Rất nhiều SME và Agency muốn triển khai đào tạo theo năng lực nhưng lại “tắc” ngay từ bước đầu: không có khung năng lực, không biết bắt đầu từ đâu và không có thời gian để xây dựng bài bản như các tập đoàn lớn. Tin vui là doanh nghiệp vẫn có thể triển khai theo từng bước nhỏ nhưng chính xác, bằng cách xác định năng lực cốt lõi cho từng vai trò, phân loại theo cấp độ và đo lường bằng kết quả thực tế.

Khi đặt đúng nền tảng, chương trình đào tạo theo năng lực sẽ giúp nhân viên phát triển đúng hướng, đúng nhu cầu và đúng tốc độ mà doanh nghiệp mong muốn — ngay cả khi doanh nghiệp chưa có bộ tài liệu “chuẩn chỉnh”.

Vì sao SME không thể chờ đến khi có khung năng lực “chuẩn” mới đào tạo?

Đào tạo theo năng lực (competency-based training) luôn phụ thuộc vào khung năng lực (competency framework). Nhưng khung năng lực hoàn chỉnh thường mất từ 3–6 tháng (nhiều doanh nghiệp lớn cần đến 12 tháng). SME và Agency không đủ thời gian, nguồn lực hay đội ngũ L&D (Learning & Development – tức Đào tạo và Phát triển nhân sự trong doanh nghiệp) chuyên nghiệp để chờ hoàn thiện framework trước khi đào tạo.

1. Khung năng lực mất rất nhiều tháng để xây dựng

Để xây được một bộ khung năng lực hoàn chỉnh, SME cần:

Phỏng vấn quản lý các bộ phận
Xác định nhiệm vụ của từng vai trò
Chuẩn hóa bộ tiêu chuẩn hành vi và kỹ năng
Xây thang đo 3–4 cấp độ
Kiểm tra, hiệu chỉnh với lãnh đạo

Đây là quy trình mà ngay cả tập đoàn lớn cũng gặp khó khăn, chưa nói đến các doanh nghiệp nhỏ.

Chúng ta hãy đến với câu chuyện của Hanvoo Communications, một Agency 40 người tại TP.HCM, đã từng đặt mục tiêu xây dựng một khung năng lực (competency framework) “chuẩn chỉnh” để nâng cấp đội ngũ. Họ muốn cả công ty có một bộ tiêu chuẩn rõ ràng cho 12 vị trí khác nhau, từ Account, Planner, Content, Designer đến Media Buyer và Project Manager.

Khi bắt đầu, mọi thứ có vẻ hứa hẹn: ban lãnh đạo rất kỳ vọng, HR hào hứng vì cuối cùng cũng có công cụ để đánh giá nhân sự. Nhưng chỉ sau vài tuần, dự án bắt đầu “ngốn” nguồn lực theo cách không ai lường trước:

HR phải phỏng vấn từng trưởng bộ phận, mỗi lần kéo dài 1–2 giờ.
Tài liệu năng lực bị… viết lại từ đầu liên tục vì mỗi người hiểu công việc theo một cách khác nhau.
Không ai thống nhất được mô tả hành vi: “Làm việc nhóm” là sao? “Giao tiếp hiệu quả” được đo thế nào?
Designer và Content có tiêu chuẩn khác nhau, nhưng mỗi team lại đề xuất thêm nhiều năng lực riêng → càng làm framework phình to.

Sau 4 tháng, họ đã có hơn 120 trang tài liệu, nhưng:

Các mục mô tả năng lực trùng lặp, rời rạc.
Không có thang đo năng lực (level) thống nhất.
Tài liệu quá dài → không thể đưa vào đánh giá thực tế.
Quản lý các bộ phận… không muốn đọc.
HR thì kiệt sức vì chỉnh sửa liên tục.

Cuối cùng, dự án bị “đắp chiếu” một cách lặng lẽ.
Không ai nói ra, nhưng ai cũng hiểu rằng:
Quy trình quá nặng – không ai đủ thời gian theo đuổi – và kết quả không thể ứng dụng.

2. Nhu cầu đào tạo đang cấp bách, không thể chờ tài liệu

Nhân viên cần kỹ năng ngay lập tức để xử lý công việc:

Lập kế hoạch
Giao tiếp với khách hàng
Tự quản lý thời gian
Làm báo cáo đúng hạn
Kỹ năng làm việc nhóm

Không ai có thể chờ đến khi “khung năng lực hoàn thành” mới được đào tạo.

