Sếp hỏi “Kênh nào hiệu quả nhất?” – Tại sao bạn không thể trả lời ngay?
Cuộc họp diễn ra bình thường cho đến khi sếp nhìn sang bộ phận nhân sự và hỏi một câu rất ngắn: “Kênh nào đang hiệu quả nhất?”
Câu hỏi nghe có vẻ đơn giản. Nhưng trong vài giây đầu tiên, nhiều người làm tuyển dụng rơi vào trạng thái chững lại. Trong đầu họ có rất nhiều thông tin rời rạc. Trang tuyển dụng trực tuyến mang về nhiều hồ sơ. Mạng xã hội có bài đăng tương tác tốt. Giới thiệu nội bộ vừa tuyển được một người phù hợp. Đơn vị săn đầu người hỗ trợ một vị trí khó.
Nhưng để trả lời ngay một cách rõ ràng và có cơ sở, lại không dễ.
Vì sao dù trực tiếp vận hành tuyển dụng mỗi ngày, người làm nhân sự vẫn không thể trả lời lập tức câu hỏi này?
Khoảnh khắc vài giây im lặng khi câu hỏi được đặt ra
Sự im lặng đó không phải vì thiếu kinh nghiệm. Cũng không phải vì không làm việc đủ chăm chỉ. Phần lớn người làm tuyển dụng đều nắm được tình hình chung. Họ biết tháng này nhận bao nhiêu hồ sơ, đang tuyển bao nhiêu vị trí, vị trí nào khó.
Nhưng khi được hỏi “kênh nào hiệu quả nhất”, câu hỏi không còn là tình hình chung. Đó là yêu cầu so sánh, đánh giá và kết luận. Và để kết luận, cần tiêu chí rõ ràng.
Hiệu quả được hiểu theo nghĩa nào? Nhiều hồ sơ nhất? Tỷ lệ phỏng vấn cao nhất? Thời gian tuyển nhanh nhất? Hay chi phí thấp nhất? Nếu tiêu chí chưa rõ, rất khó đưa ra một câu trả lời chắc chắn.
Người làm tuyển dụng thực sự đang nắm những con số nào trong tay
Hầu hết người làm tuyển dụng đều có một số con số quen thuộc. Số hồ sơ nhận được theo từng kênh. Số ứng viên được gọi phỏng vấn. Số người nhận việc trong tháng.
Nhưng các con số này thường nằm rải rác ở nhiều nơi. Một phần trong thư điện tử. Một phần trong bảng tính. Một phần trong tin nhắn mạng xã hội. Một phần trong hệ thống quản lý hồ sơ nếu doanh nghiệp có sử dụng.
Khi dữ liệu không được tập trung và chuẩn hóa, việc tổng hợp nhanh để trả lời câu hỏi so sánh trở nên khó khăn. Người làm tuyển dụng có thể nhớ mang máng rằng trang tuyển dụng trực tuyến mang về nhiều hồ sơ nhất, nhưng không chắc tỷ lệ phù hợp có cao nhất hay không. Có thể nhớ rằng giới thiệu nội bộ tuyển được người nhanh, nhưng không biết chi phí thực tế cho mỗi người là bao nhiêu.
Vấn đề không nằm ở việc không có dữ liệu. Vấn đề nằm ở việc dữ liệu không được tổ chức theo cách có thể sử dụng ngay khi cần.
Vì sao “cảm giác hiệu quả” không đủ để trả lời
Khi thiếu hệ thống theo dõi rõ ràng, nhiều người làm tuyển dụng dựa vào cảm giác. Cảm thấy kênh này hiệu quả vì hồ sơ gửi về nhiều. Cảm thấy kênh kia tốt vì vừa tuyển được một trường hợp phù hợp.
Nhưng cảm giác không phải là tiêu chí đo lường. Một kênh mang về nhiều hồ sơ chưa chắc đã mang về nhiều người nhận việc. Một kênh giúp tuyển nhanh trong một vị trí chưa chắc sẽ hiệu quả với vị trí khác.
Khi sếp đặt câu hỏi, điều họ cần không chỉ là một nhận định chung. Họ cần cơ sở để ra quyết định. Nếu tiếp tục đầu tư ngân sách, nên ưu tiên kênh nào? Nếu cắt giảm chi phí, nên giữ lại kênh nào?
Để trả lời được, người làm tuyển dụng cần nhìn hiệu quả ở mức sâu hơn số lượng hồ sơ.
Để hiểu rõ vì sao hiệu quả không thể chỉ dừng lại ở số hồ sơ nhận được, bạn có thể tham khảo bài viết Đo lường hiệu suất kênh tuyển: Không chỉ là “bao nhiêu CV”.
Dữ liệu kênh tuyển đang nằm rải rác ở đâu
Một nguyên nhân phổ biến khiến người làm tuyển dụng không thể trả lời ngay là dữ liệu nằm ở quá nhiều điểm chạm. Hồ sơ từ trang tuyển dụng trực tuyến. Hồ sơ từ mạng xã hội. Hồ sơ do nhân viên giới thiệu. Hồ sơ từ đơn vị săn đầu người.
