5 hệ quả nghiêm trọng khi không có lịch làm việc rõ ràng trong agency
CEO một agency sáng tạo từng nói vui: “Ở công ty tôi, không ai biết người khác đang làm gì, nhưng ai cũng đang bận.” Câu nói tưởng đùa nhưng phản ánh đúng “bức tranh hỗn loạn” của nhiều agency hiện nay.
Khi không có lịch làm việc, mỗi người tự sắp xếp thời gian theo cảm tính, deadline chồng chéo, cuộc họp liên miên mà vẫn bỏ sót việc quan trọng.
Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ 5 hệ quả nghiêm trọng khi không có lịch làm việc rõ ràng. Bạn sẽ hiểu rõ vì sao việc lập và theo dõi lịch thông minh không chỉ là “điều nên có”, mà là điều bắt buộc nếu muốn vận hành agency hiệu quả, tiết kiệm thời gian và giữ đúng tiến độ dự án.
1. Dự án liên tục trễ deadline vì không ai nắm rõ tiến độ chung
Nhân sự làm việc theo cảm tính, không biết mốc ưu tiên nào quan trọng hơn
Viện Quản lý Dự án (PMI) là tổ chức hàng đầu thế giới về quản lý dự án, có trụ sở tại Pennsylvania, Mỹ và được thành lập vào năm 1969. Khi xem xét báo cáo của Standish Group, PMI thấy rằng, hơn 70% dự án hoặc thất bại hoặc gặp vấn đề nghiêm trọng khi triển khai.
Nguyên nhân khiến dự án thất bại có nhiều nhưng nổi cộm trong đó chính là do không có kế hoạch, định hướng rõ ràng. Khi không có định hướng, nhân sự sẽ làm việc theo cảm tính, không nắm được tiến độ chung. Khi không biết cách phối hợp nhóm, mỗi người chỉ thấy phần việc riêng của mình.
Trong hoạt động của một agency, hệ quả nghiêm trọng khi không có lịch làm việc là team content nghĩ “mình đã xong phần nội dung”, team design vẫn đang chờ duyệt, còn account lại tưởng media đã sẵn sàng chạy chiến dịch. Nhân sự không biết ưu tiên việc nào hơn, hậu quả là dự án chậm tiến độ.
Mỗi team tự đặt deadline riêng → không khớp với timeline toàn dự án
Ở môi trường agency, mỗi team đều có mục tiêu và lịch riêng:
- Team content muốn có 2 ngày để chỉnh sửa.
- Team design cần thêm 1 ngày xuất bản file final.
- Team media chỉ chạy được khi nhận đầy đủ tài liệu.
Chỉ cần một nhóm chậm 1–2 ngày, cả chiến dịch có thể trễ hàng tuần.
Thiếu lịch làm việc chung chính là nguyên nhân gốc rễ khiến tiến độ dự án rối loạn.
Hậu quả: khách hàng phàn nàn, agency mất uy tín và bị trừ phí hợp đồng
Theo PMI, các tổ chức có quy trình quản lý dự án kém có thể lãng phí trung bình 97 triệu USD cho mỗi tỷ USD đầu tư do dự án trễ hoặc sai hướng.
Với agency, con số đó tương đương việc đánh mất uy tín, chi phí xử lý trễ hạn và rủi ro mất khách hàng lâu năm.
2. Nhân sự bị quá tải hoặc “rảnh giả” do không có phân bổ lịch hợp lý
Người thì phải xử lý 5 việc cùng lúc, người khác lại đợi brief
Khi không có lịch làm việc minh bạch, người giỏi thường bị “đè việc”, trong khi người khác lại bị “để không”. Không ai nhìn thấy workload tổng thể, dẫn đến sự mất cân bằng nghiêm trọng.
Thiếu công cụ cân bằng workload khiến nhân sự dễ kiệt sức, mất động lực
Theo Gallup (2023), 62% nhân viên Mỹ không có lịch làm việc chất lượng cao – yếu tố trực tiếp dẫn đến giảm năng suất và tăng nguy cơ burnout.
Nhân viên trong môi trường sáng tạo càng dễ bị căng thẳng vì đặc thù deadline liên tục thay đổi và áp lực xử lý nhiều dự án cùng lúc.
Cách khắc phục: phần mềm có tính năng tự động phân bổ công việc theo năng lực
Các phần mềm quản lý công việc như Optimi Work có thể:
- Tự động chia task dựa trên khối lượng công việc của từng người.
- Cảnh báo khi ai đó bị “quá tải”.
- Gợi ý cân đối workload để tránh burnout.
Nhờ vậy, team luôn duy trì nhịp độ ổn định, hiệu suất không bị “lệch pha” giữa các cá nhân.
3. Cuộc họp bị trùng lặp, mất kiểm soát thời gian
Khi không có lịch họp thống nhất, nhiều team book cùng khung giờ
Bạn có bao giờ thấy một nhân sự được mời họp… ba nơi cùng lúc?
Không có hệ thống lịch chung, việc book trùng lịch và bỏ sót người quan trọng xảy ra thường xuyên trong agency.
Mỗi thay đổi nhỏ phải gửi lại lịch qua chat/email → gây nhiễu thông tin
Một thay đổi nhỏ trong lịch họp cũng khiến mọi người phải cập nhật qua chat, email hoặc Zalo.
Sau vài vòng chuyển tiếp, không ai biết lịch nào là “bản chính”.
Đó là cách mà thời gian làm việc hiệu quả bị bào mòn từng chút một.
Cách khắc phục: đồng bộ lịch làm việc và họp trên cùng nền tảng (Work Calendar)
Theo Runn.io (2024), trung bình các cuộc họp chiếm khoảng 10% tổng thời gian làm việc mỗi tuần (~4,48 giờ). Nếu không được quản lý tập trung, thời gian này có thể nhân đôi chỉ vì trùng lịch và điều phối thủ công.
