Checklist công việc: Cách giao việc hiệu quả cho team marketing
Bạn có chắc team marketing của mình đang được giao đúng việc, đúng người và đúng thời điểm? Nhiều giám đốc marketing và giám đốc agency thường phải “chữa cháy” vì công việc bị chậm tiến độ, nhân sự than quá tải hoặc làm sai thứ tự ưu tiên. Một checklist công việc rõ ràng chính là công cụ giúp bạn kiểm soát toàn bộ quá trình giao việc, đảm bảo mỗi thành viên hiểu rõ nhiệm vụ, deadline và trách nhiệm, từ đó tối ưu hiệu suất dự án.
Xem thêm: Cách đặt mục tiêu SMART vào việc đánh giá hiệu suất làm việc
Vậy giao việc cho team marketing nên dựa trên điều gì và cách xây dựng checklist công việc chuẩn ra sao?
Vì sao giám đốc marketing thường giao việc không đúng người, đúng thời điểm?
Thiếu quy trình chuẩn để xác định ưu tiên công việc
Nhiều giám đốc marketing chưa áp dụng các khung ưu tiên công việc, dẫn đến việc xử lý theo kiểu “việc nào đến trước làm trước”. Hậu quả là chiến dịch quan trọng bị chậm trễ, trong khi những công việc ít giá trị lại tiêu tốn nhiều nguồn lực.
Không có hệ thống theo dõi tiến độ minh bạch
Quản lý công việc bằng email, chat hoặc bảng Excel rời rạc khiến giám đốc khó theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Chỉ khi gần đến deadline, tình trạng “kẹt việc” mới được phát hiện, dẫn đến chậm trễ dây chuyền.
Quyết định dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu thực
Thiếu dữ liệu về hiệu suất cá nhân khiến giám đốc dễ giao việc dựa trên cảm giác: người giỏi thì bị giao quá tải, người rảnh lại chưa được tận dụng. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất chung mà còn khiến nhân sự giỏi dễ chán nản.
Checklist công việc – Chìa khóa giao việc hiệu quả cho team marketing
Xác định rõ mục tiêu và kết quả mong đợi (OKRs, KPIs)
Mỗi đầu việc phải gắn với mục tiêu rõ ràng. Ví dụ: “Viết 3 bài blog SEO” nên được gắn với KPI cụ thể như “Tăng 30% organic traffic trong 2 tháng”. Khi hiểu được mục tiêu cuối cùng, nhân sự sẽ chủ động tối ưu cách làm.
Xem thêm: 3 bước thiết lập OKRs, KPIs và lương thưởng để nâng cao hiệu suất công việc
Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên và năng lực nhân sự
Hãy chia công việc theo 2 tiêu chí: Mức độ ưu tiên (gấp/quan trọng) và năng lực phù hợp. Ví dụ, người có kinh nghiệm chạy Ads nên được giao những chiến dịch ngân sách lớn, trong khi những task nghiên cứu từ khóa có thể giao cho người mới.
Thiết lập deadline và người chịu trách nhiệm rõ ràng
Checklist tốt luôn có 3 yếu tố bắt buộc: Deadline – Trách nhiệm – Kết quả mong đợi. Tránh giao việc kiểu chung chung “Team content lo giúp”, hãy cụ thể: “Nguyễn Phương Lan – Hoàn thành outline bài blog SEO trước 15h ngày 25/7”.
Cách xây dựng checklist công việc chuẩn cho team marketing
5 bước lập checklist công việc theo chuẩn quản lý dự án
- Liệt kê toàn bộ công việc theo từng chiến dịch hoặc mục tiêu.
- Phân loại ưu tiên bằng MoSCoW (Must have – Should have – Could have – Won’t have) nghĩa là Bắt buộc phải có – Nên có – Có cũng được – Sẽ không làm trong giai đoạn này.
- Phân công trách nhiệm cụ thể (ai làm, ai hỗ trợ, ai phê duyệt).
- Thiết lập deadline và mốc kiểm tra tiến độ định kỳ.
- Cập nhật trạng thái thường xuyên để minh bạch tiến độ.
