LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH CÔNG VIỆC
Time Management Hub – Trung tâm điều phối thời gian cho doanh nghiệp và dự án
Tăng hiệu suất làm việc, theo dõi tiến độ dự án rõ ràng và lập kế hoạch khoa học – tất cả trong một hệ thống dễ dùng. Optimi Work giúp đội nhóm chủ động hơn trong mọi tác vụ, từ cá nhân đến dự án lớn.
Vấn đề doanh nghiệp gặp phải
Lãnh đạo công ty
- Không có bức tranh tổng thể về công việc, timeline và tiến độ toàn doanh nghiệp.
- Không biết “điểm nghẽn” nằm ở đâu khi dự án bị chậm.
- Không có dữ liệu minh bạch để đánh giá năng lực phòng ban & hiệu suất nhân sự.
- Không theo dõi được phân bổ nguồn lực: ai quá tải – ai nhàn rỗi.
- Thiếu số liệu thời gian để tối ưu quy trình và giảm lãng phí vận hành.
Manager / PM / Trưởng bộ phận
- Nhân viên ghi việc rải rác → khó theo dõi tiến độ thật.
- Lịch họp – lịch team – lịch dự án chồng chéo, tốn thời gian điều phối.
- Phải liên tục hỏi “Tới đâu rồi?” vì không có cập nhật real-time.
- Giao việc qua chat/miệng → dễ hiểu sai, làm sai, làm lại.
- Không có cảnh báo sớm khi công việc sắp trễ → chỉ phát hiện khi đã quá hạn.
- Không biết tải công việc của từng người để cân đối nhân sự.
- Không có dữ liệu thời gian để đánh giá hiệu suất team.
Nhân viên
- Không biết việc nào quan trọng nhất để ưu tiên → dễ quên, dễ trễ.
- Công việc giao qua Zalo – Email – miệng → dễ bỏ sót & khó theo dõi.
- Không có nơi tập trung để xem mô tả, file, yêu cầu mới nhất.
- Không biết tiến độ mình đang ở đâu trong tổng thể dự án.
- Không được nhắc việc → sát deadline mới biết đã trễ.
- Bị giao quá nhiều hoặc quá ít mà không có cơ chế minh bạch.
- Không theo dõi được thời gian để cải thiện hiệu suất cá nhân.
Giải pháp Optimi Work
Quản lý công việc cá nhân và nhóm giúp doanh nghiệp xây dựng một văn hóa làm việc có trách nhiệm, có dữ liệu và có hiệu suất.
Dành cho Lãnh đạo
Dành cho Manager
Dành cho Nhân viên
Lợi ích của “Lập kế hoạch & lịch công việc“
Lãnh đạo công ty
- Nhìn thấy toàn cảnh kế hoạch – tiến độ theo thời gian thực: mọi dự án, chiến dịch, đầu việc đều được hiển thị rõ ràng trên timeline và calendar.
- Tối ưu thời gian vận hành: các hoạt động được sắp xếp khoa học, hạn chế trễ hạn do thiếu bối cảnh hoặc chồng chéo.
- Chuẩn hóa quy trình & tăng hiệu suất 20–30%: nhờ luồng công việc nhất quán và trách nhiệm được định nghĩa rõ ràng ngay từ bước lập kế hoạch.
- Dễ dàng phân bổ nguồn lực chiến lược: biết được đội nào đang quá tải hoặc đang dư tải để điều phối hợp lý.
- Giảm rủi ro vận hành: phát hiện sớm các mốc nguy cơ trễ để kịp thời can thiệp và điều chỉnh.
- Nền tảng mở rộng quy mô: khi lịch làm việc, công việc và timeline đã chuẩn hóa, doanh nghiệp dễ dàng nhân rộng quy trình cho nhiều phòng ban hoặc chi nhánh.
Manager / PM / Trưởng bộ phận
- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực chỉ với 1 dashboard: biết ngay việc nào sắp đến hạn, ai đang làm gì và có đang đúng tiến độ hay không.
- Phân bổ lại nguồn lực dễ dàng: hệ thống gợi ý tình trạng workload giúp tránh quá tải ở từng nhân sự.
- Không còn quên việc hoặc giao nhầm việc: mọi task đều gắn với deadline, priority và phụ trách cụ thể.
- Phối hợp nhóm mượt mà: trao đổi – file – yêu cầu bổ sung đều nằm trong từng nhiệm vụ, không thất lạc ở Zalo/Email.
- Phát hiện sớm rủi ro timeline: biết việc nào đang chậm hơn dự kiến để xử lý trước khi ảnh hưởng toàn dự án.
- Kiểm soát độ quá tải của nhân viên: lịch làm việc theo tuần/tháng giúp cân bằng khối lượng, đảm bảo năng suất bền vững.
- Đánh giá hiệu suất minh bạch: dựa trên dữ liệu hoàn thành kế hoạch, không phụ thuộc cảm tính.
Nhân viên
- Biết rõ hôm nay cần làm gì & khi nào cần hoàn thành: giảm phân tâm, tăng tập trung trong ngày.
