Quản lý bán hàng bằng Excel là gì? Hướng dẫn từng bước cho Giám đốc Kinh doanh mới bắt đầu

Trong giai đoạn đầu phát triển, rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn quản lý bán hàng bằng Excel vì tiện, miễn phí và quen thuộc. Nhưng khi số lượng khách hàng tăng lên, quy trình chốt đơn phức tạp hơn, bạn sẽ bắt đầu thấy rõ các rào cản: file bị rối, sales quên follow-up, không dự báo được doanh số, hay khó đánh giá hiệu quả từng nhân viên. Nếu bạn là Giám đốc Kinh doanh SME đang muốn làm bài bản, bài viết này sẽ giúp bạn:

• Hiểu đúng quản lý bán hàng bằng Excel là gì,

• Từng bước thiết lập file Excel quản lý chuẩn chỉnh,

• Biết khi nào nên chuyển sang phần mềm CRM chuyên nghiệp.

Quản lý bán hàng bằng Excel là gì?

Định nghĩa dễ hiểu cho người mới

Quản lý bán hàng bằng Excel là quá trình sử dụng phần mềm Microsoft Excel để theo dõi, phân tích và báo cáo các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Excel cho phép người dùng tạo bảng biểu, sử dụng công thức tính toán và tạo biểu đồ để trình bày dữ liệu một cách trực quan. Điều này giúp các Giám đốc Kinh doanh dễ dàng theo dõi tiến độ bán hàng, phân tích hiệu suất của đội ngũ sales và quản lý thông tin khách hàng.

Cách đội sales thường làm

Nhiều doanh nghiệp thường sử dụng Excel để theo dõi danh sách khách hàng, ghi chép các giao dịch bán hàng và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Cách thực hiện thường thấy là:

• Tạo một bảng tính với các cột như: Tên khách hàng, Thông tin liên hệ, Trạng thái hợp đồng, Giá trị giao dịch, Ngày follow-up.
• Cập nhật thường xuyên thông tin về khách hàng và tiến độ bán hàng.
• Sử dụng công thức để tính toán doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi và hiệu suất của từng nhân viên.

Ưu – nhược điểm của quản lý bán hàng bằng Excel

Ưu điểm

• Miễn phí: Excel thường có sẵn trên nhiều máy tính và không tốn thêm chi phí.
• Dễ sử dụng: Nhiều người đã quen thuộc với giao diện của Excel, giúp họ dễ dàng hơn trong việc tạo và quản lý bảng tính.
• Tùy biến linh hoạt: Người dùng có thể tùy chỉnh bảng theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Nhược điểm

• Nguy cơ mất dữ liệu rất cao do cơ chế phân quyền của Excel còn hạn chế: Quản lý bán hàng bằng Excel chỉ cho bạn giới hạn quyền theo cấp độ file – mở được hay không, chỉnh sửa hay không. Nhưng:
  • Bạn không thể phân quyền theo từng hàng (từng khách hàng), dẫn đến:
    • → Mọi người đều thấy toàn bộ danh sách. Không giới hạn ai được xem khách A, ai không được xem khách B.
    • → Dễ rò rỉ thông tin khách hàng – đặc biệt là với các khách VIP hoặc khách chiến lược.
  • Bạn không thể khoá một cột (ví dụ: giá trị hợp đồng) cho một vài người, dẫn đến:
    • → Nhân viên mới vẫn có thể thấy giá trị tiền, chiết khấu, phần trăm hoa hồng… dù không nên biết.

Khi có nhiều người cùng làm việc trên một file, mọi thông tin đều “trần trụi” và không được bảo vệ.

• Dữ liệu có thể bị sửa – xoá – ghi đè bất cứ lúc nào mà không để lại dấu vết: Không giống như CRM có nhật ký hoạt động (ai sửa gì, lúc nào), Excel không có lịch sử rõ ràng. Một nhân viên vô tình (hoặc cố ý) xoá dữ liệu khách hàng, sửa số điện thoại, đổi giá trị đơn hàng… → Bạn không biết ai làm. Không thể phục hồi. Không thể truy ra lỗi.
• Hạn chế về quy mô: Khi số lượng khách hàng và dữ liệu tăng lên, việc quản lý bằng Excel trở nên khó khăn và dễ dẫn đến sai sót.
• Không tự động hóa: Excel yêu cầu người dùng cập nhật thủ công, gây lãng phí thời gian và dễ làm mất thông tin quan trọng.
• Excel dễ bị “chia năm xẻ bảy” và không ai có cái nhìn tổng thể: Sales A có 1 file riêng. Sales B có 1 file khác. Marketing cũng có 1 file. Bạn – Giám đốc Kinh doanh – không thể biết chính xác toàn bộ khách hàng đang ở bước nào. Nếu bạn cần phân tích sâu hơn hoặc tạo báo cáo phức tạp, Excel có thể không đáp ứng đủ yêu cầu.

