Khi training gap bị “mờ”, cả kế hoạch đào tạo nhân sự đều đi chệch hướng
Trong hầu hết doanh nghiệp SME, đào tạo nhân sự vẫn được xem là “giải pháp” khi hiệu suất đi xuống. Nhưng điều ít ai nhìn nhận là: đào tạo chỉ hiệu quả khi doanh nghiệp biết rõ nhân viên đang thiếu kỹ năng gì. Nếu training gap bị mờ, mọi kế hoạch dù tốn kém hay được thiết kế kỹ đến mấy cũng sẽ đi lệch hướng.
Trong quá trình phát triển, đào tạo nhân sự trở thành một phần quan trọng giúp nâng cao hiệu suất công việc.
Khi kế hoạch đào tạo nhân sự không được xác định rõ, hiệu quả sẽ không đạt yêu cầu.
Khi doanh nghiệp không ghi nhận đúng kỹ năng hiện tại của nhân viên, kế hoạch đào tạo trở nên cảm tính. HR không biết ai đang thiếu gì, ai cần ưu tiên học trước, hay khóa học nào thực sự phù hợp. Hậu quả là ngân sách bị lãng phí, trong khi hiệu suất đội ngũ không hề cải thiện.
Đào tạo nhân sự cần được xem là một chiến lược lâu dài thay vì giải pháp tạm thời.
Để cải thiện đào tạo nhân sự, doanh nghiệp cần một kế hoạch rõ ràng.
Training gap – nền tảng đào tạo nhân sự mà nhiều doanh nghiệp đang đánh mất
Training gap là khoảng cách giữa năng lực hiện tại và năng lực chuẩn cho vị trí. Đây là “điểm xuất phát” để lập kế hoạch đào tạo đúng trọng tâm. Nhưng thực tế, nhiều SME lại bỏ qua bước xác định này hoặc làm rất sơ sài.
Kết quả là doanh nghiệp đào tạo dựa trên:
- Đề xuất cảm tính của quản lý,
- Cảm giác “team đang yếu phần này”,
- Hoặc theo xu hướng thị trường, mà không dựa trên dữ liệu thật sự của nhân viên.
Khi không xác định chính xác điểm thiếu, doanh nghiệp giống như đang bắn tên trong bóng tối: có thể trúng — nhưng phần lớn là trượt.
Đào tạo nhân sự hiệu quả đòi hỏi việc đánh giá kỹ lưỡng các kỹ năng hiện có.
Xem thêm: Training gap là gì? Tại sao Training gap là “kim chỉ nam” để SME đào tạo đúng và hiệu quả?
Dấu hiệu training gap của doanh nghiệp đang “mờ”
1. Nhân viên học xong nhưng vẫn không làm được việc
Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng nhân viên tham gia đầy đủ khóa học nhưng quay lại công việc vẫn không làm được hoặc làm rất chậm. Vấn đề không nằm ở nỗ lực học tập, mà ở chỗ nội dung đào tạo không khớp với kỹ năng thực tế họ đang thiếu. Nếu training gap bị xác định sai, dù học nhiều đến đâu, năng lực cũng không thể cải thiện.
Điều này khiến doanh nghiệp tốn kém thời gian, chi phí và cơ hội, trong khi hiệu suất chung vẫn “giậm chân tại chỗ”. Đây cũng là lý do nhiều chương trình đào tạo nhân sự trở nên kém hiệu quả và bị đánh giá là lãng phí. Chỉ khi quá trình đào tạo nhân sự gắn đúng nhu cầu công việc và được đo lường bài bản, nhân viên mới có thể áp dụng kiến thức vào thực tế và tạo ra kết quả rõ ràng.
2. Mỗi phòng ban báo “thiếu kỹ năng” theo một kiểu
Để có kết quả tốt, đào tạo nhân sự cần có sự đầu tư nghiêm túc.
Không có khung năng lực chung là lý do khiến mỗi quản lý đưa ra một danh sách khác nhau. Kế hoạch đào tạo nhân sự được lập nên từ hàng loạt danh sách rời rạc, không thể ghép thành một chiến lược thống nhất.
Khi không có chuẩn chung, doanh nghiệp luôn rơi vào vòng xoáy đào tạo chắp vá: chỗ nào kêu thiếu thì vá chỗ đó, nhưng không bao giờ giải quyết được vấn đề năng lực một cách tổng thể.
3. Không biết ai thực sự cần ưu tiên đào tạo
Trong team có 10 người, ai đang yếu nhất? Ai cần kèm cặp trước? Ai có tiềm năng phát triển nhưng đang bị “bỏ quên”?
