Nhân viên sales không thích nhập liệu – nhưng app CRM có thể làm họ thay đổi
“Sales của tôi ghét nhập liệu, họ chỉ muốn tập trung đi chốt đơn” – đây có phải cũng là nỗi đau của bạn? Hầu hết giám đốc kinh doanh SME đều gặp tình trạng này: nhân viên sales bỏ qua việc nhập thông tin khách hàng, dẫn đến dữ liệu thiếu chính xác, dự báo doanh thu sai lệch và bỏ lỡ nhiều cơ hội bán hàng.
Chất lượng dữ liệu khách hàng thấp không chỉ ảnh hưởng đến báo cáo bán hàng – nó còn gây mất doanh thu thực tế mỗi năm. Theo báo cáo của Experian 2021, một công ty trung bình mất 12% doanh thu hằng năm vì dữ liệu không chính xác.
Đối với giám đốc kinh doanh SME, đây không chỉ là câu chuyện sales lười nhập liệu mà là nguy cơ doanh thu bị thất thoát từng ngày. Tin vui là: app CRM hiện đại đang thay đổi cách sales nhìn nhận việc nhập liệu – biến nó từ “cực hình” thành công cụ giúp họ chốt đơn nhiều hơn.
Xem thêm: CRM giúp đội sales nắm rõ từng khách hàng và hành trình bán hàng ra sao?
Vì sao nhân viên sales thường ghét nhập liệu?
Nhập liệu tốn thời gian, không mang lại kết quả trực tiếp
Trong thực tế, nhiều sales cho rằng nhập liệu là công việc tốn thời gian nhất và không liên quan trực tiếp đến doanh số.
Theo một nghiên cứu của Salesforce – State of Sales (2022), nhân viên sales chỉ dành 28% thời gian mỗi tuần để bán hàng; phần còn lại (~72%) là thời gian dành cho các công việc không liên quan trực tiếp đến bán hàng, trong đó nhiều thời gian bị chiếm bởi quản lý dữ liệu và nhập liệu thủ công.
Xem thêm: Tác hại của việc mỗi nhân viên dùng 1 công cụ quản lý công việc riêng
Sợ bị kiểm soát quá chặt chẽ
Nhiều sales lo lắng dữ liệu họ nhập sẽ trở thành công cụ giám sát từng hoạt động thay vì được dùng để hỗ trợ công việc.
Công cụ nhập liệu phức tạp, thao tác rườm rà
Một trong những nguyên nhân lớn nhất khiến sales ngại nhập liệu là các công cụ họ đang dùng quá phức tạp và mất thời gian thao tác. Phần lớn doanh nghiệp SME vẫn quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel hoặc phần mềm cũ kỹ, yêu cầu sales phải điền tay từng trường thông tin, chuyển qua nhiều tab hoặc thậm chí phải thao tác trên cả máy tính lẫn điện thoại mới hoàn thành được một cập nhật đơn giản.
Điều này không chỉ gây mất hứng làm việc mà còn tạo cảm giác “tốn công mà không mang lại giá trị”, khiến sales sẵn sàng trì hoãn hoặc bỏ qua việc nhập dữ liệu. Về lâu dài, thói quen này làm dữ liệu bị thiếu hụt, rời rạc, dẫn đến việc quản lý khách hàng kém hiệu quả và giám đốc kinh doanh không thể có cái nhìn chính xác để dự báo doanh thu.
Xem thêm: 4 thói quen xấu khiến nhân viên kinh doanh lãng phí 30% thời gian mỗi ngày
Hãy nhớ: Sales sẽ nhập liệu khi họ thấy lợi ích trực tiếp
Sales chỉ làm những việc giúp họ chốt nhiều đơn hơn. Việc nhập liệu chỉ trở thành thói quen nếu app CRM:
- Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và vẽ nên chân dung khách hàng 360° – CRM tự động gom thông tin từ cuộc gọi, email, mạng xã hội, lịch sử mua hàng… thành một hồ sơ khách hàng toàn diện. Điều này giúp sales hiểu rõ sở thích, hành vi và nhu cầu từng khách hàng, từ đó tạo ra cách chăm sóc cá nhân hóa sáng tạo hơn và tăng khả năng chốt đơn.
