Bài toán thật của Giám đốc Kinh doanh: “Tôi không thể có mặt trong mọi cuộc gọi – vậy làm sao biết sales đang làm gì?”
Một trong những nỗi lo thầm lặng nhưng dai dẳng nhất của Giám đốc Kinh doanh là cảm giác: “Tôi không thể theo sát từng nhân viên – nhưng tôi lại phải chịu trách nhiệm cho toàn đội.”
Bạn không thể nghe từng cuộc gọi.
Không thể đọc từng email gửi khách.
Không thể xem hết tin nhắn follow-up.
Không thể ngồi cạnh từng sales để biết họ có làm đúng quy trình không.
Nhưng mỗi ngày, bạn lại cần trả lời những câu hỏi rất quan trọng:
- Sales có thực sự follow đúng hẹn?
- Có khách nào đang bị chờ quá lâu không?
- Có deal nào bị bỏ quên không?
- Sales junior có xử lý sai cách không?
- Cả đội có đang tập trung vào đúng ưu tiên không?
Điều nghịch lý là: Bạn không thể có mặt trong mọi cuộc gọi, nhưng bạn phải chịu trách nhiệm cho mọi kết quả.
Và khi không nhìn thấy luồng công việc thật sự của sales, Giám đốc rơi vào trạng thái “quản lý trong bóng tối”: Chỉ biết chuyện khi quá muộn.
Vậy, làm sao để Giám đốc biết đội sales đang làm gì mà không cần giám sát, không quản lý tiểu tiết (quản lý quá sát sao), và không cần có mặt trong từng cuộc gọi?
Nỗi đau thật của Giám đốc Kinh doanh: Không thể nhìn thấy hoạt động của sales
Không nghe được mọi cuộc gọi — nhưng lại phải chịu trách nhiệm cho kết quả
Bạn không biết cuộc gọi đó diễn ra tốt hay xấu, sales trả lời thế nào, khách phản ứng ra sao — nhưng kết quả cuối cùng vẫn là KPI của bạn.
Không thể đọc hết email, tin nhắn, follow-up
Không ai có thể đọc hàng trăm tương tác mỗi ngày.
Do đó, bạn chỉ nhìn thấy “đầu vào – đầu ra”, không thấy “quá trình”.
Không có cách nào đánh giá sales có làm đúng quy trình
Một sales giỏi hay chưa giỏi không chỉ nằm ở kết quả, mà nằm ở từng bước họ làm.
Nếu bạn không nhìn thấy bước đi, bạn không biết họ sai ở đâu.
Không thể giám sát từng người — nhưng mọi người lại ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu
Giám đốc không muốn micro-manage (quản lý tiểu tiết). Nhưng khi không nhúng tay vào, họ mù thông tin.
Xem thêm: Tại sao đội sales càng đông – bạn càng cần pipeline trực quan?
Giải pháp 1: Một nơi hiển thị toàn bộ nhật ký hoạt động của sales theo thời gian thực
Không một Giám đốc nào muốn micro-manage. Điều họ thực sự muốn là visibility — khả năng nhìn thấy mọi hoạt động sales theo thời gian thực.
Bạn phải nhìn ngay được:
- Ai đang follow-up?
- Ai không hoạt động?
- Ai gửi báo giá hôm nay?
- Ai đang để quên khách?
Xem ngay: Nhận diện điểm tắc trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp nhờ CRM
Giải pháp 2: Pipeline thể hiện rõ next step của từng deal
Không còn câu “em đang chờ khách”.
Mọi deal phải có bước tiếp theo rõ ràng, có ngày, có người chịu trách nhiệm.
Giải pháp 3: Tự động cảnh báo khi một deal có nguy cơ bị bỏ quên
Bất kỳ deal nào:
- Đứng yên quá lâu
- Không có follow-up
- Không ghi next step
Giám đốc và sales đều phải nhìn thấy ngay.
Giải pháp 4: Chuẩn hóa quy trình tác vụ cho toàn đội
Một quy trình — mọi sales cùng theo.
Khi quy trình chuẩn, bạn có dữ liệu để:
- Đo lường
- So sánh
- Huấn luyện
- Tối ưu
- Dự báo
Kết luận: Giám đốc không cần có mặt trong mọi cuộc gọi để biết sales đang làm gì
Bạn không thể xem mọi cuộc gọi.
Bạn không thể đọc mọi email.
Bạn không thể theo sát từng sales.
Nhưng bạn có thể nhìn thấy tất cả hoạt động đang diễn ra, nếu pipeline và tác vụ được chuẩn hóa và hiển thị đúng cách.
Đó là nền tảng để giải quyết bài toán lớn hơn: làm sao để không rơi deal, không rơi khách, và không đánh mất cơ hội chỉ vì sales quên follow-up.