Làm thế nào để feedback không còn là ‘cơn ác mộng’? 5 chiến lược các chuyên viên giỏi đang dùng
Bạn đã từng rơi vào cảm giác này chưa: vừa gửi tài liệu xong chưa đến 10 phút, feedback đã đổ về từ ba hướng khác nhau? Zalo của luật sư chính báo một đống tin nhắn; email khách hàng gửi góp ý dài nửa trang; file Word trợ lý đã mở chức năng bình luận (comment) với hàng loạt highlight đỏ vàng.
Bạn chưa kịp đọc hết, thì một vòng góp ý mới lại đến.
Rồi thêm một vòng nữa.
Và thêm một vòng nữa.
Đến cuối ngày, bạn không còn chắc đâu là bản mới nhất, đâu là góp ý quan trọng, đâu là điều cần làm trước. Bạn sửa đến lần thứ 4, thứ 5, nhưng cuối cùng vẫn bị nhắc lại:
“Em dùng sai format chuẩn rồi, làm lại từ đầu nhé.”
Lúc đó, bạn nghĩ điều gì?
“Có phải mình không đủ giỏi?”
“Hay mình quá chậm?”
“Hay có điều gì mình đang làm sai?”
Sự thật là: bạn không sai. Quy trình mới sai.
Ở nhiều doanh nghiệp SME và công ty luật, feedback được gửi rời rạc, thiếu cấu trúc, thiếu ưu tiên. Điều này khiến chuyên viên rơi vào vòng xoáy “sửa – nộp – nhận góp ý – sửa tiếp”, kiệt sức mà không giỏi lên được.
Nhưng ở các đơn vị pháp lý hiện đại, feedback không phải “cú tát vào tinh thần”, mà là đòn bẩy tăng tốc phát triển. Và họ đạt được điều đó bằng cách thay đổi hệ thống – chứ không đòi hỏi cá nhân “chịu đựng nhiều hơn”.
Bài viết này sẽ giúp bạn thấy sự chuyển đổi ấy hoạt động ra sao.
Vì sao feedback lại trở thành “cơn ác mộng”?
Trong môi trường pháp lý và dự án tại Việt Nam, feedback không chỉ đến từ một người. Nó có thể đến từ:
- Luật sư chính
- Trưởng dự án
- Trợ lý pháp lý
- Khách hàng
- Các phòng ban liên quan
- Thậm chí cả lãnh đạo cấp cao
Điều đáng nói là:
mỗi người góp ý theo một kênh khác nhau và trên một phiên bản khác nhau.
Một ngày làm việc của Nguyễn Hoàng – Nhân viên Pháp lý tại công ty luật A. là ví dụ điển hình.
Sau khi gửi bản dự thảo báo cáo vụ việc, Hoàng nhận:
- Góp ý từ luật sư chính qua Zalo
- Tệp Word có bình luận từ trợ lý
- Email khách hàng gửi 4 yêu cầu điều chỉnh
- Một lời dặn miệng từ trưởng bộ phận trong hành lang
- Một file Excel kèm tài liệu cập nhật từ bộ phận kỹ thuật
Kết quả: Hoàng dành cả buổi sáng chỉ để… tổng hợp góp ý.
Nhưng bạn có biết điều tệ nhất là gì không?
Sau khi tổng hợp xong, những điểm quan trọng vẫn bị sót.
Và “format sai” vẫn là điều anh bị nhắc lại nhiều nhất.
Tình trạng này không phải hiếm; nó phổ biến đến mức trở thành “văn hóa công sở” của nhiều SME Việt Nam: làm lại – sửa tiếp – sửa nữa – sửa mãi.
Vấn đề không nằm ở năng lực.
Vấn đề nằm ở sự không đồng bộ trong cách đưa feedback.
Feedback hiện tại đang thiếu ba yếu tố quan trọng
Khi tư vấn cho nhiều doanh nghiệp pháp lý – dự án, chúng tôi tìm thấy ba “gốc rễ” khiến feedback trở thành áp lực thay vì cơ hội:
1. Feedback đến từ nhiều kênh
→ Gây nhiễu thông tin
→ Sửa nhầm phiên bản
→ Dễ bỏ sót ý quan trọng
2. Không có cấu trúc rõ ràng
Góp ý dạng:
“Chỗ này chưa ổn”,
“Em sửa lại đoạn này”,
“Cần làm lại phần này cho chỉn chu hơn”…
→ mơ hồ → người nhận không biết cần làm cụ thể điều gì.
3. Không có lịch sử thay đổi
Khi không biết ai sửa gì, sửa lúc nào, vì sao sửa, bạn không thể:
- Xác định nguồn gốc lỗi
- Học được từ trải nghiệm
- Làm tốt hơn lần sau
Feedback vì thế trở thành áp lực, không phải bài học.
Nhưng ở những tổ chức pháp lý hiện đại, feedback lại là “đòn bẩy học tập”
Trong các hãng luật và công ty tư vấn chuyên nghiệp, có một nguyên tắc:
Feedback chỉ hữu ích nếu nó: tập trung, minh bạch và có cấu trúc.
Họ không gửi góp ý qua email rải rác.
Không dùng 4 phiên bản Word khác nhau.
Không chat vội trên Zalo rồi quên lưu lại.
Họ phản hồi trực tiếp ngay trong nhiệm vụ (task) thuộc hệ thống quản lý công việc.
Tại sao cách này hiệu quả?