Dữ liệu rời rạc → Thiếu đồng bộ → Rất dễ bỏ sót khách tiềm năng hoặc chăm sai người.

Xem thêm: Làm sao để trưởng phòng kinh doanh nắm được toàn cảnh phễu bán hàng?

Hướng dẫn từng bước tạo bảng quản lý bán hàng bằng Excel

Bước 1 – Tạo cột thông tin cơ bản

• Tên khách hàng
• Số điện thoại
• Email
• Ngày bắt đầu liên hệ

Bước 2 – Thêm các cột theo dõi quy trình

• Trạng thái hợp đồng (Chưa liên hệ, Đang thương thảo, Đã ký kết)
• Giá trị giao dịch
• Ngày chốt hợp đồng

Bước 3 – Tô màu theo trạng thái

• Sử dụng màu sắc để phân biệt trạng thái khác nhau, giúp dễ dàng nhận diện.

Bước 4 – Sử dụng filter để tìm khách nhanh

• Sử dụng tính năng lọc để nhanh chóng tìm kiếm và theo dõi khách hàng theo các tiêu chí khác nhau.

Case thực tế – Một doanh nghiệp quản lý bán hàng bằng Excel đã gặp vấn đề gì?

Khách hàng của Salesforce – một công ty sản xuất thiết bị điện tại Mỹ, từng quản lý toàn bộ pipeline (quy trình bán hàng) và dữ liệu khách hàng bằng Excel. Quy mô đội sales của Công ty thiết bị điện khoảng 20 người.

Khi số lượng khách hàng tăng nhanh, họ bắt đầu gặp vấn đề nghiêm trọng:

• Dữ liệu phân tán trong nhiều file, thường xuyên bị lỗi hoặc trùng lặp.
• Không thể theo dõi tiến độ giao dịch → Giám đốc không biết từng Sales đang ở đâu trong quy trình bán hàng.
• Khi Sales nghỉ phép hoặc nghỉ việc, thông tin khách hàng không được chia sẻ đầy đủ, làm gián đoạn chăm sóc.

Khi nào nên chuyển từ quản lý bán hàng bằng Excel sang CRM?

Dấu hiệu rõ ràng

• Số lượng khách hàng tăng cao, khó theo dõi bằng Excel.
• Nhân viên thường xuyên quên follow-up hoặc không ghi chép thông tin kịp thời.
• Bạn cần báo cáo chi tiết về hiệu suất bán hàng nhưng phải mất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu từ Excel.

Bảng so sánh nhanh

Tiêu chí	Excel	CRM
Tự động hóa	Không	Có
Quản lý dữ liệu	Rời rạc, nguy cơ bị chỉnh sửa, bị mất dữ liệu	Tập trung, phân quyền minh bạch, giảm nguy cơ thất thoát dữ liệu
Báo cáo	Thủ công	Tự động và chi tiết
Theo dõi khách hàng	Khó khăn	Dễ dàng và hiệu quả

CRM – Giải pháp thay thế Excel giúp quản lý bán hàng hiệu quả hơn

CRM lưu toàn bộ khách hàng – không cần file rời rạc

Phần mềm CRM giúp lưu trữ tất cả thông tin khách hàng trong một hệ thống duy nhất, dễ dàng truy cập và quản lý.

Tự động nhắc lịch follow-up – không sợ quên chăm sóc

CRM có thể tự động nhắc nhở nhân viên về các cuộc gọi follow-up hoặc các công việc cần thực hiện, giúp tăng cường sự chăm sóc khách hàng.

Báo cáo chi tiết – biết ai làm tốt, ai cần hỗ trợ

Người dùng có thể dễ dàng tạo báo cáo chi tiết về hiệu suất từng nhân viên, giúp quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn hơn.

Giao diện dễ dùng – không cần biết IT cũng triển khai được

Giao diện thân thiện của CRM cho phép bất kỳ ai cũng có thể sử dụng mà không cần kiến thức kỹ thuật phức tạp.

Câu hỏi thường gặp

Quản lý bán hàng bằng Excel có còn phù hợp?

Có, nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ và số lượng khách hàng không quá lớn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn mở rộng và tối ưu hóa quy trình bán hàng, hãy xem xét chuyển sang CRM.

Google Sheet có thay được CRM không?

Google Sheet có thể là một giải pháp tạm thời, nhưng nó không thể cung cấp đầy đủ tính năng tự động hóa và báo cáo mà CRM mang lại.

Có phần mềm CRM nào đơn giản, dễ triển khai không?

Có nhiều phần mềm CRM trên thị trường hiện nay được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ, như Optimi CRM, với giao diện dễ sử dụng và triển khai nhanh chóng.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý hiệu quả và dễ dàng hơn quản lý bán hàng bằng Excel, hãy bắt đầu tìm hiểu về phần mềm CRM ngay hôm nay! Đăng ký demo Optimi CRM để bắt đầu hành trình cải thiện quy trình bán hàng của bạn.

Đăng ký demo