Không có dữ liệu năng lực, HR không thể trả lời – và mọi quyết định quản lý nhân sự chỉ dựa vào cảm tính hơn là căn cứ thực tế.
Khi thiếu dữ liệu chuẩn, doanh nghiệp dễ đánh giá sai người, kèm nhầm người và bỏ lỡ nhân sự có tiềm năng phát triển mạnh.
4. Dữ liệu thành tựu bị thất lạc trong email và file rời rạc
Một thành tích không được lưu lại, một kỹ năng mới không được cập nhật… lâu dần hồ sơ năng lực của nhân viên trở nên mơ hồ. Khi dữ liệu rời rạc như vậy, doanh nghiệp rất khó đánh giá đúng năng lực thật và đưa ra quyết định đào tạo nhân sự phù hợp. Hệ quả là kế hoạch phát triển dễ đi chệch hướng, đào tạo sai người hoặc sai kỹ năng. Chỉ khi hồ sơ năng lực được cập nhật đầy đủ và minh bạch, quá trình đào tạo nhân sự mới có cơ sở chính xác để tạo ra hiệu quả thực sự.
Ví dụ minh họa:
Tại Nova Digital Studio, nhân viên content Hương đã tự học thêm kỹ năng phân tích dữ liệu và hỗ trợ tối ưu ROI cho 3 chiến dịch. Tuy nhiên, vì không có hệ thống ghi nhận năng lực, thông tin này bị nằm rải rác trong email. Cuối năm, cô vẫn bị đánh giá ở mức “đạt yêu cầu” như những nhân viên không có đóng góp thêm.
Hậu quả: kế hoạch đào tạo bị sai ngay từ bước đầu
1. Training sai người
Người có năng lực yếu nhất lại chưa được học, trong khi người đã vượt chuẩn lại phải tham gia khóa học không cần thiết.
2. Training sai kỹ năng
Đội sales được học kỹ năng thuyết trình trong khi vấn đề thật sự là thiếu kỹ năng chốt deal.
Đội CSKH được học về xử lý phản đối dù vấn đề cốt lõi là không nắm đủ sản phẩm.
3. Đề bạt sai vị trí
Dữ liệu năng lực không rõ, người chưa đủ chuẩn lại được thăng chức, còn người đủ năng lực bị bỏ qua.
Hệ quả là tinh thần đội ngũ giảm mạnh.
4. Hiệu suất không cải thiện – HR bị chất vấn
Khi đào tạo nhiều nhưng KPI không nhúc nhích, ban lãnh đạo sẽ hỏi:
“Chúng ta đã tiêu tiền vào đâu và hiệu quả nằm ở đâu?”
Nếu không có dữ liệu năng lực và không đo được tác động sau đào tạo, HR rất khó chứng minh giá trị, còn chương trình đào tạo thì dễ bị xem như “chi phí” thay vì “đầu tư”.
5. Ngân sách bị lãng phí
Đào tạo nhân sự sai khiến doanh nghiệp không chỉ tốn chi phí khóa học, mà còn mất cả thời gian làm việc của nhân viên và chi phí cơ hội do hiệu suất bị trì trệ. Mỗi buổi học không đúng trọng tâm là một lần hiệu quả vận hành bị chậm lại, công việc bị ách tắc và mục tiêu kinh doanh bị kéo lùi.
Ví dụ minh họa:
VietMarket Retail từng tổ chức 12 khóa đào tạo nội bộ trong một năm nhưng doanh số cửa hàng không cải thiện. Một năm sau, họ mới phát hiện nhân viên không thiếu kỹ năng bán hàng – mà thiếu kỹ năng quản lý tồn kho, dẫn đến thiếu hàng ở những mặt hàng bán chạy. Toàn bộ ngân sách đào tạo trước đó gần như lãng phí.
Xem thêm: 5 dấu hiệu cảnh báo chiến lược đào tạo nội bộ của doanh nghiệp đang có vấn đề
Nguyên nhân gốc rễ khiến training gap bị mờ
- Không có khung năng lực chuẩn cho từng vị trí
- Đánh giá năng lực theo cảm xúc của quản lý
- Không có hệ thống lưu trữ dữ liệu năng lực
- Dữ liệu thành tựu không được ghi nhận đầy đủ
- Không có tiêu chí rõ ràng “đạt chuẩn – chưa đạt – vượt chuẩn”
- Không đánh giá năng lực theo chu kỳ mà chỉ làm qua loa cuối năm
Điểm chung là: doanh nghiệp không có dữ liệu minh bạch để hoạch định đào tạo nhân sự.