- Một nhiệm vụ = một nơi chứa toàn bộ góp ý
- Mỗi lần góp ý đều được ghi lại với tên người góp ý + thời gian
- Có thể highlight nội dung cần chỉnh
- Có thể gắn file mới nhất
- Không bao giờ có chuyện “gửi nhầm bản cũ”
- Không lẫn lộn ý kiến giữa các bên
Feedback khi đó không còn là “cơn ác mộng sau giờ làm”, mà trở thành một dòng thông tin rõ ràng, dễ hiểu, dễ sửa, dễ học.
Xem thêm: Bí quyết của các hãng luật hàng đầu: Tập trung toàn bộ phản hồi vào một luồng duy nhất
Từ rối ren đến mạch lạc: Câu chuyện chuyển đổi hệ thống phản hồi của một chuyên viên Pháp lý
Nguyễn Hoàng là một chuyên viên Pháp lý của công ty luật A. Khi công ty Hoàng áp dụng phần mềm quản lý, điều thay đổi đầu tiên là:
Một nhiệm vụ chứa toàn bộ trao đổi, nhận xét, phiên bản tài liệu.
Luật sư chính bình luận trực tiếp trên task.
Trợ lý highlight đoạn sai.
Khách hàng cập nhật tài liệu trong cùng luồng xử lý.
Trưởng bộ phận phê duyệt ngay trong hệ thống.
Hoàng không còn phải:
- Lục lại email
- Dò lại lịch sử Zalo
- Hợp nhất file “final-final.docx”
- Xóa bớt bình luận rải rác
- Ghi chú thủ công ai nói gì
Thay vào đó, anh nhìn vào một luồng phản hồi duy nhất.
Tín hiệu tích cực là là:
Chỉ sau 2 tuần, Hoàng nhận ra số vòng góp ý giảm rõ rệt, chất lượng báo cáo tăng lên, và quan trọng nhất là: anh cảm thấy tự tin hơn.
Feedback lúc này không còn là điều anh sợ.
Nó trở thành cách anh học nhanh hơn và làm đúng hơn.
Xem thêm: Top 5 ứng dụng quản lý công việc siêu dễ dùng giúp bạn làm việc nhanh gấp đôi (Cập nhật 2025)
Làm thế nào để biến feedback thành “công cụ học tập”?
Bạn không cần thay đổi tính cách.
Không cần “chịu khó hơn”.
Không cần làm thêm giờ.
Bạn chỉ cần thay đổi cách hệ thống hóa feedback.
Và điều đầu tiên là:
Đừng để phản hồi nằm rải rác ở nhiều nơi.
Khi bạn gom tất cả vào một nền tảng, bạn có:
- Thông tin rõ ràng
- Nhiệm vụ rõ ràng
- Người chịu trách nhiệm rõ ràng
- Lịch sử thay đổi rõ ràng
Sự rõ ràng đó chính là nền tảng để học tập và phát triển.
Thậm chí, khi feedback trở nên minh bạch và có cấu trúc, bạn sẽ bắt đầu thấy:
“À, mình sai ở điểm này vì chưa có thông tin đủ.”
“À, mình cải thiện được nếu kiểm tra phần này sớm hơn.”
“À, đây là kỹ năng mình cần rèn thêm.”
Feedback không còn chồng chất, mà được phân loại – hiểu rõ – cải thiện.
Checklist 7 bước để biến feedback thành “công cụ học tập” (không còn là stress)
Bạn có thể dùng checklist này hằng ngày – đặc biệt khi phải xử lý nhiều vòng góp ý:
1. Gom toàn bộ feedback về một nơi duy nhất
Không email – không Zalo – không Word rời rạc.
Một nhiệm vụ (task) duy nhất, đầy đủ nội dung.
2. Phân loại góp ý theo chủ đề
Ví dụ: nội dung – số liệu – cấu trúc – format – pháp lý.
Giúp bạn sửa logic, không sửa lan man.
3. Đánh dấu rõ ưu tiên
Cái nào “phải sửa ngay”?
Cái nào “có thể sửa sau”?
Cái nào “chỉ là đề xuất”?
4. Xác định điểm “gốc rễ” của sai sót
Sai vì thiếu thông tin?
Sai vì quy trình không rõ ràng?
Sai vì phiên bản cũ?
5. Ghi chú lại điều học được sau mỗi vòng sửa
Một câu ngắn:
“Lần sau kiểm tra điều khoản X trước.”
“Sửa timeline trước khi gửi.”
6. Yêu cầu phản hồi theo cấu trúc rõ ràng
Sử dụng khung SBI (Situation – Behavior – Impact) hoặc COIN (Context – Observation – Impact – Next step).
7. Lưu lại lịch sử bản đúng
Đây là “tư liệu học tập” cá nhân để bạn cải thiện nhanh hơn theo thời gian.
Kết luận
Feedback không phải kẻ thù.
Chỉ cách chúng ta tiếp nhận và quản lý feedback mới khiến nó trở thành gánh nặng.
Khi bạn gom feedback vào một nơi duy nhất, có cấu trúc rõ ràng, có lịch sử chỉnh sửa minh bạch, bạn sẽ nhận ra điều quan trọng nhất:
Feedback không còn làm bạn kiệt sức. Feedback làm bạn trưởng thành.
Đăng ký trải nghiệm Demo Optimi Work để hiểu cách các đội ngũ pháp lý và dự án tại Việt Nam đang tối ưu quy trình phản hồi (Hotline: 0969 455 538)