Tại Redleaf Digital, câu chuyện đã diễn ra đúng theo mô-tuýp trên: team Sales liên tục mất khách chỉ vì thiếu một kỹ năng tưởng như đơn giản: đặt câu hỏi khai thác nhu cầu. Nhân viên thường hỏi theo cảm tính, không dẫn dắt, không hiểu vấn đề cốt lõi của khách, và kết quả là hơn 40% cơ hội tiềm năng “rụng” ngay ở bước trao đổi đầu tiên.

Ban lãnh đạo biết rõ đây là năng lực cần đào tạo ngay, nhưng nếu chờ 3 tháng để hoàn thiện khung năng lực rồi mới bắt đầu đào tạo thì doanh thu sẽ còn tiếp tục sụt giảm. Giải pháp phải triển khai tức thì: tập trung đào tạo đúng kỹ năng “đặt câu hỏi hiệu quả”, kèm thực hành theo tình huống thật, thay vì cố xây khung năng lực bài bản mà không kịp thời xử lý vấn đề trước mắt.

3. Competency-based Training hoàn toàn có thể triển khai theo phiên bản rút gọn

Đào tạo theo năng lực không bắt buộc phải có bộ tài liệu dày hàng trăm trang. SME chỉ cần xác định:

Vai trò nào quan trọng nhất
3–5 năng lực cốt lõi
Cấp độ mong muốn
Khoảng thiếu cần đào tạo

Đủ để bắt đầu.

CEO Trần Bình Minh của Transgo – một doanh nghiệp Logistics tại Bình Dương đã chia sẻ: ông quyết định không xây dựng khung năng lực phức tạp cho toàn công ty mà bắt đầu theo hướng “tối giản – đúng trọng tâm”. Transgo chọn hai vị trí quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành và trải nghiệm khách hàng: Điều phối vận hành và Chăm sóc khách hàng (CSKH).

Mỗi vị trí được xác định chỉ 4 năng lực cốt lõi, ví dụ:

Với điều phối vận hành: quản lý đơn hàng, xử lý sự cố, phối hợp nhóm và tư duy hệ thống.
Với CSKH: kỹ năng lắng nghe, xử lý tình huống, giao tiếp và tinh thần dịch vụ.

Dựa trên 4 năng lực này, doanh nghiệp tiến hành đánh giá nhanh từng nhân viên theo thang 4 mức đơn giản. Khoảng thiếu được xác định rõ (ai thiếu năng lực gì, thiếu ở mức độ nào), từ đó xây lộ trình đào tạo theo đúng nhu cầu thực tế.

Sau 2 tháng, kết quả rất rõ ràng:

80% nhân viên điều phối cải thiện mức độ xử lý sự cố trong ca làm việc.
Nhân viên CSKH giảm 35% số lần chuyển tuyến sang cấp quản lý.
Báo cáo năng lực được hiển thị trực quan, dễ theo dõi mà không cần bộ khung năng lực hàng chục trang như các tập đoàn lớn.

Doanh nghiệp nhận ra rằng: không cần một framework đồ sộ, chỉ cần chọn đúng vị trí – đúng năng lực – đúng cách đánh giá, SME vẫn có thể triển khai đào tạo theo năng lực hiệu quả và dễ áp dụng.

Đào tạo theo năng lực là gì? – Giải thích đơn giản nhất cho SME

Đào tạo theo năng lực (competency-based training) không tập trung vào nội dung học mà tập trung vào kết quả và hành vi thực tế của nhân viên trong công việc. Điều quan trọng không phải họ học bao nhiêu giờ, mà là họ làm được gì khác sau đào tạo. Thay vì kiểm tra kiến thức, doanh nghiệp đánh giá qua cách nhân viên xử lý tình huống, chất lượng đầu việc và mức độ đáp ứng yêu cầu vai trò. Nhờ đó, việc đào tạo trở nên thực tế, đo được và gắn chặt với hiệu suất công việc hằng ngày.

1. Đào tạo dựa trên khoảng thiếu hụt năng lực (competency gap)

SME không đào tạo dàn trải. SME đào tạo vào năng lực mà nhân viên còn thiếu để hoàn thành công việc. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “học nhiều nhưng không dùng được”, tập trung thời gian và ngân sách vào đúng khoảng thiếu thực sự ảnh hưởng đến hiệu suất. Khi đào tạo bám sát nhu cầu thực tế, nhân viên cải thiện nhanh hơn, còn doanh nghiệp nhìn thấy kết quả rõ ràng chỉ sau vài tuần triển khai.

