Excel – Zalo – Email: Bộ ba khiến team của bạn không bao giờ nhìn thấy cùng một bức tranh
Bạn có nhận ra điều này trong team của mình không?
Sáng: Check email, đọc brief từ đối tác, phê duyệt content calendar qua Excel chia sẻ trên Google Drive. Trưa: Trao đổi trên Zalo với designer về chỉnh sửa ảnh, với copywriter về tiêu đề mới, với media về ngân sách chạy ads. Chiều: Update tiến độ 3 dự án trên 3 file Excel khác nhau, gửi email nhắc deadline, và… nhận tin nhắn Zalo hỏi: “Anh ơi, file brief mới nhất version nào ạ?”
Nếu điều này nghe quen thuộc, xin chúc mừng – team bạn đang mắc kẹt trong “Tam giác quỷ” của quản lý công việc: Excel – Zalo – Email.
Vấn đề không phải những công cụ này “xấu”. Vấn đề là chúng không được thiết kế để giúp một đội nhóm phức tạp như marketing hoạt động như một thể thống nhất.
Phần 1: Sự thật phũ phàng về “bộ ba quyền lực”
1.1. Excel: Bản kế hoạch “ma” luôn có nhiều phiên bản
Là giám đốc Marketing, bạn từng bao giờ hỏi:
- File Excel “Marketing Plan Q3” trong Drive của bạn có thực sự giống file mà trưởng nhóm content đang xem không?
- Ai là người cập nhật cuối cùng? 2 giờ trước hay 2 ngày trước?
- Những comment màu đỏ trong sheet “KPI tracking” đã được xử lý chưa, hay đang chờ… ai đó tình cờ đọc được?
Anh Lê Bình – Giám đốc Marketing tại một công ty mỹ phẩm ở Hà Nội chia sẻ:
“Trong chiến dịch Black Friday, chúng tôi có 3 phiên bản ‘Master Timeline’ khác nhau: 1 file tôi tạo, 1 file trưởng nhóm media chỉnh sửa mà không báo, và 1 file ‘thực tế’ đang chạy trong đầu mỗi thành viên. Kết quả? Designer hoàn thành banner theo timeline cũ, media chạy ads theo timeline mới, và content viết bài theo… timeline họ nghĩ là đúng. Chúng tôi gặp vấn đề nghiêm trọng trong việc đồng bộ hóa.”
1.2. Zalo: Nghĩa địa của những quyết định quan trọng
Zalo nhóm marketing của bạn có bao nhiêu tin nhắn mỗi ngày? 100? 300? 500?
Thử làm bài kiểm tra nhỏ: Tìm lại trong 5 phút những thông tin này từ Zalo nhóm:
- Brief cho video Tiktok chiến dịch Tết vừa rồi
- Lý do thay đổi ngân sách Facebook Ads tháng trước
- Ai chịu trách nhiệm chính cho việc gửi email cho khách hàng VIP tuần này?
Khó khăn đúng không? Bởi vì Zalo được thiết kế cho trao đổi xã hội, không phải cho quản lý công việc chuyên nghiệp.
3 vấn đề chết người của Zalo trong quản lý team marketing:
- Trạng thái Đã xem không có nghĩa là Hiểu hay Đồng ý.
- Thông tin chìm nghỉm sau 30 phút.
- Không có tính chất chính thức và chịu trách nhiệm.
1.3. Email: Nơi ưu tiên đi… nghỉ hưu
Bạn nhận bao nhiêu email nội bộ mỗi ngày? 20? 50? 100?
Mỗi email là một “hộp đen” thông tin:
- File đính kèm version nào?
- Danh sách CC có đầy đủ danh sách người liên quan?
- Câu trả lời cho vấn đề nằm ở email nào trong chuỗi 15 reply?
Kịch bản kinh điển: Nhân viên A gửi email phê duyệt nội dung cho bạn. Bạn reply “Được, chỉnh chút ở đoạn 2”. Nhân viên A nghỉ ốm. Nhân viên B vào thay, mở email cuối cùng thấy “Được”, đăng bài lên… với lỗi ở đoạn 2 mà bạn đã yêu cầu sửa.
