Ưu tiên cảm tính – Khi một lựa chọn nhỏ kéo theo cả chuỗi sai lầm lớn
Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống mở Sổ thụ lý vụ việc, nhìn vào 7–8 đầu việc đều gắn nhãn “gấp”, rồi… chọn đại một việc để làm trước? Lúc đó bạn nghĩ mình đang xử lý nhanh, nhưng vài giờ sau lại nhận ra báo cáo quan trọng chưa nộp, Partner đang đợi, khách hàng thì hối, còn team thì lúng túng vì thiếu thông tin. Tất cả chỉ vì một lựa chọn tưởng như nhỏ. Trong môi trường pháp lý, nơi mọi chi tiết đều có thể tạo ra hệ quả lớn, ưu tiên sai việc còn tệ hơn làm sai việc. Vấn đề là phần lớn chuyên viên không biết mình đang ưu tiên sai — cho đến khi “domino trễ hạn” đã bắt đầu rơi. Và câu hỏi đặt ra là: Vì sao điều này xảy ra thường xuyên đến vậy?
Khi mọi thứ đều “khẩn cấp”: Vì sao chuyên viên pháp lý dễ ưu tiên sai?
Trong thực tế, phần lớn chuyên viên pháp lý không cố ý chọn sai việc. Họ chỉ không có đủ dữ liệu để đưa ra thứ tự ưu tiên đúng. Khi áp lực đến từ nhiều phía – lãnh đạo, khách hàng, điều phối, hồ sơ – con người tự nhiên sẽ chọn những gì “tưởng như hợp lý nhất” trong khoảnh khắc đó. Nhưng chính những khoảnh khắc ấy lại là điểm khởi đầu của chuỗi rủi ro khó thấy.
Không có tiêu chí ưu tiên rõ ràng , 100% quyết định dựa vào cảm tính
Khi không có bộ tiêu chí ưu tiên chuẩn hóa, chuyên viên sẽ tự dựa vào cảm giác, thói quen hoặc áp lực trước mắt để lựa chọn việc nào làm trước. Điều này khiến việc ra quyết định không ổn định, thay đổi theo từng ngày và từng dòng tin nhắn. Cảm tính không sai, nhưng trong công việc pháp lý (legal work), nó không phải là nền tảng bền vững để đưa ra quyết định liên quan đến tiến độ và trách nhiệm.
File Excel “Sổ thụ lý vụ việc” chỉ là danh sách, không hiển thị rủi ro và mức độ phụ thuộc
Danh sách đầu việc trong Excel chỉ giúp “nhìn thấy việc”, chứ không giúp “hiểu được bản chất việc”. Nó thiếu thông tin về mức độ khẩn cấp thật, rủi ro, và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Không hiển thị những yếu tố này, chuyên viên rất khó biết việc nào thực sự quan trọng, việc nào chỉ đơn giản là… được giao trước.
Áp lực từ nhiều đầu việc khiến chuyên viên chọn việc “dễ làm trước”
Con người có xu hướng ưu tiên những nhiệm vụ dễ hoàn thành để tạo cảm giác mình đang tiến triển. Trong môi trường pháp lý, điều này đặc biệt nguy hiểm vì nhiều nhiệm vụ quan trọng nhất lại là những việc khó, cần tổng hợp hoặc phải phối hợp nhiều bên. Khi ưu tiên việc dễ trước, việc khó trở thành “bom nổ chậm” mà chuyên viên không nhận ra.
Ví dụ: Tại Công ty Luật Đông Minh, Lan – chuyên viên pháp lý – bắt đầu ngày mới với 9 đầu việc. Thấy khách hàng gửi yêu cầu chỉnh sửa một câu trong hợp đồng, Lan chọn làm ngay vì “nhanh và dễ”, nghĩ rằng hoàn thành một việc nhỏ sẽ tạo cảm giác mình đang tiến triển.
Nhưng trong danh sách còn một nhiệm vụ quan trọng hơn nhiều: chuẩn bị bộ tài liệu và báo cáo tiến độ cho vụ việc lớn của khách hàng Công ty Thành Phát, cần gửi cho Partner trước 13h. Vì mải làm các việc dễ, Lan trì hoãn báo cáo đến gần sát giờ mới bắt đầu, dẫn đến thiếu dữ liệu, báo cáo không hoàn chỉnh và Partner phải dời buổi họp với khách hàng.
Kết quả: khách hàng Thành Phát phàn nàn, team phải làm lại hồ sơ gấp và Lan phải ở lại muộn để “chữa cháy”. Chỉ một quyết định ưu tiên việc dễ đã biến nhiệm vụ quan trọng thành bom nổ chậm, kích hoạt chuỗi trễ hạn không thể đảo ngược.
Một tình huống quen thuộc: Chọn xử lý việc nhỏ trước và cái giá phải trả
Nếu bạn đã từng chọn một việc nhỏ vì nó nhanh hơn hoặc vì khách hàng đang hối, bạn không cô đơn. Đây là thói quen phổ biến và tưởng như vô hại. Thế nhưng trong ngành pháp lý, chỉ một quyết định nhỏ có thể tạo ra hệ quả lan rộng, khiến cả dây chuyền xử lý bị chậm lại. Câu chuyện dưới đây là ví dụ điển hình.
