Học qua dự án (learning by doing): Giải pháp đào tạo nhân sự tiết kiệm nhưng hiệu quả vượt trội cho SME
Hầu hết doanh nghiệp nhỏ đều mắc chung một sai lầm: chi tiền cho đào tạo nhưng kết quả không thay đổi bao nhiêu. Nhân sự học xong lại quên, kỹ năng không cải thiện, công việc vẫn trì trệ như cũ. Nhưng có một nhóm công ty khác – cũng quy mô nhỏ, cũng thiếu ngân sách – lại đào tạo nhân sự giỏi lên nhanh chỉ trong 30–60 ngày.
Khác biệt nằm ở một điều duy nhất: họ không dạy bằng slide, họ dạy bằng dự án thật. Và mô hình học qua dự án (learning by doing) đang âm thầm trở thành phương pháp giúp SME phát triển nhân sự nhanh hơn, rẻ hơn và hiệu quả hơn bất kỳ khóa học nào.
Vì sao học qua dự án trở thành lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ?
Trong bối cảnh SME luôn thiếu thời gian, thiếu ngân sách và thay đổi liên tục, mô hình học qua dự án trở thành cứu cánh giúp nhân sự trưởng thành nhanh mà không cần học lý thuyết dài dòng. Đây cũng là cách HR biến chính công việc thật thành bài học thực chiến – thứ mà mọi nhân sự đều cần để tiến bộ.
Để hiểu rõ mô hình này mạnh thế nào, chúng ta đi vào những lợi ích sâu nhất mà doanh nghiệp nhỏ có thể thu được.
Học nhanh hơn vì được trải nghiệm trực tiếp công việc thật
Khi nhân sự được làm thật, họ buộc phải tiếp xúc với vấn đề thực tế, va chạm với sai sót, điều chỉnh hành vi và xây dựng năng lực một cách chủ động. Khác với lớp học, ở đây mọi kiến thức đều chuyển thành hành động ngay lập tức. Điều này tạo ra tốc độ học vượt trội, đặc biệt là với những vị trí thực thi.
Ví dụ minh họa: Tại Công ty truyền thông HaloBee, bạn Nguyễn Trà My – một nhân viên content học việc – từng loay hoay giữa hàng chục tài liệu và checklist nhưng vẫn không thể viết nổi một bài quảng cáo hoàn chỉnh. Mọi thứ thay đổi khi My được giao dẫn dắt một mini campaign trong 30 ngày: tự làm concept, triển khai nội dung, nhận phản hồi rồi chỉnh sửa từng ngày. Những cú “vấp” đầu tiên khiến My choáng váng, nhưng chính nhịp sai – sửa – làm lại ấy đã đẩy tốc độ học lên gấp ba lần. Sau 30 ngày dự án, My không chỉ viết nhanh và sắc hơn mà còn biết cách quản lý nhiệm vụ như một người đã có kinh nghiệm vài tháng.
Xem thêm: Phát triển năng lực nhân sự từ con số 0: Quy trình dành cho HR tại SME
Tiết kiệm 60–80% chi phí đào tạo so với lớp học truyền thống
Một chương trình đào tạo truyền thống có thể yêu cầu chi phí thuê giảng viên, mua khóa học, chuẩn bị tài liệu, tổ chức lớp… Với SME, đó là gánh nặng. Học qua dự án giúp HR tận dụng chính công việc sẵn có để đào tạo, gần như không phát sinh thêm chi phí.
Chúng ta hãy đến với ví dụ về anh Minh Hữu – HR tại Công ty bán lẻ Greendy – từng phải chi hơn 40 triệu/năm cho các lớp kỹ năng mềm. Sau khi chuyển sang đào tạo bằng dự án, anh chỉ cần chuẩn hóa checklist và giao nhiệm vụ thật cho từng nhân viên mới. Hiệu quả vẫn cao nhưng chi phí giảm gần như về 0.
Giảm phụ thuộc vào mentor nhờ quy trình chuẩn
Trước đây, mentor phải dành nhiều thời gian “kèm tay chỉ việc”, dẫn đến tình trạng người giỏi bị quá tải. Khi áp dụng học qua dự án, HR đặt ra quy trình chuẩn gồm mục tiêu, nhiệm vụ, checklist theo tuần và tiêu chí đánh giá rõ ràng. Nhân sự chỉ cần dựa vào đó để tiến hành, mentor chỉ đóng vai trò phản hồi điểm quan trọng.
