4 cấp độ ưu tiên trong Ma trận Eisenhower: Bí mật quản lý thời gian kinh điển cho chuyên viên dự án SME Việt Nam

Bạn có bao giờ tự hỏi vì sao mỗi ngày của mình đều bắt đầu với kế hoạch rõ ràng, nhưng đến cuối ngày lại kết thúc bằng cảm giác “chưa làm được gì quan trọng”? Hay bạn đã từng rơi vào tình huống: đang tập trung tổng hợp báo cáo tuần thì Zalo reo liên tục, khách hàng hỏi tiến độ, nhà thầu xin xác nhận, nội bộ nhờ gửi mẫu biểu, và sếp nhắc deadline trong cùng một buổi sáng?

Nếu bạn là chuyên viên dự án tại công ty xây dựng, công nghệ, Marketing Agency hoặc bất động sản, có lẽ điều đó quen thuộc đến mức… bình thường. Nhưng chính sự “bình thường hoá” này lại khiến bạn kiệt sức, làm việc thụ động, và mất dần khả năng kiểm soát tiến độ.

Trong môi trường dự án có nhiều bên liên quan, việc bạn biết ưu tiên cái gì trước – cái gì sau – là sống còn. Và đây chính là lúc Ma trận Eisenhower trở thành vũ khí mạnh nhất của bạn.

Ma trận Eisenhower là gì và tại sao lại phù hợp với người làm dự án?

Trước khi học cách dùng, bạn cần hiểu bản chất: Ma trận Eisenhower phân loại công việc dựa trên hai yếu tố: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Khi kết hợp hai yếu tố này, bạn có bốn nhóm công việc rõ ràng, giúp bạn thoát khỏi tình trạng “việc gì cũng gấp – việc nào cũng phải làm”.

Trong môi trường dự án tại SME Việt Nam, thông tin thường rải rác trên Excel, Google Sheet, Zalo, email và cả miệng. Các phòng ban cập nhật chậm, khách hàng hối liên tục, nhà thầu đòi phản hồi gấp, và sếp yêu cầu báo cáo mỗi ngày.

Không có một bộ lọc ưu tiên, bạn rất dễ bị cuốn vào những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, khiến những công việc ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dự án lại bị bỏ quên.

Đó chính là lý do Eisenhower – nghe có vẻ “hàn lâm” – lại trở thành giải pháp cực kỳ thực dụng cho người làm dự án.

4 nhóm của cấp độ ưu tiên

Đây là nhóm công việc quyết định trực tiếp đến tiến độ, chất lượng hoặc sự hài lòng của khách hàng. Nếu xử lý chậm, dự án có thể đứng lại, chậm nghiệm thu hoặc phát sinh rủi ro lớn.

1. Nhóm 1: Quan trọng – Khẩn cấp (Làm ngay)

Trong bối cảnh dự án SME, đây thường là các tình huống:

– Khách hàng yêu cầu cập nhật tiến độ để chuẩn bị họp ngay trong ngày
– Nhà thầu cần xác nhận gấp để tiếp tục thi công
– Một hạng mục đang trễ và cần xử lý ngay để không kéo cả dự án xuống
– Sếp hỏi ngay lập tức: “Tình trạng hôm nay đâu rồi?”

Những việc nhóm 1 luôn cần được ưu tiên tuyệt đối. Nhưng điều nguy hiểm là: nếu bạn quản lý công việc không tốt, nhiều việc lẽ ra nhóm 2 sẽ bị đẩy vào nhóm 1 – khiến bạn sống trong trạng thái “chữa cháy” liên tục.

2. Nhóm 2: Quan trọng – Không khẩn cấp (Lên lịch)

Đây là nhóm mà 99% chuyên viên dự án Việt Nam bỏ qua, vì nó không “đòi hỏi ngay”. Nhưng đây lại là nhóm tạo nên sự khác biệt giữa một chuyên viên làm việc bị động và một chuyên viên tạo giá trị thật sự.

Nhóm 2 là những công việc ảnh hưởng lớn đến chất lượng báo cáo, tiến độ và sự ổn định của dự án, nhưng không gây ra rủi ro ngay lập tức.

Ví dụ quen thuộc:

– Rà soát mẫu báo cáo để giảm lỗi hành chính
– Chuẩn bị tài liệu nghiệm thu tuần sau
– Tối ưu quy trình cập nhật tiến độ nội bộ
– Kiểm tra hồ sơ với nhà thầu để không bị thiếu khi nộp
– Sắp xếp lại timeline dự án để dễ theo dõi hơn
– Chuẩn bị bản tóm tắt tiến độ để gửi cho khách hàng

Nhiều chuyên viên dự án luôn cảm thấy mình “thiếu thời gian”, nhưng thực ra là vì không dành được thời gian cho nhóm này. Khi nhóm 2 bị bỏ quên, công việc sẽ liên tục biến thành nhóm 1 – gây áp lực triền miên.

Một chuyên viên giỏi là người luôn để nhóm 1 nhỏ và nhóm 2 lớn.

3. Nhóm 3: Không quan trọng – Khẩn cấp (Giao lại)

Đây là nhóm khiến bạn kiệt sức nhanh nhất nếu không biết cách xử lý. Đây là những việc nghe có vẻ cần làm ngay, nhưng không yêu cầu bạn làm.

