Hiệu ứng “mọi việc đều gấp”: Căng thẳng đến từ chính bảng công việc của bạn
Sáng thứ Hai, 8h30. Bạn mở file Excel “Sổ thụ lý vụ việc” – hàng chục dòng nhiệm vụ đỏ rực chữ “Gấp”. Email từ Trợ lý pháp lý hiện lên: “Anh ơi, khách hàng yêu cầu bổ sung tài liệu.” Tin nhắn từ Lãnh đạo Dự án: “Chuẩn bị hồ sơ phản biện trước 12h trưa nay.” Còn điện thoại thì liên tục đổ chuông: “Hồ sơ vụ A đã được nộp chưa ạ?”
Tất cả đều gấp. Tất cả đều quan trọng. Nhưng bạn – chuyên viên pháp lý đang giữa vòng xoáy công việc – không biết nên bắt đầu từ đâu. Và đến cuối ngày, dù đã làm việc 10 tiếng, bạn vẫn thấy… chưa xong việc gì cả.
Nếu bạn thấy hình ảnh này quen thuộc, rất có thể bạn đang mắc phải “Hiệu ứng mọi việc đều gấp” – một cái bẫy tâm lý phổ biến khiến nhiều chuyên viên pháp lý rơi vào trạng thái căng thẳng, rối loạn ưu tiên và mất quyền chủ động trong công việc.
🧩 “Hiệu ứng mọi việc đều gấp” là gì?
Hiệu ứng “mọi việc đều gấp” là hiện tượng khi bạn cảm nhận mọi nhiệm vụ đều có mức độ khẩn cấp như nhau, khiến não không thể phân biệt được việc nào nên làm trước.
Kết quả là bạn chuyển qua lại liên tục giữa các đầu việc, không hoàn thành trọn vẹn việc nào, và luôn cảm thấy bận rộn nhưng không hiệu quả.
Hiệu ứng này đặc biệt phổ biến trong môi trường pháp lý – nơi mỗi vụ việc đều có hạn nộp hồ sơ, công văn phản hồi, lịch họp với khách hàng hoặc cơ quan nhà nước.
Chỉ cần trễ một bước, toàn bộ tiến độ vụ việc có thể bị ảnh hưởng. Chính áp lực đó khiến não bạn “đánh đồng” mọi việc đều quan trọng như nhau – và bạn rơi vào vòng xoáy căng thẳng kéo dài.
⚖️ Tại sao chuyên viên pháp lý dễ rơi vào “bẫy mọi việc đều gấp”?
- Áp lực từ nhiều phía cùng lúc: Lãnh đạo, khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước – ai cũng “muốn ngay”.
- Quy trình phức tạp, nhiều bước: Một vụ việc có thể qua 5–7 khâu phê duyệt, dễ trễ dây chuyền.
- Công cụ quản lý chưa phù hợp: Excel hay email chỉ liệt kê danh sách việc, không giúp phân loại độ ưu tiên.
- Văn hóa “phản hồi ngay” trong môi trường pháp lý: Mọi yêu cầu đều được coi là “phải xử lý tức thì”.
🧠 Kiểm tra xem bạn có đang mắc “Hiệu ứng mọi việc đều gấp” không?
✅ Hãy tự tick vào những dòng đúng với bạn:
☐ Việc nào sếp giao cũng được bạn coi là “ưu tiên số 1”.
☐ Danh sách Excel của bạn có quá nhiều ô đỏ, nhưng không giúp bạn rõ phải làm việc nào trước.
☐ Bạn thường xuyên bị nhắc deadline dù đã “làm liên tục cả ngày”.
☐ Bạn luôn cảm thấy bị động, không kiểm soát được tiến độ các vụ việc.
☐ Cuối ngày, bạn mệt mỏi nhưng không nhớ nổi mình đã hoàn thành việc gì.
➡️ Nếu bạn tick từ 3 ô trở lên, xin chúc mừng (và cũng chia buồn) — bạn đang ở giữa “hiệu ứng mọi việc đều gấp”.
📉 Căng thẳng đến từ chính bảng công việc của bạn
1. File Excel chỉ liệt kê việc – không giúp bạn hiểu việc nào thực sự quan trọng
Danh sách dài 40 dòng trong Excel chỉ cho bạn biết có việc gì cần làm, chứ không giúp bạn phân biệt việc nào quan trọng hơn việc nào. Khi tất cả đều “GẤP”, não bạn bị quá tải thông tin và tự động chuyển sang chế độ phản ứng thay vì sắp xếp logic.
🔍 Ví dụ:
“Chuẩn bị hồ sơ nộp tòa sáng mai” và “Cập nhật mẫu công văn nội bộ” đều nằm trong danh sách Excel, nhưng bạn không thấy được cái nào cần xử lý trước → dễ ưu tiên sai.
2. Không có hệ thống phân loại khẩn – quan trọng → dễ làm sai trọng tâm
Não người không được thiết kế để tự xếp hàng trăm đầu việc theo độ ưu tiên.
Khi thiếu công cụ hỗ trợ, bạn phải “ước lượng” bằng cảm tính –
và cảm tính luôn sai lệch trong môi trường áp lực cao như pháp lý.
