Dùng hệ thống CRM để tăng – giảm ngân sách đúng kênh
Là Giám đốc Kinh doanh, bạn biết rõ: không phải kênh Marketing – Sales nào cũng đáng để rót ngân sách. Nếu không có dữ liệu xuyên suốt, ngân sách có thể bị “đốt” vào những kênh kém hiệu quả, trong khi kênh tiềm năng lại chưa được khai thác hết.
Đây là lúc hệ thống CRM trở thành công cụ chiến lược: giúp bạn nhìn toàn bộ hành trình khách hàng, phân tích ROI từng kênh, từ đó cắt – giữ – tăng ngân sách đúng nơi, đúng chỗ.
Vì sao doanh nghiệp SME thường lãng phí ngân sách?
- Thiếu dữ liệu xuyên suốt: Không biết khách nào đến từ đâu, kênh nào chốt được doanh thu thật.
- Marketing và Sales “lệch pha”: Mỗi bên báo cáo một kiểu, không có nguồn dữ liệu chung.
- Không có chuẩn lead chất lượng: Không phân biệt được đâu là khách quan tâm thật sự, đâu chỉ là “khách rác”.
4 bước cắt – giữ – tăng ngân sách bằng hệ thống CRM
Bước 1: Thiết lập tracking xuyên suốt hành trình khách hàng
CRM kết nối từ Marketing → Sales → Hợp đồng, để biết lead đến từ đâu và kết quả cuối cùng thế nào.
Bước 2: Đo lường ROI từng kênh trên hệ thống CRM
Tạo báo cáo real-time cho từng kênh: chi phí → số lead → số hợp đồng → doanh thu.
Bước 3: Ra quyết định cắt – giữ – tăng ngân sách
- Cắt: kênh ROI thấp, tỷ lệ chốt gần 0.
- Giữ: kênh ổn định, tạo ra khách hàng chất lượng.
- Tăng: kênh ROI cao, mang lại doanh thu vượt trội.
Bước 4: Review & tối ưu định kỳ (tuần/tháng)
CRM xuất báo cáo chỉ trong 30 giây, giúp Giám đốc Sales dễ dàng họp nhanh và ra quyết định tức thì.
Checklist mini: 5 tiêu chí review ngân sách kênh
- Chi phí/lead có vượt mức trung bình thị trường không?
- Tỷ lệ chuyển đổi lead → khách có tăng trưởng ổn định?
- Giá trị trung bình mỗi hợp đồng từ kênh đó có cao không?
- ROI tổng thể (doanh thu/chi phí) có ≥ 3 lần?
- Độ bền kênh: khách hàng từ kênh này có quay lại/gợi ý thêm khách mới không?
👉 Nếu một kênh đạt đủ ≥3/5 tiêu chí → giữ hoặc tăng ngân sách. Nếu chỉ đạt 1–2 tiêu chí → cắt hoặc thử lại sau.
Doanh nghiệp B2B tại Mỹ tối ưu ngân sách quảng cáo nhờ CRM
Bối cảnh
Một công ty B2B trong lĩnh vực dịch vụ tài chính tại Mỹ – chuyên hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu cấu trúc vốn và chiến lược tăng trưởng – gặp tình trạng theo dõi lead rất thủ công, khiến không thể biết kênh quảng cáo nào thực sự sinh lợi. Điều này khiến các chiến dịch tiếp thị thiếu căn cứ dữ liệu để phân bổ ngân sách hiệu quả.
Vấn đề và thách thức
- Toàn bộ quá trình theo dõi lead được thực hiện thủ công, thiếu nhất quán, gây lãng phí thời gian và cơ hội.
- Không có phân bổ và đo lường rõ ràng cho nguồn lead (website, quảng cáo, LinkedIn, giới thiệu…), nên không thể đo ROI từ từng kênh để đưa ra quyết định tăng/giảm ngân sách hợp lý.