Thực tế ở SME Việt Nam, nhóm này chiếm gần 40% thời gian của một chuyên viên dự án:

– Thành viên phòng khác nhắn xin mẫu báo cáo trên Zalo
– Đồng nghiệp cần đổi tên file hoặc chỉnh định dạng tài liệu
– Bộ phận kế toán hỏi lại số liệu đã có trong hệ thống
– Một bạn thực tập sinh hỏi cách điền biểu mẫu
– Khách hàng hỏi thông tin nhỏ lẻ không ảnh hưởng tiến độ

Những công việc này nên được giao cho người thực hiện trực tiếp, hoặc được giải quyết thông qua hệ thống quản lý tập trung, nơi ai cũng có thể tự tìm thông tin.

Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho nhóm 3, bạn sẽ không còn thời gian cho nhóm 2 – nơi tạo ra giá trị thật.

4. Nhóm 4: Không quan trọng – Không khẩn cấp (Bỏ qua)

Đây là nhóm cần được loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa. Nghe đơn giản, nhưng trong thực tế dự án tại SME, nhóm này xuất hiện nhiều hơn bạn nghĩ.

Một số ví dụ điển hình:

– Các cuộc họp không có nội dung rõ ràng (agenda)
– Chat nội bộ không liên quan đến dự án
– Kiểm tra lại những việc không nằm trong ưu tiên ngày
– Làm tài liệu mà không có ai yêu cầu
– Loay hoay chỉnh sửa file để “đẹp hơn” dù không ảnh hưởng kết quả

Khi bạn cắt giảm nhóm 4, bạn lập tức có thêm vài giờ mỗi tuần.

Một ngày áp dụng Ma trận Eisenhower của chuyên viên dự án

Hãy thử hình dung một buổi sáng điển hình:

8:30 – Bắt đầu mở máy
Zalo có 12 tin nhắn chưa đọc. Email có 32 thư. Nội bộ nhờ gửi file. Nhà thầu hỏi xác nhận. Khách hàng muốn update tiến độ trong hôm nay. Sếp cần báo cáo tuần nhưng chưa rõ dữ liệu từ phòng kỹ thuật đã cập nhật chưa.

Trước khi áp dụng Eisenhower, bạn sẽ cố gắng trả lời mọi thứ. Nhưng sau khi phân loại, bạn sẽ thấy một bức tranh hoàn toàn khác:

Nhóm 1: 2 việc
– Khách hàng cần cập nhật tiến độ để họp
– Hạng mục đang chậm cần xác nhận ngay

Nhóm 2: 3 việc
– Soạn báo cáo tuần
– Chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu
– Rà lại timeline trước khi gửi khách hàng

Nhóm 3: 4 việc
– Xin mẫu biểu
– Gửi lại tài liệu cho nội bộ
– Trả lời câu hỏi không quan trọng
– Chỉnh định dạng file

Nhóm 4: 1 việc
– Họp nội bộ không liên quan dự án

Khi nhìn ra sự thật này, bạn có thể lập tức tập trung vào 2–3 việc quan trọng nhất, giảm áp lực, giảm sai sót và vẫn hoàn thành báo cáo đúng hạn.

Nếu có công cụ phân loại ưu tiên tự động, mọi thứ sẽ còn nhẹ hơn

Áp dụng Eisenhower bằng tay đã hiệu quả. Nhưng với đặc thù công việc dự án tại Việt Nam – nhiều đầu việc, nhiều bên liên quan, dữ liệu rải rác – bạn sẽ cần một giải pháp tự động để duy trì hiệu suất lâu dài.

Một phần mềm quản lý tiến độ chuyên nghiệp có thể:

– Tự động nhắc deadline
– Tự động phân loại việc theo trạng thái, hạn xử lý và mức độ ảnh hưởng
– Ghi lại toàn bộ lịch sử xử lý tài liệu theo phiên bản (version control)
– Cập nhật tiến độ theo thời gian thực
– Giảm 30–40% thời gian họp và điều phối
– Giúp chuyên viên dự án báo cáo chính xác hơn 95%
– Hạn chế tối đa phụ thuộc giữa các phòng ban
– Giảm tình trạng phải “chạy theo” nhà thầu hoặc khách hàng

Đây chính là cách các doanh nghiệp SME chuyên nghiệp hoá vận hành dự án mà không cần tăng nhân sự.

Xem thêm: Top 5 ứng dụng quản lý công việc siêu dễ dùng giúp bạn làm việc nhanh gấp đôi (Cập nhật 2025)

Hiểu Eisenhower là bước đầu. Tự động hoá mới là bước bứt phá.

Ma trận Eisenhower giúp bạn cắt bỏ nhiễu loạn, làm chủ công việc, và ưu tiên việc quan trọng nhất để dự án vận hành trơn tru. Nhưng chỉ khi kết hợp với một hệ thống quản lý công việc tự động, bạn mới thực sự tối ưu được năng suất và giảm áp lực dài hạn.

Nếu bạn muốn trải nghiệm cách một phần mềm có thể giúp bạn phân loại ưu tiên trong vài giây, giảm phân tán và tăng tốc cả nhóm dự án:

Đăng ký Demo Optimi Work (Hotline: 0969 455 538)

Đăng ký demo