Phần mềm HRM là gì? Những điều HR cần biết trước khi triển khai
Bạn là Trưởng phòng Nhân sự, đang quản lý gần 100 nhân viên. Mỗi tháng, bạn và team HR phải lo: tuyển người, chấm công, duyệt phép, tính lương, lưu hồ sơ… Mọi thứ nằm rải rác ở Excel, email, giấy tờ, khiến bạn tốn thời gian, dễ sai sót.
💡 Giải pháp: Phần mềm HRM – hệ thống quản lý nhân sự trên máy tính/điện thoại, gom tất cả công việc HR về một chỗ, chạy tự động.
Phần mềm quản lý nhân sự HRM là gì?
Định nghĩa HRM (Human Resource Management) dưới góc nhìn công nghệ
HRM = Human Resource Management = Quản lý nhân sự.
Phần mềm HRM là công cụ giúp phòng Nhân sự quản lý tuyển dụng, chấm công, tính lương, lưu hồ sơ, đánh giá nhân viên… tất cả trong một hệ thống duy nhất.
💡 Ví dụ: Thay vì HR phải cộng tay bảng chấm công của 100 người, phần mềm HRM sẽ tự lấy dữ liệu từ máy chấm công → tính lương → trừ bảo hiểm → ra kết quả chỉ trong vài phút.
Phần mềm HRM có gì khác so với HRIS và HCM?
- HRIS (Human Resource Information System): Giống như tủ hồ sơ điện tử, lưu và quản lý thông tin nhân viên.
- HCM (Human Capital Management): Tập trung phát triển con người, bao gồm đào tạo và lộ trình nghề nghiệp.
- HRM: Kết hợp cả hai – vừa lưu trữ thông tin, vừa quản lý toàn bộ vòng đời nhân sự từ tuyển dụng đến nghỉ việc.
Ai nên dùng phần mềm HRM? Doanh nghiệp từ quy mô nào?
Phù hợp nhất cho:
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ (50–300 nhân viên).
- Công ty đang dùng Excel, Google Form, email… để quản lý nhân sự nhưng tốn thời gian, dễ sai, dữ liệu rời rạc.
📌 Ví dụ: Công ty B tuyển người bằng Google Form, chấm công bằng Excel, tính lương bằng phần mềm khác → mất 3 ngày tổng hợp, hay bị nhầm số liệu.
Doanh nghiệp SME đang gặp vấn đề gì khi chưa có phần mềm HRM?
Quy trình tuyển dụng, chấm công, tính lương rời rạc
Dùng nhiều công cụ khác nhau → dữ liệu không khớp → mất thời gian tổng hợp.
Quản lý hồ sơ và năng lực nhân sự thủ công, thiếu minh bạch
Lưu hồ sơ giấy hoặc file rải rác trên máy tính cá nhân → khó tìm kiếm, khó đánh giá.
Không theo dõi được hiệu suất – KPI – lý do nghỉ việc
Thiếu số liệu → không phát hiện nhân viên giảm hiệu suất, không biết lý do nghỉ để cải thiện môi trường làm việc.
Tốn nhiều thời gian cho các công việc hành chính lặp đi lặp lại
HR mất hàng giờ mỗi tuần nhập dữ liệu, cộng công, gửi bảng lương → dễ sai, dễ mệt mỏi.
5 tính năng HRM cần có
1. Tuyển dụng – đăng tin – lưu hồ sơ – pipeline ứng viên
Đăng tin trên nhiều kênh → hồ sơ tự đổ về một nơi, dễ lọc ứng viên.
2. Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung, có lịch sử thay đổi
Mọi thông tin nhân viên (hợp đồng, vị trí, lương…) nằm trên hệ thống, theo dõi được ai thăng chức, ai điều chuyển.
3. Theo dõi chấm công – nghỉ phép – tăng ca – công tác
Nhân viên xin nghỉ phép online, tăng ca, công tác → HR chỉ cần duyệt trên hệ thống.
4. Tự động tính lương – thưởng – phụ cấp – thuế – BHXH
Giảm 80% lỗi cộng tay, trả lương nhanh gấp nhiều lần.
5. Đánh giá năng lực – gắn KPI – ghi nhận kết quả định kỳ
Theo dõi hiệu suất từng nhân viên → có số liệu rõ ràng để thưởng, đào tạo, hoặc điều chỉnh.
Lợi ích phần mềm HRM mang lại cho HR SME
✅ Tiết kiệm 70% thời gian cho công việc hành chính
Nhiều việc lặp lại như cộng công, tính lương được tự động hóa.
✅ Chuẩn hóa quy trình tuyển – nhận – nghỉ việc
Tất cả quy trình có mẫu sẵn, giảm nhầm lẫn.
✅ Báo cáo thời gian thực cho cấp quản lý
Sếp xem được dữ liệu ngay, không cần chờ HR tổng hợp.
✅ Nâng cao trải nghiệm nhân sự – tăng gắn kết đội ngũ
Nhân viên thấy minh bạch, tin tưởng hơn vào công ty.
Tiêu chí chọn phần mềm HRM phù hợp cho SME
Giao diện dễ dùng, không cần đội ngũ IT
Nhân viên không rành công nghệ vẫn sử dụng được.
Hệ thống linh hoạt theo mô hình vận hành công ty
Tùy chỉnh tính năng để phù hợp quy trình riêng.
Dễ triển khai – hỗ trợ nhập liệu, đào tạo sử dụng
Có đội hỗ trợ từ A–Z khi bắt đầu.
Khả năng tích hợp với phần mềm có sẵn (kế toán, chấm công…)
Giúp dữ liệu đồng bộ, không nhập lại.
Có demo thử miễn phí, chính sách hỗ trợ rõ ràng
Trải nghiệm trước khi mua, tránh chọn nhầm.
Checklist 4 bước triển khai HRM cho người mới
| Bước | Việc cần làm | Ví dụ |
|---|---|---|
| 1 | Liệt kê vấn đề HR đang gặp | “Mất 2 ngày tính lương”, “Không biết ai nghỉ phép bao nhiêu ngày” |
| 2 | Chọn 3–5 tính năng quan trọng nhất | Tuyển dụng, chấm công, tính lương, KPI |
| 3 | Đăng ký demo phần mềm | Chọn Optimi, đặt lịch demo 30 phút |
| 4 | Test với nhóm nhỏ trước | Chạy thử cho 10 nhân viên trong 1 tháng |
Vì sao nên chọn Optimi HRM?
- Giao diện đơn giản – không cần biết IT vẫn dùng được.
- Tất cả trong 1: Tuyển dụng → chấm công → lương → KPI → nghỉ việc.
- Có sẵn mẫu JD, KPI, câu hỏi phỏng vấn.
- Báo cáo đẹp, dễ trình bày cho lãnh đạo.
Hành động ngay hôm nay
Đăng ký demo phần mềm HRM Optimi ngay hôm nay
- Nhấn nút “Đăng ký demo”
- Chọn thời gian thuận tiện.
- Nhận hướng dẫn trực tiếp từ chuyên gia để bắt đầu quản lý nhân sự dễ dàng hơn.