- Giúp họ “nhớ hộ” – nhắc follow-up đúng thời điểm để không bỏ lỡ khách hàng nóng.
- Cho họ thấy kết quả ngay – ví dụ: báo cáo tỷ lệ chốt đơn cá nhân, dự báo doanh số tháng.
- Tiết kiệm thời gian thực tế – để họ dành nhiều thời gian hơn cho khách hàng thay vì gõ tay từng dòng.
App CRM giúp sales thay đổi thái độ với nhập liệu như thế nào?
Ghi âm, nhập liệu tự động từ cuộc gọi và email
Các app CRM như Optimi CRM hay HubSpot CRM tự động ghi lại cuộc gọi, đồng bộ email, lưu toàn bộ lịch sử vào hồ sơ khách hàng mà sales không cần nhập thủ công.
Cập nhật khách hàng chỉ với vài thao tác
Ứng dụng di động cho phép sales cập nhật trạng thái cơ hội ngay tại điểm gặp khách, chỉ với 2–3 chạm.
Nhắc nhở thông minh, giảm bỏ sót khách hàng tiềm năng
CRM tự động gửi thông báo nhắc follow-up, giúp sales tiếp cận đúng thời điểm “vàng”.
Biến dữ liệu thành công cụ tăng hoa hồng
Ngay sau khi nhập dữ liệu, sales có thể thấy dự báo doanh số cá nhân hoặc danh sách cơ hội sắp chốt, kích thích họ nhập liệu đầy đủ để “tối ưu hóa hoa hồng”.
Lợi ích cho đội sales và giám đốc kinh doanh khi dùng app CRM
Sales tập trung vào bán hàng thay vì ghi chép
Theo Nucleus Research, sử dụng app CRM trên điện thoại giúp tăng 14,6% năng suất của sales.
Dữ liệu chính xác giúp dự đoán doanh thu tốt hơn
Doanh nghiệp có dữ liệu khách hàng đầy đủ có thể tăng 42% độ chính xác dự báo doanh thu. Nguồn: Saleforce.
Tỷ suất hoàn vốn đầu tư cao
Theo Nucleus Research, các doanh nghiệp triển khai CRM đạt ROI (Return on Investment – tỷ suất hoàn vốn đầu tư) trung bình 8,71 USD cho mỗi 1 USD đầu tư, nhờ tăng tỷ lệ chốt đơn, cải thiện hiệu suất bán hàng và giữ chân khách hàng lâu dài.
Checklist 3 bước: Bắt đầu thay đổi ngay hôm nay
Muốn biết đội sales của bạn có cần CRM không? Hãy thử ngay 3 bước này:
- Thống kê nhanh: Bao nhiêu % sales không nhập liệu hoặc nhập thiếu dữ liệu khách hàng?
- Ước tính thời gian lãng phí: Sales mất bao nhiêu giờ/tuần cho việc ghi chép thủ công? (Nếu >20% thời gian, đã đến lúc cần thay đổi).
- Trải nghiệm app CRM: Đăng ký demo Optimi CRM hoặc một app CRM hiện đại trong 14 ngày và theo dõi:
- Thời gian nhập liệu giảm bao nhiêu %,
- Số khách hàng được follow-up đúng hạn tăng bao nhiêu %.
Kết luận: Đừng để dữ liệu khách hàng rơi rụng chỉ vì sales ghét nhập liệu
Việc sales không thích nhập liệu không chỉ là thói quen cá nhân, mà đang trực tiếp làm mất cơ hội bán hàng mỗi năm.
Với một app CRM hiện đại, sales không chỉ bớt ngại nhập liệu mà còn thấy được lợi ích trực tiếp: chốt nhiều đơn hơn, tăng hoa hồng, còn giám đốc kinh doanh thì có dữ liệu chuẩn để ra quyết định nhanh.
Hãy đăng ký demo Optimi CRM để trải nghiệm lợi ích mà ứng dụng mang lại cho sales, giúp nhân viên kinh doanh chăm sóc khách tốt hơn, tăng khả năng chốt giao dịch.