CRM là gì? Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bắt đầu từ loại CRM nào?
Hơn 60% doanh nghiệp nhỏ thất bại trong việc giữ chân khách hàng – bạn có nằm trong số đó?
Nhiều doanh nghiệp SME đang mất hàng chục khách hàng tiềm năng mỗi tháng vì thông tin rời rạc, nhân viên bỏ lỡ lịch chăm sóc hoặc không ưu tiên đúng khách hàng quan trọng.
CRM (Customer Relationship Management) không chỉ là một phần mềm quản lý khách hàng, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp tăng doanh số, tối ưu quy trình bán hàng và giữ chân khách hàng lâu dài.
Xem thêm: 3 loại CRM phổ biến – CRM nào phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ?
👉 Bài viết này sẽ giải thích rõ CRM là gì, vì sao quan trọng với SME và gợi ý loại CRM phù hợp nhất để bạn bắt đầu ngay hôm nay.
CRM là gì?
CRM hoạt động như thế nào?
CRM là hệ thống lưu trữ, quản lý và phân tích toàn bộ thông tin khách hàng tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Cách CRM vận hành:
- Thu thập dữ liệu từ nhiều kênh (Facebook, Zalo, website, hotline…).
- Tự động lưu trữ thông tin & lịch sử mua hàng.
- Phân loại và chấm điểm khách hàng, gợi ý cách tiếp cận phù hợp.
Ví dụ: Một spa nhỏ tại Hà Nội dùng CRM để tự động lưu thông tin khách, nhắc lịch chăm sóc và gửi SMS ưu đãi đúng thời điểm, giúp tăng 25% khách hàng quay lại chỉ sau 2 tháng.
Xem thêm: CRM theo ngành nghề – Giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Vì sao CRM quan trọng với doanh nghiệp vừa và nhỏ?
- Tập trung thông tin khách hàng: Nhân viên tra cứu nhanh chỉ với 1 cú click thay vì lục tìm file Excel rời rạc.
- Tăng cơ hội chốt sale: CRM nhắc lịch follow-up đúng thời điểm, tránh bỏ sót khách hàng nóng.
- Giảm rò rỉ dữ liệu: Dữ liệu lưu trữ tập trung, phân quyền rõ ràng, an toàn ngay cả khi nhân viên nghỉ việc.
Lợi ích của CRM với doanh nghiệp SME
Tăng doanh số và giữ chân khách hàng
Theo HubSpot, doanh nghiệp sử dụng CRM hiệu quả có thể tăng 30% doanh số nhờ chăm sóc đúng nhu cầu, đúng thời điểm và tạo chương trình khách hàng thân thiết.
Tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình bán hàng
CRM tự động hóa các công việc lặp lại:
- Gửi email/sms hàng loạt.
- Nhắc lịch chăm sóc định kỳ.
- Phân loại khách tiềm năng theo độ ưu tiên.
Nhờ vậy, đội sales có thể dành nhiều thời gian hơn để tư vấn và chốt đơn.
Quản lý dữ liệu khách hàng tập trung và an toàn
Toàn bộ thông tin khách hàng được lưu trên nền tảng cloud với phân quyền chi tiết, tránh mất dữ liệu khi nhân viên nghỉ việc.
Dấu hiệu doanh nghiệp bạn cần CRM ngay
✅ Nhân viên mất hơn 30 phút mỗi lần để tìm thông tin khách hàng.
✅ Không biết khách nào đã được chăm sóc, khách nào bị bỏ quên.
✅ Tỉ lệ khách quay lại mua dưới 20%.
✅ Mất khách hàng chỉ vì quên lịch hẹn hoặc chăm sóc sai thời điểm.
Nếu có 2 dấu hiệu trở lên, bạn cần triển khai CRM càng sớm càng tốt.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bắt đầu từ loại CRM nào?
CRM theo ngành nghề hay CRM đa năng?
- CRM theo ngành nghề: Tích hợp sẵn tính năng đặc thù (báo cáo hoa hồng cho bất động sản, quản lý tồn kho cho bán lẻ…).
- CRM đa năng: Linh hoạt cho nhiều ngành, nhưng có thể cần tùy chỉnh thêm.
Cloud CRM hay On-premise CRM – loại nào phù hợp với SME?
Khi bắt đầu tìm hiểu CRM, bạn sẽ gặp hai loại chính: CRM online (Cloud CRM) và CRM cài đặt trên máy chủ (On-premise CRM).