Ví dụ minh họa: Tại Công ty phần mềm SkyFlow, chị Thu Hà – quản lý vận hành – từng rơi vào tình thế “đuối sức” khi phải kèm cùng lúc 3 nhân sự mới, mỗi người một kiểu, mỗi người một vấn đề. Chỉ sau hai tuần, chị gần như kiệt quệ vì lượng câu hỏi và lỗi lặp đi lặp lại. Nhưng khi chuyển sang mô hình checklist theo dự án kéo dài 4 tuần, mọi thứ thay đổi hoàn toàn. Nhân sự tự chủ hơn, câu hỏi giảm một nửa và thời gian kèm cặp của chị Thu Hà giảm tới 30% trong khi hiệu quả học vẫn được duy trì trọn vẹn.
Các bước thiết kế lộ trình học qua dự án có thể áp dụng ngay trong SME
Một lộ trình học qua dự án hiệu quả không cần phức tạp hoặc quá học thuật. SME chỉ cần áp dụng một bộ khung đơn giản, có thể triển khai ngay trong vòng 1–2 tuần. Các bước dưới đây được tối ưu để HR dễ áp dụng nhất. Điều quan trọng là mỗi bước đều gắn trực tiếp với công việc thật, giúp nhân sự thấy rõ giá trị ngay khi bắt tay vào làm. Khi quy trình đủ rõ ràng, cả HR, quản lý và mentor đều có thể phối hợp trơn tru mà không tốn thêm nguồn lực.
Bước 1: Xác định năng lực cần phát triển và khoảng thiếu hụt (training gap)
Trước khi giao bất kỳ dự án nào, HR cần biết nhân viên đang thiếu kỹ năng gì. Đây là bước nền quan trọng vì nếu giao sai dự án, người học sẽ cảm thấy quá tải hoặc không thấy giá trị. Việc xác định khoảng thiếu hụt (training gap) dựa trên khung năng lực giúp HR giao đúng nhiệm vụ lấp đúng khoảng trống.
Training Gap (Khoảng cách đào tạo) là một khái niệm cốt lõi trong Phát triển và Quản trị Nhân sự. Hiểu đơn giản, nó chính là sự chênh lệch giữa năng lực hiện tại của nhân viên và năng lực cần có để đáp ứng yêu cầu công việc hoặc mục tiêu của tổ chức.
Bạn có thể hình dung nó qua công thức:
Training Gap = Năng lực cần có – Năng lực hiện tại
Ví dụ minh họa: Tại Công ty TMĐT Ynot-Market, bạn Võ Tấn Phát – nhân viên CSKH mới – từng “chật vật” mỗi khi gặp khách hàng khó, đến mức chỉ một cuộc gọi căng thẳng cũng khiến bạn luống cuống. Sau khi HR đánh giá Phát còn thiếu nghiêm trọng kỹ năng xử lý khiếu nại, bạn được giao dự án “Xử lý 5 tình huống khách hàng khó trong tuần”. Những ngày đầu đầy áp lực, nhưng chính từng tình huống thật đã giúp Phát rèn phản xạ và bình tĩnh hơn. Chỉ sau 10 ngày, kỹ năng xử lý khiếu nại của Phát cải thiện rõ rệt, đủ tự tin xử lý những tình huống mà trước đó bạn còn ngại bắt máy.
Xem thêm: Vì sao training gap là “kim chỉ nam” để SME đào tạo đúng và hiệu quả?
Bước 2: Chọn loại dự án phù hợp với cấp độ năng lực của nhân viên
Không phải dự án nào cũng phù hợp với mọi nhân sự. HR cần phân dự án theo 3 mức độ: thao tác, chủ động và dẫn dắt. Các dự án cơ bản nên thiên về thực thi, trong khi nhân sự đã có kinh nghiệm có thể đảm nhận mini project mang tính đề xuất hoặc cải tiến.
Những dạng dự án phổ biến gồm: xử lý tình huống thật, tối ưu quy trình nhỏ, thực hiện mini campaign, chăm sóc một nhóm khách hàng khó, hay trực tiếp cải thiện một chỉ số công việc.
