Vì sao PDCA là nền tảng giúp Điều phối dự án xây dựng quy trình bền vững, không phụ thuộc cá nhân?

Nhiều dự án vận hành được không phải vì quy trình tốt, mà vì có một vài cá nhân đang âm thầm “gánh” cả hệ thống bằng kinh nghiệm và trí nhớ của họ.

Là Điều phối dự án, bạn quá quen với việc phải nhớ ai cần được nhắc trước, đầu việc nào dễ trễ, báo cáo nào phải rà lại số liệu. Khi dự án chạy êm, mọi người khen bạn chủ động, sát sao, nắm việc rất chắc. Nhưng chỉ cần một người nghỉ phép, đổi vai trò hoặc rời dự án, tiến độ lập tức chao đảo. Những lỗi cũ quay lại. Những câu hỏi quen thuộc xuất hiện. Và áp lực dồn hết về phía bạn.

Bạn không thiếu checklist. Bạn cũng không thiếu biểu mẫu hay quy trình trên giấy. Nhưng trong thực tế, mỗi khi có phát sinh, mọi thứ vẫn được xử lý theo thói quen cá nhân. Cùng một vấn đề, mỗi lần giải quyết một kiểu. Kinh nghiệm nằm trong đầu người làm, chứ không nằm trong cách làm chung. Dự án cứ lặp lại những sai sót quen thuộc, còn Điều phối dự án thì rơi vào vòng lặp sửa lỗi – chữa cháy – tự rút kinh nghiệm rồi lại đối mặt với lỗi tương tự ở dự án sau.

Quy trình vẫn tồn tại, nhưng không đủ “sống” để tự vận hành khi con người thay đổi.

Đó là lúc bạn cần nhìn lại một câu hỏi lớn hơn: vì sao dự án vẫn phụ thuộc cá nhân, dù đã có checklist và quy trình? Và cũng từ đó, PDCA bắt đầu xuất hiện – không phải như một mô hình lý thuyết, mà như một nền tảng tư duy giúp quy trình thực sự đứng vững.

Khi dự án chạy nhờ người, không nhờ quy trình

Rất nhiều dự án chỉ “ổn” khi có đúng người ngồi đúng chỗ. Điều phối A nghỉ phép một tuần, timeline tổng hợp chậm hẳn vì chỉ A biết file nào là bản mới nhất. Điều phối B tiếp nhận dự án giữa chừng, phải họp lại từ đầu để “nắm tình hình”, nhưng họp xong vẫn sót những thông tin quan trọng. Khi có vấn đề xảy ra, PM hỏi vì sao không phát hiện sớm, và Điều phối là người phải đứng ra giải thích cho những sai lệch mà mình không trực tiếp gây ra.

Dự án không thiếu người làm. Dự án thiếu một cách làm có thể lặp lại, kế thừa và tiếp tục chạy khi con người thay đổi.

Ở bề mặt, bạn có thể nghĩ rằng vấn đề nằm ở việc mọi người chưa tuân thủ quy trình. Nhưng sâu hơn, vấn đề nằm ở chỗ: quy trình hiện tại không được thiết kế để tự vận hành, mà cần một người luôn đứng giữa để nhắc, để nhớ và để nối thông tin lại với nhau.

Checklist giúp dự án chạy, nhưng không giúp dự án trưởng thành

Checklist là điểm khởi đầu tốt. Nó giúp bạn không quên việc, giúp dự án có khung công việc rõ ràng. Nhưng checklist, tự thân nó, là một công cụ tĩnh. Nó ghi nhận việc cần làm, chứ không trả lời được những câu hỏi quan trọng hơn:

• Vì sao đầu việc này thường xuyên trễ?
• Vấn đề phát sinh ở bước nào trong quy trình?
• Sau khi xử lý xong, chúng ta có làm gì để lần sau không lặp lại không?

