Cách đặt deadline hợp lý để không tự làm khổ mình
Bạn từng đặt deadline sớm chỉ để… yên tâm? Rồi suốt quá trình làm việc luôn trong trạng thái căng thẳng, lo lắng. Đến cuối cùng vẫn phải lao vào chạy nước rút? Nghịch lý nằm ở chỗ: áp lực không đến từ việc có quá nhiều deadline, mà đến từ việc đặt deadline sai cách.
Deadline sinh ra để giúp kiểm soát tiến độ. Nhưng khi dùng sai, nó biến thành nguồn áp lực kéo dài, làm bạn mệt mỏi từ đầu đến cuối, mà hiệu quả vẫn không khá hơn. Khi deadline không phản ánh đúng khối lượng công việc, không gắn với tiến độ thực tế và không có điểm kiểm soát hợp lý, bạn sẽ luôn cảm thấy “chưa bao giờ được thảnh thơi”, dù đã cố gắng rất nhiều.
Và đó là lúc deadline không còn giúp bạn làm việc tốt hơn, mà chỉ khiến bạn chạy nhiều hơn.
Tại sao chúng ta thường tự “bóp nghẹt” mình bằng Deadline?
Có một hiện tượng tâm lý gọi là “Ngụy biện quy hoạch” (Planning Fallacy). Chúng ta thường lạc quan thái quá về thời gian cần thiết để hoàn thành một việc, đồng thời phớt lờ những rủi ro có thể xảy ra.
Nhiều người có thói quen đặt deadline thật sớm, thật gấp với hy vọng “có áp lực mới có kim cương”. Nhưng thực tế, áp lực sai cách chỉ tạo ra than đá. Khi bạn đặt một hạn chót phi lý, não bộ sẽ chuyển sang trạng thái “sinh tồn” – làm cho xong thay vì làm cho tốt.
Hiểu lại cho đúng: Nếu bạn chưa chắc nền tảng về khái niệm này, hãy đọc lại bài viết: Deadline là gì? Hiểu đúng để không “chết vì deadline”
3 Sai lầm kinh điển biến Deadline thành “án tử”
Trước khi học cách đặt đúng, hãy xem bạn có đang mắc phải 3 lỗi tư duy phổ biến này không:
Sai lầm 1: Đặt deadline theo “cảm giác”, bỏ qua khối lượng thực tế
Bạn nhận một dự án và sếp hỏi: “Bao giờ xong?”. Bạn nhẩm tính và trả lời đại: “Thứ Sáu này”. Bạn quên mất rằng: Thứ Ba họp cả ngày, thứ Tư phải đợi feedback từ khách hàng, và thứ Năm có thể mạng công ty bị rớt. Việc đặt hạn chót dựa trên cảm tính mà không bóc tách khối lượng công việc và các yếu tố phụ thuộc (dependencies) là con đường ngắn nhất dẫn đến khủng hoảng.
Sai lầm 2: Chỉ có một “Vạch đích” duy nhất
Bạn có 1 tháng cho dự án. Bạn đặt deadline là ngày 30. Kết quả? 20 ngày đầu bạn thong thả. 10 ngày cuối bạn “vắt chân lên cổ”. Đây là lỗi không chia nhỏ deadline. Khi chỉ có một mốc cuối cùng (Final Deadline) mà không có các mốc trung gian (Milestones), bạn sẽ mất khả năng kiểm soát tiến độ từng giai đoạn.
Sai lầm 3: Dùng Deadline làm “roi vọt” thay vì “bản đồ”
Nhiều quản lý (và cả cá nhân) dùng deadline để ép năng suất: “Phải xong trong 2 tiếng nữa!”. Deadline không phải là công cụ để gây sợ hãi. Nó là công cụ để đồng bộ hóa. Khi dùng sai mục đích, nó tạo ra sự chống đối ngầm và stress mãn tính.
Góc nhìn chuyên gia: Việc nhầm lẫn giữa công cụ ép tiến độ và công cụ quản lý thời gian là rất tai hại. Phân biệt rõ tại: Quản lý deadline là gì? Khác gì với quản lý thời gian?
Công thức đặt Deadline “Thuận tự nhiên”: Hiệu quả mà không khổ sở
Để deadline trở thành trợ thủ đắc lực, hãy áp dụng quy trình 3 bước sau:
Bước 1: Chia nhỏ để trị
Đừng đặt deadline cho cả một tảng đá lớn. Hãy đập nhỏ nó ra. Thay vì: “Xong báo cáo vào thứ 6”. Hãy đặt:
- Thứ 2: Xong dàn ý.
- Thứ 3: Thu thập đủ số liệu.
- Thứ 4: Viết nháp.
- Thứ 6: Hoàn thiện. Khi chia nhỏ, não bộ sẽ bớt sợ hãi và bạn có cảm giác chiến thắng (win) liên tục sau mỗi chặng nhỏ.
Bước 2: Luôn có khoảng đệm dự phòng
Định luật Murphy nói rằng: “Việc gì có thể sai, nó sẽ sai”. Máy tính có thể hỏng, con có thể ốm, khách hàng có thể đổi ý. Hãy luôn cộng thêm 20-30% thời gian dự phòng vào deadline của bạn.
- Tính toán thực tế: 4 ngày.
- Deadline cam kết: 5 ngày hoặc 6 ngày. Khoảng đệm này không phải để lười biếng, mà để xử lý những rủi ro bất khả kháng.
Xem thêm: Khi nhiều deadline chồng chéo, nên ưu tiên theo nguyên tắc nào?
Bước 3: Đặt Deadline dựa trên năng lực hệ thống, không phải mong muốn cá nhân
Đừng hứa những gì bạn không thể làm. Nếu sếp hoặc khách hàng đưa ra deadline vô lý, hãy dùng số liệu để đàm phán lại. Sử dụng các công cụ như Optimi Work để chỉ ra rằng: “Với nguồn lực hiện tại và các đầu việc đang chạy song song, chúng ta cần thêm 2 ngày để đảm bảo chất lượng”. Sự chuyên nghiệp nằm ở việc dám cam kết và dám đàm phán dựa trên dữ liệu.
Nếu bạn đang mệt mỏi vì phải chạy deadline, đây có thể là câu trả lời dành cho bạn:
- Tự động nhắc việc đúng lúc: Cách Điều phối dự án thoát cảnh phải “chạy deadline”
- Phần mềm quản lý công việc giúp giảm trễ deadline như thế nào?
Lời kết
Deadline đúng là deadline giúp bạn làm chủ thời gian. Deadline sai là deadline khiến bạn tự tạo khủng hoảng.
Đừng biến mình thành nạn nhân của những con số trên lịch. Hãy bắt đầu đặt những deadline thông minh hơn, thực tế hơn và nhân văn hơn với chính bản thân mình. Khi bạn tôn trọng năng lực thực tế của mình, công việc sẽ trôi chảy một cách đáng ngạc nhiên.
Khám phá toàn bộ chủ đề: Deadline trong công việc: Hiểu đúng – Làm chủ – Không còn chạy deadline