3 “điểm chết” khiến Agency luôn trễ kế hoạch
Hầu hết các nhà quản lý dự án đều đặt câu hỏi: “Vì sao team của chúng ta luôn trễ kế hoạch?”. Đừng vội đổ lỗi cho nhân sự!
Ở cấp độ chiến lược, sự chậm trễ này không phải là lỗi cá nhân, mà là hậu quả của một quy trình vận hành (operating procedure) lỏng lẻo.
Khi các dự án thường xuyên chạy rời rạc, không gắn kết được với mục tiêu cuối cùng, đó là lúc Agency đang thất bại trong việc kiểm soát. Bài viết này sẽ phân tích 3 nguyên nhân cốt lõi dẫn đến tình trạng chậm deadline mãn tính, đồng thời chứng minh rằng: kiểm soát quy trình mới là giải pháp duy nhất để Agency bạn lấy lại quyền làm chủ tiến độ.
Ba nguyên nhân “chết người” khiến team không thể tuân thủ kế hoạch
Hầu hết các tổ chức đều tin rằng team của họ trễ kế hoạch vì nhân viên thiếu kỷ luật hoặc không chuyên tâm. Tuy nhiên, ở cấp độ người điều hành, sự thật là: team không hề yếu; họ bị thất bại bởi một hệ thống lỏng lẻo. Sự chậm trễ không phải do người, mà do quy trình.
Xem ngay: Cách thiết lập hệ thống theo dõi dự án minh bạch: 5 bước ai cũng có thể làm theo
1. Đặt kế hoạch sai năng lực (capacity issue)
“Điểm chết” đầu tiên là đặt kế hoạch và giao task mà không kiểm tra khả năng làm việc (capacity) thực tế của nhân viên. Bạn giao một task quan trọng cho một nhân sự đang quá tải, dẫn đến một trong hai kết cục: chất lượng giảm sút hoặc dự án trễ deadline. Khi không có cái nhìn trực quan về nguồn lực, việc phân bổ task trở thành trò chơi may rủi. Công việc bị chồng chéo ngay từ đầu khiến nỗ lực tuân thủ lịch làm việc trở nên vô ích.
2. Ưu tiên cá nhân lấn át mục tiêu chung
Khi thông tin tiến độ bị phân tán, nhân viên không thấy được một Nguồn Sự Thật Duy Nhất (Single Source of Truth). Họ sẽ có xu hướng đặt ưu tiên cá nhân (ví dụ: làm những việc dễ và quen thuộc) lấn át mục tiêu chung của Agency. Người điều hành cần một hệ thống giúp gắn kết KPI với từng task, buộc nhân sự phải hiểu ý nghĩa chiến lược của công việc. Nếu thiếu sự gắn kết này, các team sẽ luôn đặt ưu tiên riêng, khiến dự án chạy rời rạc.
Single source of truth (SSOT) là một nguyên tắc quản trị dữ liệu, trong đó có một nguồn duy nhất, chính xác và đáng tin cậy để lưu trữ và quản lý mọi thông tin quan trọng của tổ chức. Điều này đảm bảo mọi người trong tổ chức sử dụng cùng một phiên bản dữ liệu, loại bỏ sự mâu thuẫn và sai sót, từ đó đưa ra quyết định dựa trên thông tin nhất quán và đáng tin cậy.
3. Thông tin tiến độ bị phân mảnh
Khi thông tin về tiến độ dự án nằm rải rác trên Email, Zalo, và các công cụ riêng biệt, việc theo dõi lịch làm việc là bất khả thi. Sự chậm trễ ở một khâu (ví dụ: Designer chậm tiến độ) không được cập nhật ngay lập tức đến các khâu tiếp theo (Content Writer/Media Buyer). Quy trình lỏng lẻo này tạo ra sự tắc nghẽn, và sự chậm trễ ở một khâu sẽ kéo theo toàn bộ dự án, gây ra mâu thuẫn nội bộ.
Lập kế hoạch chỉ là khởi đầu – theo dõi realtime mới là cuộc chơi thật
Lập kế hoạch chỉ là 10% công việc. 90% còn lại là khả năng giám sát và thích ứng với thay đổi.
Báo cáo luôn “màu xanh” cho đến khi quá muộn: Thiếu tầm nhìn trực quan (dashboard)
Đây là nỗi đau lớn nhất của người điều hành: Mọi báo cáo tiến độ đều được “làm đẹp” và gửi đến bạn, nhưng thực tế công việc đã đi chệch hướng từ lâu. Thiếu tầm nhìn trực quan (dashboard) theo thời gian thực (real-time), bạn sẽ không thể phát hiện rủi ro sớm. Hậu quả là bỏ sót thông tin quan trọng và chỉ nhận ra vấn đề khi dự án đã quá muộn để cứu vãn.
Quy trình lỏng lẻo: Sự chậm trễ ở một khâu kéo theo toàn bộ dự án
Trong một Agency, các phòng ban làm việc như các ống silo. Khi một khâu bị tắc (ví dụ: Khách hàng/cấp trên đòi báo cáo gấp hoặc đổi tiêu chí phút chót), hệ thống không đủ linh hoạt để thông báo và phân bổ lại task cho các khâu khác. Thiếu một hệ thống tự động hóa để kết nối các bước, sự chậm trễ ở một điểm sẽ kéo toàn bộ Agency đi xuống.
Giải pháp: Thống nhất một lịch làm việc duy nhất để trở thành chuẩn chung cho toàn đội
Để chấm dứt sự hỗn loạn này, người điều hành cần phải thay đổi mindset: Lịch làm việc phải là một hệ thống sống, có khả năng tự động cập nhật và cảnh báo.
Xây dựng hệ thống theo dõi real-time (thời gian thực) để phát hiện rủi ro sớm
Giải pháp là sử dụng một nền tảng quản lý công việc duy nhất, nơi mọi sự thay đổi đều được ghi nhận ngay lập tức. Điều này giúp CEO/Giám đốc có được dashboard real-time để kiểm soát tiến độ, giảm 50% nhu cầu hỏi báo cáo thủ công và chủ động can thiệp vào các dự án có rủi ro cao.
Lập lịch làm việc dựa trên năng lực thực tế và độ ưu tiên
Phải tích hợp “Tam giác Năng lực – Ưu tiên – Mục tiêu” vào quy trình lập kế hoạch. Chỉ khi hệ thống có thể đối chiếu task với nguồn lực sẵn có (resource capacity) của nhân viên, kế hoạch mới có tính thực thi cao và tránh được lỗi chồng chéo ngay từ đầu.
Không ai muốn tiếp tục cuộc chiến vô vọng với các phương thức quản lý lỗi thời.
Đã đến lúc chuyển giao việc thành một quyết định chiến lược, không còn là sự ngẫu nhiên hay cảm tính.
Cơ hội để Agency của bạn thực sự kiểm soát tuyệt đối công việc, giảm 30% thời gian phối hợp và có Dashboard cập nhật theo thời gian thực đang ở ngay trước mắt.
Giao việc đúng người là quyết định chiến lược nhất mà CEO Agency có thể thực hiện. Đừng để Tam giác Chiến lược của bạn chỉ là lý thuyết suông.
Đăng ký demo Optimi Work – phần mềm quản lý dự án linh hoạt, chi phí hợp lý và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp Việt, giúp bạn hiện thực hóa việc giao việc đúng người, đúng thời điểm.