Làm thế nào để biết việc nào cần làm trước? 4 tiêu chí xác định độ ưu tiên thông minh cho chuyên viên pháp lý

Khi mọi việc đều “gấp”

Sáng thứ Hai, Minh – chuyên viên pháp lý tại một công ty luật thương mại – vừa bật máy tính đã thấy ba thông báo nhảy lên cùng lúc:

• Partner gửi email nhắc “gấp báo cáo tiến độ hợp đồng X”
• Trợ lý pháp lý gọi điện: “Anh ơi, nộp bản dự thảo hợp đồng cho em trước trưa nhé!”
• Khách hàng nhắn tin hỏi: “Vụ tranh chấp với bên đối tác A đến đâu rồi?”

Minh mở file Excel “Sổ thụ lý vụ việc” – hơn 200 dòng, màu đỏ rực phần deadline.
Anh thở dài.
Mọi việc đều khẩn. Không biết bắt đầu từ đâu.

Nếu bạn cũng từng ở trong hoàn cảnh đó, bài viết này sẽ giúp bạn tìm lại “la bàn công việc” — bằng 4 tiêu chí xác định độ ưu tiên thông minh, giúp bạn thoát khỏi vòng xoáy “mọi việc đều gấp” và làm việc như một chuyên viên pháp lý thực thụ, chuyên nghiệp và có chiến lược.

Vì sao chuyên viên pháp lý luôn cảm thấy mọi việc đều “gấp”?

Khi không có tiêu chí rõ ràng, mọi thứ đều trở thành khẩn cấp

Trong môi trường pháp lý, mọi email đều có thể được đánh dấu “GẤP”.
Partner yêu cầu báo cáo, khách hàng gọi điện, kế toán đòi hồ sơ để nộp phí…
Không có hệ thống ưu tiên, bạn sẽ phản ứng theo bản năng – làm việc theo ai “kêu to nhất”.

Cái bẫy tâm lý “ai kêu to nhất”

Cảm giác cấp bách liên tục khiến bạn tưởng mình đang năng suất, nhưng thực tế, bạn đang mất khả năng phân biệt giữa việc quan trọng và việc khẩn cấp.
Và chính điều đó khiến chuyên viên pháp lý dễ rơi vào tình trạng “chạy mà không đến đích” — kết thúc ngày làm việc với hàng loạt đầu việc dở dang, không cái nào thực sự quan trọng được hoàn thiện.

4 tiêu chí xác định độ ưu tiên thông minh

Đây là khung tư duy chuẩn chuyên nghiệp mà bất kỳ chuyên viên pháp lý nào cũng có thể áp dụng để sắp xếp lại thứ tự công việc, thoát khỏi tình trạng làm việc cảm tính.

1. Deadline & mức độ khẩn cấp – nhưng đừng để “khẩn” lấn át “quan trọng”

Deadline là ranh giới cứng, nhưng đừng để nó che khuất tầm nhìn chiến lược.
Hãy tự hỏi:

“Nếu tôi trễ 1 ngày, ai sẽ chịu ảnh hưởng?”

Nếu là khách hàng hoặc Partner cấp cao, hãy xử lý ngay.
Nếu là công việc nội bộ có thể trì hoãn mà không ảnh hưởng kết quả cuối, có thể sắp sau.

2. Ảnh hưởng đến khách hàng

Trong lĩnh vực pháp lý, uy tín là tiền tệ.
Việc nào chậm khiến khách hàng bị thiệt hại, mất niềm tin hoặc ảnh hưởng đến tiến trình vụ việc của họ – đó phải là ưu tiên số 1.

3. Tầm quan trọng của vụ việc

Không phải hồ sơ nào cũng có trọng số ngang nhau.
Những vụ kiện có giá trị lớn, hợp đồng chiến lược, hoặc liên quan tới Partner trực tiếp → nên được ưu tiên hơn những việc hành chính hoặc tra cứu thường ngày.