Giang – chuyên viên pháp lý Công ty Luật Minh Khải & Cộng Sự– chọn xử lý yêu cầu chỉnh sửa một điều khoản nhỏ trong hợp đồng của khách hàng A. Vì đó là việc nhanh và khách đang chờ, Giang cảm thấy đây là lựa chọn “đáng ưu tiên”. Nhưng khi mải xử lý yêu cầu nhỏ này, anh quên mất nhiệm vụ chính là chuẩn bị báo cáo vụ việc cho Partner để sử dụng trong cuộc họp với khách hàng lớn B. Khi Partner cần báo cáo, Giang chưa làm xong, cuộc họp phải dời, và hệ quả tất yếu: khách hàng khó chịu.
Vì sao lựa chọn đó “cảm thấy hợp lý” nhưng lại là sai lầm?
Bởi cảm giác khẩn cấp không phải lúc nào cũng là khẩn cấp thật. Nhiều việc nhỏ tạo cảm giác “nhanh, tiện, giải quyết ngay” nhưng không mang trọng số ảnh hưởng cao. Trong khi đó, báo cáo cho Partner lại có tác động rộng: ảnh hưởng đến khách hàng lớn, kế hoạch họp, tiến độ vụ việc và uy tín phòng pháp chế. Chỉ khi nhìn lại, chúng ta mới thấy lựa chọn ban đầu không hề hợp lý.
Khi 10 phút buổi sáng gây ra hệ quả kéo dài 2–3 ngày
Một việc nhỏ chỉ tốn 10 phút, nhưng khiến báo cáo bị trễ 2 giờ. 2 giờ trễ khiến cuộc họp bị dời sang ngày hôm sau. Cuộc họp dời khiến tiến độ cả vụ việc bị lùi 1–2 ngày. Việc chậm tiến độ lại khiến các bên liên quan phải điều chỉnh lịch. Từ 10 phút đến mất 2–3 ngày thật. Đó là hiệu ứng domino.
Xem thêm: 4 cấp độ ưu tiên trong Ma trận Eisenhower: Bí mật quản lý thời gian kinh điển
Hiệu ứng Domino: Một ưu tiên sai kéo theo chuỗi lỗi như thế nào?
Ưu tiên sai không chỉ ảnh hưởng đến một nhiệm vụ cụ thể – nó ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống vận hành vụ việc. Khi một mắt xích lệch nhịp, các mắt xích khác cũng theo đó mà lệch. Điều nguy hiểm là chuỗi domino thường không biểu hiện ngay lập tức mà chỉ lộ ra khi thiệt hại đã lan rộng.
Bản chất của “domino pháp lý” – một bước lệch, cả quy trình lệch
Chuỗi công việc pháp lý được liên kết chặt chẽ: hồ sơ, báo cáo, trao đổi khách hàng, chuẩn bị tài liệu, nộp cơ quan nhà nước. Một nhiệm vụ trễ sẽ kéo theo các nhiệm vụ phụ thuộc trễ theo. Vì quy trình có nhiều bên tham gia, độ lan truyền của sai sót càng lớn.
Báo cáo trễ, hồ sơ thiếu dẫn đến khách hàng không hài lòng
Khi báo cáo trễ, Partner không có dữ liệu kịp thời để làm việc với khách hàng. Khi hồ sơ bị thiếu, khách hàng hoặc cơ quan nhà nước yêu cầu bổ sung đã tạo thêm vòng phản hồi. Khách hàng không hài lòng → chuyên viên phải giải thích, xin lỗi, bổ sung → dẫn đến làm thêm. Cả team bị cuốn vào vòng xoáy chữa cháy.
Lỗi không nằm ở cá nhân, mà ở cách hệ thống vận hành và phối hợp
Vấn đề không phải do cá nhân thiếu trách nhiệm. Mà do không có hệ thống hỗ trợ để biết nhiệm vụ nào quan trọng nhất theo thời điểm thực tế. Khi không có nền tảng quản lý công việc tập trung (work management platform), mọi quyết định đều bị chi phối bởi cảm tính. Và cảm tính không đủ sức để quản lý độ phức tạp của công việc pháp lý hiện đại.
Trong nghề pháp lý, ưu tiên sai còn tệ hơn làm sai việc
Nhiều người nghĩ “làm sai việc” mới là mối nguy lớn, nhưng thực tế “ưu tiên sai việc” còn nguy hiểm hơn nhiều. Làm sai có thể sửa, nhưng làm trễ thì không thể kéo lại được thời gian. Hậu quả của ưu tiên sai thường lan rộng hơn, sâu hơn và khó khắc phục hơn.