Mỗi kênh có cách ghi nhận khác nhau. Có nơi có báo cáo sẵn. Có nơi phải tự tổng hợp. Có nơi chỉ có tin nhắn cá nhân. Khi cần so sánh, người làm tuyển dụng phải mở nhiều nguồn, kiểm tra lại từng bảng tính, đối chiếu thủ công.
Trong bối cảnh đó, việc trả lời ngay lập tức gần như là bất khả thi. Mọi câu trả lời đưa ra trong vài giây thường mang tính ước lượng hơn là kết luận dựa trên dữ liệu.
Làm nhiều nhưng không có bức tranh tổng thể
Một nghịch lý phổ biến là người làm tuyển dụng rất bận rộn nhưng vẫn không có bức tranh tổng thể rõ ràng. Họ đăng tin, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, trao đổi với quản lý, thương lượng với ứng viên. Công việc diễn ra liên tục.
Tuy nhiên, phần theo dõi và phân tích thường bị đẩy xuống sau cùng. Khi không có thời gian hoặc công cụ hỗ trợ, việc tổng hợp dữ liệu bị xem là công việc phụ. Hệ quả là khi cần báo cáo nhanh, mọi thứ trở nên rối rắm.
Hiệu quả kênh tuyển không chỉ là câu chuyện về số lượng. Nó còn liên quan đến chi phí. Khi sếp hỏi sâu hơn, ví dụ “kênh đó tốn bao nhiêu tiền cho mỗi người nhận việc”, sự lúng túng có thể còn lớn hơn.
Để hiểu rõ cách tính chi phí thực trên mỗi người nhận việc thay vì chỉ nhìn vào phí đăng tin hay phí dịch vụ, bạn có thể đọc thêm bài viết Đừng bị đánh lừa bởi giá đăng tin: Tính đúng chi phí tuyển dụng thực sự.
Khi câu trả lời phụ thuộc vào trí nhớ thay vì hệ thống
Nếu câu trả lời cho câu hỏi “kênh nào hiệu quả nhất” phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân, thì rủi ro rất lớn. Trí nhớ có thể bị chi phối bởi trường hợp gần nhất hoặc ấn tượng mạnh nhất.
Một vị trí khó vừa được tuyển thành công qua đơn vị săn đầu người có thể khiến người làm tuyển dụng cảm thấy kênh này hiệu quả nhất. Nhưng nếu nhìn tổng thể cả năm, có thể trang tuyển dụng trực tuyến lại mang về nhiều người nhận việc hơn với chi phí thấp hơn.
Khi không có hệ thống tập trung dữ liệu và tự động tổng hợp, người làm tuyển dụng luôn ở thế bị động. Họ chỉ có thể trả lời chắc chắn khi đã chuẩn bị trước. Còn trong tình huống bất ngờ, sự lúng túng là điều dễ hiểu.
Muốn trả lời ngay, cần thay đổi cách vận hành
Để có thể trả lời ngay lập tức, không phải chỉ cần chuẩn bị sẵn một con số. Điều quan trọng hơn là thay đổi cách vận hành tuyển dụng. Dữ liệu cần được ghi nhận nhất quán. Nguồn ứng viên cần được phân loại rõ ràng. Tỷ lệ chuyển đổi cần được theo dõi theo từng kênh. Chi phí cần được tính toán đầy đủ.
Khi có hệ thống tập trung dữ liệu, việc so sánh không còn là phép đoán. Người làm tuyển dụng có thể nhìn thấy rõ kênh nào mang về nhiều hồ sơ, kênh nào có tỷ lệ phỏng vấn cao, kênh nào có chi phí trên mỗi người nhận việc thấp hơn.
Việc này không chỉ giúp trả lời câu hỏi của quản lý mà còn giúp chính bộ phận nhân sự ra quyết định chủ động hơn.
Để hiểu cách một hệ thống có thể giúp bạn theo dõi và biết chính xác kênh nào đang mang lại ứng viên chất lượng, bạn có thể tham khảo bài viết 5 cách Optimi People giúp bạn biết chính xác kênh nào đang “đẻ” ra ứng viên chất lượng.
Kết luận
Sự lúng túng trong vài giây đầu tiên của cuộc họp thực ra là một tín hiệu tích cực. Nó cho thấy quy trình vận hành hiện tại còn khoảng trống cần hoàn thiện. Khi nhận ra điều đó, người làm tuyển dụng có cơ hội nâng cấp vai trò của mình từ xử lý công việc hằng ngày sang quản lý dữ liệu và ra quyết định dựa trên phân tích.
Có lẽ đã đến lúc doanh nghiệp nhìn lại cách vận hành tuyển dụng, không chỉ ở khâu đăng tin và sàng lọc hồ sơ, mà ở cách ghi nhận, tổng hợp và đọc dữ liệu. Khi hệ thống được chuẩn hóa, những câu hỏi bất ngờ sẽ không còn tạo áp lực.
Phần mềm quản lý nhân sự Optimi People có thể là một trong những công cụ hỗ trợ quá trình chuẩn hóa đó. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất vẫn là sự thay đổi trong tư duy vận hành. Khi dữ liệu được tổ chức đúng cách, người làm tuyển dụng sẽ không còn lúng túng trước câu hỏi “kênh nào hiệu quả nhất”, mà có thể trả lời một cách tự tin và có cơ sở.