nguyên nhân khiến KPI trở thành áp lực lớn. Không nhìn thấy mình đang ở đâu trong hành trình đạt mục tiêu khiến họ dễ rơi vào cảm giác “làm mãi mà không biết có đúng hướng hay không”.
Sự mơ hồ này kéo theo lo lắng, giảm tự tin và khiến họ trở nên thụ động hơn trong công việc.
Về lâu dài, đội ngũ sẽ ưu tiên tránh rủi ro thay vì chủ động cải thiện hiệu suất, làm giảm chất lượng công việc đáng kể.
KPI đo bằng Excel thủ công
Excel dễ lỗi và dễ quên cập nhật. Nhân viên sẽ không thể tin tưởng hệ thống nếu bảng theo dõi không chính xác. Khi dữ liệu mỗi nơi một kiểu, mỗi người một phiên bản, đội ngũ sẽ liên tục phải kiểm tra chéo thay vì tập trung vào công việc chính.
Không có nguồn dữ liệu thống nhất, mọi đánh giá hiệu suất đều trở nên thiếu thuyết phục, thậm chí gây tranh cãi nội bộ.
Lâu dần, KPI sẽ bị xem như một “con số mang tính hình thức” thay vì công cụ dẫn đường cho hiệu suất.
Xem thêm: Làm thế nào để so sánh năng suất giữa các team mà không gây tranh cãi?
Kết luận: KPI chỉ trở thành áp lực khi hệ thống vận hành sai
Nhân viên không sợ KPI. Họ chỉ sợ:
- Mục tiêu bất khả thi
- Đánh giá thiếu công bằng
- Công cụ theo dõi kém hiệu quả
- KPI không liên quan đến năng lực
- Hệ thống không minh bạch
KPI đúng cách sẽ trở thành động lực mạnh giúp nhân viên phát triển và doanh nghiệp tăng trưởng. KPI sai cách sẽ bào mòn đội ngũ, tạo xung đột nội bộ và tăng tỷ lệ nghỉ việc.
Đã đến lúc doanh nghiệp nhìn lại không chỉ “con số KPI”, mà cả cách mình xây dựng và vận hành hệ thống đánh giá hiệu suất.
Muốn xây dựng hệ thống KPI minh bạch, công bằng và dễ theo dõi hơn?
Đăng ký Trải nghiệm Demo Optimi HRM