Thuế thu nhập cá nhân là gì? Hướng dẫn dễ hiểu nhất cho người làm nhân sự
Bạn là nhân sự và thường xuyên bối rối khi tính thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên? Một sai sót nhỏ có thể khiến nhân viên phàn nàn, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín phòng nhân sự và thậm chí bị cơ quan thuế truy thu, phạt chậm nộp. Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn:
✔ Hiểu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là gì chỉ trong 1 phút
✔ Tính thuế nhanh & chính xác theo quy định mới nhất với 3 bước đơn giản
✔ Xem ngay ví dụ minh họa chi tiết + bảng biểu thuế dễ hiểu
✔ Biết cách tránh sai sót và tối ưu quy trình tính thuế bằng phần mềm tự động.
Thuế thu nhập cá nhân là gì? Vì sao nhân sự SME cần nắm rõ?
Thuế thu nhập cá nhân là gì? (Giải thích ngắn gọn, dễ hiểu)
Hiểu đơn giản, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là khoản tiền Nhà nước thu từ một phần thu nhập của người lao động, dựa trên mức thu nhập và quy định giảm trừ.
Doanh nghiệp sẽ thay mặt nhân viên khấu trừ thuế này trước khi trả lương hàng tháng.
Vì sao HR Manager SME cần nắm rõ quy định thuế thu nhập cá nhân?
- Tránh sai sót ảnh hưởng uy tín: Một lỗi nhỏ cũng có thể làm nhân viên mất lòng tin hoặc khiếu nại.
- Tuân thủ pháp luật: Sai sót có thể bị cơ quan thuế phạt hoặc truy thu.
- Tiết kiệm thời gian: Hiểu đúng cách tính giúp HR xử lý bảng lương & thuế nhanh, không phải chỉnh sửa nhiều lần.
Xem thêm: Phần mềm chấm công: Hướng dẫn dễ hiểu nhất cho người mới bắt đầu
Cách tính thuế thu nhập cá nhân chính xác theo quy định mới nhất
(Theo Luật Thuế Thu nhập cá nhân và Điều 7, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, áp dụng đến 2025)
Các khoản thu nhập chịu thuế & không chịu thuế bạn cần biết
- Chịu thuế: Lương, thưởng, phụ cấp (nhà ở, điện thoại), hoa hồng, thu nhập ngoài giờ, thù lao dịch vụ.
- Không chịu thuế: Phụ cấp ăn trưa (tối đa 730.000 VNĐ/tháng), trợ cấp thai sản, trợ cấp thôi việc, tiền làm thêm giờ vào ngày nghỉ (phần vượt tiền lương giờ làm bình thường).
Checklist 3 bước tính thuế thu nhập cá nhân đơn giản & dễ nhớ
✔ Bước 1: Xác định thu nhập chịu thuế
Tổng thu nhập – các khoản không chịu thuế
✔ Bước 2: Xác định thu nhập tính thuế
Thu nhập chịu thuế – (Giảm trừ bản thân 11 triệu/tháng + 4,4 triệu × số người phụ thuộc)
✔ Bước 3: Áp biểu thuế lũy tiến từng phần
Bảng thuế lũy tiến mới nhất 2025
| Bậc thuế | Thu nhập tính thuế/tháng | Thuế suất | Cách tính nhanh |
|---|---|---|---|
| 1 | 0 – 5 triệu | 5% | Thu nhập tính thuế × 5% |
| 2 | >5 – 10 triệu | 10% | (Thu nhập tính thuế × 10%) – 250.000 |
| 3 | >10 – 18 triệu | 15% | (Thu nhập tính thuế × 15%) – 750.000 |
| 4 | >18 – 32 triệu | 20% | (Thu nhập tính thuế × 20%) – 1.650.000 |
| 5 | >32 – 52 triệu | 25% | (Thu nhập tính thuế × 25%) – 3.250.000 |
| 6 | >52 – 80 triệu | 30% | (Thu nhập tính thuế × 30%) – 5.850.000 |
| 7 | >80 triệu | 35% | (Thu nhập tính thuế × 35%) – 9.850.000 |
Ví dụ minh họa cách tính thuế thu nhập cá nhân
Trường hợp 1 – Không có người phụ thuộc
- Lương 20 triệu/tháng
- Thu nhập tính thuế = 20 – 11 = 9 triệu đồng
- Thuế phải nộp = (9 × 10%) – 250.000 = 650.000 đồng
Trường hợp 2 – Có 1 người phụ thuộc
- Lương 20 triệu/tháng
- Thu nhập tính thuế = 20 – 11 – 4,4 = 4,6 triệu đồng
- Thuế phải nộp = 4,6 × 5% = 230.000 đồng
Lưu ý đặc biệt: Hợp đồng ngắn hạn & người không cư trú
- Hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng: Khấu trừ 10% trên tổng thu nhập nếu mỗi lần trả >2 triệu đồng.