- Không còn quên việc hoặc trễ hạn: hệ thống nhắc lịch – nhắc deadline tự động.
- Không chồng chéo lịch cá nhân – lịch team: mọi công việc đều nằm trong một lịch thống nhất.
- Làm việc nhanh hơn 30–50%: nhờ có đầy đủ ghi chú – tài liệu – yêu cầu ngay trong từng task, không mất thời gian tìm lại.
- Giảm stress vì quá nhiều nơi giao việc: chỉ còn 1 nơi duy nhất để theo dõi toàn bộ nhiệm vụ.
- Cảm giác tiến bộ rõ ràng: đánh dấu hoàn thành từng đầu việc giúp tăng động lực và sự hài lòng trong công việc.
- Sắp xếp tuần làm việc linh hoạt: chủ động xem lịch để lên kế hoạch hợp lý, tránh dồn việc vào một vài ngày.
Chức năng chính
Tạo kế hoạch theo tuần / tháng / quý
Cung cấp các khung thời gian linh hoạt để người dùng lập kế hoạch công việc, đảm bảo mọi thứ đều được lên lịch trước, từ các tác vụ hàng ngày đến các mục tiêu dài hạn
Giao việc theo kế hoạch cá nhân
Cho phép người dùng giao các công việc đã lên kế hoạch cho các thành viên khác trong nhóm, đảm bảo sự phân công rõ ràng.
Xem lịch cá nhân & nhóm theo dạng calendar
Cung cấp chế độ xem lịch trực quan theo ngày, tuần, tháng, giúp người dùng dễ dàng theo dõi công việc của bản thân và của toàn đội.
Thông báo công việc đến hạn trong lịch
Hệ thống tự động gửi thông báo khi một công việc sắp đến hạn hoặc bị trễ, giúp người dùng và quản lý chủ động hơn trong việc quản lý thời gian.
Đồng bộ lịch với Google Calendar
Tích hợp sâu với Google Calendar để đảm bảo mọi sự kiện và công việc đều được đồng bộ, giúp người dùng không bỏ sót bất kỳ cuộc họp hay deadline nào.
Thiết lập lịch lặp lại cho công việc định kỳ
Tự động tạo các công việc định kỳ (ví dụ: báo cáo tuần, họp dự án hàng tháng) để người dùng không cần phải tạo lại thủ công, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Kéo thả để sắp xếp lại lịch nhanh
Cung cấp giao diện kéo thả (drag-and-drop) linh hoạt, giúp người dùng dễ dàng thay đổi lịch trình khi cần, đảm bảo sự linh hoạt trong công việc.
Tạo báo cáo từ lịch làm việc
Cho phép người dùng tạo các báo cáo về thời gian đã sử dụng cho từng dự án hoặc công việc, từ đó giúp quản lý có cái nhìn chính xác về năng suất.
Liên hệ để tư vấn về tính năng Lập kế hoạch & quản lý lịch công việc trong Optimi Work
Khám phá giao diện thân thiện và tính năng mạnh mẽ
Đăng ký demoKhách hàng nói về chúng tôi
Nhận xét của khách hàng khi sử dụng Optimi Work với tính năng Lập kế hoạch & quản lý lịch công việc
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp những thắc mắc phổ biến về Optimi Work
Optimi Work dùng được cho bao nhiêu người? Có phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ không?
Với doanh nghiệp nhỏ (5–20 người), hệ thống giúp chuẩn hóa quy trình, tránh quên việc và theo dõi tiến độ rõ ràng nhờ lịch tập trung, nhắc việc tự động và giao việc minh bạch.
Từ 20–100 người, Optimi trở thành “bộ não vận hành”, đồng bộ lịch họp – timeline – workload giữa các phòng ban để tránh tắc nghẽn tiến độ.
Với doanh nghiệp lớn hơn 100 nhân sự, Optimi hỗ trợ phân quyền sâu, quản lý dự án phức tạp và báo cáo quản trị theo từng cấp.
Hệ thống không giới hạn người dùng và có chi phí linh hoạt theo mô hình SaaS, phù hợp cho SMEs mở rộng theo từng giai đoạn.
Optimi Work có bản mobile không? Ứng dụng hỗ trợ những gì?
Có. Optimi Work có ứng dụng đầy đủ trên cả iOS và Android, được tối ưu cho nhu cầu “di động liên tục” của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Trên ứng dụng mobile, người dùng có thể:
* Xem toàn bộ lịch làm việc trong ngày/tuần/tháng
* Nhận thông báo deadline, nhắc việc, cảnh báo trễ hạn
* Xem và xử lý công việc được giao
* Giao việc mới ngay từ điện thoại
* Bình luận, trao đổi với team trong từng task
* Duyệt công việc hoặc cập nhật trạng thái chỉ với một thao tác
* Đồng bộ lịch cá nhân với Google Calendar
Điểm mạnh nhất của bản mobile là đảm bảo mọi người trong doanh nghiệp đều kết nối liên tục, tránh việc “không biết mình cần làm gì” chỉ vì không ngồi trước máy tính.