Phần 2: 5 hệ lụy “chết người” mà mỗi giám đốc Marketing cần nhận ra ngay
Hệ lụy 1: “Năng suất ảo” – Team rất bận nhưng kết quả không đến
Theo nghiên cứu của Asana (2023), nhân viên văn phòng dành 62% thời gian vào “công việc về công việc” – tức là trao đổi, tìm kiếm thông tin, họp, báo cáo – thay vì làm công việc thực sự tạo ra giá trị.
Trong team Marketing của bạn:
- 2 giờ/ngày để tổng hợp thông tin từ 3 nguồn
- 1 giờ/ngày để giải thích, làm rõ thông tin bị miss
- 30 phút/ngày để… tranh cãi xem thông tin nào là chính xác
Tổng: 3.5 giờ/ngày × 5 người = 17.5 giờ công sức bốc hơi mỗi ngày
Hệ lụy 2: Trách nhiệm “bốc hơi” và văn hóa đổ lỗi
Khi một task thất bại:
- Trên Zalo: “Em tưởng anh B làm?”
- Trong Email: “Tôi đã CC anh C từ đầu”
- Trong Excel: “Cột ‘Người phụ trách’ bị ai đó xóa mất rồi”
Kết quả: Không ai sai, chỉ có “hệ thống” sai. Nhưng với tư cách giám đốc, bạn biết rõ: hệ thống đó do bạn thiết kế.
Hệ lụy 3: Xung đột nguồn lực “ngầm” mà bạn không nhìn thấy
Hôm nay, designer của bạn nhận:
- 1 request chỉnh sửa banner qua Zalo (trưởng nhóm content)
- 1 email urgent làm infographic mới (bạn – giám đốc)
- 1 task trong Excel update từ tuần trước (trưởng nhóm social)
Cô ấy làm việc nào trước? Ai cũng nghĩ việc của mình là QUAN TRỌNG NHẤT. Xung đột không thành lời, nhưng tích tụ thành sự oán giận ngầm.
Hệ lụy 4: Nhân viên mất kết nối với mục tiêu lớn
Anh copywriter của bạn ngồi viết 10 bài blog/tháng. Anh ấy biết:
- Deadline mỗi bài (qua Excel)
- Chủ đề mỗi bài (qua Email)
- Feedback chỉnh sửa (qua Zalo)
Nhưng anh ấy không thấy:
- 10 bài blog đó góp phần thế nào vào mục tiêu “Tăng 30% traffic organic”
- Bài nào đang hiệu quả, bài nào không?
- Nỗ lực của anh ấy ảnh hưởng thế nào đến KPI chung của team?
Kết quả: Nhân viên làm việc như cái máy, không có cảm hứng, không có ownership.
Hệ lụy 5: Bạn trở thành “trợ lý hành chính” đắt giá nhất công ty
Hãy tính xem bạn dành bao nhiêu thời gian mỗi ngày cho những việc này:
- Nhắc deadline trên Zalo: “Em ơi, ngày mai nộp nhé”
- Tổng hợp 5 file Excel thành 1 báo cáo
- Tìm kiếm file brief cũ trong trăm email
- Giải quyết xung đột “ai làm việc gì trước”
- Họp tiến độ 2 giờ chỉ để… cập nhật thông tin cho đồng bộ
Sự thật phũ phàng: Bạn được thuê với tư cách người vạch chiến lược, dẫn dắt đội nhóm, phân tích thị trường – nhưng thực tế, bạn đang làm công việc của một trợ lý hành chính cực kỳ đắt đỏ.
Phần 3: Dấu hiệu nhận biết team bạn đã rơi vào “mê cung” bộ ba nguy hiểm
Đánh dấu ✔ vào những điều này nếu thấy quen:
Về thông tin:
- Có hơn 3 phiên bản của cùng một file/tài liệu
- Thường xuyên nghe câu “File nào mới nhất ạ?”
- Thông tin quan trọng bị mất trong “biển” tin nhắn Zalo
Về giao tiếp:
- Phải họp hàng ngày chỉ để “cập nhật tiến độ”
- Nhân viên hỏi lại những gì đã được thông báo
- Xung đột xảy ra vì hiểu nhầm thông tin
Về quản lý:
- Bạn không biết chính xác team đang làm gì ngay lúc này
- Khó đo lường ai đang làm việc hiệu quả, ai không
- Cảm thấy mất kiểm soát dù team rất “bận”
Nếu bạn check từ 5 ô trở lên: Team bạn đang ở mức báo động đỏ. Bạn không quản lý team marketing – bạn đang quản lý một mớ hỗn độn được tổ chức tạm thời.
