Điều phối dự án làm càng lâu càng mệt – Vì sao? (Và cách để công việc nhẹ dần theo thời gian)
Nếu bạn đang làm Điều phối dự án 2–5 năm và thấy mình bận hơn trước, họp nhiều hơn, checklist dày hơn, cẩn thận hơn nhưng vẫn… lỗi lặp lại, thì bài viết này dành cho bạn.
Không phải vì bạn yếu hơn hay kém hơn. Mà vì công việc điều phối của bạn không có cơ chế “tự học” và “nhẹ dần theo thời gian”.
Nói cách khác: Bạn đang làm việc mà không có một vòng lặp cải tiến (PDCA) thực sự.
Vì sao “làm quen tay” nhưng công việc không nhẹ hơn?
Ở nhiều công việc khác, kinh nghiệm giúp giảm mệt mỏi. Nhưng với Điều phối dự án, thực tế lại thường ngược lại.
Càng làm lâu, bạn càng:
- Bị kỳ vọng “biết hết”
- Bị gọi khi có vấn đề
- Bị hỏi khi báo cáo lệch
- Phải theo sát nhiều chi tiết hơn trước
Trong khi đó:
- Dữ liệu vẫn rải rác
- Tiến độ vẫn cập nhật thủ công
- Lỗi cũ vẫn quay lại ở dự án mới
Kinh nghiệm của bạn chỉ giúp phản ứng nhanh hơn, chứ không giúp hệ thống vận hành tốt hơn.
Xem thêm: Mỗi dự án đều trễ vì những lỗi “quen mặt”, lý do tại sao?
Dấu hiệu rõ nhất: Vấn đề cũ lặp lại qua nhiều dự án
Hãy thử nhớ lại 2–3 dự án gần nhất bạn làm.
Có phải:
- Vẫn trễ ở những khâu quen thuộc?
- Vẫn lệch báo cáo vì cập nhật không đồng bộ?
- Vẫn phải họp gấp để xử lý những lỗi “quen mặt”?
Nếu câu trả lời là “có”, thì đây không còn là sự cố ngẫu nhiên.
Đây là dấu hiệu cho thấy:
Dự án không học được gì từ những lần vấp trước.
Và khi hệ thống không học, người gánh mệt chính là Điều phối.
Vì sao Điều phối luôn ở thế “chữa cháy”?
Bạn thường chỉ phát hiện vấn đề khi:
- Deadline đã sát
- Báo cáo sắp gửi
- PM bắt đầu hỏi dồn
Không phải vì bạn không quan sát tốt, mà vì:
- Không có dữ liệu để nhìn xu hướng sớm
- Không có nơi lưu lại “bài học” của dự án cũ
- Không có bước bắt buộc để nhìn lại và cải thiện cách làm
Nó cho thấy: bạn phản ứng rất giỏi, nhưng vẫn chỉ là phản ứng.
Vậy gốc rễ vấn đề nằm ở đâu?
Gốc rễ không nằm ở năng lực cá nhân. Nó nằm ở việc công việc điều phối không có vòng lặp cải tiến.
Cụ thể:
- Mỗi dự án kết thúc → không để lại “dấu vết học tập”
- Kinh nghiệm chỉ nằm trong đầu bạn
- Dự án mới lại bắt đầu từ con số 0
Vì thế, công việc không nhẹ dần theo thời gian.
Vòng lặp cải tiến là gì – và vì sao Điều phối dự án cần nó?
Bạn không cần học PDCA theo sách vở. Với Điều phối dự án, vòng lặp cải tiến (PDCA) chỉ cần hiểu đơn giản thế này:
Sau mỗi dự án (hoặc mỗi giai đoạn), có hay không một vòng lặp giúp:
- Nhìn lại
- Sửa cách làm
- Áp dụng cho lần sau
Nếu không có, bạn sẽ mệt mãi.
Xem thêm: PDCA là gì? Vì sao Điều phối dự án cần một vòng lặp cải tiến thay vì thêm checklist
PDCA phiên bản RẤT ĐƠN GIẢN cho Điều phối dự án
Hãy thử áp dụng vòng lặp 4 bước này sau mỗi dự án:
1️⃣ Plan – Nhìn lại
- Dự án vừa rồi trễ ở đâu?
- Báo cáo lệch vì lý do gì?
- Khâu nào khiến bạn phải họp nhiều nhất?
Chỉ cần ghi ra 3 điểm, không cần dài.
2️⃣ Do – Điều chỉnh nhỏ
- Có thể chuẩn hóa lại bước nào?
- Có thể yêu cầu team cập nhật theo một format rõ hơn không?
- Có thể gom thông tin về một chỗ thay vì chat rời rạc?
Chỉ chọn 1 thay đổi nhỏ cho dự án tiếp theo.
3️⃣ Check – Theo dõi
- Thay đổi đó có giúp bạn:
- Ít họp hơn không?
- Ít hỏi lại hơn không?
- Báo cáo dễ hơn không?
Không cần đo phức tạp, chỉ cần cảm nhận rõ ràng.
4️⃣ Act – Giữ lại
- Nếu hiệu quả → giữ làm chuẩn
- Nếu chưa → điều chỉnh tiếp
Quan trọng nhất: đừng để kinh nghiệm chỉ nằm trong đầu bạn.
Checklist nhanh: Bạn có đang thiếu PDCA không?
Nếu bạn gật đầu với 3/5 câu sau, rất có thể hệ thống của bạn đang cần PDCA:
- ❑ Mỗi dự án mới vẫn gặp lại lỗi cũ
- ❑ Bạn là người duy nhất “nhớ” các bài học trước đó
- ❑ Số giờ họp không giảm theo kinh nghiệm
- ❑ Báo cáo vẫn cần kiểm tra chéo nhiều nguồn
- ❑ Công việc không nhẹ hơn dù bạn làm rất lâu
Kết luận: Khi công việc không nhẹ hơn, vấn đề không nằm ở bạn
Nếu bạn làm Điều phối dự án đủ lâu và thấy mình ngày càng mệt, hãy dừng lại một chút.
Có thể:
- Bạn không yếu hơn
- Bạn không kém hơn
- Bạn chỉ đang làm việc trong một hệ thống không biết học
Khi không có vòng lặp cải tiến, kinh nghiệm chỉ giúp bạn chịu đựng tốt hơn – chứ không giúp công việc nhẹ hơn.
Cải tiến công việc với Optimi Work
Nếu bạn muốn nhìn thấy PDCA được vận hành tự nhiên ngay trong công việc hằng ngày – nơi tiến độ, trách nhiệm, lịch sử thay đổi và dữ liệu không còn phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân hay việc nhắc tay, bạn có thể đăng ký demo Optimi Work để xem cách một hệ thống hỗ trợ Điều phối:
- Giảm họp
- Giảm giải trình
- Và giúp dự án vận hành ổn định hơn theo thời gian.