Làm sai có thể sửa, nhưng ưu tiên sai làm hỏng toàn cảnh
Một lỗi kỹ thuật trong hồ sơ có thể chỉnh sửa được. Nhưng một cú trễ deadline thì kéo theo trễ cả quy trình, ảnh hưởng đến khách hàng, thời gian, nguồn lực và uy tín. Nhiều chuyên viên giỏi vẫn gặp rắc rối chỉ vì họ không chọn đúng việc cần tập trung.
Sai lệch nhỏ ở đầu vào tạo ra sai lệch lớn ở đầu ra
Nếu nhiệm vụ quan trọng không được làm đúng thời điểm, toàn bộ đầu ra của vụ việc sẽ thiếu chính xác hoặc thiếu thông tin. Tỷ lệ sai sót tăng theo cấp số nhân vì mọi quyết định sau đó đều dựa trên dữ liệu bị sai lệch. Một độ lệch 5% ban đầu có thể thành độ lệch 50% ở cuối quy trình.
Vì sao nghề pháp lý không cho phép “tùy hứng” trong thứ tự công việc
Bởi các vụ việc pháp lý có mức độ liên quan cao, tính rủi ro cao và thời gian xử lý chặt chẽ. Một sai lệch nhỏ trong thứ tự ưu tiên có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng và uy tín của công ty. Ngành này đòi hỏi tính kỷ luật trong quản lý thời gian và luồng công việc (workflow) ở mức gần như tuyệt đối.
Giải pháp: Từ cảm tính sang dữ liệu – bảo vệ chuyên viên khỏi vòng xoáy ưu tiên sai
Để tránh rơi vào vòng luẩn quẩn ưu tiên sai, chuyên viên cần một công cụ giúp hiển thị rõ ràng mức độ ưu tiên theo dữ liệu thật: deadline, rủi ro, sự phụ thuộc, người chịu trách nhiệm. Chỉ khi có một bức tranh tổng thể, chúng ta mới có thể đưa ra quyết định chính xác.
Hệ thống theo dõi tiến độ tập trung – một nguồn sự thật duy nhất (single source of truth)
Single Source of Truth (SSOT – Nguồn chân lý duy nhất) là một khái niệm trong quản lý dữ liệu và thiết kế hệ thống, chỉ việc tất cả dữ liệu trong một tổ chức chỉ được lưu trữ và quản lý ở một nơi duy nhất, đáng tin cậy.
Mục tiêu chính là đảm bảo tính nhất quán, chính xác và có thể kiểm chứng của dữ liệu trong toàn bộ hệ thống.
Hệ thống tập trung giúp chuyên viên nhìn thấy toàn bộ tiến độ vụ việc, lịch sử chỉnh sửa, người liên quan và deadline trong một giao diện duy nhất. Không còn phải lục Excel, Zalo hoặc email để tìm thông tin. Một nơi – mọi thông tin – không còn cảm tính.
Thứ tự ưu tiên tự động dựa trên deadline, mức độ rủi ro và phụ thuộc
Khi nền tảng tự động tính toán thứ tự ưu tiên, chuyên viên không cần phải “đoán” việc nào quan trọng hơn. Hệ thống sẽ phân tích dữ liệu và đưa ra thứ tự khách quan. Quyết định dựa trên dữ liệu chính xác luôn tốt hơn quyết định dựa trên cảm giác.
Cảnh báo trễ hạn và tắc nghẽn giúp tránh domino sai sót ngay từ đầu
Khi nhiệm vụ có nguy cơ trễ hạn, hệ thống gửi cảnh báo để chuyên viên điều chỉnh kịp thời. Nếu một nhiệm vụ chậm có thể gây ảnh hưởng chuỗi, bạn sẽ biết ngay để xử lý trước khi domino rơi. Điều này giúp phòng tránh sai sót thay vì chữa cháy.
Mỗi nhiệm vụ có người phụ trách rõ ràng → minh bạch trách nhiệm
Minh bạch trách nhiệm giúp tránh bỏ sót công việc, tránh trùng lặp và tăng tốc độ xử lý. Ai làm gì, đến đâu, còn thiếu gì — tất cả đều hiện rõ. Đây là điều Excel không thể làm được.
Kết luận: Chỉ một lựa chọn nhỏ, nhưng ảnh hưởng đến cả hệ thống
Trong môi trường pháp lý nhiều áp lực, việc chọn sai thứ tự ưu tiên là điều rất dễ xảy ra — và rất đắt giá. Chỉ một lựa chọn nhỏ buổi sáng có thể khiến cả team “trễ dây chuyền”, mất uy tín với khách hàng và tạo thêm khối lượng công việc không cần thiết. Để tránh vòng xoáy này, chuyên viên cần rời khỏi cách làm cảm tính và bước sang quản lý công việc dựa trên dữ liệu. Đây không chỉ là cách làm đúng, mà là cách duy nhất để bảo vệ tiến độ của toàn bộ vụ việc.
Muốn bảo vệ tiến độ vụ việc và tránh hiệu ứng domino?
Optimi Work giúp bạn nhìn rõ việc nào cần làm trước – dựa trên dữ liệu thật, không phải cảm tính. Đăng ký Trải nghiệm Demo Phần mềm Quản lý công việc Optimi Work ngay hôm nay!