Ví dụ minh họa:
Nhân viên Marketing không viết được thông điệp thuyết phục → Năng lực thiếu: “Tư duy nội dung” (Content thinking).
Lộ trình đào tạo chỉ tập trung vào kỹ năng này, thay vì học 10 kỹ năng marketing khác không liên quan.

2. Đào tạo đúng người – đúng kỹ năng – đúng thời điểm

Nhân viên học đúng thứ họ cần để làm tốt vai trò hiện tại, không học theo cảm tính. Thay vì “học cho biết”, họ được phát triển những năng lực có tác động trực tiếp đến hiệu suất công việc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí nguồn lực và tạo ra sự tiến bộ rõ rệt sau mỗi chu kỳ đào tạo. Nhân viên cũng cảm thấy việc học có ý nghĩa hơn vì nhìn thấy sự thay đổi thực tế trong cách họ làm việc mỗi ngày.

3. Đào tạo theo năng lực không yêu cầu khung năng lực hoàn chỉnh

Chỉ cần một phiên bản tối giản gồm:

Năng lực cốt lõi
Mô tả hành vi
Cấp độ từ 1–4

SME có thể bắt đầu ngay và hoàn thiện dần.

4 bước xây chương trình đào tạo theo năng lực khi chưa có khung năng lực

Đây là phần quan trọng nhất:
Một quy trình có thể áp dụng ngay chỉ trong 2–3 ngày, thay vì 3–6 tháng.

Bước 1 – Xác định 3–5 vai trò then chốt

SME không cần xây khung cho toàn bộ công ty cùng lúc. Chỉ cần xác định 3–5 vị trí ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả kinh doanh hoặc vận hành.

Các vai trò then chốt thường là:

Sales
Điều phối dự án
Trưởng nhóm vận hành
Nhân viên CSKH
Kế toán – thu chi

Ví dụ minh họa: Với một Agency 25 người chọn 3 vị trí ưu tiên: Account, Designer và Social Executive. Dù còn nhiều vị trí khác, họ chỉ cần tập trung vào 3 nhóm này là đã giải quyết 80% vấn đề năng lực.

Bước 2 – Xác định 3–5 năng lực cốt lõi (phiên bản rút gọn)

Không cần 20 năng lực như tập đoàn. Chỉ cần “essentials”.

SME có thể dùng 3 nhóm năng lực chính:

1. Năng lực chuyên môn (Functional competencies)

Viết content
Tư duy phân tích
Chăm sóc khách hàng
Thiết kế cơ bản
Lập kế hoạch

2. Năng lực hành vi (Behavioral competencies)

Chủ động
Hợp tác
Giao tiếp
Tư duy dịch vụ

3. Năng lực tư duy (Thinking competencies)

Giải quyết vấn đề
Quản lý thời gian
Ra quyết định

Bước 3 – Xác định cấp độ năng lực theo thang 4 mức

Không cần mô hình phức tạp. Chỉ cần 4 cấp:

Mức 1 – Chưa biết
Mức 2 – Biết nhưng chưa làm tốt
Mức 3 – Làm tốt đúng yêu cầu
Mức 4 – Làm chủ, hướng dẫn được người khác

Ta có thể lấy ví dụ: Năng lực “Xử lý tình huống” của nhân viên CSKH hiện tại chỉ ở Mức 2 → biết nhưng dễ lúng túng khi gặp khách khó.
Mức mong đợi: Mức 3 → xử lý ổn, không cần giám sát.

Khoảng thiếu = 1 mức → lộ trình đào tạo rất rõ ràng.

Bước 4 – Xây chương trình đào tạo dựa trên khoảng thiếu (Gap-based Training)

Khoảng thiếu = Mức cần đạt – mức hiện tại.
→ Chỉ đào tạo đúng phần còn thiếu.

Áp dụng mô hình 70-20-10 vào lộ trình năng lực:

70% – Học qua công việc thật

Giao nhiệm vụ thực tế
Giao case mô phỏng
Cho xử lý tình huống thật (có người quan sát)
Làm mini-project

Ví dụ minh họa:
Nhân viên thiếu năng lực “giao tiếp rõ ràng”:
→ Giao nhiệm vụ viết lại SOP nội bộ 1 trang → vừa luyện giao tiếp, vừa tạo sản phẩm thật.

20% – Kèm cặp (mentoring/coaching)

1-on-1 mỗi tuần
Shadowing (quan sát người giỏi)
Nhận feedback nhanh

10% – Học liệu chính quy

Video nội bộ
Checklist hành vi
Tài liệu ngắn (5–7 trang)

Làm sao để đo năng lực khi chưa có khung năng lực?