Xem thêm: So sánh 3 cách quản lý thông tin nhân sự phổ biến: Excel – Phần mềm HRM – ERP
Giải pháp: Làm rõ training gap trước khi lập kế hoạch đào tạo nhân sự
Để đào tạo không còn dựa trên cảm tính và tránh lãng phí nguồn lực, doanh nghiệp SME cần xây dựng một nền tảng đánh giá năng lực thật sự rõ ràng. Chỉ khi nhìn đúng điểm xuất phát của từng nhân viên, HR mới có thể lập kế hoạch đào tạo đúng người – đúng kỹ năng – đúng thời điểm. Và đó chính là bước đầu tiên để bất kỳ chương trình đào tạo nào mang lại hiệu quả thực sự. Để tránh đào tạo sai hướng, doanh nghiệp SME cần:
1. Xây khung năng lực cho từng vị trí
Xây khung năng lực cho từng vị trí là bước nền tảng giúp doanh nghiệp đánh giá nhân viên một cách khách quan và nhất quán. Khi tiêu chí được làm rõ, HR và quản lý không còn đánh giá theo cảm xúc hay kinh nghiệm cá nhân. Đây cũng là cơ sở để xác định chính xác ai đang đạt chuẩn, ai còn thiếu kỹ năng và đâu là training gap quan trọng cần ưu tiên xử lý.
2. Đánh giá năng lực theo tiêu chí rõ ràng và minh bạch
Đánh giá năng lực theo tiêu chí rõ ràng và minh bạch giúp loại bỏ tối đa sự chủ quan trong nhận xét của từng quản lý. Khi mọi năng lực đều được đo bằng cùng một thang đo, nhân viên biết chính xác mình đang ở mức nào và cần cải thiện điều gì. Điều này tạo ra sự công bằng trong đánh giá, đồng thời giúp HR xác định training gap một cách chính xác và đáng tin cậy hơn.
3. Cập nhật kỹ năng và thành tựu theo thời gian
Cập nhật kỹ năng và thành tựu theo thời gian giúp hồ sơ năng lực của nhân viên luôn phản ánh đúng thực tế, không bị lệch do thiếu thông tin. Những đóng góp quan trọng—từ dự án lớn đến các cải tiến nhỏ—đều được ghi nhận kịp thời, tránh rơi rớt trong email hay trí nhớ của quản lý. Khi dữ liệu liên tục được làm mới, HR dễ dàng xác định đúng training gap và đề xuất kế hoạch đào tạo phù hợp.
4. Xác định training gap dựa trên dữ liệu
Đào tạo nhân sự bài bản chính là chìa khóa nâng cao năng lực làm việc.
Xác định training gap dựa trên dữ liệu giúp doanh nghiệp nhìn rõ khoảng cách giữa năng lực hiện tại và năng lực chuẩn của từng vị trí, thay vì dựa vào cảm tính. Khi mọi quyết định đều dựa trên bằng chứng cụ thể – kết quả KPI, thành tựu, kỹ năng đã học – HR có thể ưu tiên đúng người và đúng kỹ năng cần đào tạo. Cách tiếp cận này đảm bảo kế hoạch đào tạo đi thẳng vào điểm thiếu cốt lõi, tối ưu hiệu quả và chi phí.
5. Lập kế hoạch đào tạo theo mức độ ưu tiên
Lập kế hoạch đào tạo theo mức độ ưu tiên giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những kỹ năng có tác động lớn nhất đến hiệu suất. Thay vì dàn trải cho quá nhiều khóa học, HR có thể giải quyết từng điểm thiếu quan trọng theo thứ tự, đảm bảo nhóm cần học trước được hỗ trợ kịp thời. Cách làm này không chỉ tiết kiệm ngân sách mà còn tạo hiệu quả rõ ràng và đo lường được sau mỗi chu kỳ đào tạo.
Kết luận
Training gap bị “mờ” không chỉ khiến kế hoạch đào tạo đi chệch hướng, mà còn làm doanh nghiệp mất tiền, mất thời gian và mất cả niềm tin của nhân viên. Khi training gap được làm rõ bằng dữ liệu chuẩn và đánh giá khách quan, đào tạo mới thực sự trở thành đòn bẩy để nâng cao hiệu suất đội ngũ.
Hãy bắt đầu từ việc nhìn rõ khoảng cách năng lực – trước khi nghĩ đến bất kỳ mô hình đào tạo nào. Trải nghiệm cách theo dõi năng lực dễ dàng và hiệu quả hơn cùng Phần mềm Quản lý nhân sự Optimi HRM.
Đăng ký demo ngay!