Deadline đã sát nút: Làm gì để “chạy” mà không vỡ trận?
Có những lúc deadline đã ở rất gần, bạn và team không đủ thời gian để làm lại, và cũng không đủ dư địa để làm mọi thứ cho trọn vẹn. Phản xạ quen thuộc là chạy nhanh hơn, làm nhiều hơn, cố gồng lên để “kịp”. Nhưng khi mọi thứ đều gấp, cách đó chỉ khiến bạn dàn trải nỗ lực và chọn sai việc cần ưu tiên.
Trong tình huống này, khác biệt không nằm ở tốc độ. Nó nằm ở việc bạn tập trung đúng hạng mục có ảnh hưởng lớn, có phương pháp xử lý rõ ràng, và không chạy một mình khi thời gian đã rất ít.
Chạy deadline hiệu quả không phải là làm cho đủ mọi thứ, mà là giữ được cục diện, tránh trễ dây chuyền và bảo vệ kết quả quan trọng nhất.
Và đó là điều quyết định việc deadline “vỡ trận” hay được kiểm soát đến phút cuối.
3 phản xạ sai lầm thường gặp khiến dự án vỡ trận hoàn toàn
Khi đồng hồ đếm ngược chuyển sang màu đỏ, não bộ con người có xu hướng chuyển sang chế độ “chiến đấu hoặc bỏ chạy”. Điều này dẫn đến 3 sai lầm chí mạng khiến tình hình tồi tệ hơn:
- Cố giữ toàn bộ phạm vi công việc (Scope): Bạn tiếc công sức đã bỏ ra và cố gắng hoàn thiện 100% tính năng/hạng mục như kế hoạch ban đầu, dù thời gian chỉ còn 20%. Kết quả: Mọi thứ đều dang dở, không có gì hoàn thành trọn vẹn để bàn giao.
- Sa đà vào việc vặt, né tránh việc quan trọng: Bạn đang bị cuốn theo tiếng chuông tin nhắn: ai giục thì làm nấy, hoặc chọn những việc nhỏ, dễ làm trước để tự trấn an bản thân là “mình vẫn đang làm việc”. Thực tế là: Bạn đang trốn tránh đầu việc khó nhất và quan trọng nhất. Nếu việc đó không xong thì bạn trả lời 100 cái email cũng vô nghĩa.
- Tự làm hết vì sợ tốn thời gian hướng dẫn: Bạn nghĩ: “Để mình làm luôn cho nhanh, giờ này ngồi giải thích cho nhân viên thì thà tự làm còn hơn”. Thực tế là: Một mình bạn không thể gánh hết khối lượng công việc của cả nhóm. Chính vì bạn ôm việc nên bạn làm không xuể, trong khi nhân viên thì ngồi chơi vì không có việc để làm. Bạn tưởng mình đang cứu tiến độ, nhưng chính bạn đang làm cả team chậm lại.
Chiến thuật “Chạy” có kiểm soát: 3 Chìa khóa vàng
Để biến cú nước rút từ “hoảng loạn” sang “hạ cánh an toàn”, bạn cần kích hoạt ngay lập tức 3 cơ chế sau:
1. Chọn đúng việc quan trọng (Cắt bỏ để sống sót)
Ở giai đoạn nước rút, câu hỏi cần đặt ra không phải: “Còn bao nhiêu việc chưa làm?” mà là “Việc nào nếu trễ sẽ kéo theo tất cả cùng trễ?”
Khi deadline sát nút, hãy áp dụng tư duy MVP (Minimum Viable Product – Sản phẩm khả thi tối thiểu). Hãy tự hỏi: “Đâu là 20% công việc tạo ra 80% giá trị cốt lõi mà khách hàng/sếp cần ngay lúc này?”
Thay vì cố gắng hoàn hảo, hãy đàm phán lại về phạm vi công việc. Hy sinh những chi tiết rườm rà để bảo vệ tính năng cốt lõi.