1. Đo bằng hành vi thật trong công việc

Không dựa vào cảm tính. Chỉ nhìn vào kết quả thật.

Ví dụ minh họa:
Năng lực “quản lý thời gian” → Đánh giá bằng:

% task trễ
Số lần quên deadline
Chất lượng công việc khi bận rộn

2. Sử dụng checklist hành vi

Mỗi năng lực có 5–7 hành vi để kiểm tra.

Ví dụ minh họa checklist “Giao tiếp”:

Trình bày ý rõ ràng
Biết xác nhận lại thông tin
Trả lời đúng trọng tâm
Không gây hiểu nhầm

3. Đánh giá theo chu kỳ 30–60 ngày

SME không cần đánh giá 6 tháng/lần.
Đánh giá liên tục giúp chương trình đào tạo đi đúng hướng.

Cách phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp triển khai đào tạo theo năng lực mà không cần khung hoàn chỉnh

Phần này không nhắc thương hiệu, chỉ mô tả chức năng của các nền tảng/giải pháp quản trị nhân sự.

1. Tự động gợi ý năng lực cốt lõi cho từng vai trò

Nhiều phần mềm có thư viện mẫu năng lực (competency library), giúp HR chọn nhanh năng lực phù hợp mà không cần xây từ đầu.

Ví dụ minh họa:
Chọn vị trí “Nhân viên Sales” → hệ thống gợi ý:

Giao tiếp
Kỹ năng đặt câu hỏi
Xử lý từ chối
Thương lượng

HR chỉ cần chọn và tinh chỉnh.

2. Theo dõi đánh giá năng lực theo chu kỳ

Phần mềm hiển thị năng lực của từng nhân viên qua biểu đồ:

Năng lực hiện tại
Mức mong đợi
Khoảng thiếu

Ví dụ minh họa:
Biểu đồ radar của nhân viên CSKH cho thấy:

Tư duy dịch vụ = 4
Xử lý tình huống = 2
Lắng nghe = 3

→ Lộ trình đào tạo tập trung vào “xử lý tình huống”.

3. Giao nhiệm vụ thực tế theo khoảng thiếu (phần 70%)

Hệ thống cho phép giao nhiệm vụ cụ thể gắn với năng lực còn thiếu và theo dõi tiến độ.

Ví dụ minh họa:
Năng lực “tự chủ công việc” thấp → phần mềm gợi nhiệm vụ:

Lập kế hoạch tuần
Tự quản lý task
Viết báo cáo ngắn

4. Quản lý hướng dẫn (mentoring) và nhắc lịch đào tạo (coaching)

Phần mềm tạo lịch đào tạo tự động theo tuần, tháng, kết hợp với checklist để người hướng dẫn không bỏ sót nội dung cần hướng dẫn.

5. Lưu trữ học liệu theo năng lực

Học liệu được phân theo năng lực, không theo phòng ban → nhân sự dễ tìm đúng tài liệu họ cần.

6. Báo cáo tiến bộ theo năng lực, phòng ban và cá nhân

Doanh nghiệp biết ai tiến bộ, ai cần hỗ trợ thêm, năng lực nào nên ưu tiên đào tạo.

Kết luận – Đào tạo theo năng lực không cần framework hoàn chỉnh mới làm được

Đào tạo theo năng lực (Competency-based Training) không phải mô hình dành riêng cho tập đoàn lớn. SME hoàn toàn có thể triển khai ngay bằng cách bắt đầu đơn giản: chọn vai trò quan trọng, xác định năng lực cốt lõi, chia cấp độ và đào tạo theo khoảng thiếu.

Khi triển khai đúng, doanh nghiệp có thể:

Giảm 40–60% chi phí đào tạo
Tăng tốc độ tiến bộ của nhân viên
Xây đội ngũ mạnh từ gốc
Tránh đào tạo lan man, tốn kém

Và với sự hỗ trợ từ các phần mềm quản trị nhân sự hiện đại, SME có thể triển khai mô hình đào tạo theo năng lực một cách nhanh chóng, có hệ thống và đo lường được.

Đào tạo hiệu quả không cần phức tạp hay tốn kém.
Chỉ cần một công cụ phù hợp, bạn có thể xây lộ trình năng lực rõ ràng và giúp từng nhân sự phát triển đúng tốc độ.

Đăng ký Demo trải nghiệm Phần mềm quản lý nhân sự HRM ngay để bắt đầu hành trình nâng cấp đội ngũ.

Đăng ký demo