CRM online (Cloud CRM) – Giống như bạn dùng Gmail hay Facebook
- Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng internet của nhà cung cấp.
- Bạn chỉ cần có máy tính hoặc điện thoại kết nối mạng là có thể đăng nhập và sử dụng ở bất kỳ đâu.
- Chi phí trả theo tháng, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Ví dụ: Bạn đi công tác, vẫn có thể mở điện thoại xem ngay thông tin khách hàng.
CRM cài đặt trên máy chủ (On-premise CRM) – Giống như cài phần mềm vào máy tính công ty
- Hệ thống được cài đặt trực tiếp trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp.
- Phù hợp với doanh nghiệp lớn muốn tự quản lý toàn bộ dữ liệu và có đội ngũ IT chuyên trách.
- Chi phí đầu tư ban đầu cao, thời gian triển khai lâu (có thể vài tháng).
- Ví dụ: Một tập đoàn tài chính cần bảo mật tuyệt đối nên đầu tư máy chủ riêng để lưu toàn bộ dữ liệu khách hàng.
| Tiêu chí | Cloud CRM (phù hợp DN vừa và nhỏ) | On-premise CRM (DN lớn) |
|---|---|---|
| Chi phí | Thấp, trả theo tháng | Cao, đầu tư ban đầu lớn |
| Triển khai | Nhanh (1–3 ngày) | Lâu (1–3 tháng), cần đội IT |
| Truy cập | Mọi lúc, mọi nơi | Giới hạn thiết bị nội bộ |
| Bảo trì | Nhà cung cấp đảm nhận | Tự bảo trì, cần đội IT |
CRM Việt hay CRM nước ngoài?
| Tiêu chí | CRM Việt (Optimi, Getfly…) | CRM nước ngoài (HubSpot, Salesforce…) |
|---|---|---|
| Chi phí | Hợp lý, phù hợp SME | Cao, tính theo USD |
| Ngôn ngữ | Tiếng Việt, dễ dùng | Tiếng Anh, cần nhân viên thành thạo |
| Triển khai | Nhanh, 1–3 ngày | Lâu, có thể 1–3 tháng |
| Hỗ trợ | Nhanh, trực tiếp 24/7 | Hạn chế, thường qua email |
| Phù hợp | SME trong nước | DN lớn, mở rộng quốc tế |
3 tiêu chí chọn CRM phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ
Dễ sử dụng và triển khai nhanh
Một CRM tốt cần giao diện trực quan, nhân viên chỉ mất 1–2 buổi để làm quen.
Chi phí hợp lý và linh hoạt theo quy mô
Chọn CRM cho phép trả theo tháng hoặc theo số người dùng để tối ưu ngân sách.
Hỗ trợ tiếng Việt và chăm sóc khách hàng nhanh chóng
SME nên ưu tiên nhà cung cấp có hỗ trợ 24/7 hoặc ít nhất trong giờ hành chính để xử lý sự cố kịp thời.
Checklist 5 bước chọn CRM nhanh cho SME
✅ Xác định mục tiêu chính (quản lý khách, tăng doanh số hay chăm sóc hậu mãi).
✅ Chọn Cloud CRM nếu muốn triển khai nhanh và tiết kiệm chi phí.
✅ Ưu tiên CRM Việt nếu đội ngũ không thành thạo tiếng Anh.
✅ Yêu cầu demo ít nhất 7 ngày trước khi ký hợp đồng.
✅ Hỏi rõ chính sách hỗ trợ và đào tạo sau bán hàng.
Kết luận: Bắt đầu với CRM ngay hôm nay để tăng trưởng bền vững
CRM không chỉ là một phần mềm, mà là “trợ lý thông minh” giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tăng doanh số, giữ chân khách hàng và tối ưu quy trình bán hàng.
👉 Đăng ký demo Optimi CRM ngay hôm nay để xem nó có thể giúp bạn tránh bỏ sót khách hàng và tăng doanh số chỉ trong 1 tháng như thế nào!
FAQ – Giải đáp nhanh
CRM là gì?
CRM là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng giúp lưu trữ, phân loại và chăm sóc khách hàng tự động để tăng doanh số.
Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng CRM không?
Có, CRM giúp SME quản lý khách hàng tập trung, tiết kiệm thời gian và tăng tỷ lệ chốt đơn.
Nên chọn CRM Việt hay CRM nước ngoài?
SME nên chọn CRM Việt vì chi phí hợp lý, triển khai nhanh và hỗ trợ tiếng Việt.