4. Mức độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ

Nếu một đầu việc bị “tắc”, toàn bộ chuỗi xử lý phía sau sẽ bị chậm.
Ví dụ:

• Chưa hoàn thành bản dự thảo → kế toán không thể nộp phí → vụ việc bị đình trệ.
  Vì vậy, ưu tiên xử lý những việc mở đường cho người khác.

Bảng minh họa thực tế: 3 vụ việc – việc nào nên làm trước?

Nhìn vào bảng trên, bạn có thể thấy — dù cả ba vụ đều “gấp”, chỉ Vụ A thực sự mang tính chiến lược và ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng.
Đây chính là sức mạnh của việc đưa cảm xúc về lại khuôn khổ logic.

Ứng dụng 4 tiêu chí vào hệ thống làm việc chuyên nghiệp

Bước 1: Liệt kê toàn bộ công việc tuần này

Hãy viết ra hoặc nhập vào hệ thống quản lý (nếu có) toàn bộ đầu việc – dù nhỏ hay lớn.

Bước 2: Gán nhãn 4 tiêu chí cho từng việc

Tạo 4 cột: Deadline – Ảnh hưởng – Tầm quan trọng – Phụ thuộc.
Đánh dấu từng đầu việc bằng điểm hoặc màu sắc tương ứng (ví dụ: đỏ = khẩn, vàng = quan trọng, xanh = bình thường).

Bước 3: Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên theo tổng điểm

Khi nhìn vào bảng, bạn sẽ thấy ngay việc nào cần làm trước mà không cần phải đoán.
Nếu dùng Excel, có thể lọc/sort theo tổng điểm.
Nếu dùng Optimi Work, hệ thống sẽ tự động gợi ý thứ tự ưu tiên dựa trên deadline và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ.

Từ tư duy chuyên nghiệp đến hệ thống thông minh

Một chuyên viên pháp lý chuyên nghiệp không chỉ biết làm tốt công việc của mình — mà còn biết làm đúng việc, đúng thứ tự.

Optimi Work giúp bạn biến khung tư duy này thành hệ thống thực thi tự động:

• Giao – duyệt – theo dõi công việc minh bạch.
• Tự động nhắc hạn, cảnh báo chậm tiến độ.
• Hiển thị toàn cảnh tiến độ vụ việc chỉ trên một màn hình.

💡 Nếu bạn muốn thoát khỏi “vòng xoáy mọi việc đều gấp”, hãy để hệ thống giúp bạn sắp xếp ưu tiên thông minh hơn.

🔗 Đăng ký demo Optimi Work miễn phí

Đăng ký demo

Checklist: Tự đánh giá nhanh – Bạn đã làm việc theo ưu tiên thông minh chưa?

Hãy tự tick ✅ vào những điều bạn đã làm được trong tuần này:

Nếu bạn chỉ tick được 2–3 ô, đã đến lúc bắt đầu áp dụng khung 4 tiêu chí này – hoặc để Optimi Work hỗ trợ bạn làm điều đó nhanh hơn.

Kết luận: Biết việc nào cần làm trước – nghệ thuật của người chuyên nghiệp

Trong nghề luật, kiểm soát tiến độ cũng chính là kiểm soát uy tín. Một chuyên viên pháp lý chuyên nghiệp không chỉ giỏi nghiệp vụ mà còn biết làm việc có chiến lược – sắp xếp đúng thứ tự, tránh lãng phí và sai sót.

Từ khi Minh – chuyên viên pháp lý – áp dụng 4 tiêu chí này và quản lý toàn bộ đầu việc trên Optimi Work, anh không còn cảm thấy “mọi việc đều gấp” nữa. Mỗi sáng, anh chỉ cần nhìn dashboard, thấy rõ:

• Việc nào cần làm ngay,
• Việc nào đang chờ duyệt,
• Việc nào có thể lên kế hoạch sau.

Và đó chính là lúc Minh làm chủ công việc, chứ không để công việc điều khiển mình.