Khi không có một vòng lặp nhìn lại và điều chỉnh, checklist chỉ giúp dự án chạy được, chứ không giúp dự án tốt lên theo thời gian. Lỗi được sửa tại chỗ, nhưng không được chuyển hóa thành cách làm chung. Kinh nghiệm tích lũy trong đầu người làm, chứ không nằm trong quy trình.

Và thế là, mỗi dự án mới lại bắt đầu bằng một checklist dài hơn, một Điều phối mệt hơn, nhưng bản chất vấn đề thì vẫn còn đó.

Vì sao Điều phối dự án luôn trở thành “điểm nghẽn”?

Khi không có cơ chế cải tiến rõ ràng, Điều phối dự án buộc phải làm thêm những việc không tên:

• Ghi nhớ thay cho hệ thống
• Phát hiện rủi ro bằng kinh nghiệm cá nhân
• Tự điều chỉnh cách làm mỗi khi có phát sinh

Càng làm tốt, bạn càng trở thành người không thể thiếu. Và cũng chính vì thế, bạn trở thành điểm nghẽn bắt buộc của mọi thông tin, mọi báo cáo và mọi câu hỏi. Dự án chạy được là nhờ bạn. Nhưng nếu bạn bận, dự án chậm. Nếu bạn rời đi, dự án rối.

Đây không phải vì bạn giỏi quá, mà vì quy trình chưa đủ rõ để bất kỳ ai cũng có thể tiếp quản và vận hành.

PDCA không phải để “cải tiến cho đẹp”, mà để quy trình không phụ thuộc trí nhớ

PDCA ( Plan – Do – Check – Act) thường được nhắc đến như một mô hình cải tiến. Nhưng với Điều phối dự án, giá trị lớn nhất của PDCA không nằm ở lý thuyết, mà ở một điều rất thực tế: biến kinh nghiệm cá nhân thành tài sản chung của quy trình.

Khi có PDCA, mỗi lần làm không chỉ để xong việc, mà còn có bước nhìn lại. Mỗi sai lệch không chỉ được xử lý, mà được ghi nhận thành dữ liệu. Và mỗi điều chỉnh không chỉ nằm trong đầu người rút kinh nghiệm, mà được đưa ngược lại vào cách làm chung.

Nhờ đó, quy trình không còn đứng yên. Nó tiến hóa dần qua từng dự án, từng vòng lặp, mà không phụ thuộc vào việc ai đang điều phối.

Quy trình bền vững không phải là quy trình không có lỗi

Một dự án bền vững không phải là dự án không bao giờ gặp vấn đề. Đó là dự án:

• Phát hiện vấn đề sớm hơn
• Học được từ vấn đề đó
• Và không lặp lại cùng một lỗi theo cùng một cách

Khi có PDCA làm nền tảng tư duy, Điều phối dự án không còn phải “ôm” toàn bộ trách nhiệm sửa lỗi. Vai trò của bạn dịch chuyển dần từ người chữa cháy sang người vận hành hệ thống – người giúp quy trình tự học và tự cải thiện.

Từ điều phối dựa trên cá nhân chuyển sang điều phối dựa trên hệ thống

Nếu bạn từng cảm thấy:

• Dự án chỉ chạy khi có đúng người
• Checklist ngày càng nhiều nhưng áp lực không giảm
• Mỗi lần bàn giao đều phải “nói lại từ đầu”

Thì rất có thể vấn đề không nằm ở con người, mà nằm ở việc dự án chưa có một vòng lặp cải tiến đủ rõ để đứng vững.

Quy trình bền vững không phải là quy trình không có lỗi.
Mà là quy trình không phụ thuộc vào việc ai đang làm, mà vẫn tiếp tục học và tiến lên theo thời gian.

Muốn thấy PDCA vận hành trong thực tế thay vì chỉ nằm trên slide?
Đăng ký demo Phần mềm quản lý công việc Optimi Work để trải nghiệm cách kiểm soát công việc, tiến độ và cải tiến quy trình một cách liền mạch.

Đăng ký demo