Phần 4: Lối thoát nào cho giám đốc Marketing?
Vấn đề không phải là cấm Excel, xóa Zalo, hay ngừng dùng Email. Đó là những công cụ tốt cho mục đích riêng biệt.
Vấn đề là bạn cần một Single Source of Truth – Một nguồn sự thật duy nhất – nơi mà:
- Mọi thông tin sống ở MỘT nơi
- Mọi người nhìn thấy CÙNG một bức tranh
- Mọi tiến độ được cập nhật TỰ ĐỘNG và THEO THỜI GIAN THỰC
- Mọi trách nhiệm được GẮN RÕ RÀNG với từng công việc
Gợi ý giải pháp cho bạn: Một nguồn dữ liệu – một mục tiêu – một dashboard: Cách chấm dứt “mạnh ai nấy chạy”.
Hãy tưởng tượng một ngày làm việc lý tưởng
8:00 sáng: Bạn mở một dashboard duy nhất và thấy:
- Tất cả dự án đang chạy, màu xanh/đỏ/vàng thể hiện tiến độ
- Ai đang làm gì, deadline khi nào
- Tự động cảnh báo những task có nguy cơ trễ deadline
10:00 sáng: Bạn cần giao task mới cho designer:
- Tạo task trong cùng hệ thống, gắn vào đúng dự án
- Gán cho designer, set deadline, đính kèm file brief
- Hệ thống tự động thông báo cho designer, không cần bạn nhắn Zalo
3:00 chiều: Bạn muốn xem tiến độ chiến dịch Q4:
- Mở dashboard → thấy ngay % hoàn thành, blockers, thành tựu
- Không cần mở 5 file Excel, không cần hỏi 5 người
5:00 chiều: Báo cáo cho CEO:
- Xuất report tự động từ hệ thống, số liệu luôn chính xác và cập nhật
- Không tốn 2 giờ tổng hợp thủ công
Kết luận: Bạn đang ở ngã ba đường
Là giám đốc, bạn có hai lựa chọn rẽ phải hay rẽ trái:
Lựa chọn 1: Tiếp tục là “trung tâm điều phối thủ công”
- Dành 60% thời gian làm “trợ lý hành chính”
- Team hoạt động như những cá nhân rời rạc
- Kết quả đến chậm, xung đột ngầm, nhân viên mất động lực
- Bạn luôn cảm thấy “bận” nhưng không thấy “hiệu quả”
Lựa chọn 2: Trở thành “kiến trúc sư hệ thống”
- Thiết kế một hệ thống thực thi thông minh
- Team tự vận hành với sự minh bạch hoàn toàn
- Bạn dành thời gian cho chiến lược, phân tích, phát triển team
- Kết quả đo lường được, cải thiện liên tục
Câu hỏi dành cho bạn:
- Bạn muốn dành thêm 10 giờ/tuần cho chiến lược hay cho việc “quản lý thủ công”?
- Bạn muốn team nhìn thấy cùng một bức tranh, hay tiếp tục mỗi người một góc nhìn khác nhau?
- Bạn muốn là người giải quyết xung đột, hay người thiết kế hệ thống ngăn xung đột xảy ra?
Sự thật là: Excel, Zalo, Email sẽ không bao giờ biến mất. Nhưng chúng cần được đặt đúng vị trí – như công cụ hỗ trợ, không phải nền tảng quản lý.
Bước đầu tiên để thoát khỏi “Tam giác quỷ” này chính là thay đổi tư duy: Từ “quản lý công việc lẻ tẻ” sang “thiết kế hệ thống thực thi”. Vì một đội Marketing thực sự mạnh không phải là tập hợp những cá nhân giỏi, mà là một hệ thống giúp những cá nhân giỏi làm việc cùng nhau nhìn về một hướng.
Muốn team Marketing làm việc đồng bộ và minh bạch trên một hệ thống duy nhất? Đăng ký demo miễn phí hệ thống quản lý công việc Optimi Work để được tư vấn giải pháp quản lý công việc tối ưu cho team bạn.