- Người không cư trú (người nước ngoài): Áp thuế suất cố định 20% trên tổng thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
Lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi tính thuế thu nhập cá nhân
5 sai lầm phổ biến HR Manager thường gặp
- Quên đăng ký hoặc cập nhật người phụ thuộc
- Áp sai mức giảm trừ gia cảnh mới nhất
- Không phân loại rõ khoản chịu thuế & không chịu thuế
- Áp nhầm bậc thuế khi tính lũy tiến
- Không lưu chứng từ khấu trừ để quyết toán cuối năm
Cách khắc phục & phòng tránh sai sót ngay từ đầu
- Lưu file dữ liệu nhân viên đầy đủ, cập nhật người phụ thuộc kịp thời
- Dùng phần mềm quản lý lương – thuế tự động để hạn chế lỗi nhập tay
- Kiểm tra chéo số liệu trước khi chốt bảng lương
Công cụ hỗ trợ tính thuế thu nhập cá nhân nhanh & chính xác
Nên dùng Excel hay phần mềm quản lý nhân sự tích hợp tính lương?
- Excel: Phù hợp cho doanh nghiệp <30 nhân viên, nhưng dễ sai sót và mất trung bình 5–8 giờ/tháng để rà soát.
- Phần mềm quản lý nhân sự tích hợp tính lương & thuế như Optimi HRM:
- Tự động cập nhật biểu thuế mới nhất theo Thông tư 111/2013/TT-BTC
- Xuất báo cáo thuế TNCN chỉ trong 5 phút
- Giảm 80–90% thời gian xử lý bảng thuế.
FAQ – Giải đáp nhanh
Thuế TNCN tính theo tháng hay theo năm?
→ Tính theo tháng, cuối năm quyết toán tổng thu nhập để hoàn thuế hoặc truy thu.
Sai sót khi nộp thuế có bị phạt không?
→ Có. Theo Luật Quản lý thuế, sai sót hoặc chậm nộp có thể bị phạt 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp.
Tôi không rành số liệu, có thể dùng Excel được không?
→ Có thể, nhưng nên dùng phần mềm tự động để giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
Kết luận – Bắt đầu tối ưu quy trình tính thuế ngay hôm nay
Sai sót trong tính thuế TNCN không chỉ làm mất uy tín với nhân viên mà còn khiến phòng nhân sự đối mặt rủi ro bị cơ quan thuế phạt. Đừng để bạn và team HR mất thêm 5–8 giờ mỗi tháng chỉ vì xử lý thủ công.
👉 Đăng ký demo Optimi HRM ngay hôm nay – Chỉ cần 30 phút trải nghiệm, bạn sẽ:
✔ Biết ngay công ty đang lãng phí bao nhiêu giờ công mỗi tháng vì tính thuế thủ công
✔ Giảm ít nhất 80% thời gian xử lý bảng lương & thuế ngay trong tháng đầu tiên.