⏰ Kết quả: bạn dành 2 tiếng hoàn thiện công văn nội bộ (ít ảnh hưởng), trong khi hồ sơ nộp Tòa sắp hết hạn vẫn nằm chờ – rủi ro toàn vụ việc bị chậm.
3. Hệ thống nhắc việc thủ công khiến bạn luôn trong trạng thái bị động
Khi không có cảnh báo tự động, bạn chỉ biết đến deadline khi… nó sắp trôi qua.
Hoặc tệ hơn, khách hàng hỏi thì bạn mới phát hiện hồ sơ vẫn chưa được cập nhật.
Đây không phải lỗi cá nhân – mà là lỗi của hệ thống quản lý vụ việc lỗi thời.
🔄 Làm sao thoát khỏi “hiệu ứng mọi việc đều gấp”?
1. Bắt đầu bằng ma trận “Khẩn cấp – Quan trọng”
Phân loại công việc theo 4 nhóm sau sẽ giúp bạn nhìn rõ hơn điều gì thực sự đáng làm trước:
| Nhóm | Mô tả | Ví dụ ngành pháp lý |
|---|---|---|
| Khẩn & Quan trọng | Làm ngay | Chuẩn bị hồ sơ nộp tòa, báo cáo cho lãnh đạo |
| Quan trọng nhưng không khẩn | Lên kế hoạch | Tổng hợp hồ sơ học hỏi nội bộ, đào tạo trợ lý |
| Khẩn nhưng không quan trọng | Có thể ủy quyền | Gửi thư mời họp, cập nhật biểu mẫu hành chính |
| Không khẩn & không quan trọng | Loại bỏ/trì hoãn | Chuẩn bị báo cáo thống kê chưa cần thiết |
Chỉ cần bạn phân loại đúng nhóm 1–2 việc thật sự quan trọng mỗi ngày, hiệu suất sẽ tăng đáng kể và stress giảm rõ rệt.
2. Hành động ngay hôm nay – dù chưa có công cụ thông minh
Nếu bạn vẫn đang dùng Excel, hãy thử 2 bước đơn giản này:
- Gạch chân 3 việc quan trọng nhất hôm nay (không quá 3).
- Đánh dấu deadline và người phụ trách ngay cạnh từng việc.
Cuối ngày, kiểm tra xem bạn có hoàn thành được ít nhất 2/3 việc đó không.
Lặp lại trong 3 ngày, bạn sẽ bắt đầu cảm nhận sự khác biệt về tâm thế.
3. Khi sẵn sàng: Dùng công cụ giúp bạn làm chủ tiến độ
Một phần mềm quản lý công việc như Optimi Work được thiết kế chính xác cho môi trường pháp lý — nơi mọi deadline đều nhạy cảm.
Khác với Excel, bạn có thể:
- Xem toàn cảnh vụ việc với deadline, độ ưu tiên và người phụ trách;
- Tự động nhắc việc trước hạn, tránh quên hoặc sót hồ sơ;
- Phân loại nhiệm vụ theo mức độ “Khẩn – Quan trọng” chỉ bằng 1 cú click;
- Theo dõi tiến độ từng thành viên trong nhóm – trực quan, dễ hiểu.
🧭 Ví dụ: Bạn có thể thấy ngay rằng vụ “Hợp đồng thương mại A” đang chậm 2 ngày,
trong khi vụ “Tư vấn đầu tư B” sắp hết hạn.
Từ đó, bạn điều chỉnh ưu tiên ngay trong buổi sáng – không còn “chạy nước rút” vào buổi tối.
💬 Câu chuyện thực tế: Khi một chuyên viên “lấy lại quyền chủ động”
Anh Hoàng, chuyên viên pháp lý tại một công ty luật lớn ở Hàm Nghi, Hà Nội, từng chia sẻ:
“Trước đây tôi luôn bị stress vì vụ nào sếp giao cũng gấp. Nhưng khi dùng Optimi Work, mọi việc hiện rõ theo thứ tự ưu tiên. Tôi không còn lo trễ hạn vì hệ thống tự nhắc.”
✅ Kết luận: Giảm căng thẳng không phải bằng làm nhiều hơn – mà là làm đúng việc trước
“Hiệu ứng mọi việc đều gấp” không phải do bạn yếu, mà vì bạn thiếu hệ thống giúp sắp xếp thứ tự thông minh.
Khi bạn bắt đầu phân loại rõ việc nào quan trọng nhất và có trợ lý số hỗ trợ, mọi thứ trở nên nhẹ nhàng hơn:
- Deadline không còn ám ảnh.
- Não không còn rối loạn.
- Và bạn – người chuyên viên pháp lý – lấy lại quyền chủ động trong tiến độ và cuộc sống.
🎯 Hãy bắt đầu ngay hôm nay!
📌 Ghi ra 3 việc quan trọng nhất bạn cần làm sáng mai.
⏰ Nếu muốn một công cụ giúp bạn nhìn rõ ưu tiên, nhận cảnh báo trước hạn và quản lý vụ việc mượt mà —
👉 Hãy trải nghiệm Optimi Work – trợ lý quản lý công việc thông minh dành riêng cho chuyên viên pháp lý.