Bước 3: Tạo checklist và tiêu chí đánh giá rõ ràng cho từng dự án
Checklist theo tuần giúp nhân sự biết chính xác cần làm gì trong từng giai đoạn, tránh cảm giác mơ hồ. Bên cạnh đó, bộ tiêu chí đánh giá dựa trên kết quả và hành vi sẽ giúp cả nhân sự và mentor hiểu mục tiêu cuối cùng là gì.
Một checklist tốt thường bao gồm: mục tiêu tuần, nhiệm vụ phải hoàn thành, tài liệu tham chiếu, tiêu chí hoàn thành, và đầu ra cụ thể. Làm rõ điều này ngay từ đầu sẽ giảm xung đột và giảm hiểu nhầm.
Bước 4: Giao nhiệm vụ – hướng dẫn – phản hồi – cải thiện liên tục
Mỗi dự án nên đi theo chu trình bốn bước: giao nhiệm vụ rõ ràng, hướng dẫn phần quan trọng, để nhân sự tự xử lý, và phản hồi ngắn gọn nhưng kịp thời. Chu trình này giúp nhân viên học chủ động, tránh phụ thuộc quá nhiều vào mentor.
Khi thực hiện đúng, vòng lặp này giúp hình thành tư duy tự học và cải thiện liên tục – điều rất cần cho môi trường SME thay đổi nhanh.
Bước 5: Đánh giá sau dự án và cập nhật vào khung năng lực
Sau khi hoàn thành dự án, HR cần tổng kết mức độ đạt mục tiêu, năng lực cải thiện như thế nào, và điểm nào cần tiếp tục bồi dưỡng. Đây cũng là thời điểm cập nhật năng lực vào hệ thống, xây dựng đường đi dài hạn cho nhân sự.
Việc thu thập dữ liệu sau dự án giúp HR thuyết phục Ban Giám đốc dễ hơn khi đề xuất đào tạo hoặc tăng lương – vì mọi thứ được chứng minh bằng số liệu thực.
Những sai lầm khiến học qua dự án thất bại trong SME
Nếu triển khai sai cách, học qua dự án rất dễ bị hiểu nhầm thành “giao việc cho xong”, khiến nhân sự cảm thấy quá tải, hoang mang và dần đánh mất niềm tin vào chương trình đào tạo. Nhiều doanh nghiệp đã thất bại chỉ vì bỏ qua vài chi tiết tưởng nhỏ nhưng lại cực kỳ quan trọng. Để tránh lặp lại những sai lầm ấy, HR cần đặc biệt lưu ý những điểm sau đây.
Xem thêm: 5 dấu hiệu cảnh báo chiến lược đào tạo nội bộ của doanh nghiệp đang có vấn đề
Dự án quá khó hoặc quá dễ khiến nhân viên mất động lực
Khi dự án khó vượt khả năng, nhân viên sẽ cảm thấy áp lực và sợ sai. Còn nếu quá dễ, họ sẽ cảm thấy không có giá trị học tập. HR cần xác định đúng cấp độ và điều chỉnh dự án lin hoạt theo tốc độ học của từng cá nhân.
Giao việc nhưng không hướng dẫn
Nhiều quản lý hiểu sai rằng học qua dự án nghĩa là để nhân viên “tự bơi”. Thực tế, nhân viên vẫn cần một số hướng dẫn cơ bản để không đi lệch hướng. Việc thiếu hướng dẫn dễ dẫn đến kết quả kém và kéo dài thời gian học.
Thiếu tiêu chí đánh giá nên không chứng minh được hiệu quả
Nếu không có tiêu chí đánh giá từ đầu, HR sẽ gặp khó khi báo cáo kết quả đào tạo cho Ban Giám đốc. Vì vậy, mọi dự án cần có tiêu chí rõ ràng như: năng suất, chất lượng công việc, tốc độ xử lý, mức độ chủ động và khả năng giải quyết vấn đề.
Mẫu lộ trình 30–60–90 ngày mà doanh nghiệp có thể dùng ngay
Nhiều HR ưu tiên sử dụng các mô hình mẫu vì chúng giúp tiết kiệm thời gian và có thể triển khai ngay, không cần phải xây dựng lại toàn bộ từ đầu. Những lộ trình này đóng vai trò như “bản đồ tắt”, giúp đội ngũ nhanh chóng bước vào đúng guồng phát triển năng lực. Dưới đây là gợi ý một lộ trình thực tế mà hầu hết vị trí trong SME đều có thể áp dụng ngay.
