Vì sao doanh nghiệp ngày càng rối loạn khi giao việc qua Zalo và Email?
Trong nhiều đội Marketing và các Agency, giao việc qua Zalo hay email vẫn là thói quen quen thuộc. Nhưng khi dự án tăng lên, cách làm này bắt đầu bộc lộ những “lỗ hổng” khó lường: thông tin trôi mất, tiến độ mập mờ, CEO và Trưởng nhóm phải liên tục hỏi lại để nắm tình hình.
Vấn đề không nằm ở con người, mà nằm ở việc phối hợp thiếu tập trung. Chỉ một tin nhắn bị bỏ sót cũng đủ khiến cả tiến độ “lung lay” mà không ai kịp thấy trước.
1. Vì sao giao việc qua nhiều kênh lại gây rối loạn tiến độ?
Giao nhiệm vụ qua Zalo hoặc email khiến thông tin bị phân mảnh, không có một nơi duy nhất để ghi nhận, theo dõi và kiểm soát. Điều này tạo ra một chuỗi rủi ro dẫn đến trễ kế hoạch mà phần lớn CEO buộc phải chấp nhận như “chuyện thường ngày”. Khi công việc thiếu tổ chức khoa học và thống nhất, các thành viên phải tự bơi giữa vô số tin nhắn, dễ bỏ sót, và thiếu cơ sở để phối hợp trơn tru.
Hệ quả là càng nhiều task, càng nhiều dự án, CEO càng mất kiểm soát vì không thể nhìn thấy toàn cảnh đang diễn ra như thế nào.
Task bị trôi vì không có nơi tập trung để bám theo
Trong nhóm chat, một task chỉ tồn tại như một tin nhắn nhỏ giữa hàng trăm tin khác. Chỉ cần vài cuộc trò chuyện mới xuất hiện, nội dung giao việc đã bị đẩy xuống và biến mất khỏi tầm mắt người nhận.
Không có quy trình rõ ràng để chuyển giao công việc
Zalo hay email không thể hiện được dòng chảy công việc (workflow). Không ai biết bước tiếp theo là gì, ai chịu trách nhiệm, hoặc deadline thực sự rơi vào thời điểm nào.
Sai lệch thông tin vì không có cấu trúc chuẩn hoá
Không có mẫu giao việc cố định khiến mỗi người gửi một kiểu: thiếu file, thiếu brief (bản mô tả yêu cầu), thiếu deadline hoặc thông tin quan trọng bị gián đoạn trong nhiều tin nhắn khác nhau.
2. Tác hại nghiêm trọng đối với CEO lẫn đội ngũ khi giao việc qua Zalo và email
Khi luồng công việc thiếu tập trung, toàn bộ quy trình vận hành đều bị ảnh hưởng. Đây là nguyên nhân dẫn đến trễ kế hoạch xuất hiện lặp lại, kéo theo những hệ quả ngày càng khó kiểm soát. Khi thiếu tổ chức công việc , nhóm không chỉ làm chậm mà còn tăng nguy cơ sai sót.
Những tác hại sau đây thường xuyên xảy ra nhưng lại khó nhìn thấy ngay lập tức.
CEO mất khả năng nắm bắt tiến độ dự án
Không thể mở Zalo hoặc email để hiểu toàn bộ dự án đang ở giai đoạn nào. CEO phải dựa vào việc hỏi từng nhân sự, và khi CEO phải hỏi, tức là xe đã lệch khỏi đường ray.
Báo cáo chậm, thiếu chính xác
Thông tin nằm rải rác giữa nhiều nhóm chat, nhiều email. Khi cần báo cáo, mọi người phải lục lại từng đoạn tin nhắn để tổng hợp. Điều đó dẫn đến sai số và mất rất nhiều thời gian.
Rủi ro tăng cao khi khách hàng thay đổi brief
Khách hàng gửi yêu cầu mới qua email, vài phút sau bổ sung thêm qua Zalo… Người nhận tin không chắc đâu là phiên bản mới nhất. Chỉ một chi tiết sai cũng có thể khiến toàn bộ sản phẩm bị làm lại.
Không thể truy vết khi xảy ra sự cố
Không biết ai giao, ai nhận, giao lúc nào, giao nội dung gì. Thiếu log (lịch sử thao tác) khiến việc tìm nguyên nhân và rút kinh nghiệm gần như bất khả thi.
3. Phần mềm quản lý tiến độ giải quyết triệt để vấn đề giao việc rời rạc như thế nào?
Ở giai đoạn các Agency và đội nhóm vận hành với mật độ công việc lớn, việc chuyển sang một hệ thống phần mềm quản lý tiến độ không chỉ là lựa chọn nâng cao, mà là nền tảng để tránh trễ kế hoạch và xử lý triệt để tình trạng thiếu tổ chức công việc xuất hiện khi giao việc qua nhiều kênh.
Nếu giao việc rời rạc khiến CEO mệt mỏi và đội ngũ làm việc thiếu đồng bộ, thì phần mềm quản lý tiến độ chính là nơi gom mọi thông tin và giúp mọi người thấy cùng một bức tranh.
Mọi công việc tập trung vào một nơi
Không còn lo task bị trôi hoặc biến mất giữa hàng trăm tin nhắn. CEO chỉ cần mở phần mềm để thấy toàn bộ danh sách công việc đang diễn ra.
Quy trình rõ ràng, tự động chuyển bước
Khi nhân sự hoàn thành việc, hệ thống tự chuyển nhiệm vụ sang người kế tiếp theo đúng quy trình đã được thiết kế. Không cần hỏi “Ai làm tiếp?”.
Mọi thông tin được chuẩn hoá
Deadline, người phụ trách, file đính kèm, mô tả, checklist… đều có cấu trúc chuẩn. Mọi người hiểu đúng ngay từ đầu, giảm tối đa sai sót.
Cập nhật theo thời gian thực
Tiến độ luôn hiển thị mới nhất, CEO không cần hỏi “Em làm tới đâu?”. Hệ thống tự trả lời.
4. Tại sao CEO cần ưu tiên giải pháp phần mềm quản lý tiến độ ngay bây giờ?
Việc giao việc qua Zalo hoặc email không thể đáp ứng nhu cầu vận hành ngày càng phức tạp của các Agency và đội nhóm sáng tạo. Khi tiến độ dễ trễ kế hoạch và khi thiếu tổ chức công việc xuất hiện ở nhiều khâu, CEO buộc phải can thiệp nhiều hơn — điều này đi ngược lại mục tiêu vận hành hiện đại.
Một phần mềm quản lý tiến độ không chỉ giúp đội ngũ làm việc mượt mà, mà còn giúp CEO quay lại với vai trò chiến lược thay vì phải xử lý sự vụ mỗi ngày.
Đăng ký trải nghiệm Demo Optimi Work để:
- Gom mọi công việc vào một nơi
- Hạn chế tối đa trễ kế hoạch và sai lệch thông tin
- Theo dõi tiến độ thời gian thực
- Giao việc rõ ràng – đúng người – đúng thời điểm