Điểm tắc khiến đội sales hụt doanh số? CRM chăm sóc khách hàng giúp bạn “gỡ nút thắt”
Bạn thấy đội sales làm việc chăm chỉ nhưng kết quả chưa tương xứng? Khách vào rồi lại rời đi giữa chừng? Không rõ “kẹt” ở đâu trong quy trình bán hàng? Thực tế, nhiều doanh nghiệp SME gặp tình trạng: “Biết là đang tắc, nhưng không biết đang tắc ở đâu – và xử lý thế nào.”
Phần mềm CRM chăm sóc khách hàng giống như một cuốn sổ tay thông minh, giúp bạn theo dõi toàn bộ hành trình của khách hàng – từ lần đầu tiếp cận cho tới khi ký hợp đồng – và chỉ ra chính xác bước nào đang gây “nghẽn mạch” trong quy trình bán hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu:
– CRM giúp nhận diện điểm tắc như thế nào?
– Làm sao để xử lý chúng nhanh – gọn – rõ ràng?
Vì sao doanh nghiệp thường không thấy được “điểm tắc”?
Mỗi người một file – không ai thấy toàn cảnh
Khi mỗi nhân viên sales sử dụng một file riêng để theo dõi khách hàng, bạn sẽ mất đi cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình bán hàng. Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc theo dõi tiến độ mà còn khiến cho việc phân tích dữ liệu trở nên phức tạp.
Ví dụ: Nếu một nhân viên dùng Excel để theo dõi khách hàng, trong khi người khác dùng Google Sheet, bạn sẽ không biết được ai đang ở đâu trong quy trình bán hàng và ảnh hưởng của từng khách hàng tới doanh thu là như thế nào.
Thiếu công cụ theo dõi hành trình khách hàng
Nhiều doanh nghiệp không có công cụ phù hợp để theo dõi hành trình khách hàng. Việc này dẫn đến tình trạng không biết khách hàng đã tương tác ở những bước nào trong quy trình và tại sao họ không tiến tới bước tiếp theo.
Ví dụ: Nếu khách hàng đã bỏ qua bước đặt hàng nhưng không có ghi nhận, bạn sẽ không thể biết được lý do họ không tiến xa hơn.
Không có dữ liệu để phân tích nguyên nhân vì sao sales không đạt KPI
Nếu không có dữ liệu cụ thể về từng khách hàng, việc phân tích nguyên nhân vì sao đội sales không đạt KPI sẽ trở nên khó khăn. Bạn cần những chỉ số rõ ràng để đưa ra quyết định và điều chỉnh chiến lược.
CRM chăm sóc khách hàng giúp nhận diện điểm tắc ra sao?
Nhìn thấy rõ từng bước trong quy trình bán hàng
CRM chăm sóc khách hàng giúp bạn hình dung được từng bước trong quy trình bán hàng một cách rõ ràng. Bạn có thể theo dõi tiến trình của từng khách hàng từ khi họ lần đầu tiên tiếp cận cho đến khi chốt đơn hàng.
Phát hiện bước nào khách rớt nhiều nhất
Bằng việc sử dụng báo cáo từ CRM, bạn có thể xác định chính xác bước nào trong quy trình bán hàng mà khách hàng thường rời bỏ. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào những điểm cần cải thiện.
Gợi ý hành động chăm sóc kịp thời
CRM không chỉ giúp nhận diện vấn đề mà còn gợi ý các hành động cụ thể để bạn có thể chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn. Ví dụ, nếu thấy khách hàng chưa hoàn tất giao dịch, bạn có thể thiết lập nhắc nhở để theo dõi và liên hệ kịp thời.
3 bước đơn giản dùng CRM chăm sóc khách hàng để tìm điểm tắc
Bước 1 – Vẽ lại quy trình bán hàng đơn giản trong CRM
Trước tiên, bạn cần xác định quy trình bán hàng hiện tại và vẽ lại nó trong CRM. Hãy đảm bảo rằng mọi bước đều được ghi rõ.
- Checklist:
- Xác định các bước trong quy trình bán hàng.
- Ghi chú những điểm quan trọng cần theo dõi.
Bước 2 – Gắn mỗi khách hàng vào đúng bước
Tiếp theo, bạn cần gắn từng khách hàng vào bước mà họ đang ở trong quy trình. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi tiến trình một cách hiệu quả hơn.
- Checklist:
- Nhập thông tin khách hàng vào CRM.
- Phân loại khách hàng theo từng bước trong quy trình.
Bước 3 – Theo dõi báo cáo để nhận diện bước nào “kẹt”
Cuối cùng, hãy thường xuyên theo dõi báo cáo từ CRM để nhận diện bước nào trong quy trình bán hàng đang gặp “kẹt”. Bạn có thể thiết lập báo cáo tự động để nhận thông tin thường xuyên.
- Checklist:
- Thiết lập báo cáo tự động trong CRM.
- Theo dõi kết quả hàng tuần để có điều chỉnh kịp thời.
Xem thêm: So sánh nhanh 4 phần mềm CRM tại Việt Nam: Base – Getfly – Misa – Optimi CRM
Lợi ích khi gỡ được “nút thắt” trong quy trình bán hàng
Khi bạn đã nhận diện và xử lý được các điểm tắc trong quy trình bán hàng, lợi ích sẽ đến ngay lập tức. Doanh thu của bạn có thể tăng lên, thời gian chốt đơn rút ngắn, và khách hàng cũng sẽ hài lòng hơn với dịch vụ mà bạn cung cấp.
Ví dụ cụ thể: FloQast là một công ty công nghệ có trụ sở tại California, Mỹ, chuyên cung cấp phần mềm hỗ trợ kế toán doanh nghiệp.
Mục tiêu của FloQast: Giúp các doanh nghiệp rút ngắn thời gian chốt sổ kế toán cuối tháng, tăng độ chính xác dữ liệu và cải thiện khả năng cộng tác trong đội ngũ tài chính.
Điểm tắc của họ: Thiếu hệ thống tự động theo dõi và kích hoạt quy trình.
- Họ không có cách nào để tự động thông báo, cập nhật trạng thái và quản lý workflow khi một giao dịch được tạo ra qua marketplace.
- Họ phải liên tục “hỏi – xác minh – theo dõi bằng tay” giống như nhiều doanh nghiệp SME đang quản lý qua Excel/Zalo/email.
→ Đây là “điểm mù” trong theo dõi trạng thái giao dịch và tự động kích hoạt hành động khiến FloQast khó đạt mục tiêu. Giải pháp: FloQast đã kết hợp nền tảng CRM chăm sóc khách hàng + công cụ quản lý doanh thu + workflow tự động để cải thiện quy trình từ đầu vào đến kết quả cuối cùng. Nhờ đó, khách hàng của FloQast (khách sử dụng phần mềm hỗ trợ kế toán doanh nghiệp) đã tăng tỷ lệ chốt đơn lên 26% và rút ngắn thời gian chốt đơn đến 30%.
Kết luận
Việc nhận diện điểm tắc trong quy trình bán hàng không phải là điều dễ dàng, nhưng với sự hỗ trợ của phần mềm CRM chăm sóc khách hàng, bạn có thể dễ dàng tìm ra những “nút thắt” cần gỡ bỏ. Hãy bắt tay vào thực hiện ngay 3 bước đơn giản trên để cải thiện quy trình bán hàng của mình.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách sử dụng CRM chăm sóc khách hàng hiệu quả, hãy đăng ký demo CRM Optimi ngay hôm nay hoặc xem thêm các bài viết khác trên blog. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong hành trình nâng cao hiệu suất bán hàng!