Tham khảo: Mẫu checklist quản lý công việc dành cho team Marketing
| Công việc | Mục tiêu/Kết quả mong đợi | Người phụ trách | Deadline | Trạng thái |
| Nghiên cứu từ khóa SEO | Danh sách 50 từ khóa tiềm năng, tăng 20% organic traffic | Nguyễn Văn Minh | 28/7 | Đang thực hiện |
| Viết 3 bài blog SEO | Xuất bản trước 30/7, tăng 30% traffic trong 2 tháng | Triệu Thị Lan | 25/7 | Chưa bắt đầu |
| Chạy chiến dịch Facebook Ads | Tối ưu CTR ≥ 2%, CPL ≤ 30.000đ | Trần Văn Hùng | 28/7 | Chưa bắt đầu |
| Thiết kế banner Ads | 3 banner chuẩn kích thước, đúng guideline thương hiệu | Trần Phương Trang | 23/7 | Hoàn thành |
| … | … | … | … | … |
Ứng dụng phần mềm Work Management để tự động hóa checklist
Phần mềm như Optimi Work Management (Optimi WM) có thể tự động hóa checklist:
- Gán việc cho đúng người dựa trên năng lực và khối lượng công việc hiện tại.
- Tự động nhắc deadline qua email hoặc thông báo trên app.
- Báo cáo tiến độ theo thời gian thực, giúp giám đốc dễ dàng tái phân bổ nguồn lực.
Lợi ích khi quản lý giao việc bằng checklist công việc
Tối ưu hiệu suất team marketing và giảm sai sót
Checklist giúp mỗi thành viên hiểu rõ việc cần làm, tránh sót việc hoặc làm sai thứ tự ưu tiên.
Giúp giám đốc dễ dàng kiểm soát tiến độ theo thời gian thực
Chỉ cần mở phần mềm quản lý công việc, giám đốc biết ngay ai đang quá tải, công việc nào đang kẹt để kịp thời điều chỉnh.
Checklist: Team marketing của bạn đã được giao việc đúng cách chưa?
4 câu hỏi nhanh để tự kiểm tra
☑ Mỗi đầu việc đã có mục tiêu và kết quả rõ ràng chưa?
☑ Bạn đã giao đúng người theo đúng năng lực chưa?
☑ Deadline và người chịu trách nhiệm có được ghi rõ ràng không?
☑ Bạn có công cụ theo dõi tiến độ minh bạch chưa?
Nếu trả lời “Không” cho trên 2 câu hỏi, đã đến lúc bắt đầu ngay với một checklist công việc chuẩn.
Trải nghiệm phần mềm quản lý công việc để giao việc hiệu quả hơn
Trải nghiệm Optimi Work Management để giao việc thông minh hơn
Optimi WM giúp bạn xây dựng checklist công việc tự động hóa, giao việc đúng người – đúng thời điểm và kiểm soát tiến độ trong thời gian thực.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về checklist công việc
1. Checklist công việc cho team marketing nên gồm những gì?
Một checklist chuẩn nên có: Tên công việc, mục tiêu/KPI, người phụ trách, deadline, trạng thái và tài liệu liên quan.
2. Sử dụng checklist trên Phần mềm quản lý công việc, Giám đốc Marketing có theo dõi tiến độ kịp thời được không?
Có! Phần mềm quản lý công việc như Optimi Work Management giúp người quản lý theo dõi tiến độ minh bạch theo thời gian thực.
- Checklist được cập nhật trạng thái ngay khi nhân sự thay đổi: “Chưa bắt đầu – Đang thực hiện – Hoàn thành”.
- Giám đốc marketing dễ dàng thấy nút thắt tiến độ: ai đang chậm, công việc nào bị kẹt, để điều chỉnh kịp thời.
- Có biểu đồ Gantt hoặc Kanban, trực quan hóa toàn bộ chiến dịch.
3. Checklist có dùng được cho nhiều loại dự án marketing không?
Có. Bạn chỉ cần tùy chỉnh công việc theo từng chiến dịch (SEO, Ads, Event, PR).
4. Bao lâu nên cập nhật checklist công việc một lần?
Tốt nhất nên cập nhật hằng ngày hoặc ít nhất 2-3 lần/tuần để đảm bảo thông tin luôn chính xác.