- Không có hệ thống lead scoring: mỗi lead dù tiềm năng cao hay thấp đều nhận được cùng mức theo dõi, dẫn đến nhân viên tốn thời gian vào lead không đủ chất lượng, trong khi lead tiềm năng bị bỏ lỡ.
Giải pháp
1. Setup hệ thống Đánh giá và chấm điểm khách hàng tiềm năng (Lead Scoring) và phân bổ tự động trên CRM
- Xây dựng model lead scoring dựa trên các yếu tố: hành vi tương tác (engagement), kích thước công ty, tiềm năng deal, thuộc tính nhân khẩu học → phân loại lead thành: High – Medium – Low.
- Thiết lập phân bổ tự động cho lead: gắn tag đúng nguồn lead (website, quảng cáo, LinkedIn, referral…).
- Dữ liệu này được xử lý real-time: nếu một lead đạt điểm cao, hệ thống CRM tự động cảnh báo và đẩy vào quy trình ưu tiên xử lý.
2. Xây dựng Dashboard báo cáo theo kênh rõ ràng
- Tạo các báo cáo tùy chỉnh để theo dõi hiệu suất mỗi kênh: số lượng lead, chất lượng (score), tỷ lệ chuyển đổi, ROI tổng thể.
- Hiển thị rõ kênh nào đang tạo ra lead chất lượng cao, giúp ra quyết định phân bổ ngân sách chính xác.
Kết quả
- 100% nguồn lead được ghi nhận chính xác trên hệ thống CRM, giúp công ty biết rõ ROI của từng kênh để phân bổ ngân sách hiệu quả.
- Phân loại lead tự động và ưu tiên xử lý real-time, đảm bảo nhân viên tập trung vào các lead tiềm năng nhất, không bị trôi.
- Loại bỏ xử lý lead thủ công, toàn bộ quy trình diễn ra tự động, minh bạch và tối ưu năng suất.
- Dữ liệu kênh minh bạch giúp tối ưu ngân sách marketing, tập trung vào kênh có ROI cao, cắt giảm các kênh lãng phí.
- Đội ngũ Sales chỉ tập trung xử lý các lead đã được qualification sơ bộ, giúp tăng hiệu suất chốt deal và giảm thời gian chuyển đổi.
Bảng so sánh trước và sau khi dùng hệ thống CRM
| Tiêu chí | Trước khi dùng CRM | Sau khi dùng hệ thống CRM (Optimi) |
|---|---|---|
| Thời gian làm báo cáo | 2 ngày thủ công trên Excel | 30 giây, tự động xuất từ CRM |
| Dữ liệu ngân sách | Không rõ kênh nào hiệu quả | ROI từng kênh hiển thị real-time |
| Phân bổ ngân sách | Dựa trên cảm tính, tranh cãi nội bộ | Dựa trên số liệu, minh bạch, rõ ràng |
| Tỷ lệ lead được chăm sóc đúng hạn | 40% | ≥90% |
| Hiệu quả tổng thể | Chi phí lãng phí 20–30% | Doanh thu tăng 30–35% |
Lợi ích trực tiếp cho Phòng Kinh doanh
- Tiết kiệm 20–30% ngân sách Marketing – Sales mỗi tháng.
- Tăng ROI quảng cáo, nâng tỷ lệ chốt sale.
- Ra quyết định nhanh, dựa trên số liệu minh bạch.
Làm thế nào để bắt đầu?
- Đưa toàn bộ pipeline lên hệ thống CRM.
- Thiết lập báo cáo ROI cho từng kênh.
- Họp định kỳ dựa trên dữ liệu real-time.
- Đăng ký demo Optimi CRM để trải nghiệm trực tiếp.
👉 Đăng ký demo Optimi CRM ngay hôm nay – bước đầu tiên để cắt ngân sách lãng phí, giữ kênh hiệu quả và tăng doanh thu bền vững.