- Hành động: Bạn cần một cách nhìn tập trung. Đừng nhìn vào danh sách 100 việc vặt. Hãy sử dụng công cụ quản lý để lọc ra các đầu việc gắn nhãn “Critical” (Then chốt – Ưu tiên số 1). Nếu không có hệ thống giúp bạn nhìn thấy toàn bộ đầu việc trên một màn hình, bạn sẽ rất dễ lạc lối – làm xong nhiều việc phụ nhưng bỏ lỡ đúng hạng mục “chốt chặn”.
Bạn cần biết: 5 cách chạy deadline hiệu quả áp dụng được ngay
2. Có phương pháp xử lý (Chia nhỏ để không tắc nghẽn)
Đừng nhìn vào ngọn núi deadline khổng lồ, nó sẽ làm bạn tê liệt. Hãy nhìn vào bước chân tiếp theo. Một hệ thống quản lý tốt trong giai đoạn này không cần quá phức tạp, nhưng phải thể hiện rõ:
- Thứ tự ảnh hưởng: Việc nào hoàn thành sớm sẽ giảm rủi ro cho các việc còn lại
- Mốc trung gian (Milestones): Cứ 2 tiếng hoặc nửa ngày phải xong cái gì?
- Định nghĩa “Xong”: Mức hoàn thành tối thiểu chấp nhận được là gì?
- Vai trò của công cụ: Lúc này, một phần mềm quản lý công việc như Optimi Work phát huy tác dụng không phải ở tính năng cao siêu, mà ở khả năng trực quan hóa tiến độ. Nó giúp bạn vạch ra lộ trình rõ ràng: việc A xong mới đến việc B. Nếu việc A tắc, cả hệ thống báo động để bạn xử lý ngay, tránh việc đến phút cuối mới biết việc đầu tiên chưa xong.
3. Có team đồng hành (Đừng chạy một mình)
Deadline hiếm khi vỡ vì một người làm chậm. Nó vỡ vì không ai nhìn thấy rủi ro đủ sớm để can thiệp.
Ở giai đoạn sát nút, bạn cần:
- Phân công rõ ai chịu trách nhiệm phần nào
- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực, không chờ báo cáo
- Có cảnh báo sớm khi một hạng mục có dấu hiệu trễ
Điều quan trọng là:
Không ai phải “nhớ giùm” deadline cho cả team.
Sức mạnh của tập thể chỉ được phát huy khi có sự phối hợp nhịp nhàng. Trong giai đoạn nước rút, giao tiếp bằng miệng là không đủ. Bạn cần một “Single Source of Truth” (Nguồn dữ liệu duy nhất) – nơi mà mọi thành viên đều nhìn thấy:
- Ai đang làm gì?
- Ai đang rảnh tay để hỗ trợ người khác?
- Tiến độ thực tế đang ở đâu so với mốc thời gian?
Khi cơ chế phối hợp rõ ràng, bạn không cần gồng – team vẫn chạy cùng nhịp.
Nếu bạn cần giải pháp ngay lập tức: Đừng mất thời gian thử nghiệm quá lâu. Hãy xem danh sách các công cụ dễ dùng nhất: So sánh top các phần mềm dễ triển khai nhất (triển khai trong 1 giờ) để chạy deadline hiệu quả
Kết luận: Đừng để “Chạy Deadline” trở thành văn hóa
Việc xử lý êm đẹp một deadline sát nút có thể mang lại cảm giác thành tựu như một người hùng. Nhưng hãy cẩn thận. Nếu tình trạng này lặp đi lặp lại, đó không phải là sự nỗ lực, đó là dấu hiệu của sự thiếu kiểm soát hệ thống.
Việc phải chạy deadline thường xuyên cho thấy vấn đề không nằm ở nỗ lực cá nhân, mà ở việc thiếu một hệ thống giúp nhìn trước tiến độ và điều phối công việc từ sớm.
Một nhà quản lý giỏi không phải là người chạy deadline nhanh nhất, mà là người biết dùng công cụ và quy trình để nhìn thấy rủi ro từ khi nó còn ở đường chân trời, chứ không phải đợi đến khi nó ập đến trước mặt.
Khám phá toàn bộ chủ đề: Deadline trong công việc: Hiểu đúng – Làm chủ – Không còn chạy deadline