Sử dụng Work Calendar giúp đồng bộ mọi cuộc họp, deadline và brief trên cùng một nền tảng — giúp team tiết kiệm đến 20% thời gian họp mỗi tuần.
4. Báo cáo bị sai lệch vì dữ liệu không được cập nhật đúng thời điểm
Team không có lịch cập nhật cụ thể → báo cáo bị lệch ngày, thiếu task
Khi không có lịch làm việc rõ ràng, việc cập nhật dữ liệu thường diễn ra “tùy hứng”.
Người này quên update, người kia chưa kịp báo cáo, dẫn đến báo cáo tổng bị sai lệch.
Giám đốc phải hỏi từng người để ráp thông tin → tốn thời gian
Theo khảo sát nội bộ từ nhiều tổ chức, nhân viên dành trung bình 60% thời gian chỉ để phối hợp và báo cáo công việc thay vì thực thi chuyên môn, theo báo cáo của Asana Work Index 2023.
Điều đó nghĩa là mỗi tuần, gần 3 ngày làm việc “trôi” vào việc tổng hợp, họp và hỏi nhau “em làm đến đâu rồi?”.
Cách khắc phục: hệ thống tự động cập nhật tiến độ theo thời gian thực
Một hệ thống quản lý công việc thông minh như Optimi Work cho phép mọi thay đổi được cập nhật tự động:
- Mỗi khi nhân sự hoàn thành task, tiến độ tổng sẽ cập nhật real-time.
- Dashboard giúp CEO xem trạng thái dự án chỉ trong 1 cú click.
Không còn cảnh “gom báo cáo cuối tháng”, mọi thông tin đều được hiển thị ngay lập tức — minh bạch, trực quan và chính xác.
5. Mất kết nối nội bộ, văn hóa “đổ lỗi” dễ xuất hiện
Khi không có lịch rõ ràng, ai cũng nghĩ mình làm đúng – người khác sai
Không có lịch làm việc chung, mỗi người có “phiên bản sự thật riêng”.
Khi dự án trễ, mọi người đều nói: “Phần tôi xong rồi, người khác chưa làm.”
Đây là mầm mống của văn hóa đổ lỗi – thứ khiến nhiều agency tài năng nhưng không thể phát triển bền vững.
Xung đột nội bộ gia tăng, tinh thần teamwork giảm sút
Theo PMI, thiếu giao tiếp hiệu quả là nguyên nhân gây ra 1/3 số dự án thất bại.
Một lịch làm việc minh bạch chính là “chất keo” giúp gắn kết đội nhóm, giảm hiểu lầm và giữ tinh thần cộng tác tích cực.
Cách khắc phục: tạo lịch làm việc minh bạch để mọi người cùng nhìn thấy tiến độ chung
Khi mọi người cùng thấy được lịch làm việc tổng thể, ai cũng hiểu rõ vai trò và deadline của mình.
Sự minh bạch này không chỉ giúp teamwork trơn tru mà còn tăng niềm tin nội bộ – nền tảng để agency vận hành hiệu quả, đặc biệt khi cùng lúc xử lý nhiều dự án.
Cách lịch làm việc thông minh giúp agency lấy lại kiểm soát
Lên kế hoạch và chia việc tự động theo năng lực từng người
Thay vì họp hàng giờ để chia task, phần mềm quản lý công việc có thể tự gợi ý phân bổ theo khối lượng hiện có.
Quản lý chỉ cần xem lại và điều chỉnh, không cần can thiệp thủ công.
Đồng bộ brief, timeline, meeting và báo cáo trên cùng hệ thống
Khi khách hàng đổi brief, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh timeline của toàn dự án.
Không còn tình trạng “team này biết – team kia chưa cập nhật”.
Dashboard giúp CEO nắm tiến độ toàn bộ dự án chỉ trong 1 lần xem
Một dashboard duy nhất cho phép CEO thấy:
- Dự án nào trễ hoặc có nguy cơ trễ.
- Ai đang quá tải, ai chưa được phân việc.
- Tỷ lệ hoàn thành tổng thể theo ngày, tuần hoặc tháng.
Ví dụ: Optimi Work tự động nhắc việc, gợi ý ưu tiên & cảnh báo trễ hạn giúp toàn team đi đúng hướng
Với Optimi Work – phần mềm quản lý công việc và dự án, bạn không cần lo “ai quên việc”. Hệ thống tự động:
- Gửi nhắc việc qua email/Zalo.
- Cảnh báo trễ hạn cho trưởng nhóm.
- Gợi ý ưu tiên task quan trọng trong ngày.
Kết quả: team không chỉ theo kịp deadline, mà còn tập trung đúng mục tiêu chiến dịch.
Tạo lịch thông minh, nhắc việc tự động ngay hôm nay!
Một lịch làm việc rõ ràng không chỉ là công cụ – nó là nền tảng cho hiệu suất, uy tín và văn hóa nội bộ.
Khi mọi người hiểu rõ “ai làm gì – khi nào – cùng ai”, bạn không chỉ có dự án đúng hạn mà còn có một đội ngũ hạnh phúc và gắn kết hơn.
“Đừng để mỗi ngày trôi qua trong mớ hỗn độn của lịch hẹn và công việc chồng chéo.
Hãy để công nghệ giúp bạn nhìn rõ, kiểm soát và đồng bộ mọi dự án chỉ trong một màn hình.”
Muốn biết cách Optimi Work giúp agency của bạn lập lịch thông minh, nhắc việc tự động và theo dõi tiến độ real-time?
👉 Đăng ký demo miễn phí ngay hôm nay tại Optimi.