Với Optimi Work, nhân viên đi hiện trường, sales, chăm sóc khách hàng, hay quản lý bận rộn cũng có thể xử lý công việc nhanh chóng.
Optimi Work có phân quyền theo phòng ban và dự án không?
Có – và phân quyền là một trong những điểm mạnh nhất của Optimi Work.
Hệ thống hỗ trợ phân quyền theo nhiều lớp: phòng ban, dự án và vai trò, cho phép tùy chỉnh quyền xem/thêm/sửa/xóa hoặc phê duyệt theo từng vị trí.
Ngoài ra còn có phân quyền chi tiết đến từng chức năng nhỏ như: ai được tạo task, giao việc, xem workload hay tạo lịch phòng ban.
Cách thiết kế này giúp SMEs kiểm soát thông tin chặt chẽ mà vẫn giữ trải nghiệm sử dụng đơn giản, dễ vận hành.
Optimi Work có đồng bộ với Google Calendar không? Đồng bộ 2 chiều hay 1 chiều?
Optimi Work hỗ trợ đồng bộ 2 chiều với Google Calendar, giúp lịch họp và công việc luôn thống nhất ở cả hai nơi.
Tạo hoặc chỉnh lịch ở Optimi hay Google Calendar đều được cập nhật tự động, tránh trùng lịch và bỏ sót deadline.
Nhờ lịch tập trung, người dùng không phải quản lý nhiều công cụ, còn quản lý có thể xem tổng thể lịch họp, tiến độ dự án và thời gian trống của từng nhân sự để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Optimi Work có cảnh báo quá hạn và nhắc việc tự động không? Có tuỳ chỉnh được không?
Có – và hệ thống nhắc việc của Optimi Work rất linh hoạt.
Nhắc việc được kích hoạt theo deadline, mức ưu tiên, thay đổi lịch trình hoặc lịch lặp lại định kỳ, với thông báo qua app, email hoặc trong hệ thống.
Quản lý cũng có thể nhận cảnh báo khi nhân sự quá tải, task trễ hạn, dự án chậm tiến độ hoặc công việc không được cập nhật.
Nhờ đó, đội nhóm luôn chủ động và hạn chế tối đa tình trạng “bể deadline vì quên”.
Optimi Work có tạo được báo cáo từ lịch làm việc không?
Có – và báo cáo thời gian (Time Report) là tính năng quan trọng của Module Lịch.
Hệ thống cho phép xuất báo cáo theo nhân sự, phòng ban, dự án, giai đoạn hoặc loại công việc, cũng như tổng thời gian theo tuần/tháng/quý.
Những báo cáo này giúp doanh nghiệp hiểu cách sử dụng nguồn lực, phát hiện điểm nghẽn, đánh giá năng suất và tối ưu quy trình. Đây là lợi thế lớn so với Excel hay các công cụ miễn phí vốn không đo được thời gian thực một cách tự động.
Module Lịch có phù hợp cho công việc cá nhân không, hay chỉ dùng được cho dự án?
Rất phù hợp cho cả hai.
Optimi Work được thiết kế theo triết lý “bottom-up”: Cá nhân làm chủ được công việc → Đội nhóm phối hợp trơn tru → Doanh nghiệp vận hành hiệu quả
Người dùng có thể:
- Tạo lịch và task cá nhân
- Lập kế hoạch tuần/tháng riêng
- Giao nhiệm vụ cho người khác
- Gộp lịch cá nhân + lịch team vào 1 giao diện
- Đồng bộ với Google Calendar
- Nhận nhắc việc tự động
Đối với dự án, module lịch hỗ trợ:
- Timeline dự án
- Chia milestone
- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực
- Điều phối nguồn lực khi cần thay đổi lịch trình
Một hệ thống – dùng được cho cả công việc cá nhân và công việc team.
Optimi Work có giúp doanh nghiệp tránh trễ deadline không?
Có – và đây chính là lý do module Lịch được định vị như Time Management Hub.
Nhờ các tính năng:
- Lập kế hoạch tuần/tháng/quý
- Lịch cá nhân & team
- Nhắc việc tự động
- Báo cáo tiến độ theo thời gian thực
- Cảnh báo quá tải nhân sự
- Lịch công việc trực quan (Calendar + Timeline)
- Drag–drop sắp xếp nhanh
Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát:
- Ai đang làm gì
- Bao nhiêu phần trăm đã hoàn thành
- Cái gì sắp trễ
- Cái gì đã trễ
- Đâu là nguyên nhân gây chậm tiến độ
- Ai đang quá tải hoặc không đủ nguồn lực
Khi một task sắp trễ, hệ thống chủ động cảnh báo để quản lý điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Từ đó giảm đáng kể tình trạng chậm deadline – vốn là “nỗi đau” lớn nhất của SMEs
Tăng tốc tiến độ – Chuẩn hóa quy trình – Làm chủ thời gian của bạn!
Đừng để đối thủ vượt lên! Khách hàng của chúng tôi đã làm việc hiệu quả hơn 30% với Optimi Work.
Đăng ký demo