Lộ trình 30 ngày: Làm quen – thao tác – rèn kỹ năng nền
Giai đoạn đầu giúp nhân sự hiểu quy trình, công cụ và nhiệm vụ cơ bản. Họ sẽ thực hiện các dự án nhỏ như xử lý 5 case khách hàng hoặc hoàn thành 3 bài tập quy trình.
Lộ trình 60 ngày: Tự chủ – thử nghiệm – tối ưu
Khi đã quen, nhân sự sẽ được giao các mini project có mức độ phức tạp hơn, yêu cầu đề xuất giải pháp và tối ưu kết quả.
Lộ trình 90 ngày: Dẫn dắt dự án nhỏ và chịu trách nhiệm kết quả
Ở giai đoạn này, nhân sự sẽ quản lý một dự án nhỏ hoặc chủ động cải thiện một chỉ số quan trọng. Đây là bước thử nghiệm năng lực lãnh đạo.
Ví dụ minh họa: Tại Công ty Logistics BlueSail, bạn Trần Duy Khánh – nhân viên vận hành – từng chỉ quen với các tác vụ nhỏ lẻ và chưa bao giờ dẫn dắt một quy trình phức tạp. Khi được giao phụ trách mini project tối ưu quy trình nhận hàng trong 90 ngày, Khánh ban đầu khá lo lắng vì khối lượng dữ liệu và áp lực tiến độ. Nhưng từng bước phân tích, thử nghiệm giải pháp và phối hợp với các bộ phận đã giúp Khánh trưởng thành nhanh thấy rõ. Đến cuối dự án, quy trình mới vận hành trơn tru hơn và tỷ lệ hoàn thành đúng hạn của cả team tăng 12% – một kết quả vượt xa mong đợi ban đầu.
Làm sao để số hóa lộ trình và đánh giá nhân sự dễ dàng hơn?
Một trong những khó khăn lớn của HR là theo dõi tiến độ dự án và lưu trữ dữ liệu năng lực. Khi mọi thứ làm thủ công trên Excel, HR mất rất nhiều thời gian và dễ sai lệch. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển sang số hóa toàn bộ quá trình.
Tự động giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ dự án
Hệ thống HRM giúp gán nhiệm vụ, chia deadline, và theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Nhân sự chỉ cần truy cập để xem danh sách việc cần làm mỗi ngày.
Đồng bộ đánh giá năng lực và kết quả dự án
Dữ liệu từ dự án sẽ được cập nhật trực tiếp vào hồ sơ năng lực. Điều này giúp HR dễ dàng thấy sự tiến bộ của từng người theo thời gian.
Báo cáo năng lực – tiến độ – hiệu suất chỉ trong vài phút
Thay vì mất hàng giờ để tổng hợp dữ liệu, hệ thống sẽ tạo báo cáo tự động. HR có thể trình bày ngay với Ban Giám đốc mà không sợ sai sót.
Xem thêm: Phần mềm HRM là gì? Những điều HR cần biết trước khi triển khai
Kết luận
Học qua dự án (learning by doing) không chỉ là phương pháp đào tạo hiệu quả mà còn là chiến lược phát triển nhân sự bền vững cho SME. Nhờ tận dụng chính công việc thật, doanh nghiệp có thể giảm chi phí nhưng vẫn đảm bảo nhân sự phát triển nhanh và thực chất. Đây là mô hình đơn giản nhưng mạnh mẽ, phù hợp cho mọi doanh nghiệp đang muốn nâng cấp năng lực đội ngũ mà không cần đầu tư lớn.
Nếu bạn muốn chuẩn hóa lộ trình đào tạo, đánh giá năng lực tự động và theo dõi tiến độ dễ dàng, hãy trải nghiệm Phần mềm Quản lý nhân sự Optimi HRM để khám phá cách doanh nghiệp nhỏ cũng có thể xây dựng một hệ thống phát triển nhân sự bài bản.
Đăng ký nhận Demo Phần mềm